Sự tiến bộ không ngừng của công nghệ đã làm thay đổi bối cảnh đào tạo. Các nhà điều hành thường tiếp thu những xu hướng mới nhất thông qua các hội nghị, hội thảo trực tuyến và tài nguyên trực tuyến. Tuy nhiên họ thường bỏ qua một kỹ năng quan trọng: giao tiếp hiệu quả.
Bài viết này đưa ra ý kiến rằng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả, chứ không phải chuyên môn kỹ thuật đơn thuần, là nền tảng để thúc đẩy sự phát triển của công ty trong tương lai. Cần phải điều chỉnh lại việc đầu tư vào nhân viên, ưu tiên phát triển khả năng giao tiếp của họ.
Thống kê đáng báo động
Một cuộc khảo sát cho thấy có 21% chuyên gia báo cáo hành vi gây hấn hoặc quấy rối tại nơi làm việc. Con số này có thể thấp hơn thực tế do nhiều trường hợp không báo cáo.
Đặc biệt, những người cung cấp dịch vụ sức khỏe có tỷ lệ lạm dụng bằng lời nói và thể chất trong công việc cao hơn đáng kể. Một nghiên cứu cho thấy 88,9% y tá tham gia nghiên cứu đã trải qua bạo lực tại nơi làm việc, bao gồm:
- Lạm dụng lời nói: được báo cáo bởi 38% y tá
- Khủng bố tâm lý công sở: 25,4% y tá đã trải qua điều đó
- Bạo lực thể xác: 11% y tá phải đối mặt.
Ngoài ra, Kaiser Family Foundation lưu ý rằng những người trẻ tuổi phải chịu đựng sự lo lắng và trầm cảm gia tăng rõ rệt cho đại dịch Covid-19. Điều này cũng định hình lại thói quen làm việc một cách đáng kể. Một bài báo của Forbes Advisor chỉ ra rằng vào năm 2023, gần 40,2% người làm việc từ xa hoặc theo mô hình kết hợp, dự đoán rằng con số này sẽ tăng lên 32,06 triệu người Mỹ vào năm 2025.
Thử thách làm việc từ xa
Chuyển sang làm việc từ xa đặt ra câu hỏi: Các công ty đã điều chỉnh đầy đủ các chương trình đào tạo để thích ứng với sự thay đổi này chưa. Một bài báo gợi ý rằng làm việc từ xa có thể ảnh hưởng đến căng thẳng, tức giận, năng suất và sự an toàn, khi nhân viên phải đối mặt với những phiền nhiễu từ cuộc sống gia đình bên cạnh trách nhiệm nghề nghiệp của họ.
Giao tiếp nhóm làm việc (silos) và kết nối con người
Việc doanh nghiệp tập trung vào giảm thiểu rủi ro và tuân thủ thường dẫn đến việc tạo ra các kho chứa chông tin, cản trở hoạt động liên lạc rõ ràng giữa các bộ phận. Phương tiện truyền thông xã hội (social media) và giao tiếp kỹ thuật số đã làm xói mòn các tương tác trực tiếp, thường dẫn đến hiểu lầm và gia tăng căng thẳng.
Lời khuyên để giảm những thách thức này:
- Hiểu mâu thuẫn: Các nhà lãnh đạo có thể nhận ra các loại xung đột khác nhau – giữa các cá nhân, cá nhân và tổ chức – có thể điều hướng và giải quyết tốt hơn.
- Nhắc lại các khía cạnh tích cực của mâu thuẫn: Mâu thuẫn vốn không hoàn toàn tiêu cực. Nó có thể tạo ra cơ hội để bày tỏ suy nghĩ và cảm xúc, xác định vấn đề, khơi dậy sự sáng tạo và đổi mới, đồng thời thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau.
- Giao tiếp hiệu quả để quản lý mâu thuẫn: Các nhà lãnh đạo kết hợp kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ với sự hiểu biết tốt về ngôn ngữ cơ thể và cách nói sẽ quản lý tốt hơn các tình huống khó khăn.
Ví dụ, khi đối mặt với căng thẳng và xúc động, các chiến lược giao tiếp hiệu quả bao gồm tạm cất điện thoại, tạo không gian an toàn (giữ bản thân trong vùng “màu vàng”) qua duy trì không gian cá nhân, giao tiếp bằng mắt và tích cực lắng nghe. Tóm gọn những gì bạn nghe được để đảm bảo sự hiểu biết và bày tỏ sự đồng cảm với hoàn cảnh của họ.
Hãy nhớ rằng, bản thân mâu thuẫn không phải là vấn đề, nhưng mâu thuẫn bị quản lý kém mới là vấn đề!
Bẫy huấn luyện
Các công ty có thể đầu tư vào giao tiếp theo kịch bản để tương tác với khách hàng, nhưng điều này thường bỏ qua các yếu tố giao tiếp phi ngôn ngữ, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể và sự đồng cảm, vốn rất quan trọng để xây dựng lòng tin và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Truyền thông
Tương lai của việc đào tạo các nhà lãnh đạo nên tập trung vào việc nâng cao trí tuệ cảm xúc (EQ) bằng cách:
- Ưu tiên giải quyết xung đột kém: Đào tạo các nhà lãnh đạo để thực sự hiểu nhân viên, giải thích và sử dụng ngôn ngữ cơ thể để nâng cao khả năng hiểu.
- Chấp nhận đồng cảm: Phát triển khả năng hiểu và phản ứng với cảm xúc của người khác của lãnh đạo. Điều này giúp nâng cao niềm tin và sự hợp tác.
- Tăng cường giao tiếp phi ngôn ngữ: Dạy các nhà lãnh đạo cách diễn giải và hiểu ngôn ngữ cơ thể cũng như nét mặt một cách hiệu quả.
Xây dựng lực lượng lao động kiên cường
Để có lực lượng lao động kiên cường, các chương trình đào tạo cũng nên tập trung vào các vấn đề:
Quấy rối tình dục: Đào tạo nhân viên nhận biết, ứng phó và báo cáo hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
Nhận thức về an ninh mạng: Hướng dẫn nhân viên các phương pháp hay nhất để bảo mật dữ liệu như
- Mật khẩu mạnh: Hướng dẫn cách tạo mật khẩu phức tạp, sử dụng trình quản lý mật khẩu và tránh sử dụng lại mật khẩu
- Nhận thức về lừa đảo: Đào tạo nhân viên cách xác định các email, tệp đính kèm và liên kết đáng ngờ. Khuyến khích các nỗ lực báo cáo.
- Công nghệ xã hội: Giải thích cách các chiến thuật trên mạng xã hội thao túng mọi người để cung cấp thông tin hoặc nhấp vào các liên kết độc hại.
- Bảo mật dữ liệu: Nhấn mạnh tầm quan trọng của dữ liệu, thực hành chia sẻ tệp an toàn và tránh vi phạm dữ liệu
- Chính sách cập nhật phần mềm: Đào tạo nhân viên về chính sách cập nhật phần mềm của công ty.
Kết luận
Giao tiếp hiệu quả không chỉ là một kỹ năng mềm, đó là nền tảng của một tổ chức phát triển mạnh mẽ. Đầu tư vào EQ cho các nhà lãnh đạo và nhân viên sẽ mở ra tiềm năng và thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Dịch từ Reframe Response: Building Emotional Intelligence for Exponential Growth
