Các nhóm học tập và phát triển (L&D) phân tán về mặt địa lý phải đối mặt với những thách thức về khoảng cách và múi giờ khác nhau để đạt được khả năng giao tiếp hiệu quả, đảm bảo chất lượng đào tạo nhất quán và hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh, đồng thời dựa vào công nghệ để thu hẹp khoảng cách vật lý.
Các buổi học chiến lược trực tiếp hoặc bên ngoài cung cấp giải pháp để các nhóm đào tạo và phát triển giải quyết những thách thức này tốt hơn. Cho dù nó được gọi là cuộc họp off-site hay hội nghị thượng đỉnh thì mục tiêu đều giống nhau: tập hợp các nhóm L&D phân tán lại với nhau để có kết quả kinh doanh tốt hơn.
Nhóm L&D này mang lại giá trị cho doanh nghiệp bằng cách :
- Điều chỉnh L&D một cách chiến lược với các mục tiêu kinh doanh rộng hơn.
- Cải thiện khả năng giao tiếp và hợp tác nhóm
- Cung cấp cơ hội khám phá các chiến lược và công cụ học tập mới
- Cung cấp phát triển kỹ năng đặc biệt cho các chuyên gia học tập
- Cải thiện văn hóa học tập tổng thể của tổ chức
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những lời khuyên hàng đầu và bài học rút ra từ các nhà lãnh đạo trong ngành đào tạo để điều phối một nhóm L&D liền mạch bên ngoài cơ sở để có tác động tối đa và lâu dài.
5 điều cần cân nhắc để thực hiện chương trình L&D off-site thành công
1. Chuẩn bị sân khấu: Chọn thời điểm và không gian phù hợp
Khi lên kế hoạch cho một sự kiện L&D off-site, điều cần cân nhắc đầu tiên (sau khi xác định ngân sách) là thời gian và địa điểm. Avery Vogt – điều phối viên đào tạo – nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chọn một địa điểm trung tâm vừa dễ tiếp cận vừa hấp dẫn để đảm bảo những người tham dự mong chờ sự kiện. Đó không nhất thiết phải là một thành phố đắt đỏ, nhưng hãy cố gắng tránh những địa điểm xa xôi, ít hoạt động có thể làm sau các buổi học. Cô gợi ý nên cân nhắc thời gian trái mùa để lên lịch dễ dàng hơn và giảm chi phí đi lại, đặc biệt nếu ngân sách eo hẹp.
Một yêu tố quan trọng khác khi lựa chọn địa điểm là không gian vật lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và cộng tác như thế nào, theo Phil Moore – giám đốc lãnh đạo tư tưởng và sáng kiến chiến lược tại Cornerstone cho biết. Ông nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có chủ ý và không bị mắc kẹt trong một không gian do lập kế hoạch kém: “Không gian vật lý có thể bị đánh giá thấp do tác động của nó đối với sự thành công của các buổi học này. Bạn cần một không gian tạo điều kiện cho tinh thần đồng đội phát triển khi làm việc từ xa không giải quyết được vấn đề này”. Ông khuyên nên kiểm tra trước không gian để đảm bảo nó thuận lợi cho việc di chuyển và tương tác, với chỗ ngồi linh hoạt và bảng trắng hoặc không gian cho bảng lật (flip charts), xem những gì có thể điều chỉnh được.
Giám đốc phát triển nghề nghiệp của LinkedIn, Tiffany Poeppelman chỉ ra rằng ngân sách lớn không phải là điều cần thiết vì các lựa chọn thay thế như mô hình ảo hoặc kết hợp có thể hiệu quả như nhau, đặc biệt là khi nhóm người tham dự theo múi giờ. Điều này có thể giúp quản lý các hạn chế về địa lý và ngân sách một cách hiệu quả.
2. Thiết kế Agenda: Cân bằng giữa học tập và hợp tác
Để xác định sự cân bằng phù hợp giữa lập kế hoạch chiến lược, học tập chính quy và team building nhằm tận dụng tối đa thời gian, Poeppelman khuyên bạn nên đánh giá nhu cầu hiện tại của nhóm và tập trung vào các lĩnh vực đang có thách thức cần giải quyết một cách không đồng bộ. Cô nói “Hãy để dành những việc khó khăn cho căn phòng và tránh làm những việc mà bạn không thể làm một cách đồng bộ”. Điều này yêu cầu đánh giá trước và lập kế hoạch chiến lược, nhưng cô giải thích “nếu bạn muốn làm đúng, hãy dành nhiều công sức ngay từ đầu và bạn sẽ thu được nhiều lợi ích hơn từ việc đó”
Nếu nhóm còn khá mới hoặc không đồng bộ, bạn sẽ muốn tạo ra nhiều cơ hội cộng tác và giao tiếp hơn. Đối với các nhóm đã quen thuộc với phong cách và khả năng làm việc của nhau, trọng tâm có thể chuyển sang lập kế hoạch chiến lược và giải quyết những thách thức phức tạp.
Kết hợp các bài tập hợp tác vào agenda gắn liền trực tiếp với các tình huống công việc thực tế hoặc các mục tiêu chiên lược không mang lại cảm giác giống như các hoạt động xây dựng nhóm. Moore nói “Một cách tuyệt vời để tạo sự kết nối trong nhóm là tạo không gian để mọi người cùng nhau suy nghĩ, cùng nhau học hỏi. Vì vậy, thay vì có một chương trình làm việc nhồi nhét để phù hợp với một bài tập xây dựng nhóm kéo dài 2 giờ, hãy dành nhiều thời gian hơn để mọi người thảo luận và chia sẻ lại những gì họ đã trải qua.”
Hãy nhường chỗ cho niềm vui. Nó bao gồm thời gian nghỉ giải lao, ăn uống và các hoạt động sau giờ làm việc để người tham dự có thể kết nối theo những cách khác. Nếu thời gian (và ngân sách) cho phép, hãy điều phối ít nhất một hoạt động nhóm như đi bộ đường dài, tham quan hoặc ăn trưa.
3. Chọn nội dung: Căn chỉnh các phần với mục tiêu chiến lược
Lựa chọn nội dung, người thuyết trình và người hướng dẫn phù hợp có tác động đáng kể đến thành công của chương trình off-site. Nội dung phải phù hợp với mục tiêu chiến lược tổng của tổ chức. Điều này đảm bảo rằng mỗi phần đều góp phần thúc đẩy tổ chức tiến lên, giải quyết các lĩnh vực cần thiết cụ thể như phát triển khả năng lãnh đạo, áp dụng công nghệ hoặc thay đổi văn hóa.
Tìm kiếm các đối tác bên ngoài để có các khóa học, hội thảo và nội dung sẵn có có thể tạo ra sự thống nhất về quy trình, cách tiếp cận và ngôn ngữ. Moore cho biết thêm, nội dung bên ngoài có thể hữu ích cho những lĩnh vực mà nhóm có thể đã có những thành kiến hoặc còn dè dặt. Ông nói rằng: “Nội dung bên ngoài mang đến một ánh sáng mới, một giai điệu mới, một góc nhìn khác biệt.” Các đối tác bên ngoài cũng có thể bổ sung thêm yếu tố uy tín, điều này có thể giúp việc triển khai suôn sẻ hơn.
Để xác định xem liệu nhà cung cấp bên ngoài có thể là lựa chọn tốt nhất cho những nhu cầu kỹ năng nhất định hay không, Poeppelman khuyên bạn nên cân nhắc “Chúng ta đang cố gắng giải quyết vấn đề gì? Chúng ta có đủ khả năng và nguồn lực nội bộ để thực hiện việc đó hay chúng ta cần một quan điểm bên ngoài để giúp chúng ta đạt được những mục tiêu đó?”
4. Thúc đẩy sự tham gia: Cung cấp nhiều hoạt động liên quan
Sự tương tác là một yếu tố quan trọng trong sự thành công của bất kỳ hoạt động bên ngoài nào. Để đạt được điều đó đúng cách đòi hỏi chúng ta phải có cách tiếp cận đa dạng. Vogt khuyến nghị nên kết hợp nhiều hoạt động khác nhau cùng với những khoảng thời gian nghỉ ngơi có chiến lược để duy trì năng lượng ở mức cao. Thêm vào các yêu tố tương tác thăm dò ý kiến và trò chơi, hoặc công nghệ tương tác khác để người tham dự duy trì sự tương tác và kết nối, cả về nội dung lẫn hình thức.
Một cách để thu hút sự tham gia là phân chia thành viên trong nhóm vào các cộng đồng theo thế mạnh của họ để tổ chức, lập kế hoạch và tổ chức phiên liên quan đến các lĩnh vực trọng tâm. Moore nói rằng “Tận dụng kinh nghiệm của họ và cho họ cơ hội chia sẻ chuyên môn luôn là cách tuyệt vời để thúc đẩy sự tương tác”.
Poeppelman nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo mọi hoạt động đều có kết quả rõ ràng, xác định, đảm bảo mức độ tham gia cao và tránh khiến người tham dự bị choáng ngợp với nội dung không liên quan. Việc kết nối mỗi phiên với các kết quả cụ thể sẽ đảm bảo chúng đi đúng mục đích và đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chung của sự kiện, điều này sẽ giúp người tham gia tập trung và đầu tư vào công việc của họ.
5. Duy trì động lực: Chiến lược tạo tác động lâu dài
Như bất kỳ chuyên gia học tập nào cũng biết, thước đo thực sự cho sự thành công của một sáng kiến là thông tin được lưu giữ tốt đến mức nào và các khái niệm được triển khai sau đó hiệu quả như thế nào. Vogt đề xuất một hoạt động kết thúc, trong đó những người tham dự cùng nhau chia sẻ những bài học nổi bật của họ, đảm bảo mọi người đều có đóng góp và rời đi với những ý tưởng có thể thực hiện được.
Để duy trì động lực sau đó, Poeppelman đề xuất thiết lập một khung thời gian đã thống nhất để cùng nhau quay lại và trình bày những bài học rút ra cũng như các bước tiếp theo cho các bên liên quan khác, đồng thời giải thích “Việc ‘chia sẻ lại’ sau đó có thể là trách nhiệm tốt, nhưng cũng cho thấy thời gian đó được sử dụng như thế nào”.
Thảo luận về các chiến lược tiếp theo và thiết lập các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được là rất quan trọng để áp dụng các chiến lược và mục tiêu được thảo luận trong khóa học.
Kết
Cuối cùng, đội ngũ đào tạo bên ngoài được thực hiện tốt không chỉ nâng cao kỹ năng cá nhân và sự gắn kết nhóm mà còn thúc đẩy tổ chức tiến lên bằng cách gắn kết quả học tập với mục tiêu kinh doanh. Bằng cách lập kế hoạch cẩn thận, rõ ràng từng khía cạnh – từ thời gian, bối cảnh đến nội dung và theo dõi – các nhóm đào tạo và phát triển có thể tạo ra một môi trường hiệu quả và đầy cảm hứng nhằm thúc đẩy sự phát triển chuyên nghiệp và liên kết chiến lược. Những sự kiện này không chỉ là cơ hội gắn kết mọi người lại với nhau mà còn là nền tảng cho sự phát triển nghề nghiệp liên tục và thành công chiến lược.
Dịch từ 5 Tips for Planning a Successful L&D Off-Site Event
