Các nhóm học tập và phát triển (L&D) ngày càng có nhiều công cụ hỗ trợ thiết kế và triển khai đào tạo. Mặc dù việc lựa chọn giữa vô số công cụ hiện có có thể gây khó khăn, nhưng hầu hết các nhóm đều dựa vào các yếu tố như giá cả, lời chứng thực và năng lực để đưa ra quyết định đầu tư. Đây là những cân nhắc quan trọng, nhưng không phải là yếu tố quyết định thành công hay thất bại của việc lựa chọn và áp dụng công cụ. Thay vào đó, các nhóm L&D nên đặt ba yếu tố lên hàng đầu trong danh sách cân nhắc của mình: tích hợp công cụ, sự đồng thuận của các bên liên quan và tác động của việc triển khai.
Hãy cùng xem xét từng yếu tố và cách các nhóm L&D có thể kết hợp chúng để đưa ra quyết định sử dụng công cụ tốt hơn trong năm tới.
Tích hợp công cụ: Liệu nó có phù hợp với hệ sinh thái học tập của bạn?
Ngày nay, các chuyên gia L&D làm việc với một “hệ sinh thái học tập”, nơi nhiều công cụ phải hoạt động cùng nhau để tạo ra một quy trình hiệu quả. hiểu cách một công cụ mới sẽ tích hợp với các công cụ khác trong quy trình đó là rất quan trọng để tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm.
Ví dụ, nếu một nhóm tạo câu hỏi trắc nghiệm bằng trí tuệ nhân tạo (AI), liệu hệ thống quản lý học tập (LMS) của họ có hỗ trợ tải lên từ mẫu hay ai đó sẽ phải nhập lại thủ công từng câu hỏi? Nếu các nhóm cần cả tài liệu bằng văn bản và video về cùng một quy trình, liệu có cách nào dễ dàng để xây dựng cả hai cùng lúc không? LMS có hỗ trợ đào tạo tương tác được tích hợp trong các công cụ khác không? Các nhu cầu về báo cáo và khả năng theo dõi vẫn được đáp ứng chứ?
Việc lập sơ đồ quy trình thiết kế và các yêu cầu đào tạo, đồng thời xác định tác động của một công cụ mới có thể rất hữu ích. Nếu nó không tự động hóa tốt với các công cụ khác được sử dụng và tạo ra công việc thủ công, kém hiệu quả, thì việc tìm kiếm một công cụ khác có thể là một ý tưởng hay.
Các trang web về công cụ thường liệt kê các tích hợp phần mềm khả dụng, điều này có vẻ hữu ích về mặt lý thuyết. Tuy nhiên, những “tích hợp” đó có thể trông rất khác nhau trong hệ sinh thái học tập của bạn. Ví dụ: một công cụ tạo bài kiểm tra có thể gợi ý rằng nó “tích hợp” với LMS, nhưng trên thực tế, nó chỉ có thể liên kết với LMS. Nếu bạn cần một luồng theo dõi và báo cáo liền mạch, công cụ này có thể không đáp ứng được các mục tiêu dự án của bạn.
Nếu có thể, hãy dùng thử miễn phí công cụ được cung cấp và sử dụng nó trong quy trình làm việc điển hình. Điều này sẽ giúp bạn xác định trước những hạn chế kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến quy trình và hiệu quả của nhóm.
Sự đồng thuận của các bên liên quan: Liệu những người ra quyết định đã thống nhất chưa?
Bất kỳ ai làm việc với các nhóm liên chức năng đều biết tầm quan trọng của việc thống nhất quan điểm giữa các bên liên quan. Điều này càng được thể hiện rõ hơn trong các quyết định tìm kiếm công cụ vì nó gây tốn kém cho công ty và đòi hỏi sự tận dụng của cả nhóm để đạt được thành công. Hơn nữa, với số lượng công cụ hiện có, luôn có người nghĩ rằng họ có thể đã chọn một lựa chọn tốt hơn.
Tất cả các giải pháp phần mềm đều có ưu điểm và nhược điểm. Hiếm khi có một giải pháp “hoàn hảo”. Điều quan trọng là đảm bảo tất cả các bên liên quan đều nhận thức được những ưu điểm và nhược điểm đó và có cơ hội đóng góp ý kiến.
Hãy để các bên liên quan tham gia ngay từ đầu cuộc thảo luận về việc tìm kiếm công cụ. Hãy tổ chức một cuộc họp khởi động để đi đến thống nhất về vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết và một công cụ lý tưởng sẽ như thế nào. Lý tưởng nhất là mỗi bên liên quan nên tham gia dùng thử miễn phí và cung cấp phản hồi. Các bên liên quan có thể so sánh và thảo luận về những đánh đổi giữa các công cụ để họ nhận thức được bất kỳ nhược điểm nào trước.
Việc viết nhanh về quy trình lựa chọn và lý do tại sao công cụ được chọn cũng có thể hữu ích. Nếu có sự thay đổi vị trí, đây có thể là một cách nhanh chóng và chủ động để giúp những người chủ chốt mới hiểu lý do tại sao công cụ được chọn.
Tác động triển khai: Liệu mọi người có thực sự sử dụng nó không?
Thay đổi hành vi là một khía cạnh cực kỳ khó khăn trong bất kỳ quyết định kinh doanh nào. Đối với mỗi vị trí được yêu cầu sử dụng một công cụ mới, bạn phải tự hỏi: Công cụ này phù hợp như thế nào với quy trình làm việc hiện tại của họ? Liệu nó có làm tăng thêm khối lượng công việc không? Điều hướng có trực quan không? Bất kỳ điều gì liên quan đến việc nhấp chuột thêm, một công cụ riêng biệt hoặc một lần đăng nhập khác đều có thể gây ra rào cản cho việc sử dụng.
Hãy lập kế hoạch về những hành vi mới mà người dùng mong đợi — và đảm bảo họ thấy được giá trị khi áp dụng những hành vi mới này. Đảm bảo ban lãnh đạo củng cố và kiểm tra với nhà cung cấp các tính năng theo dõi và thúc đẩy việc áp dụng. Lý tưởng nhất là người dùng cuối cũng nên tham gia dùng thử miễn phí công cụ để cung cấp phản hồi và dữ liệu sử dụng.
Việc chi tiền cho một công cụ mà mọi người không bao giờ sử dụng là một sai lầm phổ biến nhưng tốn kém.
6 bước đưa ra quyết định công cụ dựa trên dữ liệu
Ba yếu tố chính của việc lựa chọn công cụ có thể được kết hợp vào quy trình tìm nguồn cung ứng sau:
1. Xác định vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết và các tiêu chí thành công. Điều quan trọng là phải thu hút các bên liên quan ngay từ đầu để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ thành công trông như thế nào. Việc thống nhất giữa những yếu tố bắt buộc phải có và những yếu tố nên có ngay từ đầu sẽ giúp việc thu thập thông tin và so sánh các công cụ trong quá trình tìm nguồn cung ứng dễ dàng hơn.
2. Lập bản đồ hệ sinh thái học tập để xác định các điểm tích hợp. Làm việc với các thành viên trong nhóm sẽ sử dụng công cụ và xác định những yêu cầu kỹ thuật cần có để công cụ này hoạt động tốt với phần còn lại của quy trình phát triển. Thêm những phát hiện này vào danh sách yêu cầu của bạn.
3. Nghiên cứu và so sánh các công cụ. Sử dụng phân tích bạn đã thực hiện cho đến nay để xem xét các trang web công cụ và đặt câu hỏi trong các buổi demo. Ngoài ra, hãy nhớ xem xét các lời chứng thực từ người dùng và bất kỳ bài viết nào so sánh các tính năng khác nhau của công cụ.
4. Dùng thử và kiểm tra với cả người dùng cuối và quản trị viên. Nhắc nhở các bên liên quan về mục tiêu của dự án và các yêu cầu đã được xác định ban đầu. Kiểm tra công cụ để hiểu trải nghiệm của người dùng cuối và quản trị viên, đồng thời so sánh với các quy trình làm việc hiện có. Công cụ càng tương thích với các hành vi hiện có thì cơ hội áp dụng thành công càng cao.
5. Thu thập phản hồi và dữ liệu, sau đó đưa ra quyết định. Viết ra những ưu điểm và nhược điểm của từng công cụ so với các tiêu chí thành công đã xác định. Họp lại với các bên liên quan để nhận phản hồi và đưa ra quyết định cuối cùng. Việc ghi chép lại quá trình so sánh và lựa chọn công cụ có thể được sử dụng nếu có bất kỳ bên liên quan mới nào tham gia vào các nhóm bị ảnh hưởng bởi công cụ này.
6. Lập kế hoạch chiến lược triển khai và áp dụng để đảm bảo việc sử dụng bền vững. Vì các bên liên quan đã tham gia vào quá trình lựa chọn ngay từ đầu, nên họ có nhiều khả năng hỗ trợ việc áp dụng. Hãy đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ những hành vi nào cần thiết để thành công và cách thức hỗ trợ những hành vi này.
Một cách tiếp cận thông minh hơn để lựa chọn công cụ
Việc lựa chọn một công cụ học tập mới là một trải nghiệm thú vị và đầy thử thách đối với một nhà lãnh đạo L&D. Nó có thể dẫn đến những bước phát triển vượt bậc trong việc xây dựng các khóa đào tạo theo những cách mới mẻ và hấp dẫn, tăng hiệu quả làm việc nhóm và cơ hội phát triển kỹ năng cho các chuyên gia L&D. Tuy nhiên, việc không xem xét tác động của nó đối với toàn bộ hệ thống có thể dẫn đến những vấn đề tốn kém.
Tích hợp công cụ, sự đồng thuận của các bên liên quan và tác động của việc triển khai là ba trong số những yếu tố thường gặp nhất mà các công cụ mới gặp phải. Hãy cân nhắc những yếu tố này ngay từ đầu để loại bỏ những yếu tố gây nhiễu và đưa ra quyết định tốt nhất cho tổ chức.
Bài viết liên quan
