Phản hồi và sự công nhận có thể được coi là điều “có thì tốt”, nhưng thực tế chúng là những công cụ quan trọng đối với doanh nghiệp để thúc đẩy hiệu suất, sự gắn kết và duy trì. Tuy nhiên, trong thời kỳ thay đổi, các nhà lãnh đạo thường tập trung vào các nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp, chẳng hạn như áp dụng công nghệ mới hoặc ra mắt sản phẩm mới. Do đó, các nỗ lực phản hồi và công nhận có thể tụt xuống khỏi danh sách ưu tiên.
Tuy nhiên, việc bỏ qua phản hồi và sự công nhận có thể là một sai lầm tốn kém. Trong bối cảnh không chắc chắn, phản hồi và sự công nhận giúp nhân viên tập trung, gắn kết và kết nối với các mục tiêu kinh doanh.
Phản hồi và công nhận: “Điểm mù” phổ biến đối với các nhà lãnh đạo
Mặc dù hiểu bản chất cơ bản và tầm quan trọng của phản hồi và công nhận, những hoạt động này vẫn là điểm mù đối với nhiều nhà lãnh đạo. Nghiên cứu gần đây của Gallup phát hiện ra rằng trong khi 60% nhà quản lý tin rằng họ làm tốt việc công nhận nhân viên, thì chỉ có 35% nhân viên đồng ý với điều đó. Và mặc dù một nửa số nhà quản lý báo cáo rằng họ đưa ra phản hồi hàng tuần, thì chỉ có 20% nhân viên cho biết họ nhận được phản hồi.
Sự không liên kết này làm nổi bật nhu cầu đào tạo rõ ràng và được xác minh bởi nghiên cứu Ngành đào tạo đầu năm 2025, trong đó phát hiện ra rằng “giao tiếp/cung cấp phản hồi” được đánh giá là kỹ năng số 1 mà các nhà lãnh đạo cần nhất (61%), theo đánh giá từ 291 nhà lãnh đạo học tập.
“Điều tôi thấy ở các nhà quản lý là họ thường vội vã đưa vào các vị trí quản lý mà không được đào tạo đầy đủ về các chức năng khác nhau của quản lý”, Jenni Catron, người sáng lập kiêm giám đốc điều hành tại The 4 Sight Group và là tác giả của “Văn hóa quan trọng: Khung giúp nhóm của bạn phát triển, thịnh vượng và không thể ngăn cản” cho biết.
Trên thực tế, theo Báo cáo Quản lý Tốt hơn của Viện Quản lý Chartered, 82% nhà quản lý ở Vương quốc Anh chưa được đào tạo chính thức về quản lý và lãnh đạo, dẫn đến sự gia tăng của cái được gọi là “nhà quản lý tình cờ”. Tiến sĩ Cliff Lansley, đồng sáng lập EmotionIntell và đồng tác giả của “The Heart of Finance”, giải thích rằng nhà quản lý tình cờ là những cá nhân được thăng chức lên các vai trò quản lý vì họ có tham vọng hoặc vì họ là chuyên gia kỹ thuật. Thách thức là, nếu họ được giao những vai trò này quá sớm, thì rất có thể tổ chức đã không cung cấp cho họ các kỹ năng và công cụ cần thiết để biết điều gì hiệu quả – và điều gì không – về mặt phản hồi. Lansley cho biết điều này có thể dẫn đến “điểm mù”, “vì bạn không nhận ra rằng những gì mình đang làm là sai”.
Do đó, nếu không được đào tạo về các kỹ năng giao tiếp cơ bản, các nhà lãnh đạo sẽ không đủ khả năng để đưa ra phản hồi và sự công nhận một cách hiệu quả.
5 Chiến lược để phản hồi và công nhận tốt hơn
Hãy cân nhắc kết hợp các chiến lược này vào chương trình đào tạo lãnh đạo của bạn để giúp các nhà quản lý đưa ra phản hồi và công nhận có tác động hơn.
1. Kết nối với kết quả kinh doanh.
Tiến sĩ Robert Coleman, giám đốc nghiên cứu và tư duy lãnh đạo tại Dale Carnegie, cho biết tầm quan trọng của phản hồi và công nhận “thực sự bị đánh giá thấp” và khi phản hồi và công nhận được đưa ra, chúng thường không đạt được mục tiêu. Coleman cho biết, hiểu rằng mọi người cần phản hồi và công nhận là một chuyện, “nhưng nói với họ rằng ‘làm tốt lắm’ không thực sự truyền tải được cách họ đóng góp vào thành công chung của công ty”.
Để có ý nghĩa, phản hồi phải kết nối rõ ràng các hành động và hành vi của nhân viên với các kết quả kinh doanh cụ thể. Nếu không có mối liên hệ đó với cách thức đằng sau tác động của chúng, phản hồi và công nhận có thể không hiệu quả, Coleman chia sẻ.
Ví dụ, hãy tưởng tượng một thành viên nhóm công nghệ thông tin (CNTT) chủ động xác định lỗ hổng bảo mật và giải quyết trước khi nó trở thành vấn đề. Thay vì nói “làm tốt lắm”, cách tiếp cận tốt hơn sẽ là: “Tôi thực sự đánh giá cao việc bạn phát hiện ra vấn đề bảo mật đó sớm. Bằng cách giải quyết chủ động, bạn đã giúp chúng tôi tránh được thời gian chết tiềm ẩn và tiết kiệm được nhiều giờ khắc phục sự cố cho nhóm. Đó là chiến thắng cho cả nhóm CNTT và doanh nghiệp”.
Phản hồi này không chỉ thừa nhận hành vi mà còn củng cố giá trị kinh doanh của hành động của nhân viên. Đây là chìa khóa, vì nghiên cứu của Dale Carnegie phát hiện ra rằng tin rằng họ đóng góp vào thành công chung của tổ chức là động lực quan trọng thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên và ý định nghỉ việc sẽ thấp hơn, Coleman nói.
2. Biến nó thành ưu tiên.
Nhiều nhà quản lý mới quên rằng phát triển người khác là một phần cốt lõi trong vai trò của họ, Catron nói. Kết quả là, họ có thể không dành thời gian cho các trách nhiệm lãnh đạo như huấn luyện và phản hồi. Catron nói: “Điều tôi thấy khiến hầu hết các nhà quản lý và nhà lãnh đạo thành công là khi họ nhận ra rằng có một sự thay đổi phải diễn ra về mặt triết lý, rằng giờ đây công việc tuyệt vời nhất của họ được thực hiện thông qua người khác thay vì [thông qua] họ”. “Đó là chuyển từ việc là ‘người làm’ sang trở thành người lãnh đạo của những người khác”. Khuyến khích các nhà quản lý dành thời gian thường xuyên để kiểm tra cá nhân và các cuộc trò chuyện huấn luyện — và coi thời gian đó là không thể thương lượng. Việc đưa phản hồi vào các cuộc họp thường xuyên giúp thiết lập nó như một phần nhất quán trong trách nhiệm của người quản lý, thay vì là một thứ gì đó bổ sung để phù hợp với lịch trình vốn đã dày đặc.
3. Rõ ràng và trực tiếp.
Trong khi phương pháp phản hồi kiểu sandwich — đặt phản hồi mang tính xây dựng giữa hai bình luận tích cực — thường được dạy, Lansley cho biết phương pháp này có thể có cảm giác “hơi sáo rỗng” và “hơi mang tính thao túng và không trung thực lắm”. Thay vào đó, các nhà lãnh đạo nên cố gắng rõ ràng và trực tiếp khi đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Việc cung cấp cho nhân viên một lời dẫn dắt rõ ràng, tôn trọng giúp xây dựng lòng tin và giảm bớt tác động mà không tô hồng sự thật. Như Lansley nhấn mạnh, “Bạn phải chuẩn bị cho mọi người nếu có tin xấu”.
Vibhas Ratanjee, một chuyên gia thực hành cấp cao và là chuyên gia phát triển lãnh đạo tại Gallup, viết trong một bài báo trên Forbes rằng “Để nâng cao hiệu quả phản hồi, điều cần thiết là phải ưu tiên sự trực tiếp và minh bạch. Việc thể hiện sự trực tiếp và thẳng thắn — quan tâm đến cá nhân trong thách thức trực tiếp — sẽ khuyến khích giao tiếp rõ ràng hơn”.
4. Giao tiếp bằng sự đồng cảm và thực hành lắng nghe tích cực.
Coleman cho biết cách phản hồi được đưa ra cuối cùng sẽ quyết định liệu nhân viên có tiếp thu phản hồi hay hoàn toàn im lặng. Phản hồi được đưa ra kém có thể khiến nhân viên “cố gắng hết sức vào những gì họ đã tin tưởng, vì họ có thể cảm thấy bị coi thường hoặc không được coi trọng” hoặc nhiều cảm xúc khác, “và điều đó thực sự ngăn cản mọi nỗ lực giao tiếp hiệu quả”.
Đào tạo các nhà lãnh đạo về cách lắng nghe tích cực và cách giao tiếp bằng sự đồng cảm là điều cần thiết để đảm bảo phản hồi được đưa ra và tiếp nhận theo cách có ý nghĩa. Sau đây là một số mẹo thực tế dành cho các nhà lãnh đạo:
- Đặt câu hỏi mở để khuyến khích đối thoại và hiểu rõ hơn quan điểm của nhân viên.
- Tránh ngắt lời để thể hiện sự tôn trọng và chú ý.
- Tạm dừng trước khi trả lời để tránh phản ứng phòng thủ và xem xét đầy đủ quan điểm của nhân viên.
- Suy ngẫm và xác nhận quan điểm của nhân viên bằng cách tóm tắt những gì bạn nghe được và thừa nhận quan điểm của họ, ngay cả khi bạn không đồng ý.
5. Giữ cho phản hồi khách quan và dựa trên bằng chứng.
Để tránh thiên vị cá nhân và đảm bảo tính công bằng, Lansley nhấn mạnh tầm quan trọng của việc khách quan thay vì chủ quan khi đưa ra phản hồi. Ông khuyên các nhà lãnh đạo tránh diễn đạt phản hồi dưới dạng ý kiến, chẳng hạn như “Tôi nghĩ” hoặc “ý kiến của tôi là”, điều này có thể vô tình đưa ý kiến hoặc cảm xúc cá nhân vào cuộc trò chuyện.
Thay vào đó, phản hồi nên tập trung vào các mục tiêu đã thỏa thuận trước, dựa trên kết quả có thể được đo lường bằng bằng chứng hoặc dữ liệu rõ ràng. Lansley gợi ý rằng “Sử dụng các mục tiêu tập trung vào kết quả, có thể được đánh dấu bằng bằng chứng, không phải ý kiến”. Cách tiếp cận này làm giảm thiên vị và tạo ra một khuôn khổ công bằng và minh bạch để đánh giá hiệu suất.
Ngoài ra, Lansley khuyến nghị kết hợp phản hồi 360 độ — thu thập ý kiến đóng góp từ đồng nghiệp, báo cáo trực tiếp và những người khác — để cung cấp góc nhìn toàn diện và cân bằng hơn.
Suy nghĩ cuối cùng
Nghiên cứu cho thấy rõ ràng rằng phản hồi và sự công nhận là điểm mù đối với nhiều nhà lãnh đạo. Tin tốt là gì? Các nhà lãnh đạo học tập có thể giúp bằng cách cung cấp các chương trình đào tạo chiến lược xây dựng các kỹ năng thiết yếu này. Khi làm như vậy, các nhà quản lý sẽ có vị thế tốt hơn để giao tiếp hiệu quả, thu hút nhóm của họ và cuối cùng thúc đẩy kết quả kinh doanh tốt hơn.
Dịch từ What Leaders Overlook About Feedback and Recognition — and How to Fix It
