Theo một báo cáo của TeamStage, 70% dự án toàn cầu gặp thất bại. Những dự án lớn với độ phức tạp cao hơn và nhiều bộ phận luân chuyển hơn càng có tỷ lệ cao gặp phải thất bại. Có nhiều lý do từ các nhà tại trợ dự án thụ động, nguồn lực không đủ hay bối cảnh tổ chức đang thay đổi, thiếu sự liên kết nội bộ và sự tham gia của các bên liên quan. Các dự án hoạt động kém không chỉ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến tinh thần và sự gắn kết. Nếu một trong các dự án đang đi chệch hướng hoặc đang giảm tính hiệu quả, bài viết này sẽ giúp bạn giữ động lực cho nhóm để đưa mọi việc trở lại đúng hướng.
Thiết lập lại hoặc xác định lại mục đích, mục tiêu và tầm nhìn
Dự án có thể không diễn ra tốt đẹp vì mục tiêu và tầm nhìn của tổ chức không rõ ràng. Thực tế, việc thiếu mục tiêu rõ ràng là yếu tố phổ biến nhất khiến 37% dự án thất bại. Bối cảnh bên trong và bên ngoài thay đổi có thể ảnh hưởng đến mức độ phù hợp của mục tiêu dự án hoặc sự tham gia của các bên liên quan khi ưu tiên thay đổi. Theo TeamStage, 44% dự án thất bại do thiếu sự liên kết giữa hoạt động kinh doanh và mục tiêu dự án.
Tập hợp nhóm với nhau để thiết lập lại hay xác định lại mục tiêu có thể thổi sức sống thứ hai vào dự án trong trường hợp bối cảnh không thay đổi quá nhiều khiến dự án không còn phù hợp nữa. Không ai thích làm việc không mục đích. Nghiên cứu của Standish Group cho thấy hơn 30% dự án sẽ bị hủy trước khi hoàn thành. Theo Antonio Nieto-Rodriguez, tác giả cuốn Sổ tay quản lý dự án của HBR cho biết “Hãy cân nhắc sửa đổi điều lệ dự án nếu cần thiết.”
Hãy đảm bảo bạn nhận được tài trợ điều hành cho dự án. Nghiên cứu của TeamStage chia sẻ rằng 62% dự án thành công đều có nhà tài trợ hỗ trợ. Nieto-Rodriguez chia sẻ rằng “Việc có một giám đốc điều hành cấp cao thể hiện tầm quan trọng của dự án đối với tổ chức có thể mang lại cho nhóm ý thức mới về mục đích”.
Cho nhóm tham gia xử lý sự cố và xác định con đường phía trước
Khuyến khích nhóm hợp tác giải quyết sự cố, không đổ lỗi mà tìm ra nguyên nhân gốc rễ, tìm ra con đường tốt hơn để tiến về phía trước. Nieto-Rodriguez khuyên rằng nên tổ chức cuộc họp về “tình trạng của dự án”, nơi mà “mọi người có thể nói ra mối quan ngại và đưa ra giải pháp mà không sợ bị chỉ trích.”
Là một trưởng nhóm, bạn cũng có thể tạo ra tâm lý an toàn và hình thành tư duy phát triển bằng cách chia sẻ những sai lầm mà bạn đã mắc phải khiến hiệu suất không đạt được kỳ vọng và những gì bạn đã học được từ chúng. Trong các cuộc họp này, hãy khuyến khích giao tiếp cởi mở và minh bạch. Điều này không chỉ tạo dựng niềm tin mà còn trao quyền để nhóm cùng nhau tìm giải pháp. Qua đó, bạn có thể củng cố cảm giác “cùng nhau làm việc” của các nhân viên, mang lại động lực lớn hơn cho cả nhóm.
Giúp loại bỏ các trở ngại
Khi là lãnh đạo dự án, bạn đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhóm loại bỏ các trở ngại. Nó bao gồm sắp xếp lại các thứ tự ưu tiên hoặc phân công lại công việc, phân bổ lại nguồn lực của dự án như con người, thời gian và ngân sách. Theo nghiên cứu của Standish Group, hơn 50% dự án sẽ có chi phí gấp đôi ngân sách ước tính ban đầu. Nieto-Rodriguez đề nghị “Nếu có thể, hãy phân bổ lại các nguồn lực để giảm bớt tắc nghẽn. Bạn có thể tuyển dụng thêm thành viên trong nhóm, kéo dài thời gian hoặc đảm bảo có thêm ngân sách.”
Một trở ngại khác mà bạn có thể loại bỏ là cho các thành viên trong nhóm hiểu rõ về vai trò của họ. Vai trò rõ ràng có thể ngăn chặn các nỗ lực trùng lặp, làm việc với các mục đích khác nhau hoặc những xích mích không cần thiết, các vấn đề về tinh thần gây thất vọng cho người khác trong công việc.
Một nút thắt khác có thể là trưởng nhóm. Quản lý nhóm cần biết trao quyền cho các thành viên cùng đưa ra quyết định chứ không cần tự mình thực hiện mọi việc. Bạn vẫn có thể đưa ra hướng dẫn chung về những điều quan trọng cần cân nhắc, nơi bạn muốn được thông báo và những gì cần được báo cáo với bạn.
Hiểu động lực thúc đẩy của các thành viên trong nhóm là khác nhau
Tuy rằng một số nguyên tắc chung sẽ áp dụng cho tất cả mọi người nhưng những người khác nhau sẽ được thúc đẩy bởi những điều khác nhau. Nieto-Rodriguez chỉ ra rằng “một số người được thúc đẩy bởi sự công nhận của công chúng, người khác thì bằng tiền, có người được thúc đẩy bởi các cơ hội phát triển nghề nghiệp. Việc điều chỉnh cách tiếp cận có thể giúp ích rất nhiều.” Bạn nên biết loại ảnh hưởng nào là quan trọng nhất với từng thành viên trong nhóm để cung cấp cho họ. Ngoài ra, một số ảnh hưởng khác có thể kể đến khả năng hiển thị, lòng biết ơn, sự đánh giá cao, sự hỗ trợ, tự do sáng tạo, thách thức trí tuệ….
Kết nối thường xuyên như một nhóm
Lịch họp dự án thường xuyên hàng tuần có thể giúp bạn tiếp nhận các phản hồi về những gì đang hoạt động, điều không hiệu quả để điều chỉnh kịp thời, từ đó giữ cho dự án đi đúng hướng và tăng cơ hội thành công. Lịch họp thường xuyên này cũng sẽ cho phép nhóm đưa các vấn đề quan trọng ra để thảo luận, tranh luận và đưa ra quyết định quan trọng.
Những cuộc họp này cũng là cơ hội để thực hiện một số hoạt động xây dựng nhóm nhằm củng cố mối quan hệ và liên kết giữa các thành viên trong nhóm. Nieto-Rodriguez chia sẻ “Tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp của dự án, một buổi team building ngắn ngoài giờ làm việc thường có thể thiết lập lại năng lượng của nhóm và cải thiện sự hợp tác.”
Ghi nhận những chiến thắng nhỏ và công nhận
Ghi nhận những bước tiến nhỏ có thể giúp đánh dấu sự tiến bộ của nhóm và nâng cao tinh thần của nhân viên. Kỷ niệm các cột mốc quan trọng của dự án với tư cách là một nhóm không chỉ có thể nâng cao tinh thần mà còn mang lại động lực cho nhóm để đạt được mục tiêu và sự lạc quan. Nieto-Rodriguez chia sẻ rằng việc đạt được các cột mốc nhỏ quan trọng cũng có thể là nguồn động lực.
Ngoài ra, việc cung cấp sự công nhận cá nhân giúp thúc đẩy các thành viên trong nhóm. Hãy nhớ rằng người hướng nội có xu hướng thích sự công nhận riêng tư hơn. Người hướng ngoại có xu hướng đánh giá cao sự công nhận của công chúng.
Bằng cách tập trung vào các chiến lược trên, bạn có thể vừa tiếp thêm năng lượng cho nhóm dự án, vừa giúp đưa dự án hoạt động kém trở lại đúng hướng, tạo ra một chu kỳ dẫn đến thành công.
Dịch từ Keep Your Team Motivated When a Project Goes Off the Rails
