Phần khó nhất của lãnh đạo từ xa không phải là việc sắp xếp lịch trình xuyên múi giờ. Mà là duy trì động lực ở một khoảng cách không chỉ về mặt vật lý mà còn về mặt sinh học. Khi các nhóm làm việc hoàn toàn thông qua màn hình, nhiều tín hiệu hành vi thúc đẩy niềm tin và năng lượng trong môi trường trực tiếp bị lọc bỏ hoặc trì hoãn. Cái mà chúng ta thường gọi là “mệt mỏi do Zoom” thực chất là não bộ phải làm việc quá sức để bổ sung thông tin còn thiếu mà nó thường thu thập từ các tín hiệu đa giác quan tinh tế.
Động lực, về bản chất, là một trạng thái sinh học. Nó là một đặc tính mới nổi trong cách bộ não chúng ta xử lý cảm giác an toàn, cảm giác thuộc về và mục đích, chứ không phải là một thái độ mà chúng ta lựa chọn. Trong môi trường trực tiếp, hệ thống này hoạt động gần như tự động. Khoảnh khắc gật đầu chỉ trong tích tắc, sự đồng bộ nhỏ của hơi thở trong khi trò chuyện hay sự đồng điệu của ánh mắt đều kích hoạt các chuỗi phản ứng thần kinh giúp các nhóm luôn đồng điệu và tập trung.
Làm việc từ xa làm gián đoạn những tín hiệu đó. Độ trễ của camera, hiện tượng điểm ảnh và thiếu không gian chung khiến hệ thống dự đoán xã hội của não bộ khó hiệu chỉnh hơn. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là mọi người dễ bị phân tâm hơn, mất nhiều thời gian hơn để hình thành lòng tin và năng lượng nhóm cũng giảm sút nhanh hơn.
Theo quan điểm sinh học, lãnh đạo từ xa liên quan đến kỹ thuật tín hiệu. Câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào các nhà lãnh đạo có thể khôi phục lại các tín hiệu hành vi thúc đẩy động lực khi không còn sự hiện diện trực tiếp?
Tái tạo bản chất sinh học của niềm tin
Niềm tin bắt đầu từ sự ấm áp. Về mặt thần kinh học, những tín hiệu ấm áp kích hoạt hệ thần kinh phó giao cảm, báo hiệu sự an toàn và cởi mở trong giao tiếp. Khi thiếu những tín hiệu này, não bộ sẽ mặc định ở trạng thái cảnh giác. Trong môi trường làm việc từ xa, điều này có thể dễ dàng xảy ra. Giọng điệu trung lập trên video có thể bị hiểu nhầm là sự thờ ơ, trong khi một tin nhắn ngắn gọn có thể có vẻ cộc lốc thay vì hiệu quả.
Các nhà lãnh đạo có thể khắc phục điều này bằng cách tăng cường sự rõ ràng của tín hiệu. Hãy đào tạo các nhà lãnh đạo bắt đầu mọi tương tác bằng một khoảnh khắc kết nối cá nhân ngắn ngủi trước khi bắt tay vào công việc. Ngay cả vài giây tò mò thực sự về một ngày của ai đó cũng giúp giải phóng oxytocin, một chất dẫn truyền thần kinh thúc đẩy sự gắn kết và đồng cảm. Điều quan trọng là phải có chủ đích, chứ không phải chỉ là biểu hiện. Những cử chỉ nhỏ như một nụ cười thân thiện khi chào hỏi ai đó trên màn hình, việc sử dụng tên thường xuyên hơn hoặc tóm tắt bình luận của người khác để thể hiện sự thấu hiểu sẽ giúp xây dựng lại các mạch niềm tin mà sự gần gũi đã từng duy trì.
Xây dựng sự tập trung thông qua năng lực
Một khi niềm tin được thiết lập, sự tập trung phụ thuộc vào năng lực được nhận thức, cả cảm nhận về năng lực tập thể của người lãnh đạo và của cả nhóm. Trong não bộ, năng lực gắn liền với hệ thống khen thưởng dựa trên dopamine. Mọi người duy trì sự gắn kết khi tiến độ công việc được thể hiện rõ ràng và có ý nghĩa. Trong các nhóm làm việc từ xa, khả năng này thường bị mất đi do công việc diễn ra rời rạc, không đồng bộ.
Các nhà lãnh đạo có thể khôi phục lại sự tập trung bằng cách thắt chặt vòng phản hồi. Khuyến khích các nhà lãnh đạo thay thế các buổi kiểm tra mở bằng các bản cập nhật ngắn gọn, có cấu trúc, xoay quanh tiến độ và các bước tiếp theo. Điều này không chỉ củng cố cảm giác chuyển động mà còn kích hoạt các xung dopamine, báo hiệu động lực tiến về phía trước. Sự rõ ràng hoạt động như một dạng năng lượng; quy trình làm việc càng dễ dự đoán, mọi người càng có thể phân bổ nhiều không gian trí óc cho tư duy sáng tạo hoặc phân tích.
Một tín hiệu sinh học mạnh mẽ khác cho năng lực là khả năng dự đoán trong giao tiếp. Khi các nhà lãnh đạo xuất hiện một cách nhất quán — đúng giờ, có chuẩn bị và có tổ chức — điều đó sẽ ổn định nhịp điệu nhận thức của nhóm. Não bộ phát triển mạnh nhờ sự tương tác có khuôn mẫu, đó là lý do tại sao ngay cả những gián đoạn nhỏ trong nhịp điệu cũng có thể làm tăng sự lo lắng và làm xói mòn động lực.
Duy trì năng lượng thông qua sức mạnh trọng lực
Động lực sinh học thứ ba là sức mạnh trọng lực, không phải theo nghĩa truyền thống là uy quyền hay sự nghiêm túc, mà là khả năng kết nối mọi người lại với nhau hướng tới giá trị chung. Trong bối cảnh làm việc từ xa, sức mạnh trọng lực thể hiện qua sự hiện diện và nhịp độ. Những nhà lãnh đạo từ xa giỏi nhất biết cách chậm lại vào những thời điểm quan trọng, tạo ra những khoảng lặng nhỏ thể hiện sự bình tĩnh và kiểm soát.
Về mặt sinh học, việc sử dụng sự im lặng này kích hoạt các tế bào thần kinh phản chiếu trong não bộ của người khác, giúp điều chỉnh sự chú ý và cảm xúc của nhóm. Giọng nói đều đều và cách diễn đạt thận trọng sẽ tác động đến dây thần kinh phế vị, con đường chính của sự bình tĩnh và mạch lạc. Khi các nhóm cảm nhận được sự ổn định sinh lý này từ một nhà lãnh đạo, họ sẽ phản chiếu lại nó, tạo ra cảm giác tập thể về năng lượng vững vàng, ngay cả trên màn hình.
Sức mạnh trọng lực cũng phụ thuộc vào cách các nhà lãnh đạo xử lý căng thẳng. Khi thách thức xuất hiện, sự bình tĩnh dưới áp lực sẽ gửi đi một tín hiệu mạnh mẽ về sự an toàn và ổn định. Các nhà lãnh đạo đạt được điều này bằng cách xử lý cảm xúc thay vì kìm nén chúng. Ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và hơi thở của nhà lãnh đạo đều truyền tải nhiều thông điệp hơn lời nói. Trong lãnh đạo từ xa, những tín hiệu vi mô này trở thành dữ liệu duy nhất để người khác diễn giải trạng thái của bạn. Việc kiểm soát sinh lý của bản thân, bằng cách hít thở chậm rãi trước khi phản ứng hoặc giữ tư thế thoải mái, sẽ truyền tải sự an tâm và tự tin cho nhóm.
Biến khoảng cách thành thiết kế
Những nhà lãnh đạo từ xa hiệu quả nhất thiết kế lại các yếu tố sinh học, thay vì cố gắng sao chép các động lực trực tiếp. Họ hiểu rằng mọi tương tác ảo đều là một phòng thí nghiệm cho các tín hiệu hành vi. Camera, giọng nói, thời điểm dừng lại đều trở thành công cụ để khôi phục niềm tin, sự tập trung và năng lượng mà động lực đòi hỏi.
Theo nhiều cách, lãnh đạo từ xa đòi hỏi nhận thức sinh học cao hơn, chứ không phải thấp hơn. Nó đòi hỏi khả năng chủ động gửi đi các tín hiệu mà não bộ diễn giải là an toàn, rõ ràng và mạch lạc. Những tín hiệu đó chính là nguyên liệu thô của động lực.
Khi chúng ta tiến sâu hơn vào các mô hình làm việc kết hợp và từ xa, việc hiểu được sinh học của hành vi đã chuyển từ một lợi thế lãnh đạo thành một kỹ năng thiết yếu. Cho dù các nhà lãnh đạo gặp gỡ nhóm của mình qua bàn làm việc hay qua màn hình, cùng một sinh học sẽ thúc đẩy hiệu suất. Sự khác biệt nằm ở cách bạn xử lý nó tốt như thế nào.
Dịch từ Hacking Motivation Across Remote and Hybrid Work Environments
