Phần lớn chúng ta đã từng tham gia các cuộc họp kết hợp thiếu kết nối. Hoặc là chúng ta tham dự từ xa và có thể nghe thấy tiếng trò chuyện hay tiếng cười của những người tham dự trực tiếp và cảm thấy bị bỏ rơi. Hoặc cũng chúng ta cũng có thể trong phòng họp nhưng không quan tâm đến những người tham dự trực tuyến.
Nhưng không nhất thiết phải như vậy. Các cuộc họp kết hợp có thể gắn kết, hấp dẫn và hiệu quả, như Sherri Sutton và Robert Kienzle chia sẻ trong “Chiến lược cho các cuộc họp kết hợp”.
Liệu một cuộc họp kết hợp có thực sự cần thiết không?
Có một lý do khiến rất nhiều người trong chúng ta tham gia vào một cuộc họp thiếu kết nối. Thật khó để điều hành một cuộc họp nhưng lại tương đương với hai cuộc họp cùng một lúc. Vì lý do này, trước tiên, chúng ta nên cân nhắc xem liệu một cuộc họp kết hợp có phải là giải pháp phù hợp hay không.
Mức độ tham gia cần thiết từ những người tham dự là bao nhiêu? Những người tham dự có cần phải tham gia và tương tác với nhau không? Hay cuộc họp có thể được ghi lại đối với những người tham dự không có mặt trực tiếp không? Thông tin có thể được chuyển tiếp trực tuyến không? Một cuộc khảo sát có thể thu thập phản hồi từ những người tham dự tiềm năng không?
Tài nguyên có sẵn
Sau khi có quyết định tiến hành cuộc họp kết hợp, bạn cần lập ngân sách.
Cho dù bạn chọn đề xuất ngân sách hay đã có ngân sách, bạn có thể có một số cuộc thảo luận với bên liên quan trong doanh nghiệp về chi phí. Họ có thể không hiểu được mức độ phức tạp của cuộc họp kết hợp. Bạn phải cân nhắc đến công nghệ, chi phí địa điểm, người điều phối và nhiều yếu tố khác. Để cuộc họp trở nên toàn diện hơn, bạn có thể gửi cho những người tham dự từ xa một phiếu giảm giá cho bữa trưa hoặc đồ ăn nhẹ nếu những người tham dự trực tiếp được cung cấp thức ăn.
Có thể hữu ích khi đưa ra các lựa chọn khác nhau cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bao gồm các cách tiết kiệm tiền, ví dụ như bằng cách giảm số lượng người tham dự hoặc rút ngắn thời gian họp.
Cần có hai người
Tốt nhất là có hai người điều phối cho một cuộc họp kết hợp, một người lãnh đạo trực tiếp để xử lý các cuộc thảo luận tại chỗ, quản lý luồng không gian vật lý và lãnh đạo các hoạt động rộng hơn. Người điều phối thứ hai, thường được gọi là người điều phối cuộc họp, chịu trách nhiệm theo dõi các vấn đề kỹ thuật, giám sát môi trường trực tuyến và cung cấp hướng dẫn về phòng họp nhóm, thăm dò ý kiến, v.v. cho những người tham dự từ xa. Người điều phối cuộc họp cũng chuyển tiếp các câu hỏi hoặc phản hồi cho người điều phối trực tiếp.
Sẽ hữu ích khi có hai người hướng dẫn riêng biệt, mỗi nhóm một người. Ví dụ, họ sẽ kêu gọi mọi người chia sẻ báo cáo từ các cuộc thảo luận nhóm nhỏ như thế nào? Những người tham gia sẽ giơ tay hay sử dụng nút giơ tay? Hay những người tham gia từ xa sẽ sử dụng tính năng trò chuyện?
Tiến hành hoạt động
“Xác định rõ ràng các kết quả mong muốn trước khi phát triển các chiến lược tương tác cho các cuộc họp kết hợp”, Sutton và Kienzle cho biết. Các mục tiêu cuối cùng là gì và cả những người tham dự từ xa và trực tiếp sẽ đóng góp như thế nào vào mục tiêu?
Một số vấn đề phổ biến cần cân nhắc bao gồm:
Nghi thức họp: Khi nào những người tham gia từ xa sẽ bị tắt tiếng? Khi nào và bằng cách nào họ có thể chia sẻ câu hỏi, bình luận hoặc ý kiến đóng góp của mình? Hướng dẫn về camera là gì? Những người tham dự trực tiếp có thể nhìn thấy những người tham gia từ xa không?
Tương tác: Bạn sẽ đảm bảo sự tham gia và tương tác như thế nào? Các nhóm nhỏ được phân chia ra sao? Bạn sẽ phân công người tham gia vào từng nhóm như thế nào? Hướng dẫn có ngắn gọn để người tham gia hiểu những gì được mong đợi không, bao gồm cách chỉ ra cho người điều phối rằng công việc của họ đã hoàn thành?
Hoạt động: Nhiều hoạt động trực tiếp có thể được chuyển sang chế độ từ xa. Ví dụ, người tham dự từ xa có thể nhập câu trả lời cho một câu hỏi phá băng vào trò chuyện hoặc người quản lý cuộc họp có thể gọi từng cá nhân. Người tham dự trực tiếp có thể mang theo thứ gì đó cá nhân để trình bày và kể chuyện, trong khi người tham gia từ xa có thể cầm thứ gì đó lên hoặc nhập URL vào trò chuyện.
Những cân nhắc bổ sung bao gồm quản lý thời gian nghỉ và tôn trọng các sắc thái văn hóa.
Bạn đã làm như thế nào?
Để đảm bảo rằng bạn đang làm tốt nhất cho những người tham dự trực tiếp và từ xa, hãy tiến hành khảo sát sau cuộc họp.
Sau khi xác định xem một cá nhân tham dự trực tuyến hay trực tiếp, hãy hỏi họ xem cuộc họp có đáp ứng được kỳ vọng của họ không. Cuộc họp có đạt được mục tiêu không? Họ có đề xuất gì để cải thiện không?
Sutton và Kienzle kết luận rằng “Trong môi trường làm việc kết hợp ngày nay, những cuộc họp kết hợp không chỉ là một kỹ năng mà còn là cơ hội để kết nối mọi người, khơi dậy sự đổi mới và thúc đẩy kết quả”.
Dịch từ Drive Innovation and Engagement During Your Hybrid Meeting
