Một trong những thách thức khó khăn nhất mà các tổ chức phải đối mặt ngày nay là hỗ trợ những nhà lãnh đạo có hệ thần kinh luôn trong trạng thái sinh tồn. Căng thẳng đã trở nên quá bình thường trong công việc đến nỗi nó thường được coi là không thể tránh khỏi — điều mà các nhà lãnh đạo chỉ cần quản lý tốt hơn.
Nhưng không phải tất cả các loại căng thẳng đều giống nhau, và sự khác biệt đó rất quan trọng.
Căng thẳng là phản ứng của cơ thể đối với những yêu cầu làm xáo trộn sự cân bằng. Một số dạng căng thẳng có thể hữu ích. Căng thẳng tích cực (eustress) kích hoạt động lực và sự tập trung. Nó đến từ những thách thức có ý nghĩa mà các nhà lãnh đạo cảm thấy có khả năng xử lý — chẳng hạn như một trách nhiệm mới, một nhiệm vụ đòi hỏi sự nỗ lực cao hơn hoặc một thời hạn gấp rút nhưng có thể đạt được. Căng thẳng cấp tính là ngắn hạn. Nó tăng đột biến trong một cuộc trò chuyện khó khăn hoặc một bài thuyết trình quan trọng, sau đó giảm dần.
Những dạng căng thẳng này có thể gây khó chịu, nhưng chúng thường không làm suy yếu sức khỏe hoặc hiệu suất lâu dài.
Căng thẳng mãn tính thì khác. Nó phát triển khi áp lực trở nên liên tục và hệ thống báo động của cơ thể không bao giờ ngừng hoạt động. Thay vì trở lại trạng thái cân bằng, hệ thần kinh liên tục giải phóng các hormone gây căng thẳng được thiết kế cho các tình huống khẩn cấp sinh tồn — chứ không phải là những email hàng ngày, những ưu tiên thay đổi hoặc những cuộc họp bất tận mà nó thực sự đang phải đối phó.
Nghiên cứu từ Trường Y Harvard cho thấy căng thẳng mãn tính gây tổn hại cả sức khỏe thể chất và chức năng não bộ, làm suy giảm khả năng tập trung, điều tiết cảm xúc và ra quyết định. Khoa học thần kinh đã khẳng định rõ ràng: con người không thể đổi mới, hợp tác hay lãnh đạo hiệu quả khi bị mắc kẹt trong chế độ sinh tồn.
Tuy nhiên, hầu hết các chương trình phát triển lãnh đạo lại vô tình coi căng thẳng là vấn đề về khả năng phục hồi cá nhân — trong khi căng thẳng mãn tính thực chất là sự thất bại của hệ thống, chứ không phải là thất bại về kỹ năng.
Các tổ chức thường yêu cầu các nhà quản lý phải vừa là người tư duy chiến lược, chuyên gia vận hành, người giải quyết xung đột và hệ thống hỗ trợ cảm xúc cùng một lúc. Đồng thời, họ lại đưa ra những ưu tiên không rõ ràng, đào tạo hạn chế và khối lượng công việc khiến họ ít có thời gian để suy nghĩ. Sự không phù hợp này làm gia tăng căng thẳng và kiệt sức, đặc biệt là đối với những nhà lãnh đạo đang ở giữa hai thái cực này.
Làm thế nào bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) có thể giảm căng thẳng ở cấp độ hệ thống?
Trước tình trạng căng thẳng ngày càng gia tăng, nhiều tổ chức đã đầu tư vào các ứng dụng chăm sóc sức khỏe, chương trình chánh niệm và các khóa đào tạo ngắn hạn. Mặc dù có thiện chí, những nỗ lực này hiếm khi mang lại hiệu quả rõ rệt. Bất chấp việc áp dụng rộng rãi các chương trình chăm sóc sức khỏe, căng thẳng và kiệt sức vẫn tiếp tục gia tăng.
Đó là bởi vì hầu hết căng thẳng tại nơi làm việc không phải do khả năng đối phó của cá nhân, mà là do hệ thống mà họ đang cố gắng đối phó trong đó.
Các chương trình chăm sóc sức khỏe thường là những can thiệp thứ cấp. Khi bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) chỉ tập trung vào việc giúp cá nhân quản lý căng thẳng, nó đã bỏ lỡ cơ hội lớn nhất: định hình cách thức thiết kế, lãnh đạo và đánh giá công việc bằng cách coi việc học tập như một chiến lược phòng ngừa căng thẳng.
Không có bất kỳ khóa huấn luyện về khả năng phục hồi cá nhân nào có thể bù đắp được căng thẳng bắt nguồn từ các hệ thống bị lỗi. Khi các yếu tố hệ thống này không được giải quyết, các nhà lãnh đạo thường xem căng thẳng như một thất bại cá nhân. Họ cố gắng “vượt qua” thay vì cải thiện các điều kiện xung quanh. Để tạo ra tác động có ý nghĩa, L&D phải phát triển từ việc quản lý căng thẳng sang phòng ngừa và giảm thiểu căng thẳng.
5 ưu tiên thiết kế phòng ngừa căng thẳng cho L&D
Bác sĩ Vivek Murthy, Tổng Y sĩ thứ 19 và 21 của Hoa Kỳ, đã phát triển “Khung Về Sức Khỏe Tâm Thần Và Hạnh Phúc Tại Nơi Làm Việc”. Ông nêu ra năm yếu tố thiết yếu hỗ trợ những gì ông gọi là “nơi làm việc như động lực của hạnh phúc”. Mỗi yếu tố thiết yếu phản ánh những nhu cầu cốt lõi của con người, khi được hỗ trợ, sẽ giảm căng thẳng và cho phép duy trì hiệu suất làm việc.
-
Bảo vệ khỏi Tổn hại
An toàn về thể chất và tâm lý là nền tảng của sức khỏe tinh thần và hạnh phúc. Dưới đây là ba điều mà bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) có thể làm để giúp các nhà lãnh đạo bảo vệ nhân viên của họ khỏi tổn hại.
- Ưu tiên an toàn thể chất và tâm lý tại nơi làm việc: Tích hợp an toàn vào đào tạo lãnh đạo và quản lý bằng cách xây dựng kỹ năng nhận diện các mối nguy hiểm, khuyến khích tiếng nói của nhân viên, giải quyết định kiến và sự loại trừ, và hợp tác với nhân viên để ngăn ngừa tổn hại — nhận thức rằng rủi ro về an toàn không được trải nghiệm như nhau trong toàn bộ lực lượng lao động.
- Đảm bảo nghỉ ngơi đầy đủ: Đào tạo các nhà lãnh đạo thiết kế công việc cho phép phục hồi bằng cách đặt khối lượng công việc thực tế, không khuyến khích làm việc quá sức thường xuyên và nhấn mạnh tầm quan trọng của nghỉ ngơi như một yêu cầu về hiệu suất và an toàn, chứ không phải là sở thích cá nhân.
- Bình thường hóa và hỗ trợ sức khỏe tinh thần: Lồng ghép kiến thức về sức khỏe tinh thần vào các chương trình học tập bằng cách trang bị cho các nhà lãnh đạo khả năng truyền đạt thông tin về các nguồn lực sẵn có, làm gương về các hành vi lành mạnh, bảo vệ tính bảo mật và tích cực hỗ trợ việc tiếp cận dịch vụ chăm sóc và thời gian nghỉ phép khi cần thiết.
-
Kết nối và cộng đồng
Các mối quan hệ tích cực và cảm giác thuộc về giúp giảm thiểu căng thẳng. Dưới đây là ba điều mà bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) có thể làm để giúp các nhà lãnh đạo thúc đẩy sự kết nối và cộng đồng trong nhóm của họ:
- Tạo ra văn hóa hòa nhập và thuộc về. Thiết kế các trải nghiệm học tập xây dựng các hành vi hướng đến cộng đồng — chào đón, giúp đỡ và trấn an người khác — vào các hoạt động công việc hàng ngày, cho phép các nhà lãnh đạo và nhóm thúc đẩy cảm giác thuộc về và giảm thiểu sự loại trừ.
- Nuôi dưỡng các mối quan hệ tin cậy. Trang bị cho các nhà lãnh đạo các kỹ năng giao tiếp rõ ràng, lắng nghe tích cực và ra quyết định minh bạch để tăng cường niềm tin giữa các nhà quản lý, nhóm và toàn bộ tổ chức.
- Thúc đẩy sự hợp tác và làm việc nhóm. Cung cấp các khóa đào tạo hỗ trợ sự hợp tác hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa, kết hợp và linh hoạt, bao gồm các chuẩn mực chung, các hoạt động giao tiếp có chủ đích và các cơ hội kết nối có cấu trúc.
-
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống được định hình bởi thiết kế công việc, chứ không chỉ bởi ranh giới cá nhân. Dưới đây là bốn điều mà bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) có thể làm để giúp các nhà lãnh đạo thúc đẩy văn hóa làm việc tự chủ và linh hoạt:
- Tăng cường quyền tự chủ trong cách thức thực hiện công việc. Đào tạo các nhà lãnh đạo để trao quyền kiểm soát quy trình làm việc, trình tự, lịch trình và địa điểm, bao gồm cả các hình thức làm việc kết hợp và từ xa, củng cố quyền tự chủ như một động lực thúc đẩy năng suất và giữ chân nhân viên.
- Làm cho lịch trình linh hoạt và dễ dự đoán hơn. Trang bị cho các nhà quản lý khả năng giảm sự biến động về lịch trình bằng cách đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về thời gian rảnh, giảm thiểu những thay đổi vào phút cuối và hỗ trợ sự linh hoạt mà không phạt nhân viên vì những nhu cầu cá nhân hoặc gia đình chính đáng.
- Tăng cường khả năng tiếp cận và sử dụng hiệu quả chế độ nghỉ phép có lương. Tích hợp giáo dục về nghỉ ốm, nghỉ phép gia đình và nghỉ phép y tế có lương vào chương trình đào tạo quản lý, nhấn mạnh việc áp dụng nhất quán, sự công bằng giữa các vai trò và vai trò của nghỉ phép trong việc ngăn ngừa kiệt sức.
- Tôn trọng ranh giới giữa thời gian làm việc và thời gian không làm việc. Đào tạo các nhà lãnh đạo để làm gương về các chuẩn mực rõ ràng về thời gian rảnh và giao tiếp kỹ thuật số, hạn chế công việc ngoài giờ không khẩn cấp và coi nghỉ ngơi là điều cần thiết để duy trì hiệu suất.
-
Cảm thấy có ý nghĩa trong công việc
Cảm giác được trân trọng và gắn kết với mục đích giúp giảm căng thẳng và tăng cường sự gắn kết. Dưới đây là bốn điều mà bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) có thể làm để giúp các nhà lãnh đạo tạo ra một văn hóa ý nghĩa, nơi công việc của mọi người đều có ý nghĩa:
- Củng cố chế độ đãi ngộ công bằng và bình đẳng như là nền tảng cho hạnh phúc. Hợp tác với bộ phận nhân sự (HR) và ban lãnh đạo để đảm bảo các chương trình học tập công nhận sự ổn định tài chính là điều kiện tiên quyết cho hiệu suất và củng cố sự thăng tiến lương công bằng gắn liền với sự phát triển kỹ năng.
- Thu hút nhân viên tham gia một cách có ý nghĩa vào các quyết định tại nơi làm việc. Trang bị cho các nhà lãnh đạo khả năng thu thập ý kiến đóng góp, lắng nghe tích cực và kết hợp quan điểm của nhân viên vào các quyết định, lồng ghép các thực hành tham gia vào phát triển lãnh đạo.
- Xây dựng văn hóa biết ơn và ghi nhận. Đào tạo các nhà lãnh đạo và các nhóm để ghi nhận những đóng góp một cách nhất quán và chân thành để nhân viên cảm thấy được nhìn nhận, trân trọng và gắn kết.
- Kết nối công việc cá nhân với sứ mệnh của tổ chức. Thiết kế các chương trình học tập giúp các nhà lãnh đạo diễn đạt cách thức công việc hàng ngày đóng góp vào các mục tiêu chung, củng cố mục đích trên các vai trò và nhóm.
-
Cơ hội phát triển
Phát triển tạo nên sự lạc quan, năng lực và đóng góp lâu dài. Dưới đây là ba điều mà bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) có thể làm để giúp các nhà lãnh đạo tạo ra cơ hội học tập thúc đẩy cảm giác thành tựu:
- Cung cấp đào tạo, giáo dục và cố vấn chất lượng cao. Thiết kế hệ sinh thái học tập kết hợp xây dựng kỹ năng với huấn luyện và cố vấn để thể hiện sự đầu tư của tổ chức vào sự phát triển lâu dài.
- Thúc đẩy các lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng, công bằng. Hợp tác với bộ phận Nhân sự và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để tạo ra các lộ trình nghề nghiệp minh bạch, các nguồn lực phát triển dễ tiếp cận và các cơ hội thử thách giúp giảm bớt các rào cản hệ thống.
- Đảm bảo phản hồi phù hợp, có tính tương hỗ. Trang bị cho các nhà lãnh đạo các kỹ năng và công cụ để cung cấp phản hồi hai chiều liên tục, thúc đẩy hiệu suất.
Căng thẳng là vấn đề
Công việc không hiệu quả – và căng thẳng là vấn đề. Giải quyết căng thẳng ở cấp độ hệ thống là điều cần thiết cho hiệu suất, sự giữ chân nhân viên và sức khỏe của tổ chức. Khi L&D thiết kế các hệ thống giảm căng thẳng mãn tính từ gốc rễ, các nhà lãnh đạo và nhân viên sẽ có được khả năng suy nghĩ rõ ràng, hợp tác hiệu quả và lãnh đạo với nhiều năng lượng và tính nhân văn hơn.
Dịch từ Less Stress, More Joy: How Leadership Training Can Reduce Stress at the Source
