Giờ làm việc là nguồn lực quý giá nhất trong đào tạo tuyến đầu.
Bộ phận vận hành chỉ lên lịch những giờ cần thiết để hoàn thành công việc. Ngân sách lao động thường gắn liền với các số liệu như doanh số, lưu lượng khách hàng và khối lượng sản xuất. Nếu hoạt động kinh doanh chậm lại, giờ làm việc sẽ bị cắt giảm. Khi nhu cầu tăng đột biến, các nhà quản lý phải tranh giành để đảm nhiệm các ca làm việc. Mỗi giờ làm việc phải được tính toán hợp lý. Chỉ những hoạt động giúp nhóm đạt được mục tiêu mới được cắt giảm.
Đây là lý do tại sao L&D thường bị nói rằng “Chúng tôi không có thời gian cho việc học”. Đào tạo là một trong những việc đầu tiên bị cắt giảm.
Các nhà quản lý hiểu tầm quan trọng của một lực lượng lao động có năng lực và tự tin. Họ chỉ không có thời gian cho giải pháp đào tạo của bạn. Cũng có khả năng cao là họ đã dành hàng giờ cho các khóa đào tạo trước đây mà không mang lại kết quả.
L&D không thể lãng phí thời gian. Mỗi phút dành cho đào tạo là một phút không dành cho việc phục vụ khách hàng và hoàn thành nhiệm vụ. Nếu nó không mang lại kết quả, nó không thuộc về. Thời gian là tiền tệ ở tuyến đầu và L&D phải sử dụng nó một cách có trách nhiệm.
Sau đây là cách bạn có thể đào tạo nhanh hơn, giảm chi phí lao động và đảm bảo mọi nhân viên tuyến đầu đều được hỗ trợ đầy đủ.
Giúp thông tin dễ tìm
Điều đầu tiên mà mỗi nhân viên tuyến đầu cần học là cách sử dụng kho kiến thức. Bằng cách này, họ có thể tự giải quyết vấn đề. Hãy sắp xếp thông tin công việc hữu ích ở nơi dễ truy cập trên các thiết bị mà mọi người sử dụng trong công việc. Sau đó, tập trung đào tạo vào những nội dung khó – vận hành thiết bị an toàn, giải quyết vấn đề của khách hàng và đưa ra quyết định đúng đắn ngay tại nơi làm việc.
Đừng lãng phí thời gian vào những thông tin mà mọi người sẽ không nhớ. Hãy tận dụng công nghệ để cung cấp cho họ những câu trả lời nhanh chóng và đáng tin cậy trong quá trình làm việc.
Bỏ qua những gì họ đã biết
Nhân viên tuyến đầu lãng phí rất nhiều thời gian vào việc đào tạo không cần thiết. Nhiều người đến với công việc với kinh nghiệm dày dặn nhưng vẫn phải hoàn thành tất cả các học phần. Bằng cách sử dụng các bài đánh giá trước, bạn có thể bỏ qua những gì mọi người đã biết và nhanh chóng đưa họ vào các chương trình đào tạo, huấn luyện và tuân thủ kéo dài.
Điều chỉnh chương trình đào tạo cho phù hợp với từng nhân viên để họ chỉ dành thời gian cho những gì họ cần học. Củng cố kiến thức quan trọng để đảm bảo thông tin chính xác được ghi nhớ lâu dài.
Cắt giảm những chi tiết rườm rà
Đào tạo tuyến đầu thường chứa đầy những chi tiết không cần thiết—phần giới thiệu dài dòng, slide dài dòng và rất nhiều câu hỏi “giá như”. Điều này không chỉ lãng phí thời gian. Nó còn gây choáng ngợp cho những nhân viên vốn đã làm việc trong môi trường bận rộn và dễ bị phân tâm.
Áp dụng phương pháp học tập vi mô. Chỉ tập trung vào những gì nhân viên cần để hoàn thành công việc. Đi thẳng vào vấn đề trong mọi video, module, buổi học và hoạt động. Nội dung ngắn gọn, rõ ràng và hữu ích để mọi người luôn tập trung và nắm bắt nhanh hơn.
Cung cấp hướng dẫn đào tạo
Các hoạt động thực hành là điều cần thiết trong đào tạo tuyến đầu. Nếu không có cấu trúc, bạn rất dễ lãng phí thời gian vào những phương pháp không hiệu quả và những chủ đề không cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn giao cho quản lý và đồng nghiệp dẫn dắt đào tạo ở nhiều địa điểm. Cấu trúc rõ ràng giúp quá trình đi đúng hướng và mang lại kết quả nhất quán.
Cung cấp cho cả người hướng dẫn và người học các hướng dẫn quy trình chi tiết. Ưu tiên các kỹ năng quan trọng nhất đối với hiệu suất hàng ngày. Bao gồm một bài đánh giá toàn diện để xác minh sự sẵn sàng trước khi ai đó bắt đầu làm việc độc lập. Yêu cầu người hướng dẫn chịu trách nhiệm về kết quả hiệu suất cũng như thời gian đào tạo.
Tận dụng thời gian bằng cách chứng minh giá trị
Tuyến đầu hoạt động theo một lịch trình chặt chẽ. Bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) phải áp dụng sự kết hợp các chiến thuật phù hợp để theo kịp. Mục tiêu của chúng tôi không chỉ là cắt giảm chi phí lao động. Chúng tôi phải tìm cách để mọi người đóng góp nhanh hơn để đáp ứng nhu cầu của hoạt động.
Khi chúng tôi thích ứng với những hạn chế về nhân lực, chúng tôi giành được sự tin tưởng, sự ủng hộ và thời gian cần thiết để tạo ra tác động thực sự. Điều này mang đến cho chúng tôi cơ hội đẩy nhanh sự sẵn sàng, giảm thiểu gián đoạn và cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ phù hợp.
Mỗi phút tiết kiệm được thông qua đào tạo thông minh hơn sẽ giúp ai đó tiến gần hơn đến việc mang lại giá trị cho khách hàng. Đó là thời gian được sử dụng một cách xứng đáng.
Dịch từ Every Minute Counts: How to Train Frontline Workers Faster
