Trong khi việc kết hợp onboarding có thể mang lại nhiều cơ hội cho sự gắn kết lâu dài và lòng trung thành của nhân viên, nó cũng có thể gây ra những lo ngại về sự tham gia. Khám phá những cách tốt nhất để tạo ra trải nghiệm onboarding dẫn đến những nhân viên nhiệt tình gắn bó lâu dài trong không gian số và văn phòng.
Tận dụng công nghệ tương tác
Xem bài giảng qua màn hình là hoạt động thụ động và nhân viên mới có thể không nhớ thông tin, đặc biệt là khi họ ở trong môi trường gây mất tập trung. Khoảng 42% nhân viên cảm thấy không gắn kết trong quá trình hướng dẫn, ngay cả khi họ có trải nghiệm tích cực. Các nền tảng tương tác thu hút nhân viên theo những cách ít rủi ro để đảm bảo họ chú ý.
Hãy cân nhắc tạo cuộc thăm dò ý kiến hoặc bài kiểm tra ngắn để đánh giá khả năng ghi nhớ thông tin. Phòng họp nhóm là một tùy chọn tương tác khác khuyến khích trò chuyện. Một cách sáng tạo khác để thu hút sự chú ý của mọi người là thông qua tài liệu cộng tác. Nhân viên mới có thể sử dụng Google Docs hoặc nền tảng tương tự để ghi lại các câu hỏi hoặc thông tin cần ghi nhớ trong quá trình thuyết trình.
Cung cấp lộ trình học tập hỗn hợp, được cá nhân hóa
Nhóm của bạn có thể có nhiều vai trò và trách nhiệm khác nhau, như thiết kế đồ họa và kế toán. Tùy chỉnh lộ trình học tập để phù hợp với mọi người. Người hướng dẫn vẫn có thể tương tác với người học tại nhiều thời điểm khác nhau trong suốt buổi hội thảo.
Các phương pháp hỗn hợp kết hợp nội dung tự học có thể đồng bộ hoặc không đồng bộ với thông tin trực tiếp. Chúng khuyến khích những người mới chịu trách nhiệm về việc học của mình với những nỗ lực hợp tác sau này. Bạn có thể đưa vào sự kết hợp của:
- Video — để cung cấp các giải thích trực quan, hấp dẫn về các khái niệm.
- Phiếu bài tập — để củng cố sự hiểu biết thông qua các hoạt động thực hành có hướng dẫn.
- Bài viết — để cung cấp các bài học sâu hơn về các chủ đề hoặc nghiên cứu tình huống có liên quan.
- Podcast — để cung cấp phương pháp học tập linh hoạt, khi đang di chuyển thông qua các cuộc phỏng vấn hoặc thảo luận của chuyên gia.
- Diễn đàn — để tạo không gian cho các cuộc thảo luận ngang hàng, đặt câu hỏi và chia sẻ ý tưởng.
- Đánh giá ngang hàng — để xây dựng sự hợp tác và tư duy phản biện bằng cách đánh giá công việc của nhau.
- Bài giảng — để trình bày việc học có cấu trúc trực tiếp hoặc theo yêu cầu, bao gồm các tài liệu thiết yếu.
- Phỏng vấn nhân viên — để kết nối những người mới với những hiểu biết thực tế và kinh nghiệm cá nhân từ nhóm.
- Câu đố — để khuyến khích các kỹ năng giải quyết vấn đề và sự tham gia tích cực vào tài liệu học tập.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải làm cho mỗi nhân viên cảm thấy hành trình độc đáo và đáng nhớ ở thời điểm hiện tại. Hãy cân nhắc việc truyền đạt thông tin hành chính trực tuyến, như quy trình nghỉ phép hoặc cách truy cập phần mềm độc quyền. Sau đó, họ có thể khiến các chuyến thăm văn phòng của mình trở nên chu đáo và được cá nhân hóa bằng cách thiết kế chương trình giảng dạy cho vai trò của họ.
Yêu cầu nhân viên mô tả sở thích trong một cuộc khảo sát trước khi gia nhập. Ví dụ, họ có thể xác định xem họ muốn xem video hướng dẫn hay đọc email chi tiết. Người hướng dẫn có thể biết được tính cách và phong cách học tập của từng nhân viên mới, cho phép tinh chỉnh các bài thuyết trình phù hợp với từng người.
Kết hợp các tình huống thực tế
Công việc có thể là lần đầu tiên một người ra trường hoặc là một sự thay đổi nghề nghiệp bất ngờ. Những tình huống này đòi hỏi người hướng dẫn phải làm cho các buổi hướng dẫn trở nên gần gũi. Nếu nhân viên hiểu sai về ngày làm việc trung bình của họ, họ sẽ bước vào ngày đầu tiên với tâm trạng lo lắng và không có kỳ vọng gì.
Thảo luận về các tình huống thực tế để làm nền tảng cho mọi thứ, chẳng hạn như các ví dụ về các dự án do nhóm điều hành hoặc kết quả bài tập đặc biệt. Những điều này sẽ truyền cảm hứng và cảnh báo họ về loại kỹ năng giải quyết vấn đề, tư duy phản biện và giao tiếp nào là điển hình cho văn hóa nơi làm việc — đặc biệt là trực tuyến. Người hướng dẫn chỉ có thể hiểu những hoàn cảnh này một cách có ý nghĩa nếu họ cũng được đào tạo.
Khi triển khai đúng cách, các module đào tạo kết hợp cho nhân viên và ứng viên có thể mang lại năng suất và tiết kiệm chi phí. Một nghiên cứu điển hình về nền tảng đào tạo kết hợp hồ sơ sức khỏe điện tử đã chứng kiến chi phí đào tạo giảm 40%. Việc đưa các điểm chính vào bằng các ví dụ thực tế sẽ giúp thông tin được ghi nhớ.
Cung cấp hỗ trợ liên tục
Phản hồi rất quan trọng khi gặp trực tiếp và trực tuyến. Phản hồi giải quyết việc giám sát từ môi trường này sang môi trường khác. Ví dụ, một nhân viên mới có thể cảm thấy lo lắng về các cuộc họp trực tiếp, họ sẽ thích đăng nhập và tham gia trực tuyến.
Người hướng dẫn chỉ khám phá ra lý do bằng cách gửi khảo sát hoặc phỏng vấn nhân viên mới thường xuyên. Gặp gỡ họ ở nơi họ cảm thấy thoải mái nhất là rất quan trọng để đảm bảo tính trung thực, vì vậy hãy cho phép họ lựa chọn giữa các cuộc họp trực tuyến hoặc trực tiếp. Tính ẩn danh cũng có thể được sử dụng để có phản hồi chân thực, có giá trị cao.
Lời khuyên này áp dụng cho mọi khía cạnh của môi trường kết hợp, bao gồm an ninh mạng, họp nhóm hoặc các buổi đào tạo bổ sung. Nhân viên cần biết phải nói chuyện với ai trong từng tình huống và cách báo cáo trải nghiệm của họ.
Ví dụ, hỗ trợ đầy đủ đảm bảo nhân viên không trở thành nạn nhân của các cuộc tấn công mạng, điều này rất cần thiết, vì 95% các vấn đề về an ninh mạng liên quan đến lỗi của con người ở một mức độ nào đó. Nếu họ biết phải đến phòng ban nào hoặc gửi email cho ai nếu nghi ngờ có mối đe dọa, họ sẽ ít có khả năng cảm thấy đơn độc và chịu thiệt hại do vi phạm.
Nuôi dưỡng cảm giác cộng đồng
Một công ty chu đáo sẽ lên lịch các bài tập xây dựng nhóm và các hoạt động ngoài giờ với nhân viên trực tiếp và trực tuyến. Nghiêng nhiều về một hướng này hay hướng khác có thể ngăn cản nhân viên mới tham gia vào một hoặc cả hai tình huống vì họ không quen với đồng nghiệp của mình hoặc không cảm thấy thoải mái trong không gian trực tuyến.
Việc xây dựng lòng tin cần có thời gian và bắt đầu bằng việc xây dựng một cộng đồng và văn hóa hỗ trợ. Nó cũng đòi hỏi phải thu hút các ưu tiên tại nơi làm việc của các thế hệ. Ví dụ, so với những người lao động khác, Gen Z thích biết mục đích và tác động của vai trò của họ trong quá trình định hướng. Người hướng dẫn có thể giải thích điều này trực tuyến và cho họ thấy kết quả thực tế tại văn phòng.
Đảm bảo có một giải pháp thay thế kỹ thuật số cho mọi sự kiện trực tiếp. Sử dụng các chương trình cố vấn kết hợp để truyền đạt trách nhiệm. Tạo một kênh truyền thông xã hội tại văn phòng dành riêng cho nhân viên để chia sẻ ý tưởng và suy nghĩ không liên quan đến công việc. Các cuộc thảo luận về các chủ đề như chương trình truyền hình hoặc phim yêu thích sẽ tự nhiên xuất hiện, cho phép nhân viên kết nối. Lên lịch các buổi tụ tập cà phê hoặc bài giảng ảo, nơi nhân viên có thể ăn trước camera cũng tạo dựng lòng tin.
Hybrid Onboarding mang lại thành công
Hợp tác hybrid onboarding có tiềm năng tạo ra những nhân viên tận tụy, lâu năm. Không thể phủ nhận sự linh hoạt và tình đồng chí khi làm việc giữa các đồng nghiệp và làm việc độc lập. Tuy nhiên, người đào tạo là chìa khóa để thiết lập ranh giới, sự nhiệt tình và kỳ vọng giao tiếp mạnh mẽ trong quá trình onboarding. Áp dụng các chiến lược này cho những nhân viên tương lai sẽ giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn và duy trì được sự gắn bó hơn bao giờ hết.
Dịch từ How to Improve Learner Engagement and Training Outcomes in Hybrid Onboarding
