Hãy tưởng tượng một tổ chức vừa ký kết hợp đồng với một hệ thống quản lý học tập (LMS) mới, sẵn sàng và hào hứng triển khai. Nhưng chẳng mấy chốc, họ phát hiện ra một trong những quy trình hành chính quan trọng không thể thực hiện được do lỗi. Trong lúc vội vã, họ đã gửi một phiếu yêu cầu hỗ trợ cho nhà cung cấp, và rồi họ chờ đợi.
Và chờ đợi…
Nhiều tuần sau, hoạt động đào tạo “linh hoạt” hóa ra lại không hề như vậy. Các buổi học bị đình trệ, bảng tính lại xuất hiện và mọi người đều tự hỏi liệu “giải pháp” mới này có giải quyết được vấn đề gì không.
Đó là một câu chuyện quen thuộc trong hoạt động học tập. Đôi khi, điều linh hoạt nhất chúng ta có thể làm là ngừng chờ đợi người khác.
Tại sao tư duy “linh hoạt” thường phản tác dụng trong đào tạo và phát triển (L&D)
Là những nhà lãnh đạo trong lĩnh vực đào tạo, chúng ta thích nói về sự linh hoạt — linh hoạt, nhanh chóng và lặp lại. Nhưng khi nói đến công nghệ, chúng ta có xu hướng theo đuổi công cụ hoàn hảo. Chúng ta muốn đạt chuẩn công nghiệp, công cụ có mọi tích hợp, bảng điều khiển và tính năng nổi bật có thể tưởng tượng được. Trớ trêu thay, việc theo đuổi đó thường khiến chúng ta dậm chân tại chỗ.
Hầu hết các vấn đề đau đầu về vận hành không được giải quyết bằng những nền tảng khổng lồ, sẵn dùng này. Chúng thường được giải quyết bằng các giải pháp đơn giản, khả thi tối thiểu được xây dựng từ các công cụ mà tổ chức đã có. Hầu hết các nhóm đào tạo không cần một hệ thống khác; họ cần hiểu sâu hơn những hệ thống họ đã có.
Cái giá tiềm ẩn của sự phụ thuộc mù quáng
Khi chúng ta không sở hữu — hoặc ít nhất là hiểu — phần nền tảng của các công cụ, cuối cùng chúng ta sẽ phải sống chung với sự kém hiệu quả (hoặc phải trả tiền cho người khác để sửa chúng). Chúng ta chờ đợi nhà cung cấp. Chúng ta điều chỉnh quy trình theo những hạn chế của phần mềm. Chúng ta thỏa hiệp với trải nghiệm của người học bởi vì “đó chỉ là cách hệ thống hoạt động.”
Ngay cả sự phụ thuộc CNTT nội bộ cũng có thể làm chậm tiến độ. Các ưu tiên đào tạo thường chậm hơn nhu cầu hướng đến khách hàng, điều này hoàn toàn dễ hiểu. Nhưng đó cũng là lý do tại sao các nhà lãnh đạo đào tạo không thể ngồi yên và chờ đợi.
Nếu bạn không sở hữu hệ thống của mình, họ sẽ sở hữu lịch trình của bạn.
Sở hữu và hiểu rõ các công cụ của mình đồng nghĩa với việc sở hữu sự linh hoạt. Chúng ta càng ít phụ thuộc vào người khác để đổi mới, hoạt động đào tạo của chúng ta càng phát triển nhanh chóng.
Làm thế nào để công nghệ học tập hiệu quả
Vậy, chúng ta bắt đầu từ đâu? Làm thế nào để chúng ta làm cho các công cụ thích ứng với chính mình thay vì ngược lại?
Bước 1: Tìm hiểu những gì hệ thống của bạn thực sự có thể làm.
o Dành thời gian để khám phá. Tham gia đào tạo của nhà cung cấp. Nhấp vào bảng quản trị. Những tính năng nào bạn chưa sử dụng? Một nửa những gì bạn cần có lẽ đã có sẵn.
Bước 2: Liên kết nhu cầu với năng lực của bạn.
o Liệt kê những công việc ngốn nhiều thời gian: lập lịch, chấm công, khảo sát, báo cáo, v.v. Những công việc nào có thể được tự động hóa hoặc đơn giản hóa?
Bước 3: Tùy chỉnh cho các nhu cầu định kỳ, có tác động lớn.
o Bắt đầu từ những việc nhỏ. Tự động hóa email nhắc nhở. Liên kết bảng tính chấm công với hồ sơ hoàn thành. Bạn không cần phải phát minh; chỉ cần giải quyết từng vấn đề một.
Từ đây, API là bước tiến tiếp theo trong việc tùy chỉnh và kết nối các quy trình đào tạo với các hệ thống khác (và có thể giúp hệ thống của chúng ta sẵn sàng cho tương lai và mở rộng quy mô). Nhưng hãy bắt đầu với những gì bạn đã biết.
Chiến thắng nội bộ
Nhiều nhóm L&D bị sa lầy vào các quy trình thủ công: lên lịch lớp học, đặt phòng, theo dõi điểm danh, khảo sát và báo cáo. Và còn nhiều việc khác.
Đây là một ví dụ: Bằng cách bắt đầu với một bảng tính đơn giản để lập lịch, một tổ chức đã chứng kiến tệp cơ bản đó phát triển thành một hệ thống lập lịch và báo cáo nội bộ xử lý việc đăng ký, phản hồi, lịch sử phiên bản, chấm điểm và nhiều hơn nữa. Và điều tuyệt vời nhất là họ đã xây dựng nó hoàn toàn bằng các công cụ họ đã có, như Outlook, Excel, Power Automate và Airtable.
Kết quả là tiết kiệm được hàng giờ mỗi tuần, ít lỗi hơn và có cái nhìn rõ ràng hơn về những gì quan trọng nhất. Và vì họ tự xây dựng nó, họ cũng có thể tự sửa lỗi. Không cần phiếu yêu cầu.
Những câu hỏi chính để xây dựng hệ thống học tập có khả năng mở rộng
Tư duy hệ thống trong đào tạo là thu nhỏ lại và đặt ra một vài câu hỏi chính. Dưới đây là một vài ví dụ:
- “Làm thế nào tôi có thể lặp lại điều này?”
- “Nó kết nối với mọi thứ khác như thế nào?”
- “Nếu tôi phải làm điều này thêm 100 lần nữa, tôi sẽ làm thế nào để nó dễ dàng hơn?”
Những câu hỏi nhỏ nhặt đó dẫn đến việc xây dựng các hệ thống có khả năng mở rộng. Giống như một tấm chăn chắp vá, mỗi quy trình tự động hóa hoặc quy trình làm việc nhỏ có thể có vẻ nhỏ bé khi đứng riêng lẻ, nhưng khi kết hợp lại, chúng tạo nên một tổng thể gắn kết, hiệu quả và phù hợp với tổ chức.
Phá vỡ huyền thoại “Chúng ta không giỏi kỹ thuật”
Chúng ta không cần phải là kỹ sư để suy nghĩ như một kỹ sư. Nếu bạn có thể gửi lời mời trên lịch hoặc tạo khảo sát, bạn có thể tự động hóa chúng.
Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ nhặt: nhắc nhở qua email, xác nhận tham dự, cập nhật báo cáo, tự động đăng nhập tham dự và làm mới bảng điều khiển. Những hiệu quả nhỏ nhặt này cộng lại như lãi kép. Ngay cả việc tiết kiệm 45 phút mỗi tuần cũng tương đương với gần một tuần thời gian được thu hồi mỗi năm.
Với các hướng dẫn trực tuyến, diễn đàn thảo luận và sự hỗ trợ từ mạng lưới của bạn, không thiếu cách để học hỏi một vài mẹo mới.
Hãy là kiến trúc sư, không phải người vận hành
Những thành công lớn nhất về mặt vận hành trong L&D không đến từ việc mua các công cụ tốt hơn. Chúng đến từ việc thành thạo những công cụ bạn đã có. Đây là sự thay đổi: hãy ngừng thích nghi với các công cụ của bạn. Xây dựng, tinh chỉnh và lặp lại cho đến khi chúng thích ứng với bạn.
Tương lai của hoạt động đào tạo không thuộc về những người chờ đợi bản cập nhật từ nhà cung cấp. Nó thuộc về những người điều chỉnh công cụ cho phù hợp với nhu cầu của họ!
Bài viết liên quan
