Khi lập kế hoạch cho một chương trình đào tạo elearning, giảng viên thường tập trung động não về chủ đề, lựa chọn hình thức phù hợp và tạo nội dung hấp dẫn. Tuy nhiên, một khía cạnh quan trọng đôi khi không nhận được sự quan tâm xứng đáng.
Nội dung là vua (hoặc nữ hoàng). Nhưng cách bạn truyền tải nội dung cũng quan trọng không kém. Nếu bạn chưa lên kế hoạch trước về cách người học sẽ truy cập vào khóa học và tương tác với tài liệu hoặc cách bạn theo dõi tiến trình của họ, các nỗ lực của bạn sẽ không dẫn đến kết quả.
Theo Tạp chí Đào tạo, 89% công ty Hoa Kỳ sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS) để cung cấp các khóa học trực tuyến. Điều đáng ngạc nhiên là 11% công ty vẫn đang bỏ lỡ những nền tảng này. Trong bài viết, chúng ta sẽ khám phá các phương pháp truyền tải truyền thống và đánh giá lý do tại sao chúng không hiệu quả trong quá trình học tập.
Thách thức chính của truyền thông đào tạo truyền thống
Ngay cả khi các khóa học trực tuyến đã sẵn sàng kích hoạt, một số công ty vẫn tiếp tục phụ thuộc vào các phương pháp phân phối truyền thống, lỗi thời như chia sẻ khóa học thông qua bộ nhớ đám mây (Dropbox, Google Drive hoặc Sharepoint), tải chúng lên trang web hoặc gửi qua email hoặc kênh trò chuyện. Mặc dù các phương pháp này đơn giản, nhưng đây chính là lý do khiến chúng không nhận được nhiều quan tâm.
Gánh nặng cho hành chính
Việc gửi tài liệu học tập mà không có bất kỳ công cụ quản lý đào tạo và tự động hóa nào có thể khiến người hướng dẫn và quản trị viên đau đầu. Họ dành quá nhiều thời gian để quản lý các nhiệm vụ như gửi tài liệu, cập nhật nội dung và đảm bảo mọi người đều có phiên bản mới nhất thay vì tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
Nếu không có sự kiểm soát tập trung, việc duy trì tính bảo mật và nhất quán cũng có thể là một thách thức, đặc biệt khi có càng nhiều người học. Việc phải gửi lại các khóa học qua email cho mỗi nhân viên mới chỉ làm tăng thêm gánh nặng.
Không theo dõi và báo cáo
Một trong những sai lầm lớn nhất khi phân phối các chương trình đào tạo lỗi thời là bạn không biết nó thành công như thế nào. Người học đã hoàn thành khóa đào tạo chưa? Họ có đang gặp khó khăn với các học phần cụ thể không?
Nếu không có hệ thống tự động theo dõi tiến độ, mức độ hoàn thành, điểm số và lượng thời gian dành cho việc học thì bạn sẽ không thể thu thập được không tin chi tiết có giá trị để cải thiện tài liệu đào tạo, hoặc điều chỉnh chúng phù hợp với nhu cầu cụ thể của người học. Cố gắng theo dõi quá trình đào tạo theo cách thủ công không phải là một lựa chọn. Nó không chỉ tốn quá nhiều thời gian mà còn có thể dẫn đến sai lầm.
Vòng phản hồi chậm
Gửi các khóa học mà không theo dõi tự động có thể là một rắc rối thực sự khi liên quan đến giao tiếp và phản hồi. Các câu hỏi hoặc yêu cầu của người học có thể bị lạc trong hộp thư của giảng viên, dẫn đến phản hồi chậm trễ.
Sự chậm trễ này có thể làm chậm tiến độ của người học và khiến họ cảm thấy không được hỗ trợ. Ngoài ra, nếu không có phản hồi nhanh, người hướng dẫn không thể biết được điều gì đang hoạt động tốt và điều gì cần cải thiện.
3 lý do để chuyển sang LMS cho chương trình elearning
Hãy chú tâm sang 89% công ty cung cấp dịch vụ học tập trực tuyến thông qua LMS, họ đã bỏ xa những thách thức mà chúng tôi đề cập ở trên. Nếu bạn chưa phải là một trong số họ, hãy xem những lợi ích mà nền tảng này mang lại cho quản trị viên và người học. Qua đó quyết định xem chúng quan trọng như thế nào.
Quản lý đào tạo thông minh
LMS đóng vai trò là trung tâm của tất cả tài liệu đào tạo, khóa học và hướng dẫn, đảm bảo mọi thứ đều được sắp xếp, có thể truy cập và có cấu trúc tốt. Quản trị viên có thể quản lý tất cả nội dung ở một nơi duy nhất và dễ dàng cập nhật các khóa học. Một số nền tảng đi kèm với các ứng dụng di động cung cấp cho người học quyền truy cập đào tạo 24/7 – mọi lúc, mọi nơi.
Tự động hóa đào tạo là một lợi thế lớn của các nền tảng này. Nhiều LMS cho phép bạn đăng ký và gia hạn người dùng tự động dựa trên các tiêu chí hoặc nhím người học cụ thể, đảm bảo mọi người đều nhận được chương trình đào tạo phù hợp. Ví dụ như bạn có thể tự động chỉ định một khóa học nhập môn mỗi khi có thành viên mới được thêm vào nhóm thực tập sinh.
Một số nền tảng tự động gửi thông báo các khóa học hoặc sự kiện mới, lời nhắc nhở về deadline hoặc các ngày quan trọng khác, giúp người học luôn tham gia và đi đúng lộ trình học tập. Điều này có thể giảm bớt một số công việc bạn cần làm trong quá trình luyện tập hàng ngày.
Phân tích đào tạo chi tiết
Các phương pháp đào tạo truyền thống thường không dựa vào tự động hóa hoặc theo dõi, bạn phải tự mình phỏng đoán về tính hiệu quả hoặc mất nhiều ngày để kiểm tra các khóa học. Trong khi đó LMS cung cấp các phân tích chi tiết để có được thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu theo thời gian thực.
Một số nền tảng cung cấp nhiều báo cáo được tạo sẵn khác nhau và cho phép bạn tạo các báo cáo tuy chỉnh để theo dõi quá trình đào tạo từ các góc độ khác nhau. Bạn có thể xem tổng quan về hiệu suất của toàn bộ phận hoặc tập trung vào sự tiến bộ của từng nhân viên. Theo dõi tỷ lệ hoàn thành, thời gian dành cho mỗi khóa học, số lần làm bài kiểm tra và nhiều việc khác với chỉ vài cú nhấp chuột.
Bằng cách sử dụng LMS, bạn cũng có thể xác định tài liệu nào thu hút người học và tài liệu nào cần để cải thiện họ. Những hiểu biết này có giá trị trong việc tinh chỉnh các chương trình đào tạo, cá nhân hóa công việc và đảm bảo kết quả thành công.
Người học tham gia tốt hơn
LMS có thể giúp người học tiếp tục tham gia vào các trải nghiệm tương tác thay vì thụ động. Nhiều nền tảng có tính năng trò chơi như trao điểm khi hoàn thành khóa học, cấp huy hiệu hoặc tạo bảng xếp hạng. Ví dụ như người học có thể nhận được huy hiệu “Nhà đàm phán giỏi nhất” khi hoàn thành khóa học kỹ thuật bán hàng.
Tất cả các tinh năng này làm cho việc học trở nên thú vị hơn và khuyến khích sự tham gia tích cực, cảm giác thân thuộc và sự cạnh tranh thân thiện giữa các học viên.
Bạn cũng có thể tự động cung cấp chứng chỉ hoàn thành để không chỉ tăng cường mức độ tương tác mà còn đáp ứng nhu cầu tuân thủ đối với một số chương trình đào tạo nhất định.
Kết luận
Đây chỉ là một số lý do chính tại sao LMS cần thiết với bất kỳ ai mới bắt đầu đào tạo trực tuyến hoặc cung cấp các khóa học eLearning. LMS cũng đi kèm với các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ tài liệu đào tạo khỏi bị truy cập hoặc sao chép trái phép. Khi tổ chức của bạn mở rộng, bạn có thể dễ dàng đáp ứng nhu cầu đào tạo ngày càng tăng mà không gặp rắc rối nào.
Dịch từ Still Emailing Online Courses? Discover The Better Way for eLearning Delivery
