Trong suốt năm 2020, nhiều người đã hỏi, “Khi nào tất cả chúng ta sẽ trở lại làm việc như bình thường?” Tuy nhiên, bây giờ nhiều người trong chúng ta nhận ra rằng câu trả lời là, “Không bao giờ.”
Khi bước vào năm 2021, chúng ta cũng đang bước vào giai đoạn quan trọng thứ tư của quá trình thích ứng tại nơi làm việc với thực tế xa xôi mới, trong đó, đối với nhiều người, nơi làm việc không còn là một địa điểm cụ thể.
2020: Điều chỉnh để làm việc từ xa
Giai đoạn 1 liên quan đến sự điều chỉnh đối với thực tế mới. Điều mà hầu hết mọi người cho rằng sẽ là một vấn đề lớn – kết nối mọi người bằng công nghệ để chúng ta vẫn có thể làm việc của mình – hóa ra không dễ dàng hơn chúng ta nghĩ. Nhiều công việc hóa ra lại có lợi cho công việc từ xa hơn cả những dự báo lạc quan nhất trước đại dịch.
Giai đoạn 2 là bình thường hóa môi trường từ xa này và nhận ra rằng nó có thể tốt hơn nhiều so với những gì chúng ta từng mơ. Có thể là nơi chúng ta làm việc và học ở đâu hầu như không quan trọng? Có lẽ điều khiển từ xa là tốt.
Trên thực tế, trong khi một số người phải vật lộn để thích nghi, thì nhiều người đã chấp nhận sự tiện lợi, linh hoạt và thoải mái khi làm việc tại nhà (chưa kể thời gian đi làm được tiết kiệm). Hầu hết các tổ chức đã nâng cấp toàn diện các hệ thống và thực hành của họ xung quanh công việc và giao tiếp từ xa. Nhiều nhà quản lý đã thực sự cải thiện khi đặt ra kỳ vọng và theo dõi hiệu suất, bởi vì họ đã không còn quản lý vị trí và thời gian làm việc của người lao động (“Có phải ngồi trên ghế trong những giờ nhất định không?”). Ngay cả khi nhiều tổ chức đã thu được những khoản tài chính khổng lồ, hầu hết đều nhận thấy rằng năng suất, chất lượng và thậm chí là tinh thần của nhân viên đã tăng lên trong quý 2 và quý 3 năm 2019.
Trong giai đoạn 3, nhiều người quyết định rằng làm việc từ xa đã trở nên rất phổ biến và họ phát hiện ra một thứ gọi là “Sự mệt mỏi khi phải làm việc trực tuyến”. Tất nhiên, sự mệt mỏi khi Zoom, phần lớn là một phiên bản làm việc từ xa của điều mà trước đại dịch, đã phổ biến: gặp sự cố mệt mỏi. Nhưng ít nhất tất cả những cuộc gặp gỡ đó đã mang mọi người đến với nhau, trực tiếp và làm việc trong môi trường gần gũi về thể chất mang lại rất nhiều lợi ích (ngay cả khi nhiều người không phải là những điều mà chúng ta có thể nghĩ đến trước cuộc cách mạng từ xa này). Không hẳn là làm việc trực tiếp, làm việc cùng nhau lại mang lại ích lợi, vì chúng ta có thể thấy xe của ai ở bãi đậu xe và ai đang ở bàn làm việc của họ. Việc này hóa ra gần như không liên quan. Điều còn thiếu là mọi người không có sự gần gũi khi cùng làm việc trực tiếp.
Khi chúng ta đánh mất nhịp độ làm việc hàng ngày ở cùng một nơi, đồng thời với những người khác, chúng ta bỏ lỡ những thứ mà công nghệ của chúng ta không thể cung cấp nhưng con người chúng ta đánh giá cao – như mối quan hệ bạn bè, sự quen thuộc, sự thích thú, sự tin tưởng, sáng tạo và đổi mới .
Con người được gắn kết với nhau, kể từ khi chúng tôi cùng nhau săn linh dương đầu bò trong các đội hợp tác nhỏ. Ngay cả trên Zoom, vẫn còn thiếu rất nhiều dữ liệu về thị giác và thính giác. Chúng ta mất quá nhiều dữ liệu giác quan trong cái gọi là “khoảng cách gần”, bao gồm hai lợi ích quan trọng: tương tác tự phát và sự sáng tạo ngẫu nhiên (quan sát và ý tưởng “nảy lửa”).
Khó khăn hơn để đo lường và giảm thiểu là cái giá phải trả của việc mất đi một số năng lượng cộng sinh vô hình nhưng mạnh mẽ của con người. Một số người có thể dễ dàng cảm thấy cô đơn và bị cô lập, đặc biệt là khi vượt qua những thử thách khó khăn mà không có đồng nghiệp ở đó để cổ vũ họ. Còn thiếu bao nhiêu sự truyền nhiệt tình (của bất kỳ ai có động lực mạnh nhất trong ngày hôm đó)? Có bao nhiêu nỗ lực cạnh tranh bị mất đi khi mọi người không nhìn sang một người làm việc chăm chỉ hơn họ?
Nếu chúng ta bỏ qua những việc này, thì theo một cách nào đó, khả năng làm việc có khả năng suy yếu và thậm chí lớn hơn tất cả những lợi ích của công việc từ xa.
2021: Giai đoạn thứ tư
Năm 2021 đang bước vào giai đoạn 4. Phần lớn, chúng tôi đã xác định tất cả các công việc không thể xảy ra từ xa; phần còn lại của chúng ta sẽ không bao giờ “quay lại làm việc” như chúng ta trước khi chuyển đổi này. Tại sao chúng ta sẽ thành như vậy? Lợi ích của làm việc từ xa là quá lớn. Thêm vào đó, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang nhận ra rằng chi phí khổng lồ của bất động sản thương mại (và mọi thứ đi kèm với nó) – chưa kể đến việc đi công tác (tiền bạc và thời gian) – là cơ hội để tiết kiệm đáng kể trong tương lai.
Công việc trực tuyến cũng mang lại cho các công ty nhiều quyền kiểm soát hơn đối với người lao động, chứ không phải ít hơn. Và, bởi vì công việc từ xa mang lại rất nhiều lợi ích cho nhân viên – giải phóng họ khỏi thời gian đi làm và mang lại sự thuận tiện, linh hoạt và thoải mái hơn – nên nhiều nhà tuyển dụng đang ngày càng siết chặt mọi cá nhân, tìm cách tận dụng nhiều thời gian và năng lượng nhất có thể. Phương trình đó là lý do tại sao năng suất và chất lượng hầu hết đều tăng lên.
Trong tương lai, một phần lớn lực lượng lao động sẽ đi làm ở một địa điểm và thời gian cụ thể chỉ vì những lý do cụ thể. Nếu không, chúng tôi sẽ làm việc và quản lý (và đào tạo) từ xa.
Câu hỏi đặt ra là bạn sẽ giỏi làm việc từ xa đến mức nào? Quá nhiều tổ chức, nhóm và cá nhân đã mặc định có thói quen giao tiếp trực tiếp như: liên hệ, ngắt lời nhau cả ngày, theo dõi lưu lượng email và các cuộc họp nhóm vẫn được lên lịch thường xuyên . Điều này được đánh giá cao khi nhận ra rằng các vấn đề thực sự đang tìm ẩn và vượt ra ngoài tầm kiểm soát. Để đối phó, các tổ chức đang tìm kiếm phương pháp, có khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và sau đó nhanh chóng trở lại bình thường, để chờ đến vấn đề sau.
Có nhiều người, nhiều nhóm và nhiều tổ chức vẫn hiểu mặc định hầu như không có cơ hội để duy trì năng suất, chất lượng và tinh thần cao hơn theo thời gian nếu họ làm việc từ xa. Thay vào đó, họ đang cần phải:
Hãy phá bỏ sự cố định bằng việc đo lường công việc về địa điểm làm việc và thời gian làm việc, thay vào đó, hãy tập trung vào kết quả – có nghĩa là hướng dẫn, chỉ đạo, hỗ trợ và huấn luyện về lập kế hoạch và thực hiện, bằng những hành động và kết quả cụ thể.
Cam kết với một chế độ giao tiếp mới (hầu hết là từ xa) có bài bản củ thể, và chất lượng cao.
Tìm ra cách thực hiện những điều đó, đồng thời, phát triển và thực hiện các chiến lược để mọi người có thể gần gũi với nhau khi làm việc từ xa.
Công việc thu thập và phân tích dữ liệu từ các tuyến đầu của nơi làm việc trong 27 năm qua, thì năm 2020 như một lăng kính để nhìn tương lai. Không ai có thể nói chắc chắn mối quan hệ giữa người lao động và người lao động sẽ được chuyển đổi như thế nào trong dài hạn. Chắc chắn rằng các vấn đề về địa điểm làm việc và họp mặt đã thay đổi hàng năm trong nhiều tháng, và do đó có các xu hướng phát triển dài hạn khác – đặc biệt là sự chuyển đổi từ việc trả lương từ dài hạn chuyển sang ngắn hạn – thay vào đó sẽ xuất hiện việc làm giao dịch (cái gọi là lực lượng lao động hợp đồng do các dịch giả tự do và chuyên gia tư vấn).
Tuy nhiên, ngay cả khi đại dịch này – tai nạn lớn của lịch sử – đang thay đổi quá nhiều, quá nhanh, một số thứ sẽ không bao giờ thay đổi. Công việc sẽ luôn cần được hoàn thành và các tổ chức ở bất kỳ quy mô nào cũng sẽ cần người làm công việc đó. Các nhà quản lý sẽ cần biên chế công việc, quản lý hiệu suất của nhân viên và hỗ trợ phát triển nhân viên. Và mọi tổ chức đều có một văn hóa, theo thiết kế hoặc theo mặc định.
Quy tắc mới cho Bình thường mới
Với những yếu tố không thay đổi của nơi làm việc, đây là bốn quy tắc mới cho các tổ chức điều hướng “bình thường mới” trong năm nay:
1. Nhân viên là làm việc, Không phải Công việc để làm
Tiếp tục thu nhỏ nhóm nhân viên cốt lõi của bạn và tiếp tục xây dựng đội ngũ làm việc dựa vào khả năng linh hoạt của người quản lý.
2. Huấn luyện nhân viên về mọi nhiệm vụ, nhưng yêu cầu nhân viên tự phát triển của bản thân
Không bao giờ giao một nhiệm vụ mà không cung cấp thông tin, kỹ thuật và hỗ trợ công việc cần thiết trước (đào tạo kỹ thuật). Nhưng cách tốt nhất để hỗ trợ phát triển kỹ năng rộng rãi, có thể chuyển giao (kỹ năng mềm) là trao cho mọi người nhiều quyền quyết định và có trách nhiệm hơn đối với việc tự định hướng học tập.
3. Trả tiền cho Hiệu suất – và Không trả tiền cho điều gì khác
Vì ngày càng có ít mối quan hệ việc làm lâu dài và độc quyền, hãy gắn phần thưởng càng nhiều càng tốt trực tiếp vào các chỉ số hiệu suất rõ ràng (hành động và kết quả cụ thể) cho năng suất và chất lượng, nỗ lực và sáng tạo.
4. Thiết kế và xây dựng văn hóa của tổ chức xung quanh sứ mệnh
Những nền văn hóa mạnh nhất không chỉ là những nền văn hóa mà các đồng nghiệp giao lưu với nhau. Thay vào đó, họ là những tổ chức có giao thức mạnh nhất để giao tiếp và hỗ trợ lẫn nhau – để hợp tác, phối hợp và cộng tác.
