McKinsey ước tính gần 80% công ty sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong ít nhất một lĩnh vực kinh doanh. Đây là một thay đổi đáng kể so với chỉ hai năm trước. Một số công ty sử dụng AI báo cáo năng suất tăng lên đến 10 lần. Nhưng điều này cũng dẫn đến những yếu tố gây căng thẳng mới cho nhân viên: lo lắng mất việc, vai trò mơ hồ, áp lực phải tạo ra nhiều sản phẩm hơn, quá tải nhận thức — và thậm chí là kiệt sức.
Một nghiên cứu về AI từ Viện Nghiên Cứu Upwork cho thấy 71% nhân viên toàn thời gian cảm thấy kiệt sức, với 65% đang gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu năng suất ngày càng tăng và 77% cho biết những công cụ này làm tăng khối lượng công việc thay vì giảm bớt. Dữ liệu từ ActivTrak cũng cho thấy các công cụ AI có thể kéo dài ngày làm việc.
Sự mất kết nối này tạo ra cơ hội và trách nhiệm cho các nhà lãnh đạo học tập và phát triển (L&D). Với kế hoạch và đào tạo bài bản, các nhóm L&D có thể giúp các tổ chức chuyển đổi câu chuyện về AI từ áp lực sang nhẹ nhõm. Khi được ứng dụng một cách có chủ đích, AI có thể loại bỏ công việc bận rộn, giảm bớt sự mệt mỏi khi ra quyết định và giải phóng thời gian cho những công việc có giá trị cao và ý nghĩa. Tuy nhiên, kết quả đó phụ thuộc vào cách AI được triển khai và đào tạo. Dưới đây là 4 bước để tận dụng AI nhằm chống lại tình trạng kiệt sức của nhân viên.
1. Thiết kế quy trình làm việc AI giúp giảm căng thẳng
Bước đầu tiên là xác định những điểm bất cập. Sử dụng phản hồi định tính của nhân viên và phân tích lực lượng lao động được hỗ trợ bởi AI để khám phá những điểm nghẽn và gánh nặng lặp đi lặp lại: họp hành quá nhiều, tài liệu trùng lặp, liên tục chuyển đổi ngữ cảnh, cập nhật thủ công trên các công cụ, v.v. Những hiểu biết này cho thấy AI có thể tinh giản hoặc thay thế các bước một cách hiệu quả.
Kiệt sức không phải lúc nào cũng do quá nhiều việc — đôi khi do loại công việc không phù hợp. Nhân viên thường cảm thấy kiệt sức do thủ tục hành chính, sự nhàm chán hoặc thiếu tác động. Nghiên cứu cho thấy cả khối lượng công việc và thủ tục rườm rà đều có thể gây ra kiệt sức; và thủ tục rườm rà cũng có mối tương quan với sự nhàm chán trong công việc theo thời gian. Nghiên cứu từ Forbes cũng đồng tình với điều này, lưu ý rằng sự nhàm chán có thể gây tổn hại không kém hoặc thậm chí còn tồi tệ hơn kiệt sức, dẫn đến sự mất gắn kết và nghỉ việc.
Khi được áp dụng một cách chu đáo, AI có thể giảm thiểu những yếu tố gây căng thẳng đó. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại hoặc ít giá trị, chẳng hạn như điền biểu mẫu, cập nhật trạng thái hoặc tìm kiếm thông tin, có thể giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào các nhiệm vụ tạo động lực và thu hút họ. Các công cụ phân tích lực lượng lao động được hỗ trợ bởi AI cũng có thể phát hiện sớm các dấu hiệu kiệt sức, chẳng hạn như làm thêm giờ quá mức, ít nghỉ giải lao hoặc mất cân bằng khối lượng công việc. Với đào tạo, các nhà quản lý có thể sử dụng những hiểu biết này để bắt đầu những cuộc trò chuyện có ý nghĩa và thực hiện các điều chỉnh trước khi kiệt sức xảy ra.
2. Định hình lại AI để giảm tải công việc
Khi đã có các công cụ phù hợp, bước tiếp theo là thay đổi cách AI được định vị trong mắt nhân viên. AI không nên chỉ được xem như một cách để tăng tốc độ công việc mà nên được định hình như một phương tiện giúp công việc bớt mệt mỏi và bền vững hơn. Chia sẻ những câu chuyện thành công về AI và các trường hợp sử dụng “trước và sau” của nhân viên, minh họa sự giảm tải công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, tạo báo cáo và các yêu cầu thông thường của khách hàng. Ví dụ có thể bao gồm:
- Một nhân viên bán hàng đã sử dụng ChatGPT để viết lại thông số kỹ thuật sản phẩm dưới dạng email khách hàng được đơn giản hóa, giúp tăng tốc độ giao tiếp đồng thời tăng tỷ lệ tương tác và phản hồi.
- Một kỹ sư giải pháp đã sử dụng Notion AI để tự động điền và cá nhân hóa hướng dẫn bắt đầu nhanh cho khách hàng, tiết kiệm hai giờ cho mỗi khách hàng.
- Một thành viên nhóm marketing đã sử dụng Otter.ai để tự động ghi chép và tóm tắt tất cả các cuộc họp, tiết kiệm ba đến năm giờ/tuần và dành nhiều thời gian hơn cho công việc chuyên sâu.
- Một quản lý lực lượng lao động đã sử dụng Reclaim AI để tự động dành thời gian cho các cuộc họp cá nhân, lập kế hoạch chiến lược và tập trung không bị gián đoạn — bảo vệ thời gian làm việc chuyên sâu và cải thiện năng suất của nhóm.
Những ví dụ này chứng minh rằng AI không phải là làm nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian — mà là làm đúng việc với ít trở ngại hơn. Khi nhân viên dành nhiều thời gian hơn để phát huy điểm mạnh và ít thời gian hơn cho các công việc lặp đi lặp lại, sự hài lòng và động lực làm việc sẽ tăng lên — và nguy cơ kiệt sức sẽ giảm xuống.
3. Xây dựng sự thành thạo về AI
Để xây dựng sự thành thạo về kỹ thuật số, hãy thiết kế đào tạo xoay quanh các phòng ban và vai trò, đồng thời chú trọng đến các công cụ và nhiệm vụ cụ thể. Bắt đầu bằng cách triển khai các buổi đào tạo ngắn, thực hành hướng dẫn nhân viên cách sử dụng AI cho một nhiệm vụ cụ thể.
Xác định những người áp dụng sớm và trao quyền cho họ hướng dẫn và đào tạo đồng nghiệp. Những “nhà vô địch AI” này có thể tổ chức các buổi demo nhanh và các buổi hỏi đáp, hoặc sẵn sàng trả lời các câu hỏi. Xác định các thành viên trong nhóm cần được hỗ trợ thêm và hướng dẫn riêng cho họ nếu cần.
Khuyến khích chia sẻ kiến thức bằng cách thiết lập các diễn đàn nơi các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ và đặt câu hỏi thông qua kênh chuyên dụng. Bạn cũng có thể tổ chức các buổi gặp mặt trực tiếp hai tuần một lần để chia sẻ thành quả, khắc phục các thách thức và chuẩn hóa việc thử nghiệm. Việc đào tạo AI dễ tiếp cận và mang tính xã hội cũng có thể hỗ trợ xây dựng đội ngũ và văn hóa công ty. Ví dụ: nhân viên có thể được công nhận hoặc trao giải thưởng cho những trường hợp sử dụng AI sáng tạo nhất.
4. Chuyển hướng câu chuyện: Từ cắt giảm chi phí sang xây dựng năng lực
Trong khi một số giám đốc điều hành coi AI là một cách để cắt giảm chi phí bằng cách giảm biên chế, nhiều quản lý tuyến đầu lại coi đó là cách để tăng cường năng lực của đội ngũ – về cơ bản là tăng thêm nhân sự mà không cần thêm ngân sách.
Trong môi trường tuyển dụng bị đóng băng hoặc ngân sách eo hẹp, AI có thể trở thành một nhân tố tăng cường sức mạnh, giúp các nhóm đạt được các mục tiêu vượt bậc mà không ảnh hưởng đến phúc lợi. Một nhà quản lý tự động hóa 30% công việc hành chính không phải là thay thế ai đó – họ đang cho họ thêm thời gian để cộng tác, sáng tạo và giải quyết vấn đề.
Nhưng ngoài năng lực, AI còn có thể trở thành niềm tự hào. Nhân viên thấy tổ chức của mình đầu tư vào các công cụ hiện đại và các sáng kiến nâng cao kỹ năng có thể cảm thấy mình là một phần của điều gì đó giá trị và hướng đến tương lai. Điều này báo hiệu rằng công ty và đội ngũ nhân viên đang phát triển.
Niềm tự hào này góp phần tạo nên cảm giác đổi mới, học hỏi liên tục và sự phù hợp, những yếu tố có thể thúc đẩy tinh thần và giúp thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu. Khi đào tạo AI không được định hình như một nhiệm vụ áp đặt từ trên xuống, mà thay vào đó là một cơ hội phát triển cá nhân và chuyên môn, nhân viên có thể dễ dàng tiếp thu và áp dụng nó một cách có ý nghĩa hơn.
Vượt xa hiệu suất: Khai phá tiềm năng con người với AI
Tiềm năng chuyển đổi công việc của AI là không thể phủ nhận, nhưng tác động của nó hoàn toàn phụ thuộc vào cách thức ứng dụng, đào tạo và hỗ trợ. Trong thời đại nhu cầu ngày càng tăng, việc giúp mọi người làm việc hiệu quả nhất một cách bền vững là vô cùng quan trọng đối với phúc lợi của nhân viên và sức khỏe lâu dài của tổ chức. Đối với các nhà lãnh đạo L&D, việc triển khai AI một cách khôn ngoan có thể là một đồng minh chủ chốt trong sứ mệnh đó.
Dịch từ How AI Can Combat Burnout in Any Industry
