Ma trận kỹ năng (Skills matrix) là một công cụ giúp phân loại và đánh giá các kỹ năng và năng lực của các thành viên trong nhóm cho các dự án khác nhau. Nó cho phép các nhà quản lý đào tạo tạo ra hình ảnh trực quan về tổng thể kỹ năng trong một nhóm.
Điều này giúp họ hiểu được năng lực của từng thành viên, nhận ra và kéo gần khoảng cách kỹ năng, theo dõi tiến độ, hợp lý hóa việc ra quyết định và nỗ lực đào tạo có mục tiêu để tối ưu hóa hiệu suất của nhóm.
Kết quả của việc lập ma trận kỹ năng đúng là dự án được thực hiện thành công. Qua đó doanh nghiệp sẽ xây dựng được lực lượng lao động vừa có khả năng vừa đạt được mục tiêu riêng của họ.
Bài viết này đề cập đến 5 bước tạo ra và sử dụng ma trận kỹ năng nhằm giúp tổ chức thực hiện quản lý nguồn lực hiệu quả, mang lại kết quả tích cực cho dự án.
1. Phác thảo các kỹ năng cần thiết cho dự án
Các chuyên gia đào tạo nên xác định các kỹ năng cụ thể, cần thiết cho dự án.
Để làm được điều này, bạn có thể kết nối trưởng nhóm và nhân viên từng làm việc với nhau. Các kỹ năng cần phù hợp với dự án. Bạn có thể tạo ra một danh sách chính xác mà không cần bổ sung các kỹ năng không liên quan.
Ví dụ như nếu trưởng phòng muốn đào tạo các thành viên trong nhóm cho hệ thống tổng đài thì các kỹ năng nên bao gồm:
- Quản lý phản hồi trò chuyện và email
- Quản lý cuộc gọi
- Tương tác truyền thông xã hội
Các kỹ năng như tương tác trực tiếp với khách hàng hoặc xử lý tài liệu thủ công sẽ không phù hợp với với tổng đài trực tuyến.
2. Thiết lập ma trận chấm điểm kỹ năng
Các chuyên gia đào tạo cần có hệ thống cho phép họ chấm điểm kỹ năng của nhân viên.
Họ có thể tạo hệ thống xếp hạng ma trận kỹ năng tùy chỉnh hoặc chọn từ các thang đo phổ biến như Thang đo Likert. Hệ thống xếp hạng này được sử dụng trong bảng câu hỏi để đánh giá ý kiến, nhận thức hoặc thái độ của ứng viên.
Dưới đây là một số ví dụ về các thang đo khác nhau và cách sử dụng chúng:
| Thang điểm 3: Phù hợp khi cần một loạt phản hồi cơ bản để đánh giá nhanh kỹ năng hoặc nhận thức | Người mớiThành thạoNâng cao |
| Thang điểm 5: Giúp nắm bắt được mức độ năng lực trung bình | Không có kinh nghiệmĐã được đào tạoCó thể thực hiện dưới giám sátCó thể thực hiện độc lậpCó thể đào tạo người khác về nghiệp vụ |
| Thang điểm 10: Lý tưởng cho việc đánh giá toàn diện về kỹ năng và hiệu suất của nhân viên | Không có kiến thứcNgười mới hoàn toàn nhưng có kiến thức 4-5. Mới bắt đầu, có ít kinh nghiệm 6-7. Trung cấp 8.Thành thạo 9. Nâng cao 10. Chuyên gia |
3. Đánh giá kỹ năng của từng nhân viên
Phân tích kỹ năng của mỗi nhân viên giúp nâng cao hiệu quả của ma trận kỹ năng. Dưới đây là một số phương pháp xem xét:
- Xem lại các báo cáo hiệu suất trước đó. Các báo cáo định lượng có thể đo lường được năng suất của nhân viên, tiến độ mục tiêu, doanh số bán hàng… cung cấp những hiểu biết về hiệu suất và khả năng làm việc trước đây của nhân viên.
- Các điểm dữ liệu khác. Tìm kiếm các dữ liệu phản ánh mức độ kỹ năng của nhân viên như khảo sát khách hàng, phân tích cuộc gọi, lời khiếu nại hay lời khen ngợi giúp xác định điểm mạnh và lĩnh vực trọng tâm.
- Tự đánh giá của nhân viên. Yêu cầu nhân viên tự đánh giá kỹ năng sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về khả năng của bản thân.
- Phản hồi từ quản lý. Phản hồi trực tiếp từ quản lý giúp xác định kỹ năng nào đã được thành thạo và kỹ năng nào cần phát triển thêm.
Dù với phương pháp đánh giá nào, chuyên viên đào tạo nên tuân theo thang đánh giá để chấm điểm năng lực của thành viên trong nhóm dựa trên đánh giá kỹ năng.
4. Đánh giá mức độ quan tâm của từng thành viên trong nhóm
Đánh giá mức độ quan tâm của mọi thành viên trong nhóm là sự bổ sung cho ma trận kỹ năng. Hiểu được mối quan tâm nghề nghiệp của nhân viên có thể giúp các chuyên gia đào tạo điều chỉnh các chương trình đào tạo, từ đó định hình quỹ đạo sự nghiệp của nhóm.
Để làm được điều này, chuyên gia đào tạo có thể tạo danh sách các kỹ năng cần thiết cho dự án. Họ có thể mời từng thành viên bày tỏ mức độ quan tâm của mình đối với từng kỹ năng. Điều này giúp chuyên gia đào tạo phân tích nguyện vọng nghề nghiệp của từng nhân viên.
Không cần phải xây dựng một hệ thống xếp hạng phức tạp cho việc đánh giá này. Giảng viên có thể chỉ cần làm bảng câu hỏi với các lựa chọn rõ ràng từ “không quan tâm đến kỹ năng này” đến “rất quan tâm đến kỹ năng này”.
5. Sắp xếp và trực quan hóa thông tin theo ma trận
Bước cuối cùng là sắp xếp dữ liệu đánh giá thu thập được thành ma trận kỹ năng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một bảng đơn giản nêu bật các kỹ năng và mức độ quan tâm của từng nhân viên.
Đây là mẫu ma trận kỹ năng:
| Kỹ năng 1 Đánh giá mức độ thành thạo và yêu thích | Kỹ năng 2 Đánh giá mức độ thành thạo và yêu thích | Kỹ năng 3 Đánh giá mức độ thành thạo và yêu thích | |
| Nhân viên 1 | |||
| Nhân viên 2 | |||
| Nhân viên 3 | |||
| Nhân viên 4 |
Sau khi hoàn tất, chuyên gia đào tạo có thể xem lại bảng và xác định xem nhóm có đủ kỹ năng phù hợp để làm việc trong các dự án không.
Ví dụ: Cùng xem xét một dự án phát triển trang web công nghệ, chuyên gia đào tạo cần phát triển nguồn lực phù hợp nên tiến hành đánh giá các kỹ năng của nhân viên. Một số kỹ năng phù hợp với dự án này là phát triển web, thiết kế web và ngôn ngữ lập trình. Đây là cách các chuyên gia đào tạo có thể tạo ra một ma trận kỹ năng:
| Mức độ thành thạo/ Mức độ yêu thích Phát triển web (1-5/1-2) | Mức độ thành thạo/ Mức độ yêu thích Thiết kế web (1-5/1-2) | Mức độ thành thạo/ Mức độ yêu thích Ngôn ngữ lập trình (1-5/1-2) | |
| Ava | 3/1 | 4/1 | 4/1 |
| Bruno | 3/1 | 5/1 | 4/1 |
| Denise | 2/2 | 3/1 | 4/2 |
| Samir | 1/2 | 3/1 | 3/2 |
Mức độ yêu thích: 1- Thích; 2- Không thích
Mức độ thành thạo: 1- Chưa có kiến thức; 2- Có ít kiến thức; 3- Trung cấp; 4- Thành thạo; 5- Chuyên gia
Theo mức độ yêu thích và mức độ thành thạo của các nhân viên, Ava và Bruno là 2 ứng cử viên sáng giá cho dự án này.
Ma trận kỹ năng giúp các chuyên gia đào tạo phân bổ nguồn lực một cách chiến lược, đồng thời đảm bảo kết quả dự án.
Kết luận
Ma trận kỹ năng có thể là cách các chuyên gia đào tạo tối đa hóa tác động của các chương trình đào tạo. Họ thực hiện điều này bằng cách tạo ra các chiến lược phù hợp và sử dụng hiệu quả các nguồn lực để đảm bảo hiệu suất cao nhất. Tất cả những gì họ cần làm là tận dụng thang đánh giá và phương pháp đánh giá phù hợp.
Tóm lại, ma trận kỹ năng không chỉ là một công cụ. Nó là động lực thúc đẩy sự thành công lâu dài của tổ chức.
Dịch từ: How to Create and Use a Skills Matrix in 5 Steps
