Tốc độ thay đổi công nghệ đang gia tăng chưa từng có, thúc đẩy các tổ chức áp dụng các công cụ và hệ thống mới để liên tục nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, sự phát triển không ngừng này gây áp lực lên các chuyên gia đào tạo trong việc đảm bảo nội dung đào tạo video phù hợp với các quy trình và cập nhật phần mềm luôn thay đổi. Trước đây, việc chỉnh sửa và ghi lại video là một công việc tẻ nhạt và tốn thời gian, đó là lý do tại sao nhiều công ty vẫn giữ lại những nội dung dường như đã lỗi thời.
Theo Sara Sorenson, Giám Đốc Phát Triển Sản Phẩm tại Muck Rack, “một trong những thách thức lớn nhất trong thế giới SaaS là cập nhật nội dung phù hợp với sản phẩm luôn thay đổi nhanh chóng.”
May mắn thay, các giải pháp sáng tạo và tiến bộ trong các công cụ tạo video hiện có đang giúp các nhà tuyển dụng dễ dàng hơn bao giờ hết trong việc duy trì các tài liệu đào tạo cập nhật và phù hợp. Những cải tiến này không chỉ đơn giản hóa quản lý nội dung mà còn đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào thông tin mới nhất, giúp họ duy trì sự linh hoạt và hiệu quả trong một môi trường làm việc năng động.
Chọn phần mềm cho phép chỉnh sửa dễ dàng
Chỉnh sửa và cập nhật nội dung đào tạo video dễ dàng bắt đầu bằng việc lựa chọn đúng công cụ ngay từ đầu. Theo Báo Cáo Xu Hướng Người Xem Video năm 2024, người xem ghi nhớ 83% nội dung khi video được truyền tải, so với chỉ 10% khi đọc văn bản. Nhu cầu về các giải pháp chỉnh sửa dễ tiếp cận đang ngày càng tăng khi nhiều tổ chức hiện nay yêu cầu nhân viên tạo và cập nhật nội dung đào tạo mà không cần có kinh nghiệm chỉnh sửa video trước đó.
Ví dụ: một phần mềm chỉnh sửa tốt nên có nhiều tính năng dành cho những người thành thạo hơn, nhưng cũng nên cung cấp giao diện trực quan cho phép người mới bắt đầu dễ dàng điều hướng quy trình bằng cách chỉnh sửa thông qua việc lựa chọn các kiểu dáng, hình nền và bố cục khác nhau.
Phần mềm có khả năng nhớ lại các cài đặt ưa thích của người dùng hoặc cho phép họ chọn các tùy chọn yêu thích, chẳng hạn như cường độ âm thanh và chuyển tiếp video, có thể giảm đáng kể thời gian chỉnh sửa và đảm bảo tính nhất quán giữa các video. Với nền tảng phù hợp, các nhóm học tập và phát triển (L&D) có thể dễ dàng cập nhật mà không cần phải tạo lại nội dung từ đầu, đảm bảo tài liệu đào tạo luôn phù hợp và có sức ảnh hưởng.
Tối đa hóa tính nhất quán với các mẫu
Phần mềm tích hợp sẵn các mẫu video (template) là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ khác, đảm bảo tính nhất quán và hợp lý hóa quy trình cập nhật video đào tạo.
Template cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc, xác định phong cách và bố cục dựa trên loại video, ví dụ như video hướng dẫn, video giải thích hay bài thuyết trình. Bằng cách duy trì thiết kế và hướng dẫn thương hiệu nhất quán, các mẫu giảm thiểu thời gian dành cho bố cục và định dạng, cho phép các nhóm L&D tập trung vào nội dung. Chúng cũng giảm thiểu nguy cơ bỏ sót thông tin cần thiết bằng cách cung cấp một định dạng đáng tin cậy, giúp ngăn ngừa lỗi.
Khi mở rộng một chuỗi đào tạo, thay vì mỗi lần đều phải bắt đầu lại từ đầu, các nhóm có thể lưu và sử dụng lại các mẫu cho các dự án trong tương lai, đảm bảo giao diện nhất quán trên toàn bộ nội dung đào tạo. Việc cập nhật video cũng trở nên dễ dàng hơn, vì người sáng tạo chỉ cần xem lại mẫu gốc, thực hiện các điều chỉnh cần thiết —chẳng hạn như thay đổi clip hoặc xóa toàn bộ phân đoạn — và nhanh chóng tạo ra phiên bản cập nhật.
Vấn đề không chỉ nằm ở công nghệ. Người ghi hình đào tạo cần phải suy nghĩ hướng đến tương lai. Giữ mỗi bản ghi thành những đoạn ngắn, có thể ghép lại để dạy từng nội dung một và việc ghi lại các tính năng mới hoặc cập nhật sẽ dễ hiểu hơn nhiều.
Kết hợp AI để tăng hiệu quả
Những tiến bộ gần đây trong phần mềm tạo video bằng trí tuệ nhân tạo (AI) đã giúp việc sản xuất và cập nhật video đào tạo trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Các tính năng hỗ trợ AI, chẳng hạn như công cụ chỉnh sửa kịch bản và phiên âm, cho phép các chuyên gia L&D chỉnh sửa âm thanh và video đồng thời, giống như họ làm với một tài liệu. Với công cụ chuyển giọng nói thành văn bản dựa trên đám mây, âm thanh được ghi âm hoặc nhập vào sẽ tự động được chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa, giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ nhu cầu phiên âm thủ công. Điều này không chỉ tăng hiệu quả mà còn cải thiện độ chính xác khi tinh chỉnh nội dung đào tạo. Hơn nữa, các điều chỉnh giọng nói được tự động đồng bộ hóa với video, do đó không cần phải ghi lại mất thời gian khi quy trình thay đổi.
Hình đại diện AI giúp đơn giản hóa hơn nữa việc sản xuất video bằng cách cung cấp tính nhất quán giữa các nội dung theo thời gian. Những hình ảnh kỹ thuật số sống động này có thể được sử dụng thay cho người phát ngôn gốc, loại bỏ những thách thức về mặt hậu cần khi phối hợp với diễn viên trên máy quay. Không cần thiết lập máy quay, quản lý ánh sáng hay tìm phông nền hoàn hảo vì hình đại diện AI luôn sẵn sàng, linh hoạt và sẵn sàng mang đến nội dung mới mẻ, hấp dẫn. Nếu không cần avatar, giọng nói AI sẽ cung cấp lời thuyết minh nhất quán trên toàn bộ nội dung, cho phép chỉnh sửa kịch bản liền mạch. Điều này cho phép người dùng cập nhật giọng thuyết minh của video một cách dễ dàng mà không cần phải ghi âm lại.
Các công cụ dựa trên AI này kết hợp với nhau giúp nâng cao hiệu quả và tính nhất quán của việc cập nhật video đào tạo, cho phép các công ty cập nhật nội dung mà không cần tốn thêm công sức.
Khi công nghệ tiếp tục phát triển với tốc độ chóng mặt, các tổ chức phải thích ứng với các công cụ và hệ thống mới để đảm bảo nội dung đào tạo của họ luôn phù hợp và hiệu quả. Những thách thức truyền thống của việc tạo và chỉnh sửa video, chẳng hạn như việc ghi âm lại tốn thời gian và duy trì tài liệu cập nhật, đang được giải quyết bằng các giải pháp phần mềm tiên tiến giúp đơn giản hóa quy trình và giúp việc cập nhật hiệu quả hơn. Bằng cách lựa chọn đúng công cụ — dù là phần mềm hỗ trợ chỉnh sửa dễ dàng, mẫu thiết kế nhất quán hay các tính năng do AI điều khiển — các công ty có thể đảm bảo rằng tài liệu đào tạo của họ luôn cập nhật thông tin mới nhất. Những tiến bộ này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp nhân viên luôn linh hoạt và thực tế, đảm bảo rằng các tổ chức có thể phát triển mạnh mẽ trong một môi trường làm việc luôn thay đổi.
Dịch từ Adapting Your Video Training to Evolving Workplaces
