Thay đổi là hằng số. Năng lực thì không. Đối với các nhà lãnh đạo học tập và phát triển (L&D), việc quản lý gánh nặng của thay đổi đồng thời giúp đỡ người khác định hướng là một phần công việc. Nhưng khi tốc độ thay đổi không ngừng, các ưu tiên thay đổi không báo trước, và nhiều sáng kiến cạnh tranh để được chú ý, sự mệt mỏi vì thay đổi sẽ xuất hiện.
Hiểu được mệt mỏi vì thay đổi là gì, nó xuất hiện ở đâu và cách giải quyết sẽ giúp các chuyên gia L&D tập trung và ổn định, đồng thời giúp các nhóm cảm thấy bớt choáng ngợp và có khả năng thay đổi hơn.
Mệt mỏi vì thay đổi trong L&D là gì?
Sự mệt mỏi vì thay đổi trong L&D thể hiện theo một vài cách khác nhau. Thứ nhất, có áp lực nội tại. Điều này bao gồm sự thay đổi diễn ra trong chính chức năng L&D. Các ưu tiên thay đổi. Các dự án tạm dừng hoặc tăng tốc. Ban lãnh đạo thay đổi định hướng giữa chừng. Hôm nay là “Xây dựng quy trình hướng dẫn mới này”. Hôm sau là “Liệu chúng ta có thể có được chiến lược học tập cho việc triển khai AI vào tuần tới không?”
Thứ hai, có tác động bên ngoài. Thay đổi trên toàn tổ chức thường đòi hỏi L&D phải giúp những người khác thích nghi. Cho dù đó là một cấu trúc, hệ thống hay chiến lược mới, L&D đều đóng vai trò là người phiên dịch, người hướng dẫn và người xây dựng. Tất cả những điều này đồng thời cũng giúp họ thích nghi với sự thay đổi.
Khi cả hai yếu tố này chồng chất lên nhau, sự mệt mỏi sẽ tăng lên. Nếu không được giải quyết, nó sẽ dẫn đến sự tách rời, kiệt sức và bỏ lỡ tác động.
Tại sao không thể bỏ qua sự mệt mỏi do thay đổi
Sự mệt mỏi do thay đổi không chỉ là vấn đề “mọi người cảm thấy mệt mỏi”. Nó thể hiện qua các số liệu quan trọng. Theo thời gian, nó có thể:
- Làm xói mòn lòng tin. Những thay đổi thường xuyên mà không có bối cảnh khiến mọi người nghi ngờ liệu hướng đi có rõ ràng hay chỉ thay đổi để thay đổi.
- Giảm sự gắn kết. Khi mọi thứ trở nên cấp bách, người học ngừng tham gia đầy đủ hoặc không tham gia.
- Tăng lỗi. Quá tải nhận thức không giúp ích gì cho độ chính xác.
- Nuôi dưỡng sự hao hụt. Những người có hiệu suất cao thường tìm lối thoát khi quá nhiều thứ chồng chất mà không có sự hỗ trợ.
Những rủi ro này không nằm ngoài phạm vi của L&D. Chúng ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiếp thu kiến thức, uy tín và sự linh hoạt của tổ chức. Tin tốt là L&D đang ở vị thế vững chắc để hành động.
Tạo khoảng trống trước khi tiến về phía trước
Khi thay đổi xảy ra, mọi người hiếm khi hành động ngay lập tức. Hầu hết cần thời gian để xử lý những gì đang xảy ra, ý nghĩa của nó và cách nó ảnh hưởng đến công việc của họ. Đường cong Thay đổi Kübler-Ross, ban đầu được phát triển để mô tả nỗi đau, được áp dụng ở đây. Sự phủ nhận, kháng cự và bất định thường đến trước sự chấp nhận, khám phá và cam kết.
Các nhà lãnh đạo L&D cũng không ngoại lệ. Trước khi dẫn dắt người khác vượt qua sự thay đổi, điều quan trọng là phải chậm lại và tự vấn bản thân và nhóm của mình. Bạn đang ở giai đoạn nào của quá trình thay đổi? Nhóm của bạn đang ở giai đoạn nào?
Những nhà lãnh đạo thừa nhận phản ứng của chính mình sẽ được trang bị tốt hơn để dẫn dắt nhịp điệu cho người khác. Điều này không có nghĩa là dừng lại mọi thứ. Nó có nghĩa là tạo không gian để tiếp nhận sự thay đổi, đặt ra những câu hỏi thực tế và quyết định cách phản ứng. Sự rõ ràng đó sẽ xây dựng uy tín khi bạn quay trở lại vị trí lãnh đạo.
Giúp nhóm tìm vị trí trong đường cong
Sau khi bạn đã dành thời gian để xử lý, hãy hướng về nhóm của mình. Đừng cố gắng hoặc giả vờ rằng mọi thứ vẫn diễn ra như thường lệ. Điều đó thường tạo ra sự kháng cự âm thầm thay vì tiến triển thực sự.
Hãy bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện chân thành. Hãy thừa nhận áp lực và hỏi mọi người đang thế nào, không phải về kết quả công việc, mà là cách họ đối phó. Sau đó, hãy xem xét những gì nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Liệu tiến độ có thể thay đổi không? Liệu các ưu tiên có thể được điều chỉnh không? Ngay cả những thay đổi nhỏ cũng có thể giúp mọi người chuyển từ trạng thái kháng cự sang khám phá.
Khi mọi người cảm thấy được nhìn nhận và hỗ trợ, họ có nhiều khả năng tái tham gia. Và khi họ hiểu rằng thay đổi là một quá trình, không chỉ là một nhiệm vụ, họ có nhiều khả năng vượt qua nó một cách lành mạnh và hiệu quả.
Vai trò của Đào tạo và Phát triển (L&D) trong việc giảm mệt mỏi
Trong quá trình thay đổi, L&D có thể tham gia để hướng dẫn, trang bị và hỗ trợ thông qua ba phương pháp cốt lõi:
- Người trang bị: Cung cấp các khuôn khổ và công cụ giúp việc thay đổi dễ dàng hơn.
- Tác nhân thay đổi: Biến chiến lược thành hành vi thông qua thiết kế có chủ đích.
- Không gian cho sự phản ánh và lên tiếng: Tạo ra những khoảnh khắc để mọi người có thể đặt câu hỏi, trút bầu tâm sự và tập hợp lại.
Thông thường, các tổ chức triển khai thay đổi như một bản vá phần mềm, nhanh chóng, thường xuyên và không có nhiều thời gian để mọi người thích nghi. Nhưng con người không phải là máy móc. Họ cần thời gian để diễn giải, điều chỉnh và sẵn sàng áp dụng những điều mới mẻ.
L&D không thể làm chậm tốc độ thay đổi. Nhưng nó có thể làm cho quá trình này trở nên nhân văn hơn.
Một ví dụ thực tế: Chịu áp lực và điều chỉnh nhịp độ
Cách đây một thời gian, nhóm chúng tôi đang chuẩn bị ra mắt một trang web SharePoint mới, một hệ thống quản lý học tập (LMS) mới và chương trình đào tạo tuân thủ hàng năm. Cùng lúc đó, tổ chức đang bận rộn với việc lập ngân sách hàng năm và kiểm tra hiệu suất quý ba. Mọi người đều bị quá tải.
Ý định của chúng tôi là tốt. Chúng tôi đã triển khai chương trình đào tạo tuân thủ sớm để có thêm thời gian. Nhưng chúng tôi đã không đạt được mục tiêu. Cảm giác như thêm một việc nữa vào một công việc vốn đã quá tải.
Vì vậy, chúng tôi đã góp phần gây ra sự mệt mỏi. Chúng tôi đã không cân nhắc kỹ lưỡng về khối lượng công việc mà mọi người đang được yêu cầu. Điều đó tạo ra áp lực không cần thiết. Và khi thấy được tác động, chúng tôi đã thay đổi.
Đầu tiên, chúng tôi đã định hình lại thông điệp. Thay vì tập trung vào việc ra mắt sớm, chúng tôi nhấn mạnh vào tính linh hoạt. “Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để hoàn thành khóa đào tạo” thể hiện sự hỗ trợ thay vì sự cấp bách. Thứ hai, chúng tôi làm rõ lợi ích. LMS mới sẽ cung cấp tính năng theo dõi thời gian thực cho các nhà quản lý. Trang web SharePoint sẽ cải thiện khả năng tiếp cận các tài nguyên học tập.
Các công cụ không thay đổi. Thời hạn hầu như không thay đổi. Nhưng cách chúng tôi giao tiếp đã thay đổi giọng điệu và thừa nhận áp lực — và điều đó đã tạo nên sự khác biệt.
Đôi khi, việc giải quyết sự mệt mỏi do thay đổi bắt đầu bằng việc nhận thức được vai trò của mình trong đó. Điều đó mở ra cánh cửa cho sự thống nhất tốt hơn, niềm tin mạnh mẽ hơn và nhịp độ bền vững hơn.
Xây dựng sự sẵn sàng, không chỉ là phản ứng
Thời điểm tốt nhất để chuẩn bị cho sự thay đổi là trước khi nó trở nên quá tải.
Hãy bắt đầu với một ma trận ưu tiên. Hãy tự hỏi:
- Điều này quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?
- Nỗ lực phát triển là gì?
- Kết quả là gì?
Xác nhận các ưu tiên với các đối tác kinh doanh. Và hãy nhớ rằng, không phải mọi thứ đều cấp bách. Một quy trình rõ ràng giúp bạn tự tin nói “chưa phải lúc này”.
Ngoài ra, đừng chỉ nhận lệnh. Hãy tham khảo ý kiến. Hãy hỏi các bộ phận kinh doanh đang cố gắng giải quyết vấn đề gì. Đề xuất các giải pháp phù hợp với thời gian và năng lực thực tế của bạn. Đôi khi, chỉ cần một nguồn lực hoặc một module tự học là đủ để tạo ra sự thay đổi.
5 câu hỏi nền tảng cho lãnh đạo L&D điều hướng thay đổi
Khi điều hướng thay đổi, hãy cân nhắc những câu hỏi sau:
- Mọi người đang quản lý những gì, và sự thay đổi này sẽ bổ sung vào đó như thế nào?
- Tại sao điều này cần phải xảy ra ngay bây giờ, và điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta chờ đợi?
- Chúng ta đã làm rõ mục đích và lợi ích đủ để mọi người quan tâm chưa?
- Những dấu hiệu nào cho thấy mọi người đang gặp khó khăn?
- Chúng ta có thể dừng lại, đơn giản hóa hoặc trao cho mọi người nhiều quyền phát biểu hơn ở đâu?
Suy nghĩ cuối cùng
Mệt mỏi vì thay đổi là có thật, và rất khó khăn. Nó âm thầm hình thành, biểu hiện theo nhiều cách khác nhau và không biến mất chỉ sau một đêm. Không có giải pháp thần kỳ nào.
Vượt qua nó cần thời gian, sự tin tưởng và quyết tâm. Đối với các nhà lãnh đạo L&D, điều đó có nghĩa là tạo không gian cho bản thân, nhóm và người học để xác định những khó khăn và cùng nhau vượt qua.
Sẽ có những lúc tốc độ vượt ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nhưng cách bạn thể hiện, cách bạn ưu tiên và cách bạn hỗ trợ người khác trong thời điểm bất ổn mới là yếu tố tạo nên tác động của bạn.
Dịch từ Managing Change Fatigue as an L&D Leader
