Khi bố trí nhân sự cho một dự án, yêu cầu nhóm của bạn làm thêm giờ hoặc tìm ai đó thực hiện nhiệm vụ vào phút cuối để đáp ứng thời hạn, đôi khi bạn có thể cảm thấy như thể bạn cần phải khiến nhân viên của mình nói “có” bằng bất cứ giá nào. Khi nhân viên cảm thấy bị áp lực hoặc có cảm giác tội lỗi khi phải đồng ý với một yêu cầu mà cá nhân họ thấy khó chịu, điều đó có thể dẫn đến cảm giác hối tiếc, thất vọng và oán giận. Một nhân viên miễn cưỡng đồng ý với một yêu cầu vào lúc này có thể cung cấp hỗ trợ có chất lượng thấp hơn hoặc rút lại cam kết của họ vào thời điểm không thuận tiện hơn.
Duy trì sự cam kết và gắn kết của nhân viên, chưa kể đến việc đảm bảo rằng bạn không vượt quá giới hạn bằng cách vô tình gây áp lực cho nhân viên làm những việc mà họ không muốn, cần nhiều hơn là chỉ tìm kiếm sự tuân thủ hoặc chấp thuận các yêu cầu của bạn. Cần phải có được sự thỏa thuận thực sự và tự nguyện. Nhưng nhiều người trong chúng ta không biết cách đưa ra yêu cầu sao cho không gây áp lực cho người được yêu cầu.
Nghiên cứu cho thấy điều gì
Nghiên cứu cho thấy mọi người cảm thấy bị áp lực hơn khi phải đồng ý với các yêu cầu, thường xuyên đồng ý làm những việc mà họ không muốn làm, chẳng hạn như đảm nhận những nhiệm vụ nặng nề, ít có khả năng thăng tiến, cho phép truy cập vào thông tin kỹ thuật số riêng tư và thậm chí tham gia vào các hoạt động phi đạo đức. Bằng cách yêu cầu một điều gì đó – đặc biệt là khi chúng ta ở vị trí quyền lực – chúng ta có thể khiến ai đó rơi vào tình thế khó khăn vì mọi người thường khó nói “không”.
Để chống lại áp lực mà mọi người cảm thấy phải đồng ý với các yêu cầu, nhiều nhà nghiên cứu và thực hành đã đề xuất các chiến lược mà mục tiêu của các yêu cầu có thể sử dụng để từ chối. Ví dụ: các mục tiêu đã được khuyên nên sử dụng các câu tự khẳng định, khung từ chối (ví dụ: nói “Tôi không làm X” thay vì “Tôi không thể làm X”) và “không tích cực” hoặc “có, không, vâng,” các chiến lược giúp họ nói không với những yêu cầu mà họ không muốn đồng ý.
Tuy nhiên, những biện pháp can thiệp như vậy đặt gánh nặng phải nói “không” hoàn toàn lên mục tiêu của yêu cầu. Hơn nữa, những biện pháp can thiệp này có thể tỏ ra kém hiệu quả và không thực tế, thường đòi hỏi các mục tiêu phải đưa ra các phản ứng phức tạp gồm nhiều phần và không thực tế để thực hiện khi chúng được đưa vào sử dụng ngay lúc đó.
Vậy thì, một cách tiếp cận khác, làm thế nào người yêu cầu có thể đưa ra các yêu cầu khiến mục tiêu cảm thấy được trao quyền nhiều hơn để đưa ra những lựa chọn thực sự tự nguyện của riêng họ? Chiến lược phổ biến mà người yêu cầu sử dụng là thêm “nhưng bạn có quyền nói không” ở cuối yêu cầu. Tuy nhiên, nghiên cứu phát hiện ra rằng những đảm bảo như vậy ít ảnh hưởng đến cảm giác thực sự của các mục tiêu. Họ biết rằng họ có thể từ chối một yêu cầu, nhưng vấn đề thực sự là làm cách nào để thực hiện điều đó – tức là tìm lời nói vào đúng thời điểm đó để nói không trong khi vẫn giữ thể diện.
Cách đưa ra yêu cầu
Dưới đây là ba gợi ý dựa trên nghiên cứu về cách gợi ra sự đồng ý tự nguyện khi đưa ra yêu cầu:
1. Hãy cho mọi người thời gian để trả lời.
Mọi người có thể gặp khó khăn khi nghĩ ra lý do để nói “không” khi họ bị đặt vào tình thế khó khăn. Việc tạm mất đi ngôn từ trong thời điểm hiện tại có thể khiến cho sự đồng thuận trở thành con đường ít bị cản trở nhất. Để đảm bảo rằng ai đó không đồng ý chỉ vì họ không có đủ thời gian để nghĩ ra cách để nói “không”, hãy cho họ thêm thời gian. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách đưa ra yêu cầu của mình rồi thêm vào các câu, chẳng hạn như “Đừng trả lời ngay bây giờ. Hãy suy nghĩ về điều đó và nói với tôi vào ngày mai.”
2. Yêu cầu họ trả lời qua email.
Email không phải là một phương tiện hoàn hảo nhưng nó có những ưu điểm. Một trong những ưu điểm là nó cho phép bạn viết đi viết lại lời từ chối tiềm năng bao nhiêu lần tùy thích cho đến khi bạn cảm thấy hài lòng với câu trả lời của mình. Dù thực sự cần thiết hay không, một số người cảm thấy cần phải nói những điều rất cụ thể để bản thân cảm thấy đủ thoải mái để nói không. Email cho phép điều đó. Một cách rõ ràng để cho phép ai đó phản hồi yêu cầu qua email là hỏi qua email. Nhưng ngay cả khi bạn muốn trực tiếp nói yêu cầu của mình, bạn vẫn có thể yêu cầu người khác gửi email phản hồi cho bạn.
3. Chia sẻ một ví dụ về cách nói “không”.
Trong nghiên cứu của mình, chúng tôi đã xác định được một cách khác để đưa ra yêu cầu sao cho mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi nói “không” ngay cả khi được đưa ra trực tiếp: Đưa ra cho họ những lời để nói “không” như một phần trong yêu cầu của bạn.
Trong hai nghiên cứu, chúng tôi đã yêu cầu các trợ lý nghiên cứu được đào tạo đưa cho người tham gia một yêu cầu nhạy cảm mà hầu hết mọi người đều muốn từ chối: mở khóa điện thoại thông minh được bảo vệ bằng mật khẩu của họ và giao chúng cho trợ lý nghiên cứu xem xét ở phòng khác. Trong một điều kiện, các trợ lý nghiên cứu nói với những người tham gia rằng họ có thể từ chối: “Nếu bạn muốn từ chối, bạn có thể làm như vậy”.
Trong một điều kiện khác, họ hướng dẫn người tham gia cách từ chối bằng cách đưa cho họ một cụm từ cụ thể mà họ có thể sử dụng: “Nếu bạn muốn từ chối, vui lòng nói những từ ‘Tôi không muốn.’” Mặc dù sự can thiệp này ít ảnh hưởng đến việc liệu những người tham gia có đồng ý với yêu cầu này hay không, thì những người được đưa ra những từ cụ thể để nói sẽ cảm thấy tự do hơn khi làm như vậy, cho thấy rằng thỏa thuận của họ mang tính tự nguyện hơn.
Nếu mục tiêu của bạn là thu hút sự ưu tiên của nhân viên, thay vì chỉ gây áp lực buộc họ phải đồng ý, thì các chiến lược trên có thể giúp bạn.
Dịch từ 3 Ways to Make a Request That Doesn’t Feel Coercive
