Kỹ năng mềm luôn được săn đón, nhưng với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo (AI), những kỹ năng lấy con người làm trung tâm này lại càng quan trọng hơn bao giờ hết. Các tổ chức nếu chỉ tập trung phát triển các kỹ năng cứng của đội ngũ như hiểu biết về kỹ thuật và kinh doanh thì có nguy cơ tụt hậu.
Đào tạo kỹ năng mềm là lợi thế cạnh tranh mà các nhà lãnh đạo nên hướng đến vì ba lý do quan trọng:
- Các nhóm có kỹ năng mềm xuất sắc sẽ hợp tác tốt hơn, giao tiếp hiệu quả hơn, hoàn thành công việc nhanh hơn và hài lòng hơn với công việc cũng như các mối quan hệ đồng nghiệp.
- Khách hàng mong muốn được đối xử chu đáo và tôn trọng trong từng hoàn cảnh riêng, và họ trông cậy vào nhân viên của bạn để giải quyết vấn đề — tất cả đều nằm trong các hạng mục kỹ năng mềm quan trọng.
- Phát triển kỹ năng mềm tạo ra một lực lượng lao động sẵn sàng cho tương lai, kiên cường, thích nghi và có khả năng phát triển mạnh mẽ ngay cả trong những thay đổi đột ngột của ngành hoặc thị trường.
Bài viết này sẽ đi sâu hơn vào lý do tại sao mỗi nguyên nhân này lại quan trọng và với tư cách là một nhà lãnh đạo đào tạo và phát triển (L&D), bạn làm thế nào để nắm giữ chìa khóa hiện thực hóa chương trình đào tạo phát triển kỹ năng mềm hiệu quả.
Nhưng trước hết, Kỹ năng mềm là gì?
Kỹ năng mềm là những phẩm chất cá nhân cho phép một người tương tác hiệu quả và hài hòa với người khác. Chúng có thể được gọi là kỹ năng “con người” hoặc “lãnh đạo” vì những người có kỹ năng mềm thường giỏi hơn ở các điểm sau:
- Xây dựng mối quan hệ
- Lãnh đạo nhóm
- Hợp tác với đồng nghiệp
- Thấu hiểu cảm xúc
- Lắng nghe người khác
- Quản lý xung đột
- Sử dụng thời gian hiệu quả
- Tư duy phản biện
- Giải quyết vấn đề
- Thích nghi với tình huống mới
Một quan niệm sai lầm phổ biến là kỹ năng mềm đến một cách tự nhiên và không thể học một cách hiệu quả. Nhưng sự thật là bạn không cần phải sinh ra đã có năng khiếu về một kỹ năng mềm nào đó để giỏi nó — bạn chỉ cần nhận ra những điểm mình có thể cải thiện và cam kết cải thiện mỗi ngày.
Hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ: Bạn giỏi những kỹ năng mềm nào? Bạn muốn cải thiện điều gì? Hãy cân nhắc việc đặt ra mục tiêu cho bản thân trong hai tuần tới để rèn luyện ít nhất một trong những kỹ năng mềm mà bạn muốn cải thiện.
Kỹ năng mềm tạo nên sự khác biệt như thế nào trong công việc hàng ngày?
Phát triển cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm đều thiết yếu cho sự thành công của cá nhân và tổ chức. Mặc dù sự nhạy bén về kỹ thuật và kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu hàng quý, nhưng không gì thay thế được việc hiểu cách làm việc hiệu quả với người khác từ góc nhìn đồng cảm, lấy con người làm trung tâm.
Đào tạo phát triển kỹ năng mềm giúp điều này trở thành hiện thực — và nó có thể bắt đầu ngay từ quá trình đào tạo. Kỹ năng mềm giúp các thành viên trong nhóm xử lý các tình huống phức tạp và tìm ra cách tốt nhất để tiến về phía trước, đặt mục tiêu của tổ chức và kết quả có ý nghĩa cho khách hàng lên hàng đầu. Các nhà lãnh đạo L&D thành thạo nhiều kỹ năng mềm có xu hướng đạt hiệu suất cao hơn và thường được đồng nghiệp và các bên liên quan tin tưởng hơn.
Những nhà lãnh đạo này cũng có thể truyền cảm hứng cho các nhân viên khác bằng cách làm gương về các hành vi chủ chốt và những phương pháp hay nhất liên quan trực tiếp đến các kỹ năng mềm quan trọng nhất hiện nay. Khi các nhóm học cách làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, điều đó sẽ cải thiện mọi khía cạnh của doanh nghiệp – cả nội bộ thông qua việc tăng hiệu quả, sự hài lòng trong công việc và niềm tin giữa các thành viên, lẫn bên ngoài thông qua việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và nhận diện thương hiệu tích cực. Hơn nữa, lực lượng lao động sẽ được chuẩn bị tốt hơn cho những thách thức trong tương lai.
Hãy cùng xem xét kỹ hơn cách các kỹ năng mềm tạo ra lợi thế cạnh tranh bằng cách cải thiện tinh thần đồng đội, mang lại những trải nghiệm đặc biệt và xây dựng một lực lượng lao động sẵn sàng cho tương lai.
1. Các nhóm làm việc hiệu quả hơn khi có cơ hội đào tạo phát triển kỹ năng mềm phù hợp
Ngày nay, việc kết hợp nhân viên làm việc trực tiếp, làm việc từ xa và làm việc kết hợp là điều phổ biến. Điều này tạo ra sự linh hoạt và thúc đẩy sự đa dạng, nhưng cũng đòi hỏi một cách tiếp cận giao tiếp độc đáo để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vấn đề.
Hãy nghĩ về lần gần nhất bạn hiểu lầm ai đó qua tin nhắn hoặc trong cuộc trò chuyện công việc. Bạn cảm thấy thế nào? Bạn nghĩ người kia cảm thấy thế nào? Và bạn đã giải quyết tình huống đó như thế nào (hoặc bạn đã giải quyết được chưa)?
Với chương trình đào tạo phát triển kỹ năng mềm phù hợp, các tổ chức có thể giảm thiểu đáng kể những hiểu lầm trong nhóm bằng cách cải thiện cách các thành viên giao tiếp và lắng nghe lẫn nhau. Các nhóm có kỹ năng mềm tốt sẽ có sự đồng cảm và mong muốn thấu hiểu lẫn nhau ngay cả khi không thể nghe thấy giọng điệu hay nhìn thấy biểu cảm của ai đó.
Điều này cuối cùng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp vì họ sẽ không phải tốn nhiều thời gian để giải quyết hiểu lầm và có thể dành thời gian đó cho những vấn đề quan trọng hơn. Những nhân viên hòa đồng với đồng nghiệp cũng có xu hướng cảm thấy thoải mái và vui vẻ hơn khi đi làm mỗi ngày, và họ có xu hướng trở nên kiên cường và thích nghi hơn khi đối mặt với những thách thức khi biết rằng họ có thể tin tưởng vào đồng nghiệp của mình.
Đây là một ví dụ: Sau nhiều năm tăng trưởng nhanh chóng, Pure Storage nhận ra nhu cầu thống nhất văn hóa doanh nghiệp, phát triển kỹ năng mềm để phát triển lãnh đạo và thiết lập nền tảng chung cho các thành viên trong đội ngũ trên toàn thế giới. Tuy nhiên, họ muốn làm điều đó theo cách khác — thay vì xây dựng chương trình đào tạo bắt buộc, họ quyết định chia sẻ câu chuyện của mình thông qua một trải nghiệm tự nguyện, hấp dẫn, khuyến khích người học đầu tư vào sự phát triển của chính mình và trở thành một phần trong lịch sử phong phú của công ty. Chỉ sau sáu tháng, hơn 2.300 thành viên trong đội ngũ đã quyết định tham gia chương trình, và một khảo sát sau đào tạo cho thấy những người tham gia cảm thấy gắn kết hơn với công việc và đồng nghiệp nhờ đó.
2. Kỹ năng mềm thúc đẩy trải nghiệm dịch vụ vượt trội
Trải nghiệm khách hàng cạnh tranh phụ thuộc vào kỹ năng lấy con người làm trọng tâm. Mặc dù AI và tự động hóa có thể xử lý nhiều tác vụ thường nhật hơn và lọc các yêu cầu của khách hàng, nhưng công nghệ này không thể thay thế bản chất con người. Các tổ chức bỏ qua yếu tố nhân văn đằng sau tương tác với khách hàng thường không đạt được trải nghiệm khách hàng chất lượng cao, thay vào đó chỉ mang lại những trải nghiệm trung bình hoặc kém hơn mức trung bình (thậm chí đôi khi còn gây khó chịu).
Việc phát triển đào tạo kỹ năng mềm cho các vị trí tiếp xúc trực tiếp với khách hàng có thể tạo nên sự khác biệt đáng kể. Mọi người sẽ nhận thấy khi họ được đối xử chu đáo và đồng cảm — khi người mà họ đang trò chuyện thực sự lắng nghe vấn đề của họ và muốn giúp đỡ. Nhưng lắng nghe chỉ là một nửa của vấn đề.
Để thực sự tạo ra trải nghiệm đặc biệt, các thành viên trong nhóm phải biết cách tư duy phản biện và sáng tạo để tìm ra giải pháp cho từng tình huống cụ thể của khách hàng. Năng lực bán hàng xây dựng các kỹ năng giao tiếp, cho phép các nhóm nỗ lực hơn nữa trong việc xây dựng niềm tin và mối quan hệ lâu dài với khách hàng bằng cách giải quyết vấn đề, chứ không chỉ đơn thuần là cung cấp một sản phẩm giao dịch.
Ví dụ như Nestlé đã hợp tác với AllenComm để xây dựng một trải nghiệm học tập mạnh mẽ, đáp ứng nhu cầu của bốn nhóm học tập: tiếp thị, bán hàng, nhóm phát triển sản phẩm và nhóm liên chức năng. Chương trình Đại học Omni của họ, đã giành được 5 giải thưởng khác nhau, là một nguồn tài nguyên trọn gói hỗ trợ hành trình học tập phát triển kỹ năng mềm được cá nhân hóa khi người học chuẩn bị cải thiện trải nghiệm khách hàng ngay cả trong môi trường kỹ thuật số. Hơn 70% số người tham gia khảo sát đã hoàn thành khóa đào tạo đã đánh giá chương trình 5 sao.
3. Phát triển kỹ năng tùy chỉnh tạo ra lực lượng lao động sẵn sàng cho tương lai
Các giải pháp đào tạo theo kiểu “phù hợp với tất cả” thường giảm dần hiệu quả theo thời gian vì chúng không nhắm đến nhu cầu của người học một cách cá nhân. Mặt khác, đào tạo phát triển kỹ năng mềm tùy chỉnh tận dụng tối đa công nghệ hiện đại để tăng cường sự gắn kết và chuẩn bị tốt hơn cho nhân viên phát triển sự nghiệp theo thời gian — cũng như ứng phó với những thách thức và bất ngờ.
Một phương pháp tiếp cận cá nhân đối với phát triển kỹ năng mềm, và mở rộng ra là phát triển kỹ năng của lực lượng lao động tương lai, có thể lên mục tiêu theo nhiều cách — chẳng hạn như thông qua việc học tập vi mô hấp dẫn hoặc thông qua các cuộc trò chuyện hướng dẫn tại nơi làm việc được điều chỉnh theo nhu cầu của từng người học. Nó thậm chí có thể giúp các nhà quản lý hiện tại trở thành những nhà lãnh đạo hiệu suất cao, có thể đạt được các mục tiêu cụ thể của tổ chức và ROI có thể đo lường được, tạo cơ sở cho việc đầu tư vào L&D trong tương lai.
Như với bất kỳ sáng kiến đào tạo nào, việc thu thập dữ liệu là rất quan trọng để xác định kỹ năng mềm nào là phù hợp nhất để chuẩn bị cho lực lượng lao động tương lai. Đừng quên xem xét điểm mạnh của đối thủ cạnh tranh và những điểm còn thiếu để khám phá những cơ hội mới nhằm cung cấp dịch vụ tốt hơn, vượt trội hơn, giúp tổ chức của bạn trở nên khác biệt.
Tập trung phát triển kỹ năng mềm ngay hôm nay
Có rất nhiều xu hướng mới nổi trong phát triển đào tạo kỹ năng mềm. Vì vậy, bước tiếp theo của bạn là phân loại những gì chỉ là quảng cáo thổi phồng và những gì thực sự tạo ra tác động. Nhưng bạn không cần phải làm điều đó một mình. Hãy rèn luyện kỹ năng mềm bằng cách kết nối với các nhà lãnh đạo và nhóm khác để khám phá điều gì quan trọng đối với họ và nơi họ có thể phát triển. Hãy cân nhắc hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ Đào tạo và Phát triển (L&D) bên ngoài để giúp hiện thực hóa tầm nhìn của bạn.
Kỹ năng mềm sẽ luôn được săn đón. Bằng cách đầu tư vào đào tạo phát triển kỹ năng mềm theo yêu cầu ngay bây giờ, bạn có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh cần thiết để giúp tổ chức của mình trở nên khác biệt như một chuyên gia trong ngành và đạt được kết quả lâu dài, bền vững.
Dịch từ 3 Reasons Why Soft Skills Training Is the Competitive Edge Your Workforce Needs
