Hầu hết các chuyên gia về đào tạo và phát triển (L&D) đều hiểu sự khó chịu này: Nhóm của bạn hoàn thành một chương trình đào tạo, thể hiện sự hiểu biết vững chắc, rồi trở lại bàn làm việc nơi những thói quen cũ âm thầm tái lập. Nội dung hội thảo phai nhạt. Kỹ năng không bao giờ được áp dụng triệt để.
Vấn đề không nằm ở bản thân khóa đào tạo. Vấn đề là việc học tập được coi là tách biệt với công việc. Khi phát triển hoạt động theo một lịch trình khác với trách nhiệm hàng ngày, nhân viên sẽ khó tự mình thu hẹp khoảng cách đó.
Đó là lý do tại sao các tổ chức có tầm nhìn xa tiếp cận việc phát triển theo cách khác. Họ đã ngừng hỏi “Khi nào mọi người có thể tạm dừng công việc để học?” và bắt đầu hỏi “Làm thế nào để các nhiệm vụ hàng ngày có thể xây dựng năng lực?”
Nói cách khác, thay vì công việc hàng ngày và L&D tồn tại trong những thế giới riêng biệt, công việc hàng ngày trở thành lớp học, nơi mỗi dự án, cuộc trò chuyện và thử thách đều mang tiềm năng học tập, xây dựng sự linh hoạt, hỗ trợ duy trì kỹ năng, điều chỉnh kỹ năng phù hợp với mục tiêu kinh doanh và giảm thiểu ma sát.
Các chiến lược dưới đây có thể giúp bạn biến điều này thành hiện thực.
1. Thiết kế nhiệm vụ như những cơ hội học tập
Mỗi nhiệm vụ bạn giao đều tiềm ẩn khả năng phát triển. Vấn đề là liệu bạn có đang nắm bắt được tiềm năng đó hay không.
Hãy bắt đầu nhìn nhận công việc hàng ngày qua hai lăng kính: Nhiệm vụ đó đạt được điều gì và người đó có thể học được gì từ việc thực hiện nó? Một dự án giúp mở rộng khả năng giải quyết vấn đề, một cuộc trò chuyện với khách hàng giúp xây dựng sự tự tin, một sự hợp tác đa chức năng giúp mở rộng tầm nhìn. Những khoảnh khắc này đã tồn tại trong quy trình làm việc của bạn — chúng chỉ cần được định hình một cách có chủ đích.
Nguyên tắc rất đơn giản: Hãy giao nhiệm vụ phù hợp với khả năng phát triển của người đó. Giao nhiệm vụ đủ phức tạp để thúc đẩy năng lực mà không gây quá tải. Kết hợp các nhiệm vụ nâng cao với sự hỗ trợ dễ tiếp cận, cho dù đó là người cố vấn, người đồng lãnh đạo hoặc các cuộc trao đổi thường xuyên với người quản lý.
Việc quan sát công việc, các dự án luân chuyển và làm việc theo cặp đều tuân theo cùng một logic. Học hỏi diễn ra thông qua thực hành và thực hành đã chiếm phần lớn thời gian làm việc. Khi bạn thiết kế các nhiệm vụ với mục tiêu phát triển được tích hợp sẵn, việc đào tạo sẽ không còn cảm giác như một sự gián đoạn mà trở thành chính công việc đó.
2. Tích hợp học tập vi mô và tài nguyên theo yêu cầu vào quy trình làm việc
Ngay cả những nhiệm vụ đòi hỏi kỹ năng cao cũng cần sự hỗ trợ dễ tiếp cận. Đó là lúc học tập vi mô và tài nguyên kịp thời phát huy tác dụng.
Hãy nghĩ về thời điểm nhân viên cần hướng dẫn nhất. Thường không phải trong một khối đào tạo theo lịch trình, mà là giữa chừng công việc khi một câu hỏi nảy sinh hoặc sự tự tin giảm sút. Đáp ứng nhu cầu đó đòi hỏi nội dung học tập ngắn gọn, phù hợp và có thể truy cập ngay lập tức. Các video ngắn, hướng dẫn tham khảo nhanh và các module nhỏ hiệu quả vì chúng phù hợp với nhịp điệu làm việc tự nhiên. Một bài ôn tập ba phút trước cuộc gọi với khách hàng. Một danh sách kiểm tra trong khi chuẩn bị đề xuất. Một chú thích được tích hợp trực tiếp trong phần mềm mà ai đó đang sử dụng.
Điều quan trọng là giảm thiểu sự cản trở. Khi nhân viên có thể truy cập vào việc học mà không cần rời khỏi quy trình làm việc hoặc chặn các khoảng thời gian lớn, họ sẽ có nhiều khả năng sử dụng nó hơn. Đặt tài nguyên ở nơi công việc diễn ra: bên trong CRM, nền tảng quản lý dự án hoặc các công cụ giao tiếp nhóm. Việc học nên giống như chuyển đổi tab hơn là giữ lịch.
3. Tận dụng Công nghệ để Mở rộng Quy mô Đào tạo và Phát triển một cách Tự nhiên
Việc tích hợp các nguồn tài liệu học tập vào quy trình làm việc nghe có vẻ đầy hứa hẹn cho đến khi bạn xem xét đến vấn đề hậu cần. Làm thế nào để quản lý việc giao bài tập, theo dõi tiến độ và cá nhân hóa nội dung cho hàng trăm nhân viên mà không bị quá tải bởi công việc hành chính?
Câu trả lời nằm ở việc sử dụng công nghệ một cách tập trung và hướng đến kết quả:
- Tự động hóa quy trình làm việc: Tự động hóa việc giao bài tập khóa học, theo dõi tiến độ, nhắc nhở tuân thủ và quy trình đăng ký. Nhóm Đào tạo và Phát triển của bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc phối hợp và nhiều thời gian hơn cho chiến lược.
- Cá nhân hóa dựa trên AI: Hãy để các hệ thống thông minh đề xuất lộ trình học tập dựa trên vai trò, lịch sử hiệu suất và mục tiêu nghề nghiệp của từng nhân viên. Nội dung phù hợp thúc đẩy sự tham gia mạnh mẽ hơn.
- Phân tích học tập: Theo dõi sự phát triển kỹ năng, xác định những lỗ hổng dai dẳng và đo lường tác động của đào tạo bằng dữ liệu thời gian thực. Những hiểu biết này giúp bạn lặp lại và phân bổ nguồn lực vào những nơi quan trọng nhất.
- Nền tảng áp dụng kỹ thuật số: Tích hợp các bài hướng dẫn, hướng dẫn từng bước và hướng dẫn theo ngữ cảnh trực tiếp vào phần mềm mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày, cho phép nhân viên học tập trong khi làm việc.
- Nền tảng học tập tích hợp: Kết nối hệ thống quản lý học tập (LMS) của bạn với các công cụ cộng tác, hệ thống quản lý dự án và các kênh giao tiếp. Ít lần đăng nhập hơn và ít rào cản hơn đồng nghĩa với tỷ lệ hoàn thành cao hơn.
Tóm lại, khi bạn cho phép công nghệ quản lý khía cạnh vận hành của đào tạo và phát triển, các nhà quản lý và người huấn luyện sẽ có thêm thời gian dành cho những việc quan trọng nhất. Các cuộc trò chuyện huấn luyện, mối quan hệ cố vấn và phát triển kỹ năng phức tạp đòi hỏi sự quan tâm của con người. Hãy để hệ thống xử lý mọi thứ khác.
4. Liên kết việc học với sự phát triển nghề nghiệp và khả năng thăng tiến nội bộ
Công nghệ có thể cung cấp việc học tập trên quy mô lớn, nhưng chỉ riêng các công cụ sẽ không thúc đẩy nhân viên tham gia. Mọi người đầu tư vào phát triển khi họ thấy mối liên hệ rõ ràng giữa những gì họ đang học và hướng đi của họ.
Các tổ chức liên kết việc học trực tiếp với sự thăng tiến nghề nghiệp vượt trội hơn các tổ chức khác về khả năng giữ chân nhân viên, khả năng thích ứng và lợi nhuận. Không khó để thấy lý do: Khi nhân viên hiểu được việc xây dựng một kỹ năng cụ thể sẽ mở ra cánh cửa cho các vai trò hoặc trách nhiệm mới, việc đào tạo sẽ có mục đích hơn là bắt buộc.
Luân chuyển công việc, các dự án đa chức năng và các chương trình thăng tiến nội bộ củng cố mối liên hệ này. Nhân viên áp dụng các khả năng mới trong bối cảnh thực tế đồng thời tiếp xúc với các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Sự phát triển trở nên rõ ràng và hữu hình.
Các lộ trình minh bạch rất quan trọng ở đây. Khi nhân viên của bạn thấy được lộ trình từ phát triển kỹ năng đến thăng tiến, sự gắn kết sẽ sâu sắc hơn và cam kết sẽ mạnh mẽ hơn. Hãy điều chỉnh các khoản đầu tư vào đào tạo và phát triển (L&D) sao cho phù hợp với các năng lực mà doanh nghiệp của bạn sẽ cần trong tương lai, và bạn sẽ xây dựng được một lực lượng lao động sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu đó từ nội bộ.
5. Nuôi dưỡng văn hóa học tập liên tục và bền vững
Lộ trình nghề nghiệp mang lại cho nhân viên động lực để học hỏi. Văn hóa quyết định liệu việc học hỏi đó có bén rễ và lan rộng khắp tổ chức của bạn hay không.
Phát triển cá nhân chỉ có giới hạn. Khi việc huấn luyện đồng nghiệp, giải quyết vấn đề hợp tác và chia sẻ kiến thức trở thành thường xuyên, các kỹ năng sẽ không còn bị cô lập. Các nhóm củng cố sự phát triển của nhau và việc học tập trở thành một hoạt động chung chứ không phải là một nỗ lực cá nhân.
Xây dựng cho tương lai lâu dài cũng rất quan trọng. Thư viện tài nguyên bền vững, các khóa học cập nhật định kỳ và nội dung có thể tái sử dụng tạo ra các hệ thống mà nhân viên sẽ quay lại sử dụng nhiều lần. Cung cấp nhiều định dạng và quyền truy cập linh hoạt để các nhóm làm việc tại hiện trường, nhân viên làm việc từ xa và nhân viên văn phòng đều có thể tham gia theo điều kiện của riêng họ.
Công nghệ cho phép mở rộng quy mô, nhưng sự kết nối giữa con người mới làm cho sự phát triển trở nên có ý nghĩa. Việc cố vấn và huấn luyện có trọng lượng mà các module tự học không thể thay thế, đặc biệt là đối với sự phát triển khả năng lãnh đạo và xây dựng các kỹ năng phức tạp. Các tổ chức duy trì văn hóa học tập mạnh mẽ đều đầu tư vào cả hai.
6. Đồng bộ hóa đào tạo và phát triển với chiến lược kinh doanh và sự hỗ trợ của lãnh đạo
Cuối cùng, năm chiến lược trên hoạt động tốt nhất khi chúng dựa trên cam kết vững chắc của tổ chức. Nếu không có điều đó, ngay cả những chương trình được thiết kế chu đáo cũng sẽ mất đà.
Chắc hẳn bạn đã từng chứng kiến điều này trước đây: Một sáng kiến đầy hứa hẹn được khởi động, thu hút được sự chú ý ban đầu, rồi lặng lẽ mờ dần khi các ưu tiên thay đổi hoặc ngân sách bị thắt chặt. Việc học tập tích hợp trong quy trình làm việc cũng đối mặt với rủi ro tương tự nếu các nhà lãnh đạo coi đó là một dự án nhân sự hơn là một ưu tiên kinh doanh.
Việc nhận được sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo cấp cao sẽ thay đổi cục diện. Khi các nhà lãnh đạo cấp cao liên kết các khoản đầu tư vào đào tạo với lợi thế cạnh tranh và mục tiêu hoạt động, nguồn lực sẽ được phân bổ. Trách nhiệm giải trình cũng vậy. Các nhà quản lý sẽ coi trọng các cuộc thảo luận về phát triển khi họ biết rằng ban lãnh đạo mong đợi kết quả.
Bước thực tiễn ở đây là sự đồng bộ. Hãy hướng các nỗ lực đào tạo và phát triển của bạn vào những năng lực mà tổ chức thực sự cần, cho dù đó là mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn, khả năng thích ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường, hay chuyên môn kỹ thuật sâu rộng hơn.
Khi việc xây dựng kỹ năng phục vụ các mục tiêu kinh doanh rõ ràng, nó sẽ nhận được sự đầu tư và chú ý liên tục thay vì phải cạnh tranh với ngân sách còn lại.
Lời kết về việc áp dụng vào thực tiễn
Khoảng cách giữa hiểu biết và hành động là nơi hầu hết các chiến lược đào tạo và phát triển (L&D) bị đình trệ. Bạn đã thấy các nguyên tắc. Câu hỏi bây giờ là bắt đầu từ đâu.
Hãy chọn một nhóm, một quy trình, hoặc một vấn đề mà hiện tại việc đào tạo dường như không liên kết với công việc. Đó có thể là quá trình hội nhập nhân viên mới không chuyển đổi thành hiệu suất. Đó có thể là khoảng cách kỹ năng mà các buổi hội thảo không thể thu hẹp. Hãy bắt đầu từ đó.
Hãy thử nghiệm trên quy mô nhỏ. Thiết kế lại một nhiệm vụ duy nhất để mang lại trọng tâm phát triển. Tích hợp một nguồn tài liệu mà nhân viên có thể sử dụng trong khi làm việc, theo dõi những gì xảy ra và học hỏi từ đó.
Các tổ chức đạt được tiến bộ không thay đổi mọi thứ cùng một lúc. Họ đã thử nghiệm, đo lường, điều chỉnh và mở rộng những gì hiệu quả.
Lực lượng lao động đã học hỏi thông qua công việc, cho dù bạn có thiết kế cho điều đó hay không. Mọi người tiếp thu thói quen, giải pháp thay thế và kiến thức từ đồng nghiệp và những thách thức hàng ngày. Cơ hội là định hình quá trình tự nhiên đó một cách có chủ đích.
Các phòng đào tạo vẫn có vai trò của chúng. Nhưng sự phát triển thực sự diễn ra khi nhân viên của bạn trở lại bàn làm việc. Hãy xây dựng cho điều đó.
Dịch từ From Training Room to Workflow: Embedding L&D Into the Day Job
