Điều phối viên đào tạo chịu trách nhiệm phần lớn các công tác hành chính trong phòng đào tạo. Năng lực lập kế hoạch, hành chính và liên lạc là cần thiết để họ thực hiện tốt công việc của mình.
Điều phối viên đào tạo có thể từ một trong 3 vị trí sau: Đầu tiên, họ có thể là trợ lý hành chính thực hiện các công tác hỗ trợ và báo cáo với giám đốc nhân sự. Thứ hai, họ có thể là chuyên gia đào tạo thực hiện giảng dạy nhân viên và kiêm các công việc hành chính. Thứ 3 họ có thể là quản lý hoặc giám sát chức năng hoặc bộ phận.
Có nhiều cách gọi cho điều phối viên đào tạo như: nhân viên liên lạc đào tạo, chuyên gia tuân thủ đào tạo, quản trị viên đào tạo và trợ lý hành chính đào tạo.
Danh sách kiểm tra năng lực cho điều phối viên đào tạo
Có 2 danh sách phác thảo và xác định năng lực lập kế hoạch, hành chính và liên lạc của điều phối viên đào tạo. Khi kết hợp với nhau, chúng trở thành mô hình năng lực của điều phối viên đào tạo.
Tất cả năng lực đều mô tả hành động thực tiễn. Khi xem xét các năng lực, cần đánh giá họ có thực hiện các nhiệm vụ được mô tả hay không. Xếp hạng “A” và “B” phân biệt năng lực ở cấp độ “nâng cao” hay “cơ bản”. Đối với 2 loại xếp hạng này, Kết quả đầu ra có thể quan sát được. Xếp hạng “I” đồng nghĩa với “incomplete – chưa hoàn thiện” cho các kết quả đầu ra không quan sát được, bị thiếu hoặc bị thiếu một phần. Hãy nhớ rằng năng lực có thể quan sát được hoặc không.
Danh sách đầu tiên mở rộng năng lực thiết kế được đánh số và cung cấp mô tả về năng lực cơ bản cùng với kiến thức, kỹ năng và thái độ. Kết quả đầu ra cho từng năng lực cũng được cung cấp. Danh sách kiểm tra thứ hai cung cấp các mô tả năng lực nâng cao cùng với kiến thức, kỹ năng và thái độ hỗ trợ. Ở cuối Danh sách kiểm tra năng lực, người đánh giá sẽ hiển thị tổng tỷ lệ phần trăm năng lực quan sát. Bạn cần nhớ quyết định trước các năng lực cần có trong bảng.
Cách sử dụng danh sách kiểm tra năng lực
Để điều chỉnh mô hình năng lực của điều phối viên đào tạo, đầu tiên bạn cần xem xét tất cả các danh sách kiểm tra. Sau đó, bạn hãy lựa chọn những năng lực cần thiết hoặc mong muốn đánh giá. Bạn loại đi các năng lực không phù hợp hoặc cần áp dụng. Trước khi đánh giá năng lực, hãy cùng thảo luận về các năng lực, xác định mức độ “cơ bản” hoặc “nâng cao” khi xếp loại kiến thức, kỹ năng, thái độ. Khi xếp loại người khác, bạn hãy đảm bảo mọi người đều hiểu rõ, hiểu giống nhau về từng loại năng lực và mức độ năng lực được đánh giá.
Danh sách kiểm tra năng lực cho Điều phối viên đào tạo
A = năng lực nâng cao (Kết quả đầu ra nâng cao có thể thấy được)
B = năng lực cơ bản (Kết quả đầu ra cơ bản có thể thấy được)
I = chưa hoàn thành (Kết quả đầu ra chưa được giám sát, bị thiếu hay hoàn thành được một phần)
N = hành vi chưa được giám sát (không có thẩm quyền)
| Xếp hạng | Năng lực của điều phối viên đào tạo | Kết quả đầu ra mức độ cơ bản | Kết quả đầu ra mức độ nâng cao |
| Năng lực lập kế hoạch | |||
| 1. Xác định giải pháp giải quyết vấn đề tổ chức | Kế hoạch đào tạo | Các thao tác chỉ đạo điều phối viên đào tạo trích từ kế hoạch đào tạo | |
| 2. Thiết lập mục tiêu cho các chương trình đào tạo | Văn bản mục tiêu | Văn bản mục tiêu | |
| 3. Giúp quản lý trực tiếp và giám sát viên xác định nhu cầu đào tạo | Dữ liệu đánh giá nhu cầu | Dữ liệu đánh giá nhu cầu | |
| 4. Phát triển các nguồn tài nguyên | Báo cáo dữ liệu nguồn tài nguyên | Báo cáo dữ liệu nguồn tài nguyên Tiêu chí lựa chọn nguồn tài nguyên | |
| 5. Mua các gói chương trình đào tạo | Thư viện các gói chương trình đào tạo | Thư viện các gói chương trình đào tạo | |
| 6. Duy trì thư viện công ty | Sách, tạp chí định kỳ và các nguồn tài nguyên khác Danh sách các nguồn tài nguyên | Sách, tạp chí định kỳ và các nguồn tài nguyên khác Danh sách các nguồn tài nguyên | |
| 7. Lên kế hoạch đào tạo | Lịch công bố | Lịch công bố | |
| 8. Đánh giá sự thành công của nỗ lực đào tạo | Bảng tổng hợp các đánh giá của học viên Bài kiểm tra đã chấm điểm của học viên Bảng tổng hợp danh sách kiểm tra kỹ năng Thông tin chi phí đào tạo | Bảng phân tích xu hướng đánh giá của học viên Bảng hoàn thiện các bài kiểm tra của học viên Bảng hoàn thiện danh sách kiểm tra phát triển kỹ năng Báo cáo tái đầu tư | |
| Năng lực hành chính | |||
| 9. Điều phối việc sắp xếp cơ sở vật chất ngoài doanh nghiệp | Hợp đồng cơ sở vật chất | Hợp đồng cơ sở vật chất | |
| 10. Chạy hệ thống đăng ký và xác nhận học viên | Danh sách lớp Thư xác nhận Bảng điểm nhân viên Thông báo bồi hoàn Giấy chứng nhận tham dự Báo cáo tham dự | Mẫu hệ thống dữ liệu Danh sách lớp Thư xác nhận Bảng điểm nhân viên Thông báo bồi hoàn Giấy chứng nhận tham dự Báo cáo tham dự | |
| 11. Giám sát các chương trình hoàn trả học phí | Hồ sơ hoàn trả | Hồ sơ hoàn trả Báo cáo hoàn trả | |
| 12. Xác định chi phí đào tạo | Danh sách chi phí đào tạo | Dự toán đào tạo | |
| 13. Chuẩn bị phòng đào tạo theo hướng dẫn | Sơ đồ bố trí phòng Lịch bố trí Thiết bị nghe nhìn và cầm tay, bảng tên, bảng đánh giá | Sơ đồ bố trí phòng Lịch bố trí Thiết bị nghe nhìn và cầm tay, bảng tên, bảng đánh giá | |
| 14. Nguồn cung cấp đơn đặt hàng và tồn kho | Nhật ký đơn hàng Báo cáo tồn kho | Nhật ký đơn hàng Báo cáo tồn kho | |
| 15. Bảo trì các thiết bị nghe nhìn | Danh sách kiểm tra bảo trì thiết bị Hỗ trợ công việc khắc phục sự cố thiết bị Nhận ký kiểm tra thiết bị | Danh sách kiểm tra bảo trì thiết bị Hỗ trợ công việc khắc phục sự cố thiết bị Nhận ký kiểm tra thiết bị | |
| Năng lực liên lạc | |||
| 16. Thuê tư vấn viên bên ngoài | Yêu cầu đề xuất Hợp đồng tư vấn | Mẫu phạm vi công việc Yêu cầu đề xuất Hợp đồng tư vấn | |
| 17. Huấn luyện các chuyên gia về một số chủ đề với tư cách là giảng viên | Giới thiệu vấn đề đào tạo | Danh sách kiểm tra năng lực đào tạo | |
| 18. Đào tạo nội bộ | Kế hoạch marketing Thông báo đào tạo | Kế hoạch marketing Thông báo đào tạo | |
| % Tổng số năng lực được giám sát | |||
| % Tổng các yêu cầu về năng lực |
Danh sách năng lực mở rộng cho Điều phối viên đào tạo
Bài viết này chỉ giới thiệu 1 năng lực cơ bản và 1 năng lực nâng cao của mỗi phần, bạn có thể xem đầy đủ trong cuốn sách “The Trainer’s Journey to Comptence”
Phần 1: Năng lực lập kế hoạch
Năng lực lập kế hoạch cơ bản 1: Xác định giải pháp giải quyết vấn đề tổ chức
Vai trò: Điều phối viên đào tạo
Kế hoạch đào tạo được những người khác viết ra nhằm đưa ra phương hướng giải quyết các vấn đề của tổ chức mà hoạt động đào tạo có thể tác động.
Kết quả đầu ra: Các thao tác chỉ đạo điều phối viên đào tạo trích từ kế hoạch đào tạo
Kiến thức:
- Nhận thức cách trích xuất các vấn đề đào tạo từ dữ liệu tổ chức
Kỹ năng
- Thực hiện kế hoạch đào tạo dựa trên các vấn đề hiện tại của tổ chức
Thái độ
- Làm theo chính xác chỉ dẫn của người khác về kế hoạch đào tạo
Năng lực lập kế hoạch nâng cao 1: Xác định giải pháp giải quyết vấn đề tổ chức
Vai trò: Điều phối viên đào tạo
Điều phối viên đào tạo khám phá các vấn đề của tổ chức, trích xuất và ghi lại các vấn đề đào tạo. Kế hoạch đào tạo được viết để cung cấp giải pháp cho các vấn đề.
Kết quả đầu ra: Kế hoạch đào tạo
Kiến thức:
- Xác định các vấn đề của tổ chức để có chứa các vấn đề về đào tạo
- Nhận thức được các nguồn tài trợ
Kỹ năng:
- Tạo kế hoạch đào tạo dựa trên các vấn đề hiện nay của tổ chức
- Phát triển mối quan hệ với các nguồn tài trợ
Thái độ:
- Sẵn sàng phát triển các mối quan hệ
- Giao dịch công bằng với các nhà cung cấp tài nguyên
Phần 2: Năng lực hành chính
Năng lực hành chính cơ bản 9: Điều phối việc sắp xếp cơ sở vật chất ngoài doanh nghiệp
Vai trò: Điều phối viên đào tạo
Điều phối viên đào tạo xác định cơ sở vật chất bên ngoài phù hợp với các tiêu chí chương trình đào tạo và thương lượng với họ để có được giá trị tốt nhất trong phạm vi ngân sách.
Kết quả đầu ra: Hợp đồng cơ sở vật chất
Kiến thức:
- Hiểu được nhu cầu và yêu cầu của tổ chức khi sử dụng cơ sở vật chất bên ngoài doanh nghiệp
- Nhận thức được các tiêu chí đối với các cơ sở tổ chức bên ngoài
- Nhận thức được nguồn lực bên ngoài đáp ứng được nhu cầu tổ chức
- Hiểu vai trò khác nhau của nhân viên bên ngoài cơ sở
Kỹ năng:
- Xác định được cơ sở vật chất bên ngoài phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của tổ chức
- Thương lượng với cơ sở bên ngoài để có được giá trị tốt nhất trong phạm vi ngân sách
- Khắc phục sự cố có thể xảy ra trước, trong và sau chương trình đào tạo
Thái độ:
- Sẵn sàng thỏa hiệp khi đàm phán với các nguồn lực bên ngoài trong khi vẫn tuân thủ các nguyên tắc về ngân sách
Năng lực hành chính nâng cao 9: Điều phối việc sắp xếp cơ sở vật chất ngoài cơ sở
Vai trò: Điều phối viên đào tạo
Điều phối viên đào tạo xác định cơ sở vật chất bên ngoài phù hợp với chương trình đào tạo và thương lượng với họ để đạt được giá trị tốt nhất.
Kết quả đầu ra: Hợp đồng cơ sở vật chất
Kiến thức:
- Hiểu được nhu cầu và yêu cầu của tổ chức khi sử dụng cơ sở vật chất bên ngoài doanh nghiệp
- Nhận thức được các tiêu chí đối với các cơ sở tổ chức bên ngoài
- Nhận thức được nguồn lực bên ngoài đáp ứng được nhu cầu tổ chức
- Hiểu vai trò khác nhau của nhân viên bên ngoài cơ sở
Kỹ năng:
- Khuyến nghị để thiết lập các hướng dẫn cho cơ sở tổ chức bên ngoài
- Xác định tổ chức bên ngoài phù hợp với yêu cầu và nhu cầu của tổ chức
- Thương lượng với các tổ chức bên ngoài để đạt giá trị tốt nhất
- Xây dựng mối quan hệ với các tổ chức bên ngoài để thường xuyên sử dụng dịch vụ thuê
- Hợp đồng đánh giá theo kỳ để đảm bảo giá trị sử dụng tốt nhất
- Khắc phục sự cố có thể xảy ra trước, trong và sau chương trình đào tạo
Thái độ:
- Sẵn sàng thỏa hiệp khi đàm phán với các nguồn lực bên ngoài khi cần thiết
- Quan tâm đến việc tìm kiếm giá trị tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của tổ chức đối với các cơ sở bên ngoài doanh nghiệp
Phần 3: Năng lực liên lạc
Năng lực liên lạc cơ bản 16: Thuê tư vấn viên bên ngoài
Vai trò: Điều phối viên đào tạo
Khi cần đào tạo kỹ năng mà nguồn nội bộ không có sẵn, điều phối viên đào tạo sẽ đề xuất sử dụng dịch vụ thuê ngoài phù hợp.
Kết quả đầu ra: Yêu cầu đề xuất, hợp đồng tư vấn, thỏa thuận hoặc biên bản ghi nhớ
Kiến thức:
- Nhận thức được quy trình thuê tư vấn bên ngoài
- Nhận thức được các thành phần của đề xuất
- Nhận thức được các thành phần của hợp đồng tư vấn, thỏa thuận hoặc biên bản ghi nhớ
Kỹ năng:
- Tạo yêu cầu đề xuất từ mẫu phạm vi công việc cho các nguồn lực bên ngoài
- Sử dụng quy trình khách quan để đánh giá đề xuất của các bên tư vấn
- Đề xuất thuê tư vấn đáp ứng yêu cầu và xin phê duyệt ngân sách chi phí
- Theo dõi hợp đồng và sửa đổi khi cần thiết
- Đề nghị phê duyệt hóa đơn tư vấn
Thái độ:
- Đối xử công bằng với các chuyên gia tư vấn bên ngoài
Năng lực liên lạc nâng cao 16: Thuê tư vấn viên bên ngoài
Vai trò: Điều phối viên đào tạo
Khi cần đào tạo kỹ năng mà nguồn nội bộ không có sẵn, điều phối viên đào tạo sẽ đề xuất sử dụng dịch vụ thuê ngoài phù hợp.
Kết quả đầu ra: Mẫu phạm vi công việc, yêu cầu đề xuất, hợp đồng tư vấn, thỏa thuận hoặc biên bản ghi nhớ
Kiến thức:
- Nhận thức được quy trình thuê tư vấn bên ngoài
- Nhận thức được các thành phần của đề xuất
- Nhận thức được các thành phần của hợp đồng tư vấn, thỏa thuận hoặc biên bản ghi nhớ
Kỹ năng:
- Tạo mẫu phạm vi công việc
- Tạo yêu cầu đề xuất bao gồm phạm vi công việc chính xác để các nguồn lực bên ngoài cân nhắc
- Sử dụng quy trình khách quan để đánh giá đề xuất của các bên tư vấn
- Thương lượng các thành phần trong hợp đồng với tư vấn viên bên ngoài
- Đề xuất thuê tư vấn đáp ứng yêu cầu và xin phê duyệt ngân sách chi phí
- Theo dõi hợp đồng và sửa đổi khi cần thiết
- Đề nghị phê duyệt hóa đơn tư vấn
Thái độ:
- Quan tâm đến việc đem lại giá trị tốt nhất cho tổ chức
- Đối xử công bằng với các nhà cung cấp
Kế hoạch phát triển điều phối viên đào tạo
Sau khi hoàn thành danh sách kiểm tra năng lực, hãy lập một kế hoạch phát triển để xác định điểm mạnh của điều phối viên đào tạo, xác định các lĩnh vực cần huấn luyện và phản hồi, xác định những kiến thức, kỹ năng còn thiếu cùng các nguồn lực để phát triển. Bạn cần bắt đầu kế hoạch với những điểm mạnh để họ tiếp tục phát huy. Điểm mạnh cũng có thể được sử dụng để cố vấn cho người khác.
Các lĩnh vực cần huấn luyện và phản hồi có thể là những năng lực chưa được quan sát. Chúng có thể là những năng lực cần thực hành nhiều hơn quản lý đào tạo đã có kiến thức và thái độ hỗ trợ nhưng chưa thể hiện được kỹ năng đó. Những lĩnh vực còn thiếu có thể do thiếu kiến thức, kỹ năng hoặc thái độ. Bạn nên tham khảo thêm danh sách kiểm tra thứ cấp để xác định những điều còn thiếu và lập kế hoạch về nguồn lực sẵn có để xây dựng những năng lực này.
Bạn cần đạt được sự đồng thuận từ ban quản lý về các cam kết nguồn lực cho phát triển, thống nhất về khung thời gian để phát triển và đánh giá năng lực.
Dưới đây là mẫu kế hoạch phát triển điều phối viên đào tạo:
Mẫu kế hoạch phát triển điều phối viên đào tạo
Tên Điều phối viên: ___________________ Ngày thực hiện: _________
- Các năng lực vượt quá mong đợi:
- Nhận diện:
| Năng lực chưa phát triển hoặc chưa được giám sát | Kiến thức, kỹ năng và thái độ yêu cầu |
- Năng lực cần huấn luyện và phản hồi:
- Nguồn yêu cầu phát triển năng lực:
Dự kiến ngày đánh giá lại:
Dịch từ The Trainer’s Journey to competence, Chapter 7: Training Coordinator Competencies
