Từ 2005, chi tiêu toàn cầu cho học tập và phát triển (L&D) đã liên tục vượt quá 350 tỷ USD hàng năm. Tuy nhiên, bất chấp khoản đầu tư đáng kể này, chỉ có 53% tổ chức theo dõi kết quả đào tạo dài hạn. Các nỗ lực đánh giá L&D vẫn còn lỗi thời.
Trong nhiều thập kỷ, ngành đào tạo đã dựa vào các khuôn khổ truyền thống, đơn giản để đánh giá kết quả đào tạo. Tuy nhiên, khi nhu cầu kinh doanh tiếp tục trở nên phức tạp hơn, chỉ những mô hình truyền thống này là không đủ. Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) và các hướng dẫn mới của họ về thước đo đào tạo và phát triển mang lại cách tiếp cận toàn diện và hiện đại hơn để đánh giá đào tạo.
Bài viết này khám phá những hạn chế của các mô hình truyền thống, giới thiệu các tiêu chuẩn ISO và cung cấp những hiểu biết thực tế để áp dụng những hướng dẫn mới này nhằm nâng cao hoạt động đo lường đào tạo.
Hạn chế của các mô hình đo lường truyền thống
Các mô hình truyền thống với các hộp kiểm và cấp độ từ lâu đã trở thành phướng pháp đánh giá đào tạo, mặc dù chúng đã được phát triển trước khi có sự xuất hiện của máy tính cá nhân, Internet, nền tảng eLearning, học tập trên thiết bị di động và các công cụ phân tích nâng cao. Kết quả là chúng thường cung cấp khuôn khổ rất đơn giản để đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo.
Tom Whelan, Tiến sỹ, giám đốc nghiên cứu của Ngành đào tạo giải thích rằng: “Một trong những hạn chế là những mô hình đó được tạo ra trong một thế giới nơi lượng thông tin về đào tạo rất thấp và bạn phải tự tìm nó. Trong khi đó, hiện nay có rất nhiều thông tin mà chúng ta đã chuyển từ ‘Tôi có thứ gì để sử dụng không?’ sang ‘Làm cách nào để chứng minh một điều có giá trị?’”. Quá trình đào tạo hiện đại đòi hỏi các phương pháp đo lường hiện đại có thể đáp ứng đầy đù sự phức tạp của trải nghiệm học tập ngày nay và nhu cầu đa dạng của người học.
Parker Donnafield, CPTM, nhà tư vấn học tập tại Canvas Credit Union đồng tình với quan điểm này. Với các cấp độ và danh mục được quy định, các mô hình cũ không mang lại sự linh hoạt cần thiết trong môi trường học tập ngày nay. “Mỗi cấp độ nhằm thể hiện một câu chuyện thành công khác nhau, nhưng mọi người có thể bị mắc kẹt trong những yêu cầu đó. Việc phân tích trước đây rất cứng nhắc, nhưng giờ đây nó trở nên linh hoạt hơn và bạn có thể tạo ra câu chuyện từ dữ liệu dễ dàng hơn”.
Sự cứng nhắc này thường dẫn đến sự hiểu biết không đầy đủ về hiệu quả đào tạo, ngăn cản các tổ chức thực hiện cải tiến có ý nghĩa. Do đó, nhu cầu ngày càng tăng về các phương pháp đo lường thích ứng hơn, phản ánh tốt hơn tính linh hoạt và đa dạng của các nỗ lực đào tạo và phát triển.
Sự xuất hiện của các tiêu chuẩn ISO
Nhận thấy nhu cầu về một cách tiếp cận tinh tế hơn, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) đã giới thiệu các tiêu chuẩn ISO 30437 cho các số liệu L&D. Các tiêu chuẩn này cung cấp khuôn khổ rất cần thiết để các chuyên gia học tập tiếp cận việc đo lường đào tạo một cách toàn diện hơn. Khung này đưa ra 3 điều cần cân nhắc để phát triển chiến lược đo lường và phân tích:
- Ai cần số liệu?
- Tại sao việc đào tạo lại được đo lường?
- Cái gì đang được đo lường?
Các tiêu chuẩn này có thể được coi là “khuôn khổ 5-4-3”, đại diện cho 5 loiaj người dùng cuối (end users), 4 lý do để đo lường hoạt động đào tạo và 3 loại số liệu.
Khung 5-4-3 của ISO 30437
| 5 loại người dùng cuối | 4 nguyên nhân để đo lường | 3 loại số liệu |
| Lãnh đạo tổ chức cấp cao Trưởng nhóm hoặc nhóm Người đứng đầu mảng học tập Quản lý đào tạo Người học | Thông báo Giám sát Đánh giá Quản lý | Hiệu quả Tính hiệu quả Kết quả |
Hãy cùng xem xét kỹ hơn từng loại và cách chúng ảnh hưởng đến việc đo lường và báo cáo kết quả học tập.
1. 5 loại người dùng cuối
Hiểu ai sẽ sử dụng dữ liệu giúp bạn điều chỉnh chiến lược đo lường để đáp ứng nhu cầu và mong đợi cụ thể của các bên liên quan khác nhau. Hiểu biết này đảm bảo bạn thu thập dữ liệu liên quan để cung cấp thông tin hữu ích nhất cho nhu cầu ra quyết định của từng nhóm và chứng minh giá trị của đào tạo ở các cấp độ khác nhau. Tùy thuộc vào người dùng, có nhiều lý do khác nhau để đo lường hoạt động đào tạo và các thước đo quan trọng khác nhau giữa các bên liên quan.
2. 4 lý do để đo lường đào tạo
Việc xác định lý do đo lường hoạt động đào tạo ngay từ đầu sẽ làm rõ mục đích thu thập dữ liệu đo lường. Điều này giúp chọn số liệu và định dạng báo cáo phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Những lý do chính để đánh giá đào tạo là:
- Thông báo: Cung cấp câu trả lời thẳng thắn về việc học, chẳng hạn như xu hướng sử dụng hoặc số lượng dịch vụ
- Giám sát: Bối cảnh hóa các số liệu dựa trên các điểm chuẩn (ví dụ những thay đổi về số liệu tương tác theo thời gian)
- Đánh giá: Đánh giá chương trình truyền thống, bao gồm hiệu quả, tính hiệu quả và kết quả mục tiêu
- Quản lý: Sử dụng một bộ số liệu để thúc đẩy những cải tiến liên tục trong hoạt động đào tạo
3. 3 loại số liệu
Việc phân loại số liệu thành hiệu quả, tính hiệu quả và kết quả sẽ đảm bảo cách tiếp cận cân bằng trong việc thu thập và phân tích dữ liệu. Quan điểm này cho phép các tổ chức đánh giá không chỉ số lượng và chất lượng đào tạo mà còn cả tác động của nó đối với các mục tiêu kinh doanh tổng thể. Cả 3 yếu tố này đều cần thiết để chương trình đào tạo mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
Ví dụ về số liệu cụ thể cho từng danh mục:
- Số lượng (Hiệu suất): Các số liệu như số lượng khóa học, người học, chi phí và tỉ lệ sử dụng
- Chất lượng (Hiệu quả): Số liệu so sánh trình độ của Kirkpatrick và ROI cấp 5 của Phillips, bao gồm phản ứng của người học, số lượng đã học và tỷ lệ áp dụng.
- Mục tiêu thay đổi (Kết quả): Các số liệu gắn liền với tác động của tổ chức như tăng doanh số bán hàng hoặc giảm sự cố an ninh mạng.
Khung 5-4-3 chuyển trọng tâm từ cách tiếp cận dựa trên cấp độ sang cách tiếp cận xem xét nhu cầu và bối cảnh cụ thể của các bên liên quan khác nhau.
Rào cản trong việc áp dụng các phương pháp đo lường mới và cách vượt qua chúng
1. Chống lại sự thay đổi
Dù có những lợi ích của tiêu chuẩn ISO, nhiều tổ chức vẫn chưa muốn vượt ra ngoài các phương pháp truyền thống. Chris Massaro, CPTM, giám đốc nhân sự và người hướng dẫn Hội thảo Phân tích Học tập của Ngành Đào tạo giải thích rằng “Bất kỳ cuộc trò chuyện nào về sự thay đổi tổ chức đều luôn có sự phản kháng.” Sự phản kháng này thường bắt nguồn từ sự quen thuộc và đơn giản của các mô hình hiện có.
Để chống lại điều này, Massaro đề xuất thay đổi tư duy: “Bạn phải chuyển từ ý tưởng ‘Tôi đo lường vì bắt buộc phải làm’ sang ‘Tôi đo lường vì tôi muốn có tác động lớn để tạo ra thay đổi, thể hiện giá trị và ROI’”. Nếu không sử dụng quy trình phân tích và đánh giá mạnh mẽ, bạn sẽ không thể chứng minh được việc đào tạo mang lại giá trị cho doanh nghiệp như thế nào.
2. Miễn cưỡng giành thời gian
Một rào cản khác là mọi người bị choáng ngợp khi phải thu thập dữ liệu mới cho một hệ thống mới. Massaro đưa ra lời khuyên là nên khai thác dữ liệu có sẵn để giúp xây dựng hệ thống. “Đã có sẵn dữ liệu trong hệ thống quản lý học tập, hệ thống vốn nhân lực, hệ thống cải thiện hiệu suất của bạn. Bạn không cần phải bắt đầu lại từ đầu”. Bằng cách tận dụng dữ liệu hiện có, các tổ chức có thể tạo ra trường hợp thuyết phục hơn để chuyển đổi sang các khuôn khổ toàn diện như tiêu chuẩn ISO.
3. Sự tham gia của các bên liên quan
Một trong những chìa khóa để áp dụng thành công khung đo lường mới là sự tham gia của các bên liên quan. Massaro khuyên là “Hãy thu hút họ sớm vào quá trình đánh giá, bởi vì nếu bạn có họ ngay từ đầu, họ sẽ thấy mối liên hệ không chỉ với việc đo lường mà còn với quá trình đào tạo. Sau đó, bạn sẽ có được sự ủng hộ tuyệt đối và dẫn đầu về sự thay đổi.”
Donnafield cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chủ động tham gia: “Làm việc với các bên liên quan, hãy cho họ tiếng nói trong quá trình này”. Tìm hiểu xem họ muốn đạt được kết quả gì và cho họ thấy bạn dự định đạt được điều đó như thế nào. Khi các giảng viên hợp tác với các bên liên quan, họ đặt ra tiền lệ rằng việc học tập là quan trọng trong toàn tổ chức.
Kết luận
Đã đến lúc ngành đào tạo phải vượt qua những mô hình lỗi thời. Các tiêu chuẩn ISO 30437 cung cấp một khuôn khổ hiện đại và toàn diện để đo lường đào tạo, giải quyết sự phức tạp của môi trường kinh doanh ngày nay. Bằng cách áp dụng khuôn khổ 5-4-3 và thu hút sự tham gia của các bên liên quan trong suốt quá trình đánh giá, các tổ chức có thể hiểu sâu hơn và thúc đẩy những cải tiến có ý nghĩa trong chương trình đào tạo của họ.
Mặc dù việc chuyển đổi sang các khung đo lường toàn diện có thể đòi hỏi nỗ lực và đầu tư nhưng bằng cách thực hiện những thay đổi đó, các nhà lãnh đạo học tập có thể đảm bảo chương trình đào tạo không chỉ hiệu quả mà còn phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Dịch từ Out With the Old: It’s Time to Stop Oversimplifying Training Measurement and Evaluation
