Đôi khi bạn có quá nhiều việc phải làm và không thể nhận thêm công việc khác. Bạn làm cách nào để từ chối lời đề nghị làm thêm việc từ quản lý hay các đồng nghiệp khác mà không gây khó chịu cho họ? Làm thế nào bạn có thể tránh bị gắn mác “người không có tinh thần đồng đội” hay “khó làm việc cùng”?
Các chuyên gia nói gì?
Đối với hầu hết mọi người, việc nói “không” không thể tự nhiên có thể thực hiện được. Bạn thường có cảm giác tồi tệ khi làm đồng nghiệp thất vọng, cảm thấy tội lỗi vì đã từ chối sếp và lo lắng khi từ chối yêu cầu của khách hàng.
Karen Dillong, đồng tác giả cuốn “How Will You Measure Your Life?” (tạm dịch: Bạn sẽ đo lường cuộc sống của chính mình như thế nào?) cho biết “Bạn luôn muốn được xem là “người trong cuộc”, người dễ tiếp cận, người có tinh thần đồng đội”. Nhưng việc đồng ý quá nhiều dự án sẽ khiến bạn căng thẳng.
Holly Weeks, tác giả cuốn “Failure to Communicate” (tạm dịch: Thất bại trong giao tiếp) cho rằng “Nói không là điều quan trọng đối với sự thành công của bạn cũng như thành công của tổ chức, nhưng điều đó không khiến việc thực hiện trở nên dễ dàng hơn chút nào. Không dễ để từ chối. Nhưng vẫn có những việc bạn có thể thực hiện. Dưới đây là một số gợi ý.
1. Đánh giá yêu cầu
Trước khi trả lời “không”, Dillon khuyên bạn nên đánh giá yêu cầu bằng cách xác định mức độ thú vị, hấp dẫn của câu trả lời. Sau đó bạn cần tìm hiểu xem liệu bạn có thể giúp đở hay không. Cô nói “Hãy huy nghĩ về những gì bạn đang làm, liệu các ưu tiên có bị xáo trộn hay có đồng nghiệp khác hỗ trợ không. “Đừng nói không cho đến khi bạn chắc chắn rằng mình cần phải nói điều đó”. Cô cũng cho biết thêm, đánh giá nên hay không nên là việc của riêng bạn. Bạn có thể nói cho khách hàng, đồng nghiệp hay người quản lý về khối lượng công việc của mình để họ giúp bạn đánh giá lại việc phân công công việc. “Đây có phải là việc nhỏ không mất nhiều thời gian hay không? Đó có phải là dự án dài han? Nó quan trọng như thế nào?”
2. Hãy thẳng thắn
Weeks khuyên chúng ta “Nếu bạn nhận ra rằng mình không muốn và cũng không đủ khả năng để trợ giúp thì cần từ chối yêu cầu. Hãy thành thật và nói thẳng lý do của mình. Mọi người thường bắt đầu với những lý do nhẹ nhàng và giữ lại lý do chính vì cho rằng nó quá nặng nề. Nhưng những lời giải thích nhỏ nhặt, tự ti không có sức thuyết phục và dễ bị gạt sang một bên, hoặc trông họ có vẻ như không thành thật.” Để hạn chế sự thất vọng từ người yêu cầu, hãy thẳng thắn giải thích lý do của sự từ chối. Nếu bạn gặp thử thách, hãy giữ vững lập trường, rõ ràng và đúng thông điệp. Dillon khuyên bạn nên mô tả khối lượng công việc của mình và các dự bán mà đang thực hiện bằng các câu nói “Tôi sẽ không thể làm tốt dự án của bạn và các công việc khác của tôi sẽ bị ảnh hưởng nếu tôi nhận nó”
3. Duy trì mối quan hệ tốt đẹp
Để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, điều quan trọng là bạn cần “thừa nhận đối phương”. Weeks gợi ý một cầu nói “Rất tiếc vì bạn sẽ phải làm việc này”. Người kia có thể không hài lòng với câu trả lời của bạn, nhưng họ có thể chấp nhận nó. Dillon đưa ra một lời khuyên là bạn có thể đề nghị giúp đỡ một số việc nhỏ như tham dự các buổi động não, đọc qua bản thảo để đưa đề xuất hay đơn giản là đóng vai trò người lắng nghe. Nếu bạn nói rằng mình quá bận để giúp đỡ, đừng về sớm hay bị bắt gặp đang buôn chuyện ở khu lấy nước.
4. Đừng xấu tính nhưng cũng đừng quá tử tế
Dillon nói “Cách bạn nói không quá quan trọng, nhưng đừng khiến người khác cảm thấy bị xúc phạm khi nhờ bạn giúp đỡ”. Đừng thở dài hay nhăn nhó, đừng nói những điều như “Đó không phải việc của tôi, sao không hỏi A?” Hãy chú ý đến giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể. Bạn không nên sử dụng nét mặt thể hiện sự miễn cưỡng hay lưỡng lự. Hãy cố gắng tỏ ra trung lập. Điều quan trọng khác là đừng để họ hiểu lầm là lời từ chối của bạn có thể chuyển thành đồng ý. “Có rất nhiều cách khiến lời từ chối giảm nặng nề. Nhưng nếu bạn nói một cách miễn cưỡng, lưỡng lự sẽ dễ tạo ấn tượng rằng bạn có thể thay đổi ý định. Điều này chỉ khiến cho người kia tiếp tục yêu cầu.”
5. Điều chỉnh kỳ vọng của bản thân
Ngay cả khi bạn đã làm được những điều trên, bạn vẫn có thể nhận được các phản hồi tiêu cực. Weeks nói “Bạn có thể tác động đến người khác, nhưng bạn không thể kiểm soát được cách họ phản ứng.” Bạn nên điều chỉnh kỳ vọng của bản thân, rằng bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người.
6. Luyện tập
Để làm quen với việc từ chối, Dillon khuyên bạn nên luyện tập điều đó một mình hay với một người bạn đáng tin cậy. Giọng điệu cần rõ ràng và thái độ của bạn phải tích cực. Hãy nói “không” theo cách khiến mọi người tôn trọng bạn. Nói lời từ chối là một kỹ năng mà bạn có thể học và luyện tập. “Hãy nghĩ đến những người phải nói “không” để kiếm sống: luật sư, cảnh sát, trọng tài, thẩm phán. Họ làm điều đó với lòng tự trọng. Họ chịu trách nhiệm với những điều họ nói bất chấp tình cảm giữa hai bên.”
Những nguyên tắc cần nhớ
Nên làm:
- Đánh giá xem bạn có muốn và có đủ khả năng để trợ giúp hay không. Tự đánh giá các ưu tiên có thể thay đổi hay không
- Thể hiện sự sẵn sàng tham gia bằng cách hỏi có thể giúp các phần nhỏ trong dự án
- Tập nói “không” thành tiếng – dần dần việc đó sẽ trở nên dễ dàng hơn
Không nên:
- Sử dụng giọng điệu gay gắt, thể hiện sự do dự hay quá lịch sự. Thay vào đó hãy cố gắng nói lời từ chối ổn định và rõ ràng
- Giữ lại lý do thực sự khiến bạn phải từ chối. Để hạn chế sự thất vọng, hãy đưa ra lý do rõ ràng ngay từ đầu.
- Làm sai lệch thông điệp, hành động ngập ngừng vì không muốn phật lòng người khác. Thay vào đó, bạn hãy trung thực và đảm bảo người đó hiểu được lý do của bạn.
Dịch từ How to Say No to Taking on More Work
