Với việc 67% nhân viên ở Mỹ cảm thấy không được đánh giá cao, các tổ chức phải chấp nhận và áp dụng phản hồi từ nhân viên nếu họ muốn duy trì tính cạnh tranh. Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất để thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục này là phản hồi của nhân viên.
Các công ty có thể khai thác những hiểu biết sâu sắc và kinh nghiệm của lực lượng lao động để xác định các lĩnh vực cần phát triển và cải tiến quy trình vận hành nhằm nâng cao hiệu quả, sự gắn kết và sự hài lòng của khách hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của việc thiết lập vòng phản hồi của nhân viên, thu thập và phân tích dữ liệu phản hồi cũng như chuyển đổi thông tin đầu vào có giá trị đó thành những cải tiến hữu hình.
Cách thiết lập vòng phản hồi của nhân viên
Vòng phản hồi của nhân viên là một chu trình liên tục thu thập, phân tích và hành động dựa trên phản hồi từ các thành viên trong nhóm. Để tạo vòng phản hồi thành công, bạn phải thiết lập các phương pháp thu thập phản hồi thường xuyên và kịp thời, thuận tiện cho nhân viên và có thể giúp họ cảm thấy thoải mái.
Điều này có thể bao gồm các cuộc khảo sát, cuộc họp trực tiếp một đối một, nhóm tập trung, hộp gợi ý và nền tảng kỹ thuật số. Điều quan trọng là giúp nhân viên chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của họ một cách dễ dàng và thoải mái. Giao tiếp rõ ràng cũng cần thiết. Hãy cho nhóm của bạn biết tại sao phản hồi của họ lại quan trọng và cách sử dụng phản hồi đó để thúc đẩy sự thay đổi tích cực.
Theo dõi nhân viên sau khi thu thập phản hồi để cho thấy rằng ý kiến đóng góp của họ được đánh giá cao và được thực hiện. Điều quan trọng nhất là áp dụng cách tiếp cận theo định hướng hành động. Phản hồi chỉ hữu ích nếu nó dẫn đến những cải tiến đáng chú ý. Kết quả có thể đạt được là nhân viên cảm thấy phản hồi của họ là quan trọng và đáng giá.
Những điểm chính:
- Vòng phản hồi của nhân viên là một chu trình liên tục thu thập, phân tích và hành động dựa trên phản hồi.
- Áp dụng cách tiếp cận theo định hướng hành động để biến phản hồi thành những cải tiến cụ thể.
Thu thập và phân tích phản hồi của nhân viên
Có rất nhiều phương pháp để thu thập phản hồi của nhân viên, mỗi phương pháp đều có điểm mạnh riêng. Các cuộc khảo sát và bảng câu hỏi có thể cung cấp cách tiếp cận có cấu trúc để thu thập dữ liệu, trong khi các cuộc họp trực tiếp và các nhóm tập trung cho phép thảo luận sâu hơn. Hộp gợi ý và nền tảng kỹ thuật số mang đến cho nhân viên cơ hội chia sẻ ý tưởng một cách ẩn danh.
Công nghệ cũng có thể hợp lý hóa quá trình phản hồi. Các công cụ tự động hóa kiểm toán nội bộ có thể giúp bạn phân tích dữ liệu nhanh hơn để bạn có thể tìm ra vấn đề chung giữa hầu hết nhân viên. Xác định các vấn đề cấp bách nhất và ưu tiên các lĩnh vực cần cải thiện dựa trên tác động của chúng đối với sự hài lòng của nhân viên, năng suất và kết quả kinh doanh.
Điều này không chỉ quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp mà còn đảm bảo rằng nhân viên biết ý kiến của họ được coi trọng và xem xét một cách chân thực.
Những điểm chính:
- Các cuộc họp trực tiếp và các nhóm tập trung cho phép thảo luận chuyên sâu.
- Hộp gợi ý và nền tảng kỹ thuật số mang lại cơ hội phản hồi ẩn danh.
Cách lấy phản hồi của nhân viên và thực hiện nó
Khi bạn đã thu thập và phân tích phản hồi của nhân viên, đã đến lúc hành động. Xây dựng kế hoạch hành động rõ ràng với mục tiêu và thời gian cụ thể. Phân công trách nhiệm và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đảm bảo thực hiện thành công.
Truyền đạt kế hoạch của bạn cho nhân viên để họ biết phản hồi của họ đang được áp dụng vào thực tế. Khi thực hiện các thay đổi đối với quy trình vận hành, hãy cân nhắc việc thử nghiệm thí điểm hoặc triển khai theo từng giai đoạn để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Cung cấp đào tạo và hỗ trợ để giúp nhân viên thích ứng với các quy trình mới.
Liên tục theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu sự khác biệt giữa kiểm toán và thanh tra để không nhầm lẫn giữa hai điều này. Thanh tra là một nhiệm vụ ngắn hạn thường được thiết kế để tập trung vào một lĩnh vực cụ thể trong khi kiểm toán có phạm vi rộng hơn và có thể bao gồm nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp.
Những điểm chính:
- Xây dựng kế hoạch hành động rõ ràng với mục tiêu và thời gian cụ thể.
- Phân công trách nhiệm và phân bổ các nguồn lực cần thiết để thực hiện thành công.
Kết luận
Việc sử dụng đúng phản hồi của nhân viên có thể giúp doanh nghiệp cải thiện và phát triển. Các tổ chức có thể khai thác nhiều lợi ích bằng cách thiết lập vòng phản hồi mạnh mẽ, thu thập và phân tích những hiểu biết có giá trị, đồng thời biến thông tin đầu vào đó thành hành động.
Khi nhân viên thấy phản hồi của mình thúc đẩy sự thay đổi tích cực, họ có thể cảm thấy được lắng nghe, được đánh giá cao và gắn kết hơn với công việc của mình. Sự thúc đẩy tinh thần này có thể chuyển thành tăng năng suất và cam kết mạnh mẽ hơn với các mục tiêu của công ty.
Quy trình vận hành được tinh chỉnh giúp nâng cao hiệu quả, quy trình làm việc trôi chảy hơn và trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Với sự cải tiến liên tục dựa trên hiểu biết sâu sắc của nhân viên, doanh nghiệp có thể luôn linh hoạt, thích ứng và dẫn đầu xu hướng.
Vì vậy, hãy nắm bắt sự khôn ngoan của lực lượng lao động của bạn. Hãy để phản hồi của họ dẫn đường cho bạn đến sự cải tiến liên tục và theo dõi tổ chức của bạn vươn lên tầm cao mới của thành công.
Dịch từ Continuous Improvement: Using Employee Feedback to Refine Operating Procedures
