Đôi khi, với những nhà quản lý tuyển dụng không thực tế, bộ phận tuyển dụng cần giải thích sự đánh đổi giữa tốc độ, chất lượng và chi phí.
Rẻ và nhanh không phải lúc nào cũng mang lại cho bạn chất lượng. Chất lượng và rẻ? Có thể mất rất lâu để tìm, và những người được trả lương thấp sẽ trở thành rủi ro bỏ việc. Tuyển dụng nhanh, chất lượng? Hoàn toàn có thể, đặc biệt là nếu bạn trả lương cao và có quy trình tuyệt vời được xây dựng cho chất lượng. Nhưng thường thì các công ty không muốn trả tiền cho chất lượng.
Vậy, liệu có thể có được cả ba điều đó ở quy mô lớn không?
Hoàn toàn có thể. Đặc biệt là nếu bạn trả lương cao hơn thị trường và tuyển dụng những nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng tuyệt vời, những người đầu tư vào việc tuyển dụng những nhân tài giỏi.
Tuy nhiên, trong bài viết này, tôi muốn khám phá mối quan hệ giữa tốc độ và chất lượng. Cụ thể, làm thế nào bạn cần chất lượng để có tốc độ, và làm thế nào bạn cần tốc độ để có chất lượng.
Chúng ta cần chất lượng để đạt được tốc độ
Nhóm của tôi và tôi nghiên cứu các chỉ số phễu trên tất cả các loại tổ chức phức tạp, thú vị. Khi chúng tôi thấy các phễu gầy, với tỷ lệ chuyển đổi là 2:1 về sàng lọc: phỏng vấn, 3:1 về phỏng vấn: đề nghị và gần 1:1 về đề nghị: chấp nhận, thì thường là do một trong hai lý do sau.
Một khả năng là chất lượng được xác định rõ ràng, nhóm tuyển dụng có nguồn lực tìm nguồn chuyên dụng, công ty trả lương cao, các nhà quản lý tuyển dụng có sự khẩn trương và các đội tuyển dụng được điều chỉnh tốt với tập trung vào tiêu chuẩn tuyển dụng cao. Khả năng khác là các nhóm tuyển dụng không tập trung vào chất lượng mà thay vào đó tập trung vào việc tuyển dụng bất kỳ ai.
Các nhóm tuyển dụng có định hướng “chỉ cần lấp đầy vị trí” cũng có thể có phễu gầy và lấp đầy các vị trí nhanh chóng.
Vì vậy, các phễu gầy của bạn — thường có nghĩa là tuyển dụng nhanh hơn — có thể là triệu chứng của việc lọc mạnh mẽ (sớm) hoặc không lọc chất lượng. Với định hướng chất lượng siêu cao khi bạn tìm nguồn và sàng lọc, phễu giữa của bạn sẽ trở nên siêu gầy; bạn phỏng vấn ba đến bốn ứng viên để tuyển dụng một người. Ngoài ra, với rất ít sự sàng lọc và coi trọng chất lượng, hầu như bất kỳ ai được tìm thấy đều được tuyển dụng.
Nhưng quan điểm chính của tôi ở đây là các ứng viên chất lượng sẽ trải qua quá trình tuyển dụng nhanh hơn. Nếu các nhà quản lý tuyển dụng có thể tin tưởng vào danh sách các ứng viên đủ điều kiện, quan tâm, có sẵn, chi phí phải chăng (QIAA), họ không cần phải sàng lọc 20 người và phỏng vấn 10 người và dành một đến ba tuần để cân nhắc xem nên tuyển dụng ai trong số ba ứng viên cuối cùng.
Từ năm 1998 đến năm 2005, tôi đã làm việc tại Amazon thời kỳ đầu, nơi tôi phụ trách tuyển dụng công nghệ. Công sức mà các nhóm tuyển dụng của chúng tôi đầu tư vào việc xác định chất lượng ngay từ đầu đã dẫn đến việc tuyển dụng nhanh hơn nhiều. Và vì chúng tôi cần mở rộng quy mô các nhóm kỹ sư của mình một cách nhanh chóng, chúng tôi đã đầu tư vào một tiêu chuẩn tuyển dụng được xác định rõ ràng, quy trình hiệu quả, cơ chế kiểm tra quyết định tuyển dụng và trách nhiệm giải trình, chế độ lương thưởng vượt mức trung bình (ưu đãi) và quy trình ưu tiên “người đói sẽ được nuôi” đảm bảo rằng các nhóm tuyển dụng đầu tư nhiều hơn vào việc tuyển dụng sẽ tuyển được nhiều người hơn, tuyển dụng nhanh hơn.
Điều ngạc nhiên: Các nhà quản lý tuyển dụng thường hiểu mối quan hệ giữa tốc độ và chất lượng
Ngày nay, với tư cách là nhà tư vấn của Recruiting Toolbox, chúng tôi dẫn dắt các nhóm tập trung với nhiều nhà quản lý tuyển dụng và điều hành. Và thường thì yêu cầu số 1 của họ đối với đội TA (Talent Acquisition) là tập trung nhiều hơn vào chất lượng và số lượng. Cụ thể, họ muốn có thêm ứng viên chất lượng cao ở đầu phễu tuyển dụng.
Tôi có cảm giác như tôi đang mâu thuẫn với điều mà tôi thường nói, rằng “Tốc độ là ngôn ngữ yêu thương của các nhà quản lý tuyển dụng.” Nhưng không phải vậy. Bạn thấy đấy, họ vẫn muốn tốc độ. Thực tế, khi chúng tôi dẫn dắt các nhóm tập trung với nhà tuyển dụng, họ thường nói với chúng tôi một phiên bản của “Các nhà quản lý tuyển dụng của tôi sẽ nói chất lượng là ưu tiên số 1 của họ, nhưng thực sự, họ hành động như tốc độ là ưu tiên hàng đầu của họ.”
Tôi nghĩ các nhà quản lý tuyển dụng của chúng ta có thể thực sự hiểu mối quan hệ giữa tốc độ và chất lượng.
Nhiều nhà quản lý tuyển dụng thực sự muốn chất lượng, nhưng họ cũng chịu áp lực rất lớn để lấp đầy vị trí, vì vậy họ đẩy mạnh tốc độ. Họ cảm thấy khó chịu một cách dễ hiểu với quy trình tìm kiếm, sàng lọc, lên lịch, phỏng vấn, quyết định và phê duyệt chậm chạp, một phần vì họ biết chúng ta sẽ bỏ lỡ chất lượng nếu chúng ta không thể đưa ứng viên qua phễu tuyển dụng của chúng ta một cách nhanh chóng.
Quay lại việc tư vấn. Khi chúng tôi thấy các đội tuyển dụng đã đẩy nhanh thời gian tuyển dụng một cách đáng kể, thường khoảng 50% là nhờ vào công nghệ, công cụ, quy trình và nguồn lực tốt hơn.
50% còn lại là gì? Đó là chất lượng. Nhân tài chất lượng đơn giản là đi qua quy trình nhanh hơn.
Chúng ta cần tốc độ để có chất lượng
Có một câu chuyện ngắn: Một nhà tuyển dụng công nghệ cấp cao trong đội của tôi vào đầu những năm 2000 – Chetta Crowley – đã tìm được một ứng viên rất nổi tiếng (cựu quản lý của Apple) người đã đang trong quá trình tuyển dụng với một đối thủ công nghệ lớn cho một vị trí cấp cao.
Khi cô ấy liên hệ với anh ta để thu hút sự quan tâm, anh ta ngần ngại tham gia. Anh ta vừa hoàn thành vòng phỏng vấn đầu tiên với một công ty ở Vùng Vịnh, và vị trí của chúng tôi đặt tại Seattle. Anh ta nghĩ sẽ tốt nhất nếu hoàn thành quá trình với công ty Vùng Vịnh trước, và sau đó nếu không phù hợp, anh ta sẽ tham gia với chúng tôi sau. Nhưng đó không phải những gì đã xảy ra.
Theo trí nhớ tốt nhất của tôi, nó diễn ra như thế này ở phía chúng tôi:
Ngày 1: Liên hệ bởi nhà tuyển dụng.
Ngày 2: Kết nối ứng viên với một lãnh đạo cấp cao (quản lý tuyển dụng) trong đội của chúng tôi và khiến ứng viên quan tâm đến chuyến thăm/phỏng vấn tại chỗ.
Ngày 4: Phỏng vấn tại chỗ, quyết định tuyển dụng cùng ngày, thương lượng sơ bộ về đề nghị.
Ngày 5: Gửi đề nghị qua FedEx (nhớ rằng, đây là trước thời DocuSign).
Ngày 7: Đề nghị được chấp nhận.
Ngày 10: Di chuyển đến Seattle vào nhà ở tạm thời.
Ngày 11: Bắt đầu trong vai trò mới của anh ấy.
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng cho điều này chưa?
Ngày 15: Công ty công nghệ lớn mà anh ta đã hoàn thành vòng phỏng vấn đầu tiên liên hệ với anh ta để lên lịch vòng phỏng vấn thứ hai. Tất nhiên, không chỉ anh ta đã chấp nhận đề nghị của chúng tôi, anh ta đã chuyển vào nhà ở tạm thời và đang làm việc tại văn phòng mới của mình với chúng tôi.
Trong hai tuần đó, chúng tôi đã tìm kiếm, sàng lọc, bán, phỏng vấn, đề nghị, nhận được sự chấp nhận, sắp xếp đi lại, đưa anh ta vào nhà ở tạm thời, và cung cấp cho anh ta một văn phòng để anh ta có thể bắt đầu công việc của mình. Khi tôi gặp anh ta lần đầu tiên – và để làm rõ, đây không phải là một vị trí kỹ sư phần mềm cấp trung với khối lượng cao mà chúng tôi đã xây dựng một cỗ máy tuyển dụng xung quanh – anh ta đã kể cho tôi câu chuyện về việc chúng tôi di chuyển nhanh như thế nào và anh ta cảm thấy có phần tội lỗi vì công ty công nghệ lớn kia di chuyển chậm.
Bây giờ, liệu chúng tôi có thể tuyển dụng anh ấy nếu chúng tôi dành nhiều ngày hơn để thực hiện quy trình tuyển dụng không?
Có lẽ là không. Chính cơ hội hấp dẫn, tốc độ và quản lý tuyển dụng quyết đoán đã cho phép chúng tôi có được ứng viên này, người mà – nhân tiện – hiện có trang Wikipedia riêng của mình và là một nhà phát minh đẳng cấp thế giới của rất nhiều công nghệ mà chúng ta coi là hiển nhiên ngày nay.
Nhưng John có phải là một trường hợp đơn lẻ không?
Nếu bạn đã từng cạnh tranh với cỗ máy tuyển dụng của Amazon, với quy trình phỏng vấn Bar Raiser của nó, quyết định tuyển dụng dứt khoát, thường là cùng ngày hoặc ngày hôm sau, các đề nghị cạnh tranh của nó, và việc thúc đẩy ngày bắt đầu làm việc nhanh chóng, bạn sẽ biết rằng những thứ như thế này đã được mở rộng sau khi tôi rời đi vào năm 2005. Văn hóa đã kết hợp tư duy tuyển dụng, với sự khẩn trương và trách nhiệm đã làm cho một công ty khổng lồ như Amazon vẫn có thể di chuyển nhanh chóng. Không chỉ cho các vị trí làm việc theo giờ mà còn về các đề nghị có lương cao, liên quan đến di chuyển, phức tạp.
Khi tôi suy ngẫm về thời gian của mình tại Amazon, không còn nghi ngờ gì nữa, chúng tôi đã có thể có được chất lượng vì chúng tôi có thể di chuyển nhanh hơn hầu hết các công ty. Chúng tôi có thể lao vào và đưa ứng viên qua toàn bộ quá trình trước khi nhiều công ty truyền thống thậm chí đã hoàn thành cuộc sàng lọc qua điện thoại đầu tiên.
Các nguyên tắc tương tự chi phối việc tuyển dụng cho các vị trí làm việc theo giờ
Bây giờ, hãy nói về tuyển dụng các vị trí làm việc theo giờ. Bởi vì cùng một nguyên tắc “tốc độ để có chất lượng” cũng áp dụng.
Tôi đã nói chuyện với một lãnh đạo TA, người tuyển dụng hơn 100.000 người mỗi năm vào các vị trí làm việc theo giờ với khối lượng cao. Thông qua tự động hóa và AI hội thoại 24/7, tổ chức của họ đã có thể giảm thời gian tuyển dụng từ khoảng 13 ngày xuống còn ít hơn ba ngày. Trong số những thứ khác, họ đã lên lịch 85% các cuộc phỏng vấn của họ trong chưa đầy một giờ.
Họ đã có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc đáng kể cho công ty – hàng chục triệu đô la và rất nhiều nhân sự tuyển dụng. Thậm chí quan trọng hơn, mỗi vị trí trống khiến họ mất tiền, vì vậy họ đã có thể giúp thúc đẩy doanh thu bằng cách lấp đầy các vị trí trống nhanh hơn. Vì vậy, tốc độ dẫn đến hiệu quả và tiết kiệm chi phí, nhưng mối liên hệ với chất lượng là gì?
Đối với nhiều nhân viên làm việc theo giờ, nếu họ mất việc vào thứ Năm, họ cần đi làm vào thứ Hai hoặc thứ Ba. Trong vài ngày, không phải vài tuần. Và một ứng viên có động lực cần làm việc có thể nộp đơn cho 10 hoặc nhiều công ty mỗi ngày. Và bạn biết không? Những nhà tuyển dụng di chuyển nhanh có quyền tiếp cận với các nhóm nhân tài chất lượng tốt hơn vì lợi thế tốc độ của họ.
Nếu một đội TA hoặc một nhà quản lý tuyển dụng mất năm đến sáu ngày để lên lịch, bỏ rơi người sau khi sàng lọc, và đưa ứng viên qua bất kỳ loại kiểm tra hoặc quá trình phỏng vấn nào, họ đang nhìn vào một đến hai tuần để tuyển dụng. Nhưng quan trọng hơn, những nhà tuyển dụng mất dưới ba ngày để liên hệ, trả lời, sàng lọc, phỏng vấn, đề nghị, và làm xong tất cả giấy tờ, sẽ đè bẹp những nhà tuyển dụng chậm chạp.
Nó sẽ giống như ví dụ Amazon ở trên – các nhà tuyển dụng nhanh sẽ có được nhân tài hàng đầu, và các nhà tuyển dụng chậm sẽ có khả năng chỉ tiếp cận được một phần của nhóm nhân tài vì họ quá chậm để tham gia và phỏng vấn.
Không chỉ các nhà quản lý tuyển dụng muốn tốc độ. Các ứng viên chất lượng cũng vậy
Các ứng viên chất lượng – ở mọi cấp độ – sẽ hầu như luôn luôn ưa thích những nhà tuyển dụng nhanh chóng trả lời, nhanh chóng lên lịch, nhanh chóng phỏng vấn, và nhanh chóng quyết định hơn là những nhà tuyển dụng chậm chạp.
Và các nhà quản lý tuyển dụng? Sau những trải nghiệm tuyển dụng hậu Covid, họ muốn chất lượng hơn tốc độ. Họ đã sống với nỗi đau của việc tuyển dụng vội vàng và tuyển dụng quá mức và họ muốn tránh những tuyển dụng tồi. Nhưng tôi ở đây để nói với bạn rằng điều đó không có nghĩa là các đội tuyển dụng nên chậm lại và sử dụng một quy trình “dành thời gian để tìm ứng viên lý tưởng”.
Thay vào đó, họ nên xây dựng một quy trình nhanh chóng, dứt khoát được xây dựng cho việc tuyển dụng chất lượng. Tôi ở đây để lập luận rằng bạn thực sự cần tốc độ để có chất lượng, và cần chất lượng để có tốc độ.
Và cuối cùng, tôi muốn củng cố điểm quan trọng này: Di chuyển nhanh chóng giúp bạn tiếp cận với nhóm nhân tài lớn hơn, có sẵn hơn. Các nhà tuyển dụng di chuyển chậm tiếp cận với các ứng viên còn lại sau khi các nhà tuyển dụng và đội tuyển dụng di chuyển nhanh đã tham gia và tuyển dụng nhân tài tốt nhất.
Hãy kết thúc với một số khuyến nghị.
Suy nghĩ cuối cùng: Đây là những bước đã được chứng minh để có được cả chất lượng và tốc độ
Một số điều hiển nhiên và không đòi hỏi bất kỳ công nghệ mới nào.
- Dành nhiều thời gian hơn để xác định “điều gì là tốt” ngay từ đầu. Ngoài mô tả công việc, thực sự đào sâu vào những gì được yêu cầu, và những gì là “cần để học hỏi.”
- Hiệu chỉnh các đội phỏng vấn để cải thiện tốc độ phối hợp. Thiếu phối hợp là gốc rễ của mọi điều xấu trong tuyển dụng, và một trong những nguyên nhân thường xuyên nhất của các chỉ số thời gian tuyển dụng chậm hơn và phễu tuyển dụng béo.
- Dành những ngày phỏng vấn kết thúc với việc ra quyết định tuyển dụng cùng ngày.
- Đào tạo người phỏng vấn của bạn và đảm bảo họ có tiêu chí tuyển dụng được xác định rõ ràng, bao gồm tập trung vào động lực nội tại.
- Nhận sự chấp thuận trước về cấp bậc, tiền lương, ngày bắt đầu, di chuyển, nhập cư, v.v.
- Một trong những khách hàng gần đây đã nói với tôi rằng họ cần 12 sự chấp thuận ngoại lệ về tiền lương cho 12 đề nghị cuối cùng họ đưa ra. Mỗi ngoại lệ thêm ít nhất một tuần thời gian lãng phí vào quá trình. Và rõ ràng, nếu 12 trên 12 yêu cầu chấp thuận ngoại lệ, bạn cần phải suy nghĩ lại về phạm vi lương của bạn. Ông ấy hỏi tôi: “Sự lãnh đạo từ TA về vấn đề này ở đâu? Tôi sẽ mất bao nhiêu nhân tài chất lượng vì chúng ta không được hiệu chỉnh theo thực tế thị trường về tiền lương và yêu cầu thêm một tuần để đưa ra đề nghị? Tôi sẽ thua các công ty nhanh hơn vì điều này.”
Tôi đã viết một bài báo về các loại thuế chúng ta phải trả trong TA dựa trên một số lựa chọn tồi chúng ta đưa ra hoặc để cộng đồng quản lý tuyển dụng của chúng ta đưa ra. Thường thì, các công ty không có được cả tốc độ và chất lượng vì những lựa chọn họ đang đưa ra nội bộ. Không phải vì thị trường bên ngoài, không phải vì một số vấn đề tuân thủ, và chắc chắn không phải vì ATS của họ. Nhưng vì những lựa chọn họ đã và đang đưa ra để có một cách tiếp cận tuyển dụng – hệ thống, quy trình, nguồn lực, chấp thuận, v.v. – mà đơn giản là không được xây dựng cho tốc độ và chất lượng.
Dịch từ We Need Speed to Get Quality: Why Now Is Not the Time to Slow Your Hiring Process
