Nhóm của bạn có bao gồm các thành viên nói các ngôn ngữ khác nhau không? Sự đa dạng này mang lại sức mạnh và góc nhìn độc đáo, nhưng cũng có thể dẫn đến hiểu lầm và thách thức về giao tiếp. Để đảm bảo các nhóm phát triển mạnh, các nhà lãnh đạo và thành viên nhóm cần áp dụng các chiến lược thúc đẩy sự rõ ràng, giảm sự nhầm lẫn và tăng cường sự hợp tác.
Sau đây là một số chiến lược giao tiếp giúp nhóm đa văn hóa làm việc hiệu quả hơn khi có sự tham gia của những người nước ngoài.
1. Ưu tiên sự rõ ràng hơn sự phức tạp.
Khi giao tiếp với những người không phải là người bản xứ, đơn giản chính là chìa khóa. Các câu phức tạp, thành ngữ và thuật ngữ chuyên ngành có thể dễ dàng dẫn đến hiểu lầm. Ngôn ngữ rõ ràng, trực tiếp đảm bảo mọi người đều hiểu như nhau.
Mẹo hữu ích:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Chọn câu ngắn và từ thông dụng. Ví dụ, hãy nói “Chúng ta cần hoàn thành việc này vào thứ Hai” thay vì “Thời hạn hoàn thành sắp đến rồi”.
- Tránh sử dụng thành ngữ và tiếng lóng: Những cụm từ như “bắt tay vào làm ngay” hoặc “suy nghĩ vượt ra ngoài khuôn khổ” có thể không rõ ràng đối với những người không phải là người bản xứ.
- Cấu trúc thông tin rõ ràng: Sử dụng dấu đầu dòng, tiêu đề và định dạng rõ ràng để phân tích thông tin.
Tại sao nó hiệu quả:
Những người nước ngoài có thể phải mất nhiều công sức hơn để dịch hoặc diễn giải thông tin. Ngôn ngữ rõ ràng giúp giảm tải nhận thức, đảm bảo giao tiếp trôi chảy hơn và hiểu nhanh hơn.
2. Khuyến khích giao tiếp hai chiều.
Tạo ra một môi trường mà các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi hoặc tìm kiếm sự rõ ràng là điều cần thiết. Những người nước ngoài có thể ngần ngại yêu cầu làm rõ vì sợ bị coi là kém cỏi.
Các mẹo hữu ích:
- Đặt câu hỏi làm rõ: Sau khi chia sẻ thông tin quan trọng, hãy đặt câu hỏi như “Điều đó có hợp lý không?” hoặc “Bạn có muốn tôi giải thích thêm điều gì không?”
- Kiểm tra xem có hiểu không: Khuyến khích những người nước ngoài lặp lại các điểm chính bằng lời của họ. Ví dụ: “Để đảm bảo thống nhất, bạn có thể tóm tắt các bước chính không?”
- Hãy kiên nhẫn và hỗ trợ: Tạo ra bầu không khí không phán xét, nơi mà việc đặt câu hỏi được khuyến khích và đánh giá cao.
Tại sao nó hiệu quả:
Giao tiếp hai chiều giúp xác định sớm những khoảng cách trong sự hiểu biết, ngăn chặn các vấn đề trở nên phức tạp hơn. Nó cũng trao quyền cho những người không phải là người bản xứ tích cực tham gia.
3. Tận dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan và hỗ trợ bằng văn bản.
Phương tiện hỗ trợ trực quan và tóm tắt bằng văn bản có thể thu hẹp khoảng cách ngôn ngữ và hỗ trợ khả năng hiểu. Hình ảnh củng cố thông điệp bằng lời và cung cấp tài liệu tham khảo mà người nước ngoài có thể xem lại.
Mẹo thực tế:
- Sử dụng slide, sơ đồ và biểu đồ: Biểu diễn trực quan giúp dễ nắm bắt các ý tưởng phức tạp hơn.
- Cung cấp chương trình nghị sự bằng văn bản trước các cuộc họp: Chương trình nghị sự giúp mọi người đến cuộc họp đã chuẩn bị và có kỳ vọng rõ ràng, giảm thiểu khả năng hiểu lầm. Talavera khuyến nghị tuân theo cấu trúc 3P:
- Mục đích – Purpose: Mục tiêu của cuộc họp.
- Quy trình – Process: Những gì sẽ diễn ra trong cuộc họp và diễn ra như thế nào.
- Chuẩn bị – Prepare: Những gì cần chuẩn bị trước.
- Cung cấp thông tin theo dõi bằng văn bản: Sau các cuộc họp, hãy chia sẻ bản tóm tắt bằng văn bản nêu bật các quyết định chính, hành động và thời hạn.
- Kết hợp các biểu tượng trực quan: Khi có thể, hãy sử dụng biểu tượng hoặc ký hiệu để củng cố các điểm chính.
Tại sao hiệu quả:
Thông tin trực quan giúp thu hẹp rào cản ngôn ngữ và củng cố trí nhớ. Tóm tắt bằng văn bản giúp các thành viên trong nhóm có thời gian xử lý thông tin theo tốc độ của riêng họ.
4. Lưu ý đến tốc độ nói và giọng điệu.
Tốc độ nói và giọng điệu của bạn có thể ảnh hưởng đáng kể đến mức độ hiểu của người nước ngoài. Nói quá nhanh hoặc sử dụng giọng điệu đều đều có thể cản trở khả năng hiểu.
Mẹo thực tế:
- Nói rõ ràng và ở tốc độ vừa phải: Nói chậm lại một chút và phát âm rõ ràng các từ của bạn.
- Tạm dừng để nhấn mạnh: Tạm dừng giữa các điểm chính để các thành viên trong nhóm có thời gian tiếp thu thông tin.
- Thay đổi giọng điệu của bạn: Sử dụng giọng điệu thân thiện và hấp dẫn để duy trì sự chú ý và truyền đạt sự cởi mở.
Tại sao nó hiệu quả:
Việc truyền đạt chậm hơn, nhịp độ tốt cho phép người nước ngoài có nhiều thời gian hơn để xử lý thông tin. Tạm dừng tạo cơ hội tự nhiên để đặt câu hỏi hoặc làm rõ.
5. Nuôi dưỡng văn hóa hòa nhập.
Hòa nhập không chỉ là về chính sách mà còn là về giao tiếp hàng ngày. Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy được hòa nhập, họ có nhiều khả năng đóng góp, chia sẻ ý tưởng và cộng tác hiệu quả hơn.
Các mẹo hữu ích:
- Thay phiên người điều phối cuộc họp: Tạo cơ hội cho mọi người điều phối cuộc họp, bất kể nền tảng ngôn ngữ.
- Công nhận và đánh giá cao những đóng góp: Nhận ra ý kiến đóng góp của những người nước ngoài để cho thấy ý tưởng của họ được coi trọng.
- Tôn vinh sự đa dạng ngôn ngữ: Nêu bật những lợi thế của việc có các thành viên trong nhóm nói nhiều ngôn ngữ và cách thức làm phong phú thêm quan điểm của nhóm. Khuyến khích các thành viên trong nhóm học một vài cụm từ bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của đồng nghiệp. Ngay cả những cụm từ cơ bản cũng có thể mở ra một cánh cửa vào tư duy của một nền văn hóa và thúc đẩy sự tôn trọng lẫn nhau.
Tại sao nó hiệu quả:
Một nền văn hóa hòa nhập làm giảm nỗi sợ bị phán xét, trao quyền cho những người nước ngoài tham gia đầy đủ. Khi mọi người đều cảm thấy được tôn trọng, giao tiếp sẽ diễn ra tự nhiên hơn.
6. Sử dụng công nghệ để hỗ trợ giao tiếp.
Các công cụ kỹ thuật số có thể giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp bằng cách cung cấp hỗ trợ biên dịch, phiên âm và cộng tác.
Mẹo hữu ích:
- Sử dụng công cụ dịch: Các nền tảng như Google Translate hoặc Microsoft Translator có thể cung cấp bản dịch tức thời cho email hoặc trò chuyện. Để được hỗ trợ nâng cao hơn, các công cụ như DeepL và ChatGPT cung cấp bản dịch có sắc thái và các đề xuất nhận biết ngữ cảnh, giúp giao tiếp trôi chảy hơn và chính xác hơn cho các cuộc thảo luận phức tạp.
- Cho phép phiên âm trực tiếp: Các công cụ hội nghị như Zoom hoặc Microsoft Teams cung cấp phiên âm theo thời gian thực, giúp theo dõi các cuộc thảo luận dễ dàng hơn.
- Cộng tác trên các tài liệu được chia sẻ: Các công cụ như Google Docs cho phép các thành viên trong nhóm bình luận và chỉnh sửa không đồng bộ, giúp những người nước ngoài có nhiều thời gian hơn để xây dựng phản hồi.
Lý do hiệu quả:
Công nghệ giúp vượt qua rào cản ngôn ngữ theo thời gian thực, giúp giao tiếp trôi chảy hơn và dễ tiếp cận hơn.
7. Cung cấp hỗ trợ và đào tạo ngôn ngữ.
Cung cấp các nguồn tài nguyên ngôn ngữ cho thấy cam kết của bạn trong việc hỗ trợ những người không phải là người bản xứ và giúp toàn bộ nhóm giao tiếp hiệu quả hơn.
Mẹo thực tế:
- Cung cấp đào tạo tiếng Anh thương mại: Cung cấp quyền truy cập vào các khóa học giao tiếp tiếng Anh chuyên nghiệp để giúp những người nước ngoài xây dựng sự tự tin và cải thiện các kỹ năng tại nơi làm việc của họ. Các chương trình này có thể bao gồm các lĩnh vực thiết yếu như viết email, thuyết trình và tham gia hiệu quả vào các cuộc họp.
- Tạo hệ thống bạn đồng hành ngôn ngữ: Ghép đôi những người không phải là người bản xứ với những đồng nghiệp thông thạo có thể hỗ trợ và phản hồi.
- Khuyến khích học tập liên tục: Cung cấp quyền truy cập vào các ứng dụng hoặc hội thảo học ngôn ngữ và khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia các hội thảo trực tuyến miễn phí về các kỹ năng giao tiếp xuyên văn hóa.
Tại sao hiệu quả:
Đầu tư vào hỗ trợ ngôn ngữ giúp tăng cường sự tự tin và cải thiện giao tiếp chung của nhóm. Học tập liên tục có lợi cho cả người không phải là người bản xứ và người bản xứ bằng cách tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau.
Giao tiếp hiệu quả là giao tiếp bao gồm
Các nhóm có người nước ngoài có thể phát triển khi giao tiếp rõ ràng, hỗ trợ và bao gồm. Bằng cách ưu tiên sự đơn giản, khuyến khích đối thoại hai chiều, sử dụng phương tiện trực quan và thúc đẩy văn hóa bao gồm, bạn sẽ thiết lập nhóm của mình để thành công.
Giao tiếp là cầu nối kết nối những tài năng đa dạng — hãy đảm bảo rằng nó mạnh mẽ, dễ tiếp cận và chào đón mọi người. Khi các nhóm giao tiếp hiệu quả, họ không chỉ vượt qua thách thức; họ còn khai thác sức mạnh của sự đa dạng để đổi mới, hợp tác và thành công.
Dịch từ 7 Effective Communication Strategies for Teams With Non-Native Speakers
