Trong các tổ chức lớn, các công nghệ học tập thường được lựa chọn một cách tùy tiện. Điều này có thể do nhiều yếu tố gây ra, chẳng hạn như:
- Theo đuổi công nghệ học tập mà mọi người đang nói đến mà không nhận ra lợi ích khi sử dụng công nghệ đó.
- Không muốn lựa chọn bất kỳ công nghệ học tập mới nào vì sợ rằng sẽ không thể triển khai được.
- Thiếu tài liệu, hiểu biết về lý do tại sao một công nghệ được lựa chọn trước đây.
- Không có các tiêu chuẩn hướng dẫn đưa ra các lựa chọn sáng suốt.
- Không có sự quản lý, ngăn cản các bộ phận của một tổ chức hình thành các hợp đồng riêng cho cùng một loại công nghệ học tập
Quy trình lựa chọn công nghệ học tập hiệu quả
Sau đây là quy trình đơn giản mà bạn có thể sử dụng để giúp khắc phục những vấn đề trên:
1. Ghi lại trạng thái hiện tại.
Thực hiện phỏng vấn và/hoặc phân phối khảo sát để thu thập dữ liệu và tạo tài liệu liệt kê các công nghệ học tập đang được sử dụng trong toàn bộ tổ chức.
2. Xác định nhu cầu.
Trao đổi với các bên liên quan để xác định nhu cầu nào mà công nghệ học tập có thể hỗ trợ mà các công cụ hiện có không đáp ứng được. Giảm sự trùng lặp bằng cách sử dụng đơn giản hóa công nghệ học tập.
Đối với mỗi nhu cầu:
- Xác định các yêu cầu: Tạo danh sách yêu cầu/ thông số kỹ thuật chi tiết phác thảo tất cả các yêu cầu cần thiết để đáp ứng nhu cầu. Làm việc với các bên liên quan để xác định yêu cầu nào là cần thiết và yêu cầu nào là tùy chọn (tức là “có thì tốt”). Danh sách thông số kỹ thuật phải bao gồm các tính năng bắt buộc, đối tượng người dùng, môi trường hoạt động, ràng buộc triển khai, yêu cầu về tài liệu, giả định, phụ thuộc, yêu cầu giao diện, yêu cầu tích hợp và yêu cầu không chức năng (ví dụ: hiệu suất, hệ thống sao lưu, bảo mật, thử nghiệm, v.v.)
- Đánh giá các giải pháp: Xác định danh sách rút gọn các nhà cung cấp có thể cung cấp giải pháp công nghệ. Có thể biên soạn danh sách này thông qua nghiên cứu trực tuyến hoặc với sự trợ giúp của cố vấn công nghệ học tập. Phát triển yêu cầu đề xuất (RFP – Request for proposal), trong đó phải bao gồm các yêu cầu phản hồi, tuyên bố công việc (bao gồm các mục từ tài liệu yêu cầu), hướng dẫn định giá, tiêu chí đánh giá đề xuất và yêu cầu quản lý dự án. Hãy nhờ sự trợ giúp của bộ phận mua sắm khi cần thiết. Gửi RFP cho các nhà cung cấp và đánh giá các phản hồi. Dựa trên các phản hồi, bạn thường có thể thu hẹp xuống còn một vài ứng viên vào chung kết cho các bài thuyết trình chức năng và các câu hỏi tiếp theo dựa trên các đề xuất.
- Đặt ra các tiêu chuẩn: Đây là một bước quan trọng đôi khi bị bỏ qua. Sau khi chọn một giải pháp đáp ứng một nhu cầu cụ thể, điều quan trọng là phải ghi lại các tính năng và lợi ích của giải pháp này trong chiến lược học tập của tổ chức. Giải pháp phải trở thành công cụ tiêu chuẩn cho loại nhu cầu cho đến lúc ai đó có thể biện minh (với một trường hợp kinh doanh rõ ràng) lý do tại sao nên chọn một công cụ khác. Hơn nữa, các tiêu chuẩn chi tiết hơn về cách sử dụng công cụ này sẽ thúc đẩy hiệu quả hoạt động khi sử dụng công cụ trong toàn bộ tổ chức.
Ví dụ cho công nghệ học tập
Việc ghi chép trạng thái hiện tại sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có khung giúp phân loại các công nghệ học tập. Không có duy nhất một khung nào đúng cho mọi trường hợp. Khung bên dưới (Hình – Ví dụ về khung công nghệ học tập) là một khung tôi đã phát triển để chỉ ra mối quan hệ giữa các công nghệ khác nhau.
Trong khung này:
- Các hệ thống chuẩn hóa cho phép thu thập, phân phối và theo dõi việc học bằng các công cụ có thể tương tác.
- Các hệ thống độc lập cho phép thu thập, phân phối và theo dõi việc học trong một nền tảng duy nhất mà không cần phải tương tác với các công cụ khác.
- Trí tuệ nhân tạo (AI) không phải là công nghệ học tập tự thân mà là công nghệ có thể hỗ trợ hoặc nâng cao các công nghệ khác được sử dụng để thu thập, phân phối và theo dõi việc học.
Theo quy trình trên, nếu mục tiêu của bạn là phát triển một tài liệu phân loại công nghệ học tập cho tổ chức của mình, phân loại tất cả các công nghệ học tập mà bạn hiện đang sử dụng và những công nghệ bạn muốn bắt đầu hoặc ngừng sử dụng.
Đối với mỗi hộp màu trắng trong Hình, hãy liệt kê các công cụ đang được sử dụng, các công cụ bạn muốn thêm và các công cụ bạn muốn ngừng sử dụng. Bạn cũng có thể viết một số nhận xét chung về mức độ hiệu quả và hiệu suất của công nghệ học tập khi được sử dụng trong tổ chức của mình.
Dịch từ How to Select Learning Technologies to Best Support Your Training Efforts
