Là những người điều hành doanh nghiệp, trong bối cảnh đầy biến động như hiện nay thì kỹ năng quản lý sự thay đổi là cần thiết và là yếu tố then chốt quyết định khả năng sinh tồn của toàn doanh nghiệp. Hãy cùng LCT Education tìm hiểu rõ hơn chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!
1. Quản lý sự thay đổi là gì?
Đây là thuật ngữ chỉ cách ứng biến với những thay đổi thụ động hoặc chủ động/ từ bên ngoài hoặc bên trong một cách có hệ thống. Bởi lẽ mọi thay đổi, dù nhỏ hay lớn đều dẫn đến những hệ lụy khác nhau trong tổ chức như tâm lý nhân viên, quy trình làm việc… Nếu có khả năng lường trước những ảnh hưởng phát sinh nhà quản lý sẽ có thể tối thiểu hóa các biến số hay lực cản trong quá trình thích ứng.
Ở từng thời điểm mỗi doanh nghiệp khác nhau thì sẽ có những thay đổi phì hợp để giải quyết những bài toán riêng trong tổ chức của mình. Nhưng nền tảng để xây dựng trau dồi các kỹ năng là điều rất quan trọng. Vấn đề là khi biến động sảy ra thì lời giải chung cho các doanh nghiệp là tìm ra các hướng đi nào là phù hợp.
2. Phân loại 3 dạng thay đổi cơ bản trong tổ chức
Doanh nghiệp ngày nay đang phải đối mặt với một thị trường vừa mơ hồ, đầy biến động, thiếu chắc chắn và phức tạp để dự đoán (VUCA). Và đề đối mặt với ‘viễn cảnh vô định’ trước mắt, có 3 dạng thay đổi chính mà nhà quản lý có thể cân nhắc, tiếp cận:
Thay đổi phát triển (developmental change)
Bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình vận hành cũng cần cải thiện, đổi mới từ quy trình, cấu trúc vận hành… để thích nghi với thời đại nếu không muốn tụt hậu và bị loại khỏi cuộc chơi. Ở dạng này, các thay đổi thường diễn ra ở quy mô nhỏ như tinh chỉnh trong cách thức vận hành, bổ sung vị trí nhân, mở rộng phạm vi công việc…
Thay đổi chuyển tiếp (transitional change)
Đây là một phân loại thay đổi ở phạm vi lớn hơn nhằm chuyển tiếp doanh nghiệp sang trạng thái mới như sáp nhập, mua lại hay tự động hóa một bộ phận/quy trình.
Thay đổi chuyển đổi (transformational change)
Đây thường là các đại thay đổi với sự điều chỉnh ở phạm vi và quy mô lớn. Kết quả của những thay đổi này sẽ tạo ra sự khác biệt lớn so với 2 dạng thay đổi trước đó. Ví dụ như doanh nghiệp mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang các phân mảng mới, lân cận hoặc tách biệt hoàn toàn với thị trường ban đầu.
Mỗi dạng thay đổi đều có sự tác động từ yếu tố bên ngoài và bên trong – từ những bất định của thị trường cho tới các trở ngại nội bộ.
3. Một số mô hình quản trị sự thay đổi phổ biến hiện nay
Dưới đây là 4 loại mô hình phổ biến ADKAR model, Kotler’s model, McKinsey’s 7S model và PDCA model là bốn loại mô hình được đưa vào khi các doanh nghiệp cần lên kế hoạch.
3.1 Mô hình thay đổi ADKAR
Mô hình ADKAR là một công cụ thay đổi quản lý giúp nhận định rằng tại sao sự thay đổi là khó khăn và tại sao một số thay đổi thành công trong khi một số khác lại thất bại. Thay đổi một quá trình chuyển đổi là thách thức, nó cần được chấp nhận và thích nghi để tạo ra sự khác biết giữa thành công và thất bại của 1 tổ chức.
ADKAR là 5 từ viết tắt: Nhận thức (Awareness), Mong muốn(Desire), Kiến thức(Knowledge), Khả Năng(Ability) và Củng cố(Reinformant). Mô hình ‘đơn giản hóa’ quá trình thay đổi theo 5 bước từ nhận thức vấn đề, quyết tâm thay đổi, phát triển kiến thức, năng lực chuyên môn đến giải quyết các thay đổi. Vì tính tinh gọn mà mô hình này được áp dụng rộng rãi.
3.2 Mô hình Kotter’s
Kotter’s model là mô hình quản trị thay đổi được phát triển bởi giáo sư John Kotter – giáo sư đại học Harvard. Mô hình này nhìn nhận quá trình chuẩn bị và triển khai cải cách diễn ra theo 8 bước:
- Tăng tính cấp bách về nhu cầu cải cách;
- Phát triển đội nhóm, liên minh đối tác để triển khai thay đổi;
- Xây dựng tầm nhìn và chiến lược;
- Truyền đạt tầm nhìn;
- Loại bỏ các chướng ngại và rào cản;
- Tạo ra các thành công bước đầu;
- Tiếp tục mở rộng, củng cố các hiệu chỉnh dựa trên phân tích thành quả trước đó;
- Áp các thay đổi tích cực vào doanh nghiệp
Phải biết rằng đây là mô hình chia sẻ từng bước hướng dẫn rõ ràng về toàn bộ quá trình thay đổi và nó tương đối dễ để thực hiện. Nhấn mạnh vào sự tham gia và khả năng chấp nhận của nhân viên đối với sự thành công của quá trình thay đổi. Trọng tâm chính của mô hình là chuẩn bị, xây dựng khả năng chấp nhận thay đổi tương ứng với thực tế.
3.3 Mô hình McKinsey’s 7S
Dưới góc nhìn của mô hình này thì các vấn đề của quản trị thay đổi trong doanh nghiệp được chia ra ở 2 góc độ kỹ năng cứng và kỹ năng mềm.
Các yếu tố cứng bao gồm:
- Chiến lược (Strategy)
- Cấu trúc (Structure)
- Hệ thống (Systems )
Các yếu tố mềm bao gồm:
- Giá trị được chia sẻ (Shared values)
- Kĩ năng (Skills)
- Phong cách (Style)
- Nhân viên (Staff)
Mô hình này được các tổ chức sử dụng như một công cụ hoạch định chiến lược để cho thấy rằng các khía cạnh của một công ty mà nhìn qua có vẻ tách biệt nhau, nhưng trên thực tế, chúng có mối liên kết và phụ thuộc lẫn nhau để tạo ra thành công chung.
3.4 Mô hình PDCA của Deming
Chu trình PDCA (Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động) được tạo ra bởi W. Edwards Deming. Đây là một phương pháp quản lý nhằm cải thiện phương pháp kinh doanh để hướng tới kiểm soát và cải tiến liên tục các quy trình và chất lượng sản phẩm. Nó bao gồm bốn giai đoạn:
- Plan – Lập kế hoạch: xác định, phân tích vấn đề, đặt mục tiêu, xây dựng kế hoạch tổng thể; đây cũng là lúc chọn lựa mô hình quản trị thay đổi phù hợp.
- Do – Triển khai: thực hiện và thử nghiệm kế hoạch.
- Check – Kiểm tra: đánh giá và đúc kết kinh nghiệm sau quá trình thực thi.
- Act – Tối ưu: dựa trên những đúc kết để điều chỉnh, tối ưu các hoạt động đang triển khai.
Quản trị thay đổi là quy trình luôn đòi hỏi khả năng thay đổi để ứng biến linh hoạt hơn trước những tình huống ngoài dự đoán. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào kế hoạch cải tổ bộ máy doanh nghiệp, người quản lý cần bắt đầu từ việc cân nhắc lựa chọn mô hình phù hợp và lấy đó làm bàn đạp cho các thay đổi sau này!
