Với tư cách là chuyên gia đào tạo, việc đánh giá thường xuyên các kỹ năng giao tiếp của bạn là điều cần thiết để đảm bảo bạn đang cung cấp các buổi đào tạo có tác động. Sự đa dạng của các thành phần giao tiếp như lắng nghe, nói, viết, đọc và phi ngôn ngữ (tín hiệu cơ thể và giao tiếp bằng mắt) đều rất quan trọng đối với nghề đào tạo.
Nếu bạn cảm thấy kỹ năng giao tiếp của mình còn thiếu sót ở bất kỳ danh mục nào trong số đó, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật để cải thiện chúng. Bạn có thể sử dụng cùng một cách tiếp cận để phát triển các kỹ năng giao tiếp khác nhau; hãy kiên trì và nhất quán. Chủ động kiểm tra điểm mạnh và điểm yếu trong giao tiếp của bạn để quyết định kỹ năng nào cần “luyện tập giao tiếp”. Một số kỹ năng giao tiếp cần thiết hơn những kỹ năng khác. Ví dụ, lắng nghe tích cực có thể là kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất mà bạn muốn củng cố.
Tuy nhiên, không nên bỏ qua các kỹ năng khác như nói trước công chúng và ngôn ngữ cơ thể. Chúng cũng cần được mài giũa. Hãy nhớ rằng: Khi giao tiếp rõ ràng, sẽ tránh được sự hiểu lầm.
Hãy cùng khám phá các mẹo thực tế để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn với tư cách là chuyên gia đào tạo.
Kỹ năng lắng nghe
Một trong những kỹ năng giao tiếp thiết yếu nhất cần phát triển là lắng nghe. Kỹ năng này không dễ như bạn nghĩ. Có rất nhiều thông tin tấn công chúng ta hàng ngày. Khi chúng ta cần tập trung vào một điều; điều khác lại đang tranh giành sự chú ý của chúng ta. Bạn có bao giờ nhận thấy rằng khi ai đó đang nói, bạn không lắng nghe một cách chăm chú vì bạn đang hình thành phản hồi của mình không? Đôi khi, mọi người sẽ ngắt lời người nói và phá vỡ suy nghĩ của người nói. Trong cuốn sách “The Wisdom of Listening” (Tạm dịch: Lắng nghe thông thái), Tiến sĩ Karen Kissel Wegela nhận ra rằng phản hồi ngắt lời nhanh chóng có thể khiến người khác im lặng. Là những người đào tạo, chúng ta thực sự muốn mọi người tham dự tham gia đào tạo, không rút lui và cảm thấy được lắng nghe.
Chú ý là phần đầu tiên của việc lắng nghe. Chúng ta có thể bắt đầu lắng nghe một cách cẩn thận; sau đó, đột nhiên, chúng ta lại chìm vào suy nghĩ về điều gì đó khác. Không có gì lạ khi sự chú ý của chúng ta bị chuyển hướng. Khi điều này xảy ra, hãy tham gia lại vào việc lắng nghe tích cực. Nếu đây là kỹ năng bạn cần củng cố, hãy bắt đầu thực hành với một thành viên gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp. Hãy để họ nói và không đưa ra câu trả lời trước khi họ nói xong. Điều này yêu cầu người nghe chỉ chú ý đến người đang nói.
Kỹ thuật thứ hai là diễn đạt lại “như một con vẹt”. Hãy cho người đó biết họ đang được lắng nghe bằng cách nhắc lại những gì họ đã nói, chỉ cần lặp lại những gì họ đã nói theo cách bạn diễn giải. Điều này sẽ chứng minh cho người nói rằng họ đã được lắng nghe.
Vượt qua nỗi sợ nói trước công chúng
Theo tác giả Derek Borthwick, trong cuốn sách “Public Speaking: How to Speak Effectively without Fear,” (Tạm dịch: Nói trước công chúng: Cách nói hiệu quả mà không sợ hãi), nói trước công chúng là nỗi sợ phổ biến của nhiều người. Nỗi sợ của bạn được kiểm soát bởi niềm tin của bạn. Nếu bạn cảm thấy tự ti, hãy làm theo bước này: Nhắc nhở bản thân rằng nội dung thường là lý do khiến ai đó tham dự, không phải vì người nói. (Trừ khi diễn giả là người nổi tiếng, thì đó là một câu chuyện khác.) Trong tâm trí bạn, hãy loại bỏ bản thân khỏi phương trình. Nếu bạn lo lắng về những người tham dự buổi đào tạo của mình, hãy nhớ rằng khán giả thường được chia thành ba nhóm:
1. Những người muốn có mặt ở đó,
2. Những người không muốn có mặt ở đó.
3. Những người đã được thông báo rằng họ phải có mặt ở đó.
Là những chuyên gia đào tạo, nhiều người trong chúng ta đã trải nghiệm cả ba loại khán giả.
Mẹo thứ hai để trở thành một diễn giả giỏi hơn là tuân theo quy tắc vàng: “thực hành tạo nên sự hoàn hảo”. Mẹo này sẽ có ích cho những người sợ quên tài liệu thuyết trình/đào tạo. Xem lại tài liệu nhiều lần và/hoặc tập dượt bài thuyết trình hoặc buổi đào tạo sẽ giúp bạn tự tin hơn và giọng nói của bạn cũng sẽ tự nhiên nghe có vẻ tự tin. Bạn cũng có thể ghi âm một buổi thực hành và phát lại nhiều lần trong khi lái xe, đi bộ hoặc làm việc nhà. Điều này sẽ giúp bạn ghi nhớ nội dung.
Nói một cách nhẹ nhàng hơn, hầu hết mọi người sẽ nhớ rất ít về bài thuyết trình. Vì vậy, không cần phải lo lắng về mọi chi tiết của bài thuyết trình.
Nâng cao giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp bằng mắt cũng cho thấy bạn đang chú ý. Nếu bạn tham dự một cuộc họp trực tuyến, hãy nhìn vào camera hoặc nếu gặp trực tiếp, hãy nhìn vào mắt khán giả. Giao tiếp bằng mắt là một phần của câu đố ngôn ngữ cơ thể. Các thành phần khác, tư thế và cử chỉ tay, cũng quan trọng không kém.
Tác giả Carol Kinsey Goman đã nêu trong cuốn sách “The Silent Language of Leaders” (Tạm dịch: Ngôn ngữ im lặng của các nhà lãnh đạo) rằng một bài phát biểu được viết đẹp là chưa đủ. Một người có thể phá hỏng một bài phát biểu tuyệt vời nếu họ không luyện tập ngôn ngữ cơ thể. Luyện tập bài thuyết trình của bạn bằng cách nhìn vào gương hoặc tự ghi âm. Hãy tự hỏi mình câu hỏi này: Ngôn ngữ cơ thể của tôi đang nói lên điều gì? Hãy nghiên cứu tư thế của bạn. Ngoại hình của bạn có tự tin không? Bạn có rảnh tay để di chuyển không, hay đang đút tay vào túi? Bạn đang nhìn vào khán giả hay đang nhìn đi nơi khác? Những yếu tố này rất cần thiết để cải thiện ngôn ngữ cơ thể của bạn để giao tiếp hiệu quả hơn.
Kết luận
Không bao giờ là quá muộn để xây dựng kỹ năng giao tiếp. Bắt đầu bằng cách kiểm tra kỹ năng lắng nghe để đảm bảo bạn là người lắng nghe tích cực. Lắng nghe tích cực cho phép người kia nói và người nhận thông tin bày tỏ sự tôn trọng. Thực hành “lắng nghe tích cực” có thể được thực hiện ở bất cứ đâu, ngay cả trên máy bay, khi tiếp viên hàng không đưa ra hướng dẫn của họ.
Bây giờ bạn đã có chế độ để tinh chỉnh kỹ năng lắng nghe của mình, hãy sử dụng kỹ thuật bắt chước khác để củng cố chúng. Hãy nhớ rằng, khi bắt chước, hãy giữ nguyên lời nói của bạn. Nếu bạn vẫn gặp phải một số lo lắng về việc nói trước đám đông, hãy phân tích nỗi sợ hãi của mình và cố gắng thay đổi quan điểm về việc nói trước công chúng. Thực hành thường xuyên có thể giúp bạn vượt qua nỗi sợ hãi và thay đổi quan điểm của mình.
Cuối cùng, hãy chắc chắn kiểm tra ngôn ngữ cơ thể của bạn. Hãy đứng thẳng và tự tin. Hãy kiên trì với “bài tập giao tiếp” và các kỹ năng của bạn sẽ tự nhiên được cải thiện.
Dịch từ Your Communication Workout: Strengthen Your Skills for Training Success
