Gantt Chart trong việc quản lý thời gian là một trong những sơ đồ có vai trò quan trọng đối với quá trình quản trị dự án của các nhà quản lý. Ra đời từ những năm 1910 bởi Henry Grantt nhưng cho đến bây giờ thì nó vẫn mang lại những hiệu quả rất cao. Làm sao để nâng tầm quản lý dự án với biểu đồ gantt là câu hỏi của nhiều người quản lý nhân sự đang tìm kiếm bởi đây là quá trình quản trị dự án của những nhà quản lý. Trong bài viết này, LCT Education sẽ làm rõ cho bạn về vấn đề này nhé.
1. Bạn hiểu thế nào là biểu đồ Gantt Chart
Biểu đồ Gantt Chart trong việc quản lý thời gian giúp trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Biểu đồ này gồm 2 phần chính: Trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nên khi nhìn vào biểu đồ Grantt chúng ta có thể dễ dàng nắm bắt các thông tin của từng công việc và của tổng dự án.
Vừa đơn giản, rõ ràng và trực quan nên Grantt Chart trở thành công cụ được yêu thích trong việc lập kế hoạch cho các dự án. Dưới đây là những trường hợp bạn nên sử dụng Grantt:
- Khi lên mỗi dự án, chiến dịch thì Gantt giúp lập kế hoạch để theo dõi, giám sát nhiệm vụ công việc cần thực hiện trong công việc đó.
- Truyền đạt kế hoạch với nhân viên và quá trình diễn ra dự án đó.
- Muốn biết quy trình, trình tự các bước của dự án hay thời gian thực hiện của dự án..
- Cập nhật tình hình cũng như diễn biến của dự án khi bắt đầu.
- Theo dõi đánh dấu vị trí của dự án đó để dễ dàng trong việc theo dõi.
2. Ưu và nhược điểm của biểu đồ Gantt Chart
2.1 Ưu điểm
Biểu đồ Gantt Chart trong việc quản lý thời gian dự án là một công cụ hoàn hảo vì:
- Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Trình bày đơn giản, dễ hiểu biểu đồ Gantt Chart giúp bạn nắm được rõ ràng các thông tin cần thiết của dự án.
- Năng suất công việc được nâng cao: Mọi thông tin liên quan đến người thực hiện, tiến độ thực hiện sẽ được công khai trên biểu đồ. Từ đó các thành viên trong nhóm dự án sẽ hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án và chủ động hơn trong công việc.
- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Grantt cung cấp cho người quản lý, người lập kế hoạch dự án có cái nhìn tổng quát hơn. Nó giúp cho nhà quản lý phân phối công việc một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng một cách hiệu quả và tối ưu.
2.2 Nhược điểm
- Khi muốn xây dựng biểu đồ Gantt Chart thì bạn phải xây dựng toàn bộ thời gian biểu của dự án. Khi có sai sót nào đó thì khá khó khăn trong việc điều chỉnh vì các thành phần ảnh hưởng tới nhau và phụ thuộc vào cấu trúc được xây dựng trước đó.
- Những dự án nhỏ và đơn giản thì sẽ phù hợp hơn khi sử dụng biểu đồ Grantt. Vì với những dự án lớn thì nó sẽ dần mất đi chức năng và người quản lý cũng sẽ khó khăn trong việc quan sát tổng thể dự án. Ngoài ra bạn còn phải cập nhật thường xuyên nên sẽ mất khá nhiều thời gian.
- Biểu đồ Gantt Chart chỉ có trong tâm chính là thời gian nên nó không thể làm tốt những ràng buộc về dự án. Chúng ta biết rằng ba yếu tố chính của một dự án là chi phí, phạm vi và thời gian. Nhưng biểu đồ Grantt không biểu thị được chi phí cũng như phạm vi dự án nên rất khó cho việc tiến hành dự án. Và nếu có quá nhiều đầu việc thì cũng rất khó khăn trong việc xác định công việc nào cần thực hiện trước.
3. Các bước lập biểu đồ Gantt Chart
3.1 Xác định các đầu việc quan trọng
Trước khi bắt đầu xây dựng biểu đồ Gratt thì việc đầu tiên cần làm là liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết khi thực hiện dự án. Cần xác định mục tiêu, thời gian bắt đầu của dự án cần thực hiện.
3.2 Xác định mối quan hệ giữa các đầu việc
Khi hoàn thành xong việc xác định các đầu việc và thời gian thực hiện thì cần xác định việc nào hoàn thành mới có thể thực hiện các công việc khác hay những công việc có thể thực hiện song song. Nếu trường hợp công việc này phụ thuộc công việc khác thì phải ưu tiền sắp xếp công việc hợp lý.
Có 3 mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ đầu việc:
- Nhiệm vụ FS (Finish to Start) không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ có liên quan trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
- Nhiệm vụ SS (Start to Start) không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó được bắt đầu. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
- Nhiệm vụ FF (Finish to Finish) không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ kết thúc sau.
3.3 Biểu diễn biểu đồ Gantt Chart
Có rất nhiều công cụ hỗ trợ quản lý bằng biểu đồ Gantt hiện nay. Chúng ta có thể tìm kiếm, truy cập vào phần mềm để xem và chỉnh sửa số liệu trên biểu đồ. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều khi chúng ta trao đổi, thảo luận và báo cáo về dự án.
3.4 Cập nhật tiến độ dự án
Nhìn vào biểu đồ, khi dự án di chuyển theo chiều dọc biểu đồ thì có nghĩa là công việc đang tiến triển. Nhưng khi vận hành dự án sẽ có nhiều sự thay đổi nên chúng ta cũng cần phải thường xuyên theo dõi và cập nhật để điều chỉnh kịp thời.
4. Lưu ý khi sử dụng Gantt Chart trong việc quản lý thời gian
Khi bạn thiết lập một biểu đồ Gantt Chart, bạn cần phải suy nghĩ tất cả các nhiệm vụ liên quan trong dự án. Và bên cạnh đó, bạn sẽ làm việc ra những người sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, và những vấn đề mà có thể gặp phải.
Suy nghĩ về các chi tiết này nhằm 2 mục đích: Thứ nhất là đảm bảo rằng lịch trình đặt ra cho dự án là hoàn toàn khả thi, giao việc cho đúng người, và thứ hai là suy nghĩ về cách giải quyết cho vấn đề tiềm tàng trước khi bắt đầu.
Ngoài ra, suy tính trước về các bước nằm trên lịch trình của dự án cũng giúp nhà quản lý ước tính trước các khía cạnh thực tế của một dự án, chẳng hạn như thời gian tối thiểu để hoàn thành một đầu việc, đầu việc nào phải được hoàn thành trước đầu việc nào. Thêm nữa, bạn có thể sử dụng các điểm này để xác định Critical Path – Chuỗi các đầu việc cần được hoàn thành đúng hạn để toàn bộ dự án kết thúc trong thời gian ngắn nhất.
