Quản lý đào tạo chịu trách nhiệm cho toàn bộ các công việc đào tạo. Năng lực cần thiết của họ bao gồm cả về chiến lược và chuyên môn. Các năng lực chiến lược bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, nhân sự và chi phí. Năng lực chuyên môn bao gồm kiểm soát các hoạt động đào tạo và phát triển (T&D) hoặc các dự án T&D. Thông thường, quản lý đào tạo sử dụng năng lực chuyên môn khi đóng vai trò cố vấn hiệu quả hoạt động nội bộ để liên kết hoạt động T&D với các đơn vị tổ chức khác.
Nhiều quản lý đào tạo ở các tổ chức lớn tổ chức đào tạo phát triển quản lý cho nhóm điều hành. Nhiều nhà quản lý có thêm trách nhiệm hoặc cần năng lực khác như marketing chương trình đào tạo như vị trí điều phối đào tạo.
Có nhiều cách gọi khác nhau cho vị trí quản lý đào tạo như trưởng phòng đào tạo, chuyên viên tuân thủ đào tạo, cố vấn hiệu suất, cố vấn nội bộ, giám sát đào tạo, coach và mentor cho các thành viên bộ phận mới.
Năng lực chiến lược
Sứ mệnh, tầm nhìn và hoạt động của tổ chức thúc đẩy việc sử dụng năng lực chiến lược để đào tạo các nhà quản lý. Kế hoạch đào tạo thành công khi gắn liền với kế hoạch chiến lược của tổ chức. Nhà quản lý đào tạo tuân theo kế hoạch có thể tổ chức thành công các chương trình đào tạo, tổ chức các nguồn lực bên trong và bên ngoài một cách hợp lý, cấp ngân sách phù hợp để đạt được mục tiêu và bố trí nhân sự phù hợp với từng chức năng.
Năng lực chuyên môn
Ngoài năng lực chiến lược, quản lý đào tạo cần có năng lực khác như quản lý dự án, tư vấn hiệu suất nội bộ.
Danh sách kiểm tra năng lực cho nhà quản lý đào tạo
Có 2 danh sách phác thảo và xác định năng lực chiến lược và chuyên môn cho nhà quản lý đào tạo. Khi kết hợp với nhau, chúng trở thành mô hình năng lực của nhà quản lý.
Tất cả năng lực đều mô tả hành động thực tiễn của quản lý đào tạo. Khi xem xét các năng lực, cần đánh giá họ có thực hiện các nhiệm vụ được mô tả hay không. Xếp hạng “A” và “B” phân biệt năng lực ở cấp độ “nâng cao” hay “cơ bản”. Đối với 2 loại xếp hạng này, Kết quả đầu racó thể quan sát được. Xếp hạng “I” đồng nghĩa với “incomplete – chưa hoàn thiện” cho các Kết quả đầu ra không quan sát được, bị thiếu hoặc bị thiếu một phần. Hãy nhớ rằng năng lực có thể quan sát được hoặc không.
Danh sách đầu tiên mở rộng năng lực thiết kế được đánh số và cung cấp mô tả về năng lực cơ bản cùng với kiến thức, kỹ năng và thái độ. Kết quả đầu ra cho từng năng lực cũng được cung cấp. Danh sách kiểm tra thứ hai cung cấp các mô tả năng lực nâng cao cùng với kiến thức, kỹ năng và thái độ hỗ trợ. Ở cuối Danh sách kiểm tra năng lực, người đánh giá sẽ hiển thị tổng tỷ lệ phần trăm năng lực quan sát. Bạn cần nhớ quyết định trước các năng lực cần có trong bảng.
Cách sử dụng danh sách kiểm tra năng lực
Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra năng lực để đánh giá bản thân hoặc là một phần trong quá trình hợp tác đánh giá người khác. Để điều chỉnh mô hình năng lực của quản lý đào tạo, đầu tiên bạn cần xem xét tất cả các danh sách kiểm tra. Sau đó, bạn hãy lựa chọn những năng lực cần thiết hoặc mong muốn đánh giá. Bạn loại đi các năng lực không phù hợp hoặc cần áp dụng. Trước khi đánh giá năng lực, hãy cùng thảo luận về các năng lực, xác định mức độ “cơ bản” hoặc “nâng cao” khi xếp loại kiến thức, kỹ năng, thái độ. Khi xếp loại người khác, bạn hãy đảm bảo mọi người đều hiểu rõ, hiểu giống nhau về từng loại năng lực và mức độ năng lực được đánh giá.
Danh sách kiểm tra năng lực cho chuyên gia thiết kế khóa học
A = năng lực nâng cao (Kết quả đầu ra nâng cao có thể thấy được)
B = năng lực cơ bản (Kết quả đầu ra cơ bản có thể thấy được)
I = chưa hoàn thành (Kết quả đầu ra chưa được giám sát, bị thiếu hay hoàn thành được một phần)
N = hành vi chưa được giám sát (không có thẩm quyền)
| Xếp hạng | Năng lực quản lý đào tạo | Kết quả đầu ra cơ bản | Kết quả đầu ra nâng cao |
| Năng lực lập kế hoạch | |||
| 1. Tiến hành kế hoạch dài hạn và dự đoán nhu cầu đào tạo tương lai | Kế hoạch kinh doanh | Kế hoạch kinh doanh | |
| 2. Liên kết các hoạt động đào tạo với tầm nhìn, nhiệm vụ và kế hoạch kinh doanh | Điều chỉnh chức năng đào tạo nội bộ | Tầm nhìn Nhiệm vụ | |
| 3. Đảm bảo tuân thủ pháp luật, đạo đức và quy định | Báo cáo tuân thủ | Chính sách đạo đức Báo cáo tuân thủ | |
| Năng lực về tổ chức | |||
| 4. Đảm bảo chương trình đào tạo được tổ chức để đạt kết quả tối ưu | Sơ đồ tổ chức | Sơ đồ tổ chức, kế hoạch tái tổ chức nếu cần thiết | |
| Năng lực về nhân sự | |||
| 5. Lựa chọn giảng viên nội bộ một cách hệ thống | Tiêu chí huấn luyện nội bộ để đánh giá các giảng viên về chuyên môn và giảng viên về thực tiễn | Tiêu chí huấn luyện nội bộ để đánh giá giảng viên về chuyên môn, kỹ năng đào tạo và giảng viên về thực tiễn | |
| 6. Gửi phản hồi cho giảng viên nội bộ | Mẫu phản hồi của học viên về giảng viên Ghi chú giám sát trực tiếp | Mẫu phản hồi của học viên về giảng viên Báo cáo phân tích xu hướng xếp hạng từ các lớp do giảng viên giảng dạy Huấn luyện giảng viên dựa trên dữ liệu phản hồi và quan sát Kết quả kiểm tra học viên | |
| 7. Phát triển kỹ năng đào tạo nội bộ | Sự kiện phát triển chuyên nghiệp | Kế hoạch phát triển chuyên nghiệp cho từng giảng viên và cả phòng | |
| 8. Cung cấp quyền truy cập quản lý đào tạo | Kế hoạch dự án Biên bản họp lập kế hoạch | Kế hoạch dự án Biên bản họp lập kế hoạch | |
| 9. Thúc đẩy mối quan hệ quản lý đào tạo với giảng viên, chuyên viên phát triển khóa học | Thư công nhận | Thư công nhận Sự công nhận của mọi người | |
| 10. Hỗ trợ và phát triển nhân viên | Ngân sách phát triển Lên lịch thường xuyên cho các cuộc họp cá nhân và nhân viên | Ngân sách phát triển | |
| 11. Tham gia vào các tổ chức chuyên môn bên ngoài Tài liệu thuyết trình hội nghị | Biên lai thu phí thành viên Tài liệu thuyết trình hội nghị | Biên lai thu phí thành viên | |
| 12. Cập nhật xu hướng mới nhất | Báo cáo xu hướng | Báo cáo xu hướng Tài liệu đào tạo mới | |
| 13. Sử dụng và giám sát các nguồn lực bên ngoài Hợp đồng với nguồn lực bên ngoài Ngân sách | Văn bản đề nghị xem xét Văn bản đề nghị xem xét quy trình Hợp đồng với nguồn lực bên ngoài Ngân sách | Yêu cầu đề xuất | |
| Năng lực về ngân sách | |||
| 14. Chuẩn bị ngân sách | Ngân sách đề xuất | Ngân sách đề xuất | |
| 15. Theo dõi ngân sách | Báo cáo ngân sách | Báo cáo ngân sách | |
| 16. Sửa đổi ngân sách | Đề xuất đào tạo, điều chỉnh ngân sách | Đề xuất đào tạo | |
| Năng lực về quản lý dự án | |||
| 17. Đánh giá sự cần thiết của việc thành lập nhóm dự án | Kế hoạch dự án Nhóm dự án | Kế hoạch dự án Nhóm dự án Báo cáo dự án | |
| 18. Sử dụng công cụ quản lý dự án phù hợp | Thay đổi kế hoạch dự án Báo cáo dự án | Thay đổi kế hoạch dự án Báo cáo dự án | |
| 19. Kết thúc dự án phù hợp | Báo cáo kết thúc dự án | Báo cáo kết thúc dự án | |
| Năng lực về tư vấn nội bộ | |||
| 20. Đóng vai trò người tư vấn nội bộ cho khách hàng | Báo cáo hoạt động của phòng đào tạo | Sử dụng quy trình tư vấn Kế hoạch tư vấn Báo cáo hoạt động phòng ban | |
| 21. Lựa chọn vai trò phù hợp cho từng vị trí | Kết quả thống nhất | Kết quả thống nhất | |
| 22. Sử dụng quy trình tư vấn nội bộ có hệ thống | Dữ liệu đánh giá nhu cầu Chương trình đào tạo | Dữ liệu đánh giá nhu cầu Chương trình đào tạo Kế hoạch cải tiến hiệu suất Kết quả đo lường từ can thiệp bên ngoài | |
| % Tổng số năng lực được quan sát | |||
| % Tổng yêu cầu về năng lực |
Danh sách năng lực mở rộng cho Quản lý đào tạo
Bài viết này chỉ giới thiệu 1 năng lực cơ bản và 1 năng lực nâng cao của mỗi phần, bạn có thể xem đầy đủ trong cuốn sách “The Trainer’s Journey to Comptence”
Phần 1: Năng lực lập kế hoạch
Năng lực lập kế hoạch cơ bản 1: Tiến hành lập kế hoạch dài hạn và dự đoán nhu cầu đào tạo tương lai
Vai trò: Quản lý đào tạo
Chương trình đào tạo được cấp kinh phí dựa trên kế hoạch kinh doanh.
Kết quả đầu ra: Kế hoạch kinh doanh
Kiến thức:
- Nhận thức được các kế hoạch kinh doanh dài hạn và ngắn hạn của tổ chức
- Nhận thức được yêu cầu đào tạo
Kỹ năng:
- Tạo kế hoạch kỹ năng dựa trên nhu cầu đào tạo tương lai
Thái độ:
- Đối xử công bằng với người khác trong các mối quan hệ nội bộ
Năng lực lập kế hoạch nâng cao 1: Tiến hành lập kế hoạch dài hạn và dự đoán nhu cầu đào tạo tương lai
Vai trò: Quản lý đào tạo
Các chương trình đào tạo được hỗ trợ quản lý bằng cách cung cấp thời gian, kinh phí, đào tạo và cơ sở vật chất để liên tục cải tiến các quy trình nội bộ. Người quản lý đào tạo xác định và công nhận nhân tài đào tạo nội bộ và bên ngoài công ty.
Kết quả đầu ra: Kế hoạch kinh doanh
Kiến thức:
- Nhận thức được các yêu cầu về nguồn lực trong kế hoạch kinh doanh dài hạn và ngắn hạn
- Nhận thức được nguồn kinh phí
- Nhận thưc được yêu cầu đào tạo
- Nhận thức được yêu cầu cơ sở vật chất
- Nhận thức được nhân tài đào tạo
Kỹ năng:
- Tạo được kế hoạch đào tạo dựa trên nhu cầu tổ chức trong tương lai
- Phát triển mối quan hệ về nguồn tài trợ và cơ sở vật chất
Thái độ:
- Công bằng và khách quan
- Sẵn sàng phát triển các mối quan hệ
- Giao dịch công bằng với các bên cung cấp tài nguyên
Phần 2: Năng lực về tổ chức
Năng lực về tổ chức cơ bản 4: Đảm bảo chương trình đào tạo được tổ chức để đạt kết quả tối ưu
Vai trò: Quản lý đào tạo
Báo cáo đào tạo và công việc nhằm đạt được kết quả tối ưu, dù là một phần của hoạt động dây chuyền, hỗ trợ hay tổ chức độc lập.
Kết quả đầu ra: Sơ đồ tổ chức
Kiến thức
- Nhận thức được lợi ích và bất lợi của đào tạo tập trung và không tập trung
- Nhận thức được cách các hoạt động dây chuyền được tổ chức
Kỹ năng:
- Hành động nhằm tận dụng thế mạnh của tổ chức đào tạo
- Hành động nhằm khắc phục nhược điểm về cách tổ chức đào tạo
Thái độ
- Thể hiện sự háo hức hướng tới một chương trình thành công, bất kể chương trình đó tổ chức ở đâu
Năng lực về tổ chức nâng cao 4: Đảm bảo chương trình đào tạo được tổ chức để đạt kết quả tối ưu
Vai trò: Quản lý đào tạo
Báo cáo chương trình đào tạo ở nơi có thể được tổ chức để đạt kết quả tối ưu. Dù là một phần của hoạt động dây chuyền, hỗ trợ hay tổ chức độc lập, nó đều cần được đánh giá và sửa đổi khi cần thiết.
Kết quả đầu ra: Sơ đồ tổ chức, kế hoạch tái tổ chức nếu cần thiết
Kiến thức
- Nhận thức được lợi ích và bất lợi của đào tạo tập trung và không tập trung
- Nhận thức được cách các hoạt động dây chuyền được tổ chức
Kỹ năng:
- Hành động nhằm tận dụng thế mạnh của tổ chức đào tạo
- Hành động nhằm khắc phục nhược điểm về cách tổ chức đào tạo
Thái độ
- Sẵn sàng đàm phán lại về chương trình đào tạo để khắc phục nhược điểm
- Thể hiện sự háo hức hướng tới một chương trình thành công, bất kể chương trình đó tổ chức ở đâu
Phần 3: Năng lực về nhân sự
Năng lực về nhân sự cơ bản 5: Lựa chọn giảng viên nội bộ một cách hệ thống
Vai trò: Quản lý đào tạo
Lựa chọn những ứng viên đào tạo nội bộ thể hiện được kiến thức về chủ đề và kiến thức thực tế trong lĩnh vực.
Kết quả đầu ra: Tiêu chí ứng viên nội bộ để đánh giá kiến thức chuyên môn và kiến thức thực tiễn.
Kiến thức:
- Nhận thức được nhu cầu nhân viên
- Nhận thức được các tiêu chí để bổ sung vào vị trí giảng viên
Kỹ năng:
- Đặt câu hỏi phù hợp để phỏng vấn ứng viên cho vị trí đào tạo
- Lựa chọn ứng viên tốt nhất cho vị trí đào tạo bằng cách áp dụng các tiêu chí một cách khách quan
- Hỗ trợ giảng viên trong vấn đề kết nối việc học với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Thái độ:
- Vô tư và khách quan trong quá trình lựa chọn
- Làm cho quá trình lựa chọn minh bạch và công bằng
Năng lực về nhân sự nâng cao 5: Lựa chọn giảng viên nội bộ một cách hệ thống
Vai trò: Quản lý đào tạo
Lựa chọn những ứng viên nội bộ thông qua quy trình đánh giá chính thức và yêu cầu ứng viên thể hiện kiến thức về chủ đề, kỹ năng đào tạo và kiến thức thực tiễn trong lĩnh vực. Thể hiện thêm năng lực liên quan đến đào tạo phù hợp với nhu cầu kinh doanh của tổ chức.
Kết quả đầu ra: Tiêu chí ứng viên nội bộ để đánh giá kiến thức chuyên môn, kỹ năng đào tạo và kiến thức thực tiễn.
Kiến thức:
- Nhận thức được nhu cầu nhân viên
- Nhận thức được các tiêu chí để bộ sung vào vị trí giảng viên
Kỹ năng:
- Lựa chọn ứng viên tốt nhất cho vị trí đào tạo bằng cách áp dụng các tiêu chí một cách khách quan
- Hỗ trợ giảng viên trong đào tạo để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Thái độ:
- Vô tư và khách quan trong quá trình lựa chọn
- Làm cho quá trình lựa chọn minh bạch và công bằng
Phần 4: Năng lực về ngân sách
Năng lực về ngân sách cơ bản 14: Chuẩn bị ngân sách
Vai trò: Quản lý đào tạo
Với những hạn chế của doanh nghiệp, chuẩn bị ngân sách kịp thời.
Kết quả đầu ra: Dự toán ngân sách
Kiến thức:
- Hiểu được các thành phần trong ngân sách đào tạo
- Hiểu được hạn chế kinh doanh của doanh nghiệp trong quá trình dự toán ngân sách
Kỹ năng:
- Chuẩn bị ngân sách dựa trên sự tăng/ giảm phù hợp từ ngân sách giai đoạn trước
- Gửi ngân sách kịp thời
Thái độ:
- Coi trọng sự chính xác và kịp thời
Năng lực về ngân sách nâng cao 14: Chuẩn bị ngân sách
Vai trò: Quản lý đào tạo
Với những hạn chế của doanh nghiệp, chuẩn bị ngân sách kịp thời và điều chỉnh yêu cầu vượt quá định mức
Kết quả đầu ra: Dự toán ngân sách
Kiến thức:
- Hiểu được các thành phần trong ngân sách đào tạo
- Hiểu được những hạn chế kinh doanh của doanh nghiệp trong quá trình dự toán ngân sách
Kỹ năng:
- Đánh giá kế hoạch kinh doanh và đào tạo để dự toán nhu cầu ngân sách
- Hoàn thành đánh giá nhu cầu hợp lý
- Xác định các nhà cung cấp đề xuất và dự kiến
- Biện minh cho các yêu cầu vượt quá định mức
- Chuẩn bị ngân sách dự trù có tính toán đến việc tăng/giảm một số mục
- Chủ động tìm kiếm phương pháp để giảm chi phí
- Gửi ngân sách kịp thời
Thái độ:
- Coi trọng sự chính xác và kịp thời
Phần 5: Năng lực về quản lý dự án
Năng lực về quản lý dự án cơ bản 17: Đánh giá sự cần thiết của việc thành lập nhóm dự án
Vai trò: Quản lý đào tạo
Khi được yêu cầu, người quản lý đào tạo cần đánh giá sự cần thiết và xác định khi nào nhóm dự án được thành lập
Kết quả đầu ra: Kế hoạch dự án, nhóm dự án, báo cáo dự án
Kiến thức
- Hiểu được các yếu tổ cơ bản của quy trình quản lý dự án
- Biết cách khởi xướng một dự án
- Biết cách tạo ra nhóm dự án cho từng dự án riêng.
Kỹ năng
- Sử dụng quy trình có sẵn để phát triển kế hoạch dự án
- Biết các bước tạo ra nhóm dự án
Thái độ:
- Sẵn sàng chỉ đạo dự án và tạo ra nhóm dựa án
Năng lực về quản lý dự án nâng cao 17: Đánh giá sự cần thiết của việc thành lập nhóm dự án
Vai trò: Quản lý đào tạo
Người quản lý đào tạo chủ động đánh giá nhu cầu và xác định khi nào thành lập nhóm dự án.
Kết quả đầu ra: Kế hoạch dự án, nhóm dự án
Kiến thức:
- Hiểu được các yếu tố cơ bản của quy trình quản lý dự án
- Biết cách khởi xướng một dự án
- Biết cách tạo ra nhóm dự án cho từng dự án riêng
Kỹ năng:
- Sử dụng quy trình có sẵn để phát triển kế hoạch dự án
- Biết các bước tạo ra nhóm dự án
- Tập hợp các bên liên quan trong nhóm dự án
Thái độ:
- Sẵn sàng chỉ đạo dự án và tạo ra nhóm dự án
Phần 6: Năng lực về tư vấn nội bộ
Năng lực về tư vấn nội bộ cơ bản 20: Đóng vai trò người tư vấn nội bộ cho khách hàng
Vai trò: Quản lý đào tạo
Ưu tiên của người quản lý đào tạo là đóng vai trò chính với tư cách là trưởng bộ phận và cố vấn cho các chuyên viên phát triển khóa học và giảng viên, cũng như đáp ứng các yêu cầu từ các người dùng.
Kết quả đầu ra: Báo cáo hoạt động của phòng đào tạo
Kiến thức:
- Hiểu cách sử dụng và hỗ trợ quy trình thiết kế khóa học
- Hiểu cách hỗ trợ giảng viên
- Hiểu cách xây dựng mối quan hệ trong phòng ban
Kỹ năng:
- Sử dụng kỹ năng giao tiếp để tìm kiếm lợi ích tốt nhất cho phòng ban
- Sử dụng kỹ năng thiết kế khóa học và đào tạo để phản hồi và hỗ trợ các hoạt động trong phòng
Thái độ:
- Coi trọng vai trò phát triển
Năng lực về tư vấn nội bộ nâng cao 20: Đóng vai trò người tư vấn nội bộ cho khách hàng
Vai trò: Quản lý đào tạo
Ưu tiên của người quản lý đào tạo là đóng vai trò chính như một người tư vấn khách hàng nội bộ, đóng vai trò là người giám sát chuyên viên phát triển khóa học và giảng viên.
Kết quả đầu ra: Kế hoạch tư vấn, quy trình tư vấn, báo cáo hoạt động phòng ban
Kiến thức:
- Hiểu cách sử dụng quy trình tư vấn
- Hiểu cách xây dựng mối quan hệ với khách hàng và trong phòng ban
- Hiểu cách sử dụng và hỗ trợ quy trình thiết kế khóa học
Kỹ năng:
- Xác định và xác nhận khách hàng thực tế
- Sử dụng kỹ năng giao tiếp để tìm kiếm lợi ích cho khách hàng
- Sử dụng quy trình tư vấn có hệ thống
Thái độ:
- Coi trọng vai trò hỗ trợ
- Coi trọng vai trò phát triển
Kế hoạch phát triển chuyên gia thiết kế khóa học
Sau khi hoàn thành danh sách kiểm tra năng lực, hãy lập một kế hoạch phát triển để xác định điểm mạnh của người quản lý đào tạo, xác định các lĩnh vực cần huấn luyện và phản hồi, xác định những kiến thức, kỹ năng còn thiếu cùng các nguồn lực để phát triển. Bạn cần bắt đầu kế hoạch với những điểm mạnh của quản lý đào tạo để họ tiếp tục phát huy. Điểm mạnh cũng có thể được sử dụng để cố vấn cho người khác.
Các lĩnh vực cần huấn luyện và phản hồi có thể là những năng lực chưa được quan sát. Chúng có thể là những năng lực cần thực hành nhiều hơn quản lý đào tạo đã có kiến thức và thái độ hỗ trợ nhưng chưa thể hiện được kỹ năng đó. Những lĩnh vực còn thiếu có thể do thiếu kiến thức, kỹ năng hoặc thái độ. Bạn nên tham khảo thêm danh sách kiểm tra thứ cấp để xác định những điều còn thiếu và lập kế hoạch về nguồn lực sẵn có để xây dựng những năng lực này.
Bạn cần đạt được sự đồng thuận từ ban quản lý về các cam kết nguồn lực cho phát triển, thống nhất về khung thời gian để phát triển và đánh giá năng lực.
Dưới đây là mẫu kế hoạch phát triển quản lý đào tạo:
Mẫu kế hoạch phát triển quản lý đào tạo
- Các năng lực vượt quá mong đợi:
- Nhận diện
| Năng lực chưa phát triển hoặc chưa được giám sát | Kiến thức, kỹ năng và thái độ yêu cầu |
- Năng lực cần huấn luyện và phản hồi:
- Nguồn yêu cầu phát triển năng lực
Dự kiến ngày đánh giá lại:
Dịch từ The Trainer’s Journey to competence, Chapter 6: Training Manager Competencies
