Tuyển dụng nhầm người là một rủi ro lớn đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ vì chỉ một lần tuyển dụng không tốt có thể làm giảm năng suất, gây tổn hại đến danh tiếng của bạn và tác động tiêu cực đến tinh thần của nhóm. Một lỗi tuyển dụng có thể khiến tổ chức của bạn mất đi nguồn lực mà bạn không thể tiết kiệm được.
Một cuộc khảo sát gần đây của LinkedIn cho thấy 66% các doanh nghiệp nhỏ tại Hoa Kỳ đang có kế hoạch tuyển dụng nhiều hơn vào năm 2025 so với năm 2024. Vì vậy, khi Hoa Kỳ kỷ niệm Tuần lễ Doanh nghiệp Nhỏ Quốc gia (từ ngày 4 đến ngày 10 tháng 5), đây là thời điểm tốt để xem xét một số biện pháp thực hành tốt nhất có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa cơ hội tuyển dụng thành công — những người sẽ gắn bó lâu dài.
1. Dành thời gian để lập kế hoạch
Bạn có thể muốn bắt đầu tìm kiếm và phỏng vấn ứng viên sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng, nhưng đó là một sai lầm. Lên kế hoạch trước có thể giúp bạn xây dựng quy trình tuyển dụng tập trung và hiệu quả hơn, có khả năng giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời giúp bạn xác định được ứng viên đủ tiêu chuẩn nhất.
Hãy dành thời gian để cân nhắc:
- Hồ sơ ứng viên lý tưởng. Xác định rõ ràng về những gì người đảm nhiệm vai trò này sẽ chịu trách nhiệm và những bằng cấp họ cần để thành công. Sử dụng điều này để xây dựng mô tả công việc rõ ràng, hấp dẫn.
- Cách bạn sẽ đánh giá ứng viên. Xác định cách bạn sẽ đánh giá các kỹ năng và bằng cấp cần thiết trong quá trình tuyển dụng của mình. Điều này có thể bao gồm sàng lọc sơ yếu lý lịch, câu hỏi sàng lọc đơn xin việc, phỏng vấn, đánh giá kỹ năng, kiểm tra thông tin tham khảo và kiểm tra lý lịch. Xem xét các mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn trong quy trình tuyển dụng và ai sẽ thực hiện từng giai đoạn để xây dựng mốc thời gian tuyển dụng.
- Điều gì sẽ thu hút các ứng viên tham gia nhóm. Hãy cân nhắc điều gì khiến công ty của bạn trở thành nơi làm việc lý tưởng và tại sao ứng viên lại chọn cơ hội này hơn những nơi khác. Hỏi các thành viên trong nhóm về lý do tại sao họ thích làm việc trong nhóm là một cách tuyệt vời để bắt đầu.
- Phạm vi lương. Biết trước phạm vi lương để bạn có thể trao đổi với các ứng viên và giúp đảm bảo quá trình cung cấp việc làm diễn ra suôn sẻ hơn.
2. Đơn giản hóa quy trình tuyển dụng
Không cần phải bắt đầu lại từ đầu mỗi khi có một vị trí mới trong nhóm, ngay cả khi bạn không có chức năng tuyển dụng tập trung. Thu thập và cập nhật các thông tin từ các quy trình tuyển dụng trước đây để tiết kiệm thời gian và học hỏi từ những thành công và thất bại trong quá khứ.
Ví dụ: duy trì kho lưu trữ:
- Mẫu đơn xin việc
- Mẫu mô tả công việc
- Mẫu giao tiếp với ứng viên
- Câu hỏi phỏng vấn
- Câu hỏi kiểm tra thông tin tham khảo
- Mẫu thư mời
- Mẫu hướng dẫn nhân viên mới
Ghi chú những tài sản nào đang hoạt động tốt và những tài sản nào cần cải thiện để bạn có thể liên tục cải thiện hiệu quả và hiệu suất tuyển dụng của mình.
3. Tận dụng các thành viên trong nhóm
Tuyển dụng là một môn thể thao đồng đội. Tất cả mọi người đều thắng khi thêm một nhân viên có kỹ năng vào nhóm của mình — và tất cả mọi người đều thua khi tuyển dụng sai người. Hãy để các thành viên trong nhóm tham gia nhiều hơn vào quy trình tuyển dụng để giảm bớt khối lượng công việc và cải thiện kết quả tuyển dụng.
Yêu cầu các thành viên trong nhóm giúp đỡ:
- Giới thiệu của nhân viên. Cho phép và khuyến khích các thành viên trong nhóm giới thiệu ứng viên bằng cách trao đổi về các vị trí tuyển dụng còn trống, tạo quy trình nộp hồ sơ ứng viên đơn giản và cung cấp sự công nhận và phần thưởng cho những người giới thiệu.
- Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng. Trao quyền cho các thành viên trong nhóm để tạo nội dung xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng, chẳng hạn như các bài đăng trên LinkedIn cho thấy trực tiếp những gì diễn ra khi làm việc tại tổ chức của bạn. Chia sẻ các ví dụ về nội dung và mẹo hữu ích có thể khuyến khích nhiều thành viên trong nhóm tham gia hơn.
- Tài liệu tuyển dụng. Thu thập các quan điểm khác nhau về tài liệu tuyển dụng, chẳng hạn như mô tả công việc, mẫu email của ứng viên và câu hỏi phỏng vấn, có thể giúp bạn cải thiện chúng. Yêu cầu các thành viên trong nhóm xem xét các tài liệu này để đảm bảo tính chính xác và giúp bạn làm cho chúng hấp dẫn hơn.
Sự tham gia của thành viên nhóm sẽ hiệu quả nhất khi nó thực hiện từ trên xuống. Các nhà lãnh đạo công ty nên nói về tầm quan trọng của việc tuyển dụng trong các cuộc họp toàn thể, chia sẻ các vai trò mở và khuyến khích mọi người tham gia vào quá trình tuyển dụng. Sẽ rất hữu ích nếu họ tích cực giới thiệu, tham gia vào quá trình phỏng vấn và đăng bài về công ty trên LinkedIn.
4. Cung cấp trải nghiệm ứng viên tích cực
Trải nghiệm ứng viên tích cực có thể giúp bạn giữ chân ứng viên để họ ít có khả năng bỏ cuộc trong quá trình tuyển dụng và có nhiều khả năng chấp nhận lời mời làm việc hơn. Nó cũng có thể góp phần tạo nên thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực giúp bạn thu hút nhân tài cho các vai trò trong tương lai.
Một số mẹo cơ bản để cung cấp trải nghiệm ứng viên tích cực bao gồm:
- Giao tiếp thường xuyên. Các ứng viên thường mong muốn nhận được phản hồi từ bạn ở mỗi giai đoạn của quá trình tuyển dụng. Hãy cố gắng giữ liên lạc, ngay cả khi bạn phải gửi email bản sao ẩn cho tất cả các ứng viên của mình để nói rằng bạn vẫn chưa có thông tin cập nhật.
- Cung cấp sự minh bạch. Các hoạt động tuyển dụng minh bạch giúp bạn xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn, giúp các ứng viên có ấn tượng tốt về tổ chức của bạn, ngay cả khi họ không được tuyển dụng. Hãy minh bạch ở bất kỳ nơi nào bạn có thể, chẳng hạn như đưa mức lương vào các bài đăng tuyển dụng, chia sẻ quy trình phỏng vấn và mốc thời gian của bạn với các ứng viên ngay từ đầu và đưa ra phản hồi.
- Giúp ứng viên của bạn thoải mái. Quá trình tuyển dụng có thể gây căng thẳng cho người tìm việc. Giúp ứng viên của bạn cảm thấy thoải mái và thư giãn trong suốt buổi phỏng vấn cho phép họ cởi mở và thể hiện tiềm năng thực sự của mình. Hãy cho người được phỏng vấn biết trước những gì họ sẽ mong đợi: Họ sẽ gặp ai, họ sẽ thảo luận về chủ đề hoặc câu hỏi phỏng vấn cụ thể nào và bất kỳ thông tin chi tiết nào khác mà họ nên biết. Vào ngày phỏng vấn, hãy chào đón họ nồng nhiệt, mời họ một thức uống và đảm bảo người phỏng vấn vẫn tham gia vào cuộc trò chuyện.
Bạn có thể tìm thêm những cách để cải thiện quy trình tuyển dụng của mình bằng cách khảo sát ứng viên về kinh nghiệm của họ. Những hiểu biết sâu sắc này có thể giúp bạn thực hiện những thay đổi có ý nghĩa để nâng cấp chương trình tuyển dụng của mình.
5. Chuẩn bị cho các thành viên trong nhóm của bạn về tính di động nội bộ
Gần 2/3 doanh nghiệp nhỏ có lý do chính đáng cho rằng tính di động nội bộ sẽ là chủ đề quan trọng định hình tương lai của hoạt động tuyển dụng. Việc cung cấp cho các thành viên trong nhóm các cơ hội phát triển sự nghiệp có thể giúp bạn giảm chi phí tuyển dụng nhân tài, thu hẹp khoảng cách kỹ năng và giữ chân nhân viên.
Mặc dù các doanh nghiệp nhỏ có thể có ít cơ hội thăng tiến hơn so với các tổ chức lớn hơn, nhưng ngược lại, họ có thể yêu cầu nhân viên đảm nhiệm nhiều vai trò hơn và phát triển các kỹ năng rộng hơn. Và khi một vị trí mới mở ra, bạn có thể thấy rằng mình có một ứng viên nội bộ mạnh mẽ sẵn sàng đảm nhận vai trò đó.
Đồng bộ với các thành viên trong nhóm để hiểu mục tiêu nghề nghiệp của họ và cung cấp các chương trình giúp họ đạt được mục tiêu đó, chẳng hạn như:
- Các bài tập mở rộng
- Các khóa học trực tuyến
- Cố vấn
- Hội nghị
- Các chương trình cấp bằng
- Trại huấn luyện chuyên nghiệp
- Học tập ngang hàng
6. Sử dụng đúng công cụ
Gần một nửa số doanh nghiệp nhỏ (49%) cho rằng công nghệ tuyển dụng mới sẽ là chủ đề quan trọng định hình tương lai của hoạt động tuyển dụng.
Công nghệ hiện đại có thể hỗ trợ nhiều quy trình tuyển dụng để tiết kiệm thời gian và cải thiện kết quả tuyển dụng. Xây dựng một bộ công nghệ phù hợp với quy mô công ty và khối lượng tuyển dụng của bạn.
Ví dụ:
- Các nhóm nhỏ có nhu cầu tuyển dụng không thường xuyên có thể sử dụng AI để hợp lý hóa việc đánh giá ứng viên và mời các ứng viên thụ động nộp đơn xin việc mở
- Các tổ chức tuyển dụng nhiều vị trí cùng lúc có thể hưởng lợi từ hệ thống theo dõi ứng viên để quản lý tốt hơn các đơn xin việc, thông tin liên lạc với ứng viên và quy trình phỏng vấn
- Các nhóm phát triển nhanh có thể hưởng lợi từ việc kết hợp phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ các lĩnh vực như tìm nguồn, giới thiệu và đánh giá
Thực hiện từng bước một
Việc tuân theo các thông lệ tuyển dụng tốt nhất có thể đòi hỏi một số khoản đầu tư ban đầu, mang lại hiệu quả với quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn và kết quả tuyển dụng tốt hơn. Nhưng bạn không cần phải thay đổi toàn bộ quy trình của mình cùng một lúc.
Xác định các lĩnh vực bạn muốn cải thiện nhất và bắt đầu từ đó. Ví dụ, hãy đầu tư xây dựng chương trình giới thiệu nếu bạn không có đủ ứng viên đủ tiêu chuẩn trong kênh tuyển dụng nhân tài của mình. Tiếp tục cải thiện quy trình tuyển dụng theo thời gian để bạn có thể xây dựng một nhóm giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Dịch từ 6 Hiring Best Practices for Small Businesses
