Khi ngày càng nhiều tổ chức chuyển sang mô hình làm việc từ xa và kết hợp, nhiều công ty đã nhận ra lợi ích của mô hình này đối với năng suất. Trong một báo cáo, 64% doanh nghiệp hoàn toàn làm việc từ xa xếp loại mức năng suất của họ là “cao”, so với chỉ 54% doanh nghiệp mong đợi nhân viên làm việc năm ngày một tuần và 53% doanh nghiệp yêu cầu họ làm việc trong hai đến ba ngày. Điều này làm nổi bật nhu cầu cấp thiết về đào tạo kỹ thuật phù hợp với môi trường làm việc từ xa và kết hợp. Nhưng điều này có ý nghĩa gì đối với nhóm làm việc?
Nói một cách đơn giản, phương pháp đào tạo truyền thống áp dụng chung cho tất cả không còn hiệu quả trong môi trường làm việc kỹ thuật số với nhân viên ở khắp các châu lục và múi giờ. Hiểu được sự thay đổi này là rất quan trọng để bạn có thể điều chỉnh phương pháp đào tạo phù hợp với môi trường làm việc từ xa. Điều này không chỉ đơn thuần là theo kịp những thay đổi năng động trong công việc mà còn là tận dụng những thay đổi này để nâng cao hiệu quả học tập.
Cho dù thông qua các nền tảng tương tác, các buổi học theo module hay tích hợp các công cụ công nghệ mới, mục tiêu đều rất rõ ràng: biến thách thức thành cơ hội để phát triển và đổi mới. Sau đây là một số phương pháp hay nhất và công cụ giúp đào tạo kỹ thuật từ xa không chỉ khả thi mà còn hiệu quả.
Chuẩn bị cho đào tạo từ xa
Việc thiết lập các quy tắc cơ bản và kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu là điều cần thiết để đảm bảo các buổi đào tạo từ xa của bạn diễn ra suôn sẻ.
Định hướng và các quy tắc cơ bản.
Bắt đầu bằng một buổi định hướng không chỉ nêu rõ các yêu cầu kỹ thuật mà còn đặt ra các chuẩn mực giao tiếp. Ví dụ, hướng dẫn người tham gia tắt micro khi không nói và sử dụng các tính năng cụ thể, như tùy chọn giơ tay phát biểu, khi đặt câu hỏi. Điều này có thể giúp duy trì trật tự và đảm bảo mọi người đều có cơ hội đóng góp mà không có tiếng ồn hoặc gián đoạn.
Các công cụ và phần mềm thiết yếu.
Khi nói đến các công cụ và phần mềm cần thiết để tham gia hiệu quả, hãy chọn các nền tảng hỗ trợ nhiều khả năng tương tác, chẳng hạn như chia sẻ màn hình, trao đổi tệp và cộng tác thời gian thực. Các lựa chọn phổ biến bao gồm Zoom vì độ tin cậy của nó trong các hội thảo trên web nhóm lớn và GoTo Training cho các tính năng lớp học chuyên dụng hơn như phòng họp nhóm và đánh giá ảo.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đào tạo đều có thể truy cập được trên nhiều thiết bị khác nhau để phù hợp với các môi trường học tập và sở thích.
Bảo mật và khả năng truy cập.
Bảo mật và khả năng truy cập cũng là điều quan trọng. Đảm bảo rằng nền tảng đào tạo của bạn an toàn, đặc biệt là khi xử lý thông tin nhạy cảm. Sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS) để theo dõi và quản lý nội dung giáo dục trong khi cung cấp khả năng tích hợp dễ dàng với các công cụ hội nghị như Zoom.
Các phương pháp hay nhất cho đào tạo kỹ thuật từ xa
Thu hút các nhóm làm việc từ xa một cách hiệu quả có thể đòi hỏi một cách tiếp cận đa diện hơn đối với đào tạo. Hãy cùng khám phá một số chiến lược đã được chứng minh để nâng cao chương trình đào tạo kỹ thuật của bạn cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp.
Học chi tiết và trò chơi.
Học chi tiết bao gồm việc chia nhỏ thông tin phức tạp thành các phần nhỏ dễ quản lý, dễ tiếp thu và dễ nhớ hơn. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả trong các môi trường từ xa, nơi người học có thể có lịch trình và khoảng chú ý khác nhau. Bằng cách tập trung vào một mục tiêu chính cho mỗi module và cung cấp những mục tiêu này trong thời gian ngắn, bạn có thể nâng cao khả năng hiểu và ghi nhớ.
Trò chơi có thể thêm yếu tố vui vẻ và cạnh tranh vào quá trình học tập, có thể thúc đẩy đáng kể sự tham gia và động lực. Việc tích hợp bảng xếp hạng, huy hiệu và thử thách tương tác có thể giúp việc học trở nên thú vị hơn và thúc đẩy mong muốn đạt được nhiều thành tựu hơn.
Các công cụ tương tác và cộng tác.
Sử dụng các công cụ như Zoom, Microsoft Teams và Google Meet có thể biến một buổi đào tạo thông thường thành trải nghiệm học tập tương tác và cộng tác. Các nền tảng này hỗ trợ các tính năng như phòng họp nhóm, thăm dò ý kiến theo thời gian thực và không gian làm việc chung, có thể rất cần thiết để thúc đẩy sự tham gia tích cực và làm việc nhóm. Khuyến khích người học tham gia thảo luận, chia sẻ màn hình và cộng tác trên các tài liệu theo thời gian thực có thể giúp tái tạo bản chất tương tác của các buổi đào tạo trực tiếp.
Sự đa dạng trong các định dạng đào tạo.
Để đáp ứng các phong cách học tập đa dạng, điều quan trọng là phải kết hợp nhiều định dạng đào tạo khác nhau. Điều này có thể bao gồm các lớp học ảo trực tiếp, hội thảo trên web được ghi lại, mô phỏng tương tác và phòng thí nghiệm ảo thực hành. Mô phỏng đặc biệt có giá trị trong các lĩnh vực đòi hỏi các kỹ năng thực tế, vì chúng cho phép người học thực hành trong các tình huống giống như thật mà không có rủi ro, chuẩn bị cho họ các ứng dụng trong thế giới thực.
Trong khi đó, các tùy chọn học tập không đồng bộ như các buổi học được ghi lại hoặc các module tự học đảm bảo rằng đào tạo có thể tiếp cận được với tất cả mọi người, bất kể múi giờ hoặc cam kết cá nhân của họ.
Sự tham gia và cộng tác trong đào tạo từ xa
Thúc đẩy sự tham gia và cộng tác trong đào tạo từ xa là rất quan trọng để tạo ra một môi trường học tập hiệu quả. Các buổi kiểm tra và phản hồi thường xuyên là điều cơ bản, vì chúng không chỉ giải quyết các mối quan tâm mà còn cá nhân hóa trải nghiệm học tập, thúc đẩy sự tham gia của người học. Theo một nghiên cứu của Gallup, những nhân viên thường xuyên gặp gỡ quản lý của họ sẽ tham gia nhiều hơn.
Học hỏi lẫn nhau và chia sẻ kiến thức nên được khuyến khích thông qua việc sử dụng diễn đàn hoặc bảng thảo luận. Các nền tảng này có thể cho phép trao đổi ý tưởng và kinh nghiệm, làm phong phú thêm quá trình học tập cho mọi người tham gia. Việc tạo ra các cộng đồng thực hành như vậy có thể giúp nhân viên chia sẻ kiến thức và hỗ trợ sự phát triển của nhau, ngay cả khi ở xa.
Xây dựng một cộng đồng ảo cũng quan trọng không kém. Giới thiệu các máy làm nước ảo — không gian không chính thức nơi các thành viên trong nhóm có thể kết nối về các chủ đề không liên quan đến công việc — có thể tăng cường đáng kể tình đồng chí trong nhóm. Các hoạt động như thế này có thể đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy ý thức cộng đồng và tinh thần đoàn kết giữa các nhóm từ xa.
Đo lường thành công và cải tiến liên tục trong đào tạo từ xa
Để đảm bảo đào tạo từ xa đạt được mục tiêu, điều cần thiết là phải tập trung vào cả việc đo lường thành công và liên tục tinh chỉnh phương pháp tiếp cận dựa trên phản hồi. Bắt đầu bằng cách thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) rõ ràng. Những chỉ số này có thể bao gồm tỷ lệ hoàn thành, sự tham gia của người học hoặc cải thiện hiệu suất trực tiếp sau đào tạo. Sử dụng các công cụ theo dõi các số liệu này để có được cái nhìn rõ ràng về tác động của chương trình của bạn.
Cơ chế phản hồi là công cụ tốt nhất để cải tiến liên tục. Thiết lập một hệ thống nơi nhân viên có thể thường xuyên cung cấp thông tin chi tiết của họ về khóa đào tạo mà họ nhận được. Điều này có thể thông qua các cuộc khảo sát online, biểu mẫu phản hồi hoặc thậm chí là các cuộc họp trực tuyến không chính thức. Đảm bảo phản hồi này dễ truy cập và tập trung để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Vòng lặp liên tục này cho phép bạn phản hồi một cách năng động, điều chỉnh các khía cạnh của khóa đào tạo có thể không hiệu quả như mong đợi.
Chủ động sử dụng phản hồi mà bạn thu thập được để điều chỉnh phương pháp và tài liệu đào tạo của bạn. Nếu một module cụ thể liên tục nhận được phản hồi kém, có thể đã đến lúc sửa đổi hoặc thử một cách tiếp cận khác. Tương tự như vậy, phản hồi tích cực có thể hướng dẫn bạn đến các hoạt động thực hành đáng để mở rộng. Hãy nhớ rằng mục tiêu là tạo ra một môi trường đào tạo không chỉ mang tính giáo dục mà còn thu hút và làm hài lòng nhóm.
Áp dụng phương pháp học tập liên tục trong đào tạo từ xa
Việc điều chỉnh đào tạo kỹ thuật cho các nhóm từ xa là cơ hội chuyển đổi để nâng cao cách chúng ta đào tạo và thu hút sự tham gia. Việc điều chỉnh này đòi hỏi cam kết liên tục đổi mới, sử dụng các phương pháp hay nhất trong học tập vi mô, các công cụ tương tác và các định dạng đào tạo khác nhau để đáp ứng hiệu quả các nhu cầu đa dạng của người học.
Áp dụng sự phát triển liên tục của các phương pháp đào tạo từ xa. Khuyến khích phản hồi, tinh chỉnh các chiến lược và luôn hướng tới sự tương tác cao hơn và kết quả học tập tốt hơn. Bằng cách đó, tổ chức của bạn có thể đảm bảo rằng các nhóm vẫn có kỹ năng và khả năng cạnh tranh trong bối cảnh kỹ thuật số đang thay đổi.
Dịch từ Adapting Technical Training for Remote Teams: Best Practices and Tools
