Phản hồi hiệu quả tạo điều kiện cho nhân viên phát triển, đội nhóm gắn kết và hiệu suất công việc được nâng cao. Vậy tại sao nhiều nhà quản lý vẫn còn e ngại điều đó?
Những nghiên cứu gần đây cho thấy 69% quản lý cảm thấy không thoải mái khi giao tiếp với nhân viên, và 37% cảm thấy khó khăn khi đưa ra phản hồi trực tiếp. Hãy xem những gì có thể thay đổi để giảm tỉ lệ phần trăm này xuống và mang lại kỹ năng giúp nhà quản lý cảm thấy thoải mái hơn trong mọi hoạt động giao tiếp.
Chuẩn bị trước khi đưa ra phản hồi
Đưa ra phản hồi hiệu quả không chỉ diễn ra trong cuộc đối thoại. Nó cũng bao gồm những gì bạn chuẩn bị. Trước khi bắt đầu quy trình phản hồi, hãy xác định rõ mục tiêu cần đạt được là gì. Bạn có một vấn đề hay một công việc cần thực hiện tốt hay hướng dẫn phát triển chuyên môn? Đặt ra ý định rõ ràng giúp đi đúng hướng và đảm bảo phản hồi của bạn có mục đích.
Để giúp phản hồi của bạn có ý nghĩa, hãy thu thập các ví dụ cụ thể hỗ trợ quan điểm của bạn, chẳng hạn như trường hợp nhân viên xuất sắc hoặc hiệu suất của họ không đáp ứng được kỳ vọng. Các ví dụ cụ thể giúp bối cảnh hóa phản hồi và cung cấp điểm khởi đầu rõ ràng cho cuộc thảo luận.
Thời điểm cũng rất quan trọng. Chọn thời điểm mà cả bạn và nhân viên đều có thể tham gia vào cuộc trò chuyện và tránh những thời điểm căng thẳng cao độ hoặc rối loạn cảm xúc, khi khả năng tiếp thu và hành động theo phản hồi có thể bị tổn hại.
Ngoài ra, hãy chọn một môi trường thuận lợi cho cuộc trò chuyện riêng tư và tập trung. Một khung cảnh trung lập và thoải mái giúp mọi người cảm thấy dễ dàng giao tiếp cởi mở.
Nếu trước đây bạn đã cung cấp phản hồi cho một nhân viên, hãy xem lại cuộc thảo luận trước đó để đánh giá tiến độ của họ tốt hơn và đảm bảo tính nhất quán trong thông điệp của bạn. Luyện tập đưa ra phản hồi để đảm bảo giọng điệu của bạn mang tính xây dựng, tôn trọng, khuyến khích và xác thực.
Hãy nhớ rằng phản hồi hiệu quả phải luôn là cuộc trò chuyện hai chiều. Vì vậy hãy lên kế hoạch cho các câu hỏi mở để khuyến khích thảo luận và sẵn sàng lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên cũng như phản hồi bằng những hiểu biết sâu sắc hoặc bài học rút ra có thể hành động. Quan điểm là cung cấp những hiểu biết có giá trị và góp phần vào sự hiểu biết và liên kết. Hãy sẵn sàng thảo luận về các giải pháp hoặc các bước cải tiến tiềm năng. Chuẩn bị sẵn ý tưởng và cởi mở với những đề xuất. Mục tiêu là kết thúc cuộc trò chuyện với một kế hoạch hành động chung.
EQ là không thể thiếu khi đưa ra phản hồi
Trí tuệ cảm xúc (EQ) cho phép bạn hiểu và quản lý cảm xúc một cách tích cực để giảm bớt căng thẳng, giao tiếp hiệu quả, đồng cảm với người khác và xoa dịu xung đột. Nếu bạn tận dụng EQ khi đưa ra phản hồi, bạn có thể biến những tương tác mà nhân viên thường sợ hãi thành cơ hội mà họ coi trọng.
Sự đồng cảm là yếu tố cốt lõi của EQ. Bạn có thể không đồng ý với quan điểm của nhân viên nhưng hãy làm việc chăm chỉ để lắng nghe họ và xem phản hồi của bạn qua con mắt của họ. Điều này có thể giúp bạn lựa chọn những từ ngữ chắc chắn nhưng tử tế phù hợp với trạng thái cảm xúc và tính cách của từng cá nhân.
Khi các phiên phản hồi trở nên căng thẳng, EQ cao sẽ giúp bạn điều chỉnh các phản ứng cảm xúc của mình, đảm bảo cuộc trò chuyện vẫn mang tính xây dựng. Đó là việc giữ bình tĩnh, tập trung và tập trung vào mục tiêu của phản hồi, bất kể nhân viên phản ứng thế nào. EQ cũng có thể cho phép bạn xoay chuyển để xoa dịu xung đột hoặc căng thẳng trong thời điểm hiện tại.
Tạo một không gian an toàn và hỗ trợ để ngăn phản hồi của bạn kích hoạt sự phòng thủ hoặc lo lắng. Khi nhân viên cảm thấy bạn thực sự quan tâm và đưa ra phản hồi cho sự phát triển của họ, họ sẽ tin tưởng và tôn trọng bạn hơn. Hãy nuôi dưỡng niềm tin này bằng cách duy trì đối thoại liên tục về hiệu suất và sự phát triển thay vì lưu lại phản hồi cho các đánh giá hàng năm.
Một dấu hiệu quan trọng khác của việc cung cấp phản hồi là khả năng tạo điều kiện cho cuộc đối thoại cởi mở. Để làm được điều này, hãy mời nhân viên chia sẻ quan điểm và cảm xúc của họ về hoàn cảnh của họ cũng như phản hồi của bạn, lắng nghe cẩn thận phản hồi của họ và ghi nhận ý kiến đóng góp của họ. Việc trao đổi này có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị về cách cấu trúc phản hồi trong tương lai tốt hơn để đạt được kết quả tích cực.
Biến phản hồi của ngày hôm nay thành sự tăng trưởng của ngày mai
Để truyền cảm hứng cho sự phát triển, hãy xem phản hồi của bạn không phải là một biện pháp trừng phạt mà là một công cụ vô giá để phát triển cá nhân và nghề nghiệp. Điều này bắt đầu bằng việc đưa ra những phản hồi rõ ràng, mang tính xây dựng, phù hợp với nguyện vọng nghề nghiệp của mỗi cá nhân. Phản hồi được cung cấp theo cách chu đáo này sẽ trao quyền cho nhân viên, mang lại cho họ định hướng rõ ràng để cải thiện và phát triển.
Để nuôi dưỡng văn hóa phát triển, hãy tạo ra bầu không khí nơi phản hồi được đưa ra và nhận thường xuyên. Sự cởi mở này bình thường hóa phản hồi và xây dựng văn hóa nhóm bắt nguồn từ việc cải tiến liên tục. Nếu bạn đưa ra phản hồi thường xuyên, nhân viên sẽ ít coi đó là lời phê bình tiêu cực mà coi đó là một phần quan trọng trong quá trình phát triển nghề nghiệp của họ.
Phản hồi được cá nhân hóa đòi hỏi phải hiểu rõ vai trò, điểm mạnh, điểm yếu và nguyện vọng nghề nghiệp của từng nhân viên. Nó cũng đòi hỏi phải nhận ra điều gì thúc đẩy hoặc làm giảm động lực của cá nhân đó. Người quản lý phải hiểu người đứng sau vai trò này để đảm bảo phản hồi của họ được tiếp nhận và hành động.
Để có thể hành động, phản hồi của bạn phải cụ thể và rõ ràng. Tập trung vào các trường hợp và hành vi cụ thể mà nhân viên có thể liên quan và hiểu được, sau đó giúp họ đặt ra các mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được. Những mục tiêu này nên thách thức nhân viên và có thể đạt được bằng nỗ lực. Chia các mục tiêu lớn hơn thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đo lường được để đưa ra con đường rõ ràng phía trước và giúp duy trì động lực.
Khi bạn đã có mục tiêu, hãy làm việc với nhân viên để phát triển một kế hoạch hành động bao gồm các bước cụ thể họ cần thực hiện, các nguồn lực có thể hỗ trợ họ và thời gian thực hiện. Việc kiểm tra thường xuyên giúp kế hoạch đi đúng hướng và cho phép điều chỉnh khi cần thiết. Công nhận và tôn vinh những thành tựu sẽ củng cố hành vi tích cực và động viên họ cũng như các đồng nghiệp của họ.
Hơn nữa, hãy duy trì cuộc đối thoại liên tục về quá trình phát triển. Các cuộc thảo luận thường xuyên mang lại cơ hội đưa ra phản hồi bổ sung, lập kế hoạch mới, điều chỉnh các kế hoạch hiện có và củng cố vai trò của bạn với tư cách là người cố vấn và hỗ trợ.
Việc cung cấp phản hồi cho sự phát triển cá nhân đòi hỏi một cách tiếp cận chủ động với sự chuẩn bị chu đáo và được đưa ra bằng cách sử dụng EQ cao. Hãy nhớ rằng, phản hồi hiệu quả nhất bao gồm một cuộc trò chuyện hiệu quả trong đó tất cả các bên tham gia thúc đẩy việc học hỏi và các bước tiếp theo.
Dịch từ How to Give Better Feedback as a Manager
