Hành vi vi mô là những tín hiệu nhỏ mà các nhà lãnh đạo gửi đi trong những khoảnh khắc hàng ngày, thường là không nhận ra. Chúng có vẻ nhỏ, nhưng lại có tác động lớn: Một cái gật đầu khi ai đó chia sẻ ý tưởng có thể nâng cao sự tự tin của họ. Kiểm tra điện thoại khi họ đang nói cũng có thể dễ dàng khiến họ im lặng.
Những khoảnh khắc nhỏ này xuất hiện ở khắp mọi nơi: trong các cuộc họp nhóm, cuộc gọi video, trò chuyện ở hành lang và tin nhắn hàng ngày. Chúng có thể quyết định ai bị ngắt lời, ai được chào đón bằng giao tiếp bằng mắt hoặc thậm chí là ai đó nhận được phản hồi nhanh như thế nào. Vì chúng xảy ra nhanh chóng và tự động, nên chúng thường không được chú ý.
Hành vi vi mô so với hành vi vĩ mô
Hành vi vĩ mô là những động thái lớn, dễ thấy, chẳng hạn như triển khai chính sách mới, khởi chạy chương trình hoặc tái cấu trúc nhóm. Những động thái này được lên kế hoạch, cân nhắc kỹ lưỡng và dễ nhận biết.
Hành vi vi mô là những gì diễn ra ở giữa. Chúng là những cử chỉ hàng ngày định hình cảm xúc của mọi người. Cả hai cấp độ đều quan trọng, nhưng hành vi vi mô thường quyết định liệu các chính sách lớn có thành công hay không.
Lấy ví dụ về công việc linh hoạt. Nếu người quản lý thông báo chính sách “nghỉ khi cần” nhưng liếc nhìn đồng hồ mỗi khi ai đó tan ca vào lúc năm giờ, tín hiệu sẽ bị lẫn lộn. Hoặc nếu một nhà lãnh đạo nói về sự hòa nhập, nhưng một số thành viên trong nhóm liên tục bị cắt ngang trong các cuộc họp, sự ngắt kết nối sẽ được cảm nhận ngay lập tức.
Khoa học về hành vi vi mô
Hành vi vi mô có sức nặng vì não người được lập trình để đọc những tín hiệu tinh tế. Những tín hiệu nhỏ này thường không được chú ý nhưng định hình cách mọi người cảm nhận và phản ứng, thường là không cần một từ nào được nói ra.
Ảnh hưởng này bắt đầu từ cách não xử lý thông tin. Người đoạt giải Nobel Daniel Kahneman mô tả một hệ thống được gọi là tư duy “Hệ thống 1”, nhanh, tự động và phần lớn là vô thức. Lối tắt tinh thần này giúp mọi người di chuyển nhanh chóng trong cuộc sống hàng ngày nhưng cũng tạo ra điểm mù. Một người quản lý có thể vô tình phản ứng nồng nhiệt hơn với những giọng nói quen thuộc hoặc bỏ lỡ những dấu hiệu loại trừ tinh tế trong cuộc họp. Những thói quen này trở thành hành vi vi mô.
Ở phía tiếp nhận, có một thành phần thần kinh. Hạch hạnh nhân, phần não chịu trách nhiệm xử lý cảm xúc, liên tục quét các tín hiệu. Một giọng điệu sắc bén hoặc cái nhíu mày nhanh chóng từ người quản lý có thể kích hoạt phản ứng căng thẳng ở một thành viên trong nhóm trước khi bất kỳ lời nào được truyền tải trọn vẹn. Mặt khác, một giọng nói đều đều hoặc một khoảnh khắc giao tiếp bằng mắt ngắn ngủi có thể truyền đạt rằng “Tôi đang lắng nghe”.
Tóm lại, các nhà lãnh đạo luôn gửi đi thông điệp, bất kể họ có ý định hay không. Những tín hiệu nhỏ nhất của họ đều được chú ý, tiếp thu và phản chiếu. Đó là lý do tại sao họ lại có sức mạnh như vậy trong việc định hình cảm xúc của mọi người, cách các nhóm hoạt động và cách văn hóa bén rễ.
Tại sao hành vi vi mô quan trọng hơn bạn nghĩ
Trong môi trường làm việc nhóm, hành vi vi mô thường có trọng lượng hơn giao tiếp chính thức. Chúng âm thầm định hình cách mọi người liên hệ, đóng góp và tin tưởng lẫn nhau.
Nhiều nghiên cứu làm nổi bật mối liên hệ giữa hành vi vi mô và hiệu quả làm việc nhóm. Trong một nghiên cứu quan sát các nhóm trong các thử thách thoát khỏi phòng, các nhóm thể hiện nhiều tương tác vi mô tích cực hơn, chẳng hạn như thay phiên nhau, hài hước và lắng nghe tích cực, giải quyết vấn đề nhanh hơn và tạo ra nhiều ý tưởng hơn.
Vì chúng xảy ra rất thường xuyên, nên các hành vi vi mô hoạt động như “DNA” của văn hóa nơi làm việc. Khi có các tín hiệu tích cực, chúng thúc đẩy sự tin tưởng, sự gắn bó và sự an toàn về mặt tâm lý. Một điều đơn giản như lời chào hàng ngày hoặc thừa nhận đóng góp của ai đó có thể khiến một người cảm thấy được nhìn nhận. Mặt khác, việc phớt lờ bình luận của ai đó, loại họ khỏi các tương tác thông thường hoặc tham gia vào các cuộc trò chuyện riêng có thể làm giảm tinh thần.
Các nhà lãnh đạo có ảnh hưởng mạnh mẽ thông qua các hành vi vi mô. Những hành động nhỏ như ghi nhớ chiến thắng, giọng nói nhẹ nhàng hơn hoặc lắng nghe hoàn toàn có thể xây dựng lòng tin, động lực và sự gắn kết. Theo thời gian, các nhóm hình thành ấn tượng lâu dài dựa trên cách một nhà lãnh đạo khiến họ cảm thấy an toàn trong những khoảnh khắc hàng ngày.
Những thói quen tiềm ẩn làm xói mòn lòng tin
Ngay cả những nhà lãnh đạo có thiện chí cũng có thể phát triển các mô hình âm thầm phá vỡ lòng tin và sự kết nối. Những sai lầm nhỏ này thường không được chú ý nhưng lại gửi tín hiệu rõ ràng đến nhóm.
Sau đây là danh sách các hành vi nhỏ cần đào tạo cho các nhà lãnh đạo của bạn có thể gửi tín hiệu sai, dù cố ý hay không:
- Ngắt lời một số người thường xuyên hơn những người khác
- Đưa ra lời khen ngợi mơ hồ, chung chung hoặc mang tính trình diễn
- Lặp lại ý tưởng của ai đó mà không ghi rõ nguồn
- Làm nhiều việc cùng lúc khi người khác đang nói
- Thể hiện sự bực bội hoặc mất kiên nhẫn thông qua ngôn ngữ cơ thể (ví dụ: đảo mắt, thở dài, cười khẩy, quay đi)
- Tắt máy ảnh trong các cuộc trò chuyện quan trọng
- Phản hồi nhanh với một số người nhưng không phải với những người khác
- Bỏ qua ý kiến đóng góp trong các cuộc trò chuyện nhóm hoặc whiteboard
- Bỏ qua sự khác biệt múi giờ hoặc tín hiệu cho thấy ai đó đang quá tải
- Nói những câu chuyện cười không phù hợp khiến người khác bị thiệt thòi
- Đưa ra lời khuyên không mong muốn
- Phá vỡ các cam kết và lời hứa nhỏ
Bạn có thể xác định được một thói quen tinh tế mà các nhà lãnh đạo của bạn đang thực hiện có thể đang gửi đi thông điệp sai không? Nếu không, chúng tôi có một bài tập đơn giản có thể giúp nâng cao nhận thức về những thói quen này.
Bài tập xây dựng nhận thức vi mô
Xây dựng nhận thức vi mô không nhất thiết phải phức tạp. Sau đây là bài tập nhanh mà bạn có thể giới thiệu cho quản lý của mình. Tôi gọi đó là “phát hiện vi mô trong 60 giây”.
- Tạm dừng. Nghĩ lại cuộc họp, cuộc gọi video hoặc cuộc trò chuyện nhóm gần đây nhất của bạn.
- Nhớ lại. Bạn đã gật đầu, giao tiếp bằng mắt hoặc phản hồi ngay với ai? Ai đã thu hút sự chú ý của bạn? Ai không?
- Quét. Có những lúc bạn ngắt lời, làm nhiều việc cùng lúc hoặc bỏ lỡ cơ hội thể hiện sự đánh giá cao không?
- Ghi lại một điều bạn nhận thấy về hành vi của mình. Hãy đơn giản hóa.
- Đặt mục tiêu vi mô cho lần tương tác tiếp theo của bạn. Ví dụ:
- “Tôi sẽ tạm dừng hai giây trước khi trả lời”.
- “Tôi sẽ nêu tên và cảm ơn ai đó vì đã đóng góp ý kiến”.
- “Tôi sẽ đảm bảo mọi người đều được lên sóng”.
Nếu không có gì xuất hiện ở Bước 2 hoặc 3, hãy khuyến khích họ nhận phản hồi. Hãy thử hỏi, “Có điều gì tôi làm trong các cuộc họp khiến bạn khó lên tiếng không?” hoặc “Có lúc nào bạn cảm thấy bị tôi bỏ qua hoặc làm phiền không?”
Sự thay đổi bắt đầu bằng nhận thức. Khi các nhà lãnh đạo bắt đầu nhận ra những khoảnh khắc nhỏ này, bước tiếp theo là đưa nhận thức đó vào cách họ lãnh đạo mỗi ngày.
Lồng ghép nhận thức vi mô vào quá trình phát triển quản lý
Có nhiều cách để lồng ghép nhận thức về hành vi vi mô vào quá trình phát triển lãnh đạo. Hãy cùng xem xét một hoạt động có thể triển khai ngay mà không cần phê duyệt ngân sách:
Thêm lời nhắc về việc phản ánh hành vi vi mô vào các mẫu họp cá nhân hoặc tóm tắt cuộc họp nhóm hiện có.
Sự thay đổi nhỏ này tạo ra thói quen chú ý. Nó giúp các nhà quản lý tập trung vào các thói quen vô thức, ngay tại nơi bắt đầu thay đổi hành vi: trong luồng công việc hàng ngày.
Để giúp các nhà lãnh đạo của bạn bắt đầu, hãy khuyến khích họ:
- Chọn một thời điểm trong nhịp độ quản lý hiện tại, chẳng hạn như một cuộc họp riêng hàng tháng, một cuộc kiểm tra hàng tuần hoặc khảo sát sau cuộc họp.
- Thực hiện bài tập “phát hiện vi mô trong 60 giây”.
- Chuẩn hóa sự tò mò hơn là chỉ trích. Hãy cho các nhà quản lý biết rằng đây là về việc xây dựng nhận thức và chủ đích trong cách họ lãnh đạo, chứ không phải là phát hiện ra sai lầm.
- Khuyến khích sự nhất quán. Một câu hỏi được hỏi thường xuyên có thể tạo ra nhiều nhận thức hơn là toàn bộ một bộ slide.
Cách tiếp cận này hiệu quả vì nó xây dựng vào những gì các nhà quản lý đang làm — không cần công cụ hoặc đào tạo mới — chỉ cần một câu hỏi, được hỏi đủ thường xuyên để thay đổi những gì mọi người chú ý và những gì họ chọn làm tiếp theo.
Văn hóa tồn tại trong những hành vi vi mô
Khi các nhà lãnh đạo học cách nhận ra những hành vi nhỏ của mình, các chính sách và chương trình sẽ dễ dàng tuân theo hơn. Tinh thần đồng đội, sự hòa nhập và sự an toàn về mặt tâm lý đều bắt đầu từ những gì xảy ra trong phòng trước khi một lời nào được thốt ra.
Bước đầu tiên là gì? Các nhà quản lý cần nhận thức được những hành vi nhỏ của chính mình và cam kết thay đổi từng hành vi một.
Khoảnh khắc nào trong chương trình đào tạo quản lý hiện tại của bạn mà nhận thức về hành vi vi mô có thể được đưa vào? Hãy bắt đầu từ đó. Một thay đổi nhỏ đó có thể định hình lại cách một nhà lãnh đạo thể hiện với nhóm của họ trong tương lai gần.
Dịch từ How to Train Leaders to Recognize and Shift Micro-Behaviors
