Vào tháng 11 năm 2022, OpenAI phát hành ChatGPT, tạo nên kỷ nguyên mới của trí tuệ nhân tạo. Kể từ đó, các tập đoàn đầu tư vào AI ngày càng nhiều hơn với mục tiêu thúc đẩy năng suất kinh doanh. Theo nghiên cứu gần đây nhất của Gallup về việc áp dụng AI, 93% trong số 500 CHROs của Fortune nói rằng tổ chức của họ bắt đầu sử dụng công cụ và công nghệ AI để phát triển kinh doanh.
Tuy nhiên, phần lớn nhân viên vẫn chưa nhận thức được những nỗ lực này. Chỉ một phần ba (33%) nhân viên Hoa Kỳ cho rằng công ty họ đang bắt đầu tích hợp AI vào công việc hàng ngày, và phần lớn trong số họ là nhân viên văn phòng (44%).
Nếu các nhà lãnh đạo muốn đạt được năng suất và cải tiến mà AI hứa hẹn, họ cần truyền đạt rõ ràng kế hoạch của mình, cung cấp đào tạo và hướng dẫn cho những nhân viên cảm thấy chưa sẵn sàng cho kỷ nguyên làm việc mới này.
Có bao nhiêu nhân viên Hoa Kỳ đang sử dụng AI?
Việc sử dụng hàng tuần vẫn còn hạn chế và nhiều nhân viên không bao giờ sử dụng AI. Mặc dù các nhà lãnh đạo ưu tiên áp dụng AI và tự mình sử dụng các công cụ AI, nhưng hầu hết nhân viên lại không làm như vậy.
Gallup đã hỏi nhân viên về tần suất họ sử dụng: Gần 7/10 nhân viên cho biết họ không bao giờ sử dụng AI, trong khi 1/10 nhân viên cho biết họ sử dụng AI hàng tuần. Những con số này về cơ bản vẫn không thay đổi từ năm 2023 đến năm 2024, cho thấy việc áp dụng AI đòi hỏi sự lãnh đạo và đào tạo để tăng cường sử dụng.
Nhân viên văn phòng có nhiều cơ hội sử dụng AI hơn. Họ là những người sử dụng AI thường xuyên nhất cho công việc. Trong khi đó 81% nhân viên trong ngành sản xuất/ tuyến đầu cho biết họ chưa bao giờ sử dụng AI, chỉ 54% nhân viên văn phòng chưa sử dụng và 15% là sử dụng hàng tuần.
Nhân viên sử dụng AI như thế nào?
Hầu hết nhân viên sử dụng AI để tạo ý tưởng và tự động hóa nhiệm vụ. Họ sử dụng AI với mục đích phổ biến nhất là tạo ý tưởng (41%), hợp nhất thông tin hoặc dữ liệu (39%) và tự động hóa các nhiệm vụ cơ bản (39%).
Điều này đặc biệt đúng đối với các nhà lãnh đạo: Bốn mươi sáu phần trăm nhà lãnh đạo, so với 36% những người đóng góp cá nhân, cho biết họ sử dụng AI trong vai trò của mình để hợp nhất thông tin hoặc dữ liệu. Gallup phát hiện ra khoảng cách tương tự giữa các nhà lãnh đạo tự động hóa các nhiệm vụ cơ bản (45%) và những người đóng góp cá nhân thực hiện như vậy (36%).
Nhân viên cảm thấy có lợi khi sử dụng AI. Gần nửa số người (45%) cho biết hiệu suất và hiệu quả công việc tăng nhờ AI. Các nhà lãnh đạo cũng đưa ra một số lợi ích ở cấp độ tổ chức: 45% CHRO cho biết hiệu quả hoạt động tăng đáng kể nhờ AI.
Doanh nghiệp có thể làm gì để cải thiện tình trạng ứng dụng AI?
Chỉ số ít nhân viên đã sẵn sàng để sử dụng AI. Khoảng 6% nhân viên cảm thấy rất thoải mái khi sử dụng AI, trong khi 1/6 (16%) thoải mái khi sử dụng AI ở một mức độ nào đó. Bên cạnh đó, khoảng 1.4 nhân viên (32%) cho biết họ không thoải mái khi sử dụng AI cho công việc.
Trong khoảng thời gian 2023 – 2024, có một điều đáng ngạc nhiên là chỉ 6% nhân viên đã chuẩn bị sẵn sàng để sử dụng AI cho công việc. Một số người phải đối mặt với “thực tế” khi ứng dụng AI. Có dấu hiệu cho thấy các nhà lãnh đạo chỉ nói về AI mà không đưa ra sự hỗ trợ hay định hướng rõ ràng, khiến nhân viên lo lắng sẽ bị tụt hậu.
Vậy, điều gì khiến nhân viên an tâm và sẵn sàng sử dụng AI thường xuyên hơn: Gallup đã đưa ra 3 chìa khóa chiến lược hỗ trợ các tổ chức ứng dụng AI:
1. Có kế hoạch truyền thông rõ ràng về việc tích hợp
Như thông tin đã đề cập, trong khi 93% CHRO cho biết họ đang bắt đầu áp dụng AI vào trong tổ chức, chỉ 33% nhân viên biết về điều này. Và chỉ 15% nhân viên cho rằng doanh nghiệp đã truyền thông rõ ràng về kế hoạch và chiến lược tích hợp công nghệ AI vào hoạt động kinh doanh hiện tại.
Tuy nhiên, khi nhân viên đồng ý rằng kế hoạch đã rõ ràng, họ sẽ sẵn sàng làm việc với AI cao gấp 2.9 lần và cảm thấy thoải mái khi sử dụng chúng trong công việc hàng ngày cao gấp 4.7 lần.
Nói cách khác, chỉ một số nhỏ người lao động tự giác áp dụng sớm. Hầu hết nhân viên sẽ không cảm thấy thoải mái với AI cho đến khi ban lãnh đạo truyền đạt kế hoạch rõ ràng.
2. Có hướng dẫn về cách sử dụng AI rõ ràng
70% nhân viên cho biết tổ chức chưa có hướng dẫn hay chính sách về việc áp dụng AI trong công việc. Trong khi đó, 60% các nhân viên và công ty văn phòng thường sử dụng AI ít nhất một lần mỗi năm, điều này vẫn có nghĩa là phần lớn nhân viên trong những công việc chịu ảnh hưởng nhiều nhất của AI vẫn chưa có hướng dẫn rõ ràng về việc sử dụng AI trong công việc.
Việc thiếu hướng dẫn hạn chế nhân viên sử dụng công nghệ AI và tạo ra các rủi ro về an toàn. Bằng cách thiết lập hướng dẫn rõ ràng về cách sử dụng, các doanh nghiệp có thể trao quyền cho nhân viên để họ sử dụng các công nghệ này hiệu quả và an toàn, đảm bảo AI trở thành công cụ thúc đẩy các đổi mới và hiệu quả chứ không phải là gánh nặng.
3. Đào tạo với từng vai trò nhân viên
Tương tự như vậy, gần một nửa nhân viên sử dụng AI ít nhất một lần mỗi năm cho biết tổ chức của họ chưa cung cấp bất kỳ hình thức đào tạo nào về việc sử dụng AI tại nơi làm việc. Khi nhân viên tham gia vào khóa đào tạo bắt buộc, AI sẽ có tác động tích cực đến năng suất và hiệu quả công việc cao hơn 89% so với những người chưa được đào tạo – dù chính thức hay không chính thức.
Mặc dù thử nghiệm có thể là một phần để làm quen với các công cụ AI, nhưng các trải nghiệm giáo dục chính thức đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy nhân viên khám phá các công cụ AI và tự mình sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Nhận thức được tiềm năng của AI
Mặc dù có ít người có thể dự đoán được điều gì sẽ xảy ra với các công nghệ đột phá như AI, nhưng có một điều khá rõ ràng: Nếu không có sự lãnh đạo hiệu quả, việc ứng dụng AI trong công việc sẽ bị hạn chế. Điều này có nghĩa là hàng tỷ đô la được đầu tư vào quá trình chuyển đổi nơi làm việc bằng AI có thể không mang lại hiệu quả mà không có sự quản lý tốt.
Các nhà lãnh đạo cần cả chiến lược công nghệ và chiến lược con người để thấy được kết quả. Nó đòi hỏi kế hoạch rõ ràng, các hướng dẫn và đào tạo chính thức.
Dịch từ AI in the Workplace: Answering 3 Big Questions
