Khi thiết kế và truyền tải các chương trình đào tạo, lãnh đạo học tập phải đánh giá liên tục kiến thức và kỹ năng hiện tại của lực lượng lao động để thu hẹp khoảng cách kỹ năng, chẩn đoán nhu cầu đào tạo và đảm bảo thay đổi hành vi. Điều này giúp mục tiêu đào tạo đáp ứng đúng nhu cầu và tạo ra lợi ích đầu tư (ROI).
Các công cụ đánh giá là cách tiếp cận hiệu quả để xác định khoảng cách giữa kỹ năng và nhu cầu đào tạo. Hãy cùng xem xét cách sử dụng các công cụ đánh giá để cung cấp thông tin cho các chương trình đào tạo và tác động của các khoản đầu tư.
Công cụ đánh giá là gì?
Công cụ đánh giá là một phương pháp hệ thống để tính toán và đo lường các kỹ năng, năng lực và hành vi tại nơi làm việc. Tiến sỹ Bill Brantly, CPTM, giám đốc học tập cuaru BAS2A nói rằng “Công dụng chính [của các công cụ đánh giá] là đảm bảo chương trình đào tạo đáp ứng được mục tiêu của người học và tổ chức.”
Các công cụ đánh giá giúp lãnh đạo học tập nhận diện nhu cầu đào tạo và các yếu tố đo lường trước và sau chương trình. Những công cụ này khiến đào tạo hiệu quả hơn. Loren Sanders, CPTM, quản lý cấp cao của đào tạo và phát triển doanh nghiệp tại CVS chia sẻ rằng “Chúng giúp đánh giá hiệu suất của học viên so với những mục tiêu cho trước… và giúp đưa ra quyết định cho bước kế tiếp”. Chúng cũng cần thiết khi chứng minh chỉ số ROI trong đào tạo.
Thomas Fenstermacher, CPTM, quản lý đào tạo tại Trellis Rx giải thích rằng đo lường là một bước không thể thiếu trong quá trình đào tạo vì chúng cho phép nhà lãnh đạo học tập giải thích và chứng minh rằng các mục tiêu đã được thực hiện. Ông cho rằng “Trình bày một điều gì đó với lãnh đạo dựa trên cảm xúc và quan sát của bạn sẽ khó hơn một chút so với trình bày nó dựa trên dữ kiện và dữ liệu chính xác mà bạn đã tổng hợp theo thời gian. Đó là lý do tại sao các công cụ đánh giá là một phần quan trọng trong quá trình đào tạo.
Một số công cụ đánh giá mà bạn có thể sử dụng:
- Bảng khảo sát và bảng hỏi: Thu thập các phản hồi của nhân viên về chương trình đào tạo và hiệu quả của chương trình.
- Phỏng vấn: Nhà lãnh đạo học tập có thể lấy phản hồi của từng học viên.
- Quan sát: Nhà lãnh đạo học tập có thể đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và chức năng của nhân viên trong công việc.
- Theo dõi hiệu suất: Lãnh đạo có thể giám sát, ghi chép và phân tích sự tiến bộ của nhân viên trong việc đạt được các mục tiêu đề ra.
- Mô phỏng và nhập vai: Học viên có thể đảm nhận vai trò hoặc nhiệm vụ công việc bằng cách thực hành hoặc mô phỏng các điều kiện làm việc thực tế.
- Đánh giá bằng trò chơi: Sử dụng trò chơi và các hoạt động để đánh giá kiến thức của nhân viên.
- Phân tích dựa trên AI (trí tuệ nhân tạo): Những số liệu này cung cấp kiến thức sâu sắc về đánh giá hiệu suất, có thể mang lại những hiểu biết sâu hơn về hiệu suất cá nhân và hiệu suất nhóm so với báo cáo truyền thống.
Khi nào nên sử dụng các công cụ đánh giá?
Các nhà lãnh đạo L&D nên sử dụng các công cụ đánh giá trước, trong và sau đào tạo để thu thập dữ liệu xác định tiến độ đạt được mục tiêu. Brantley cho rằng các đánh giá nên được xây dựng ở mọi giai đoạn đào tạo “Ngay từ ban đầu, tôi nghĩ cách tạo cơ sở cho việc đào tạo … đến tác định mục tiêu học tập.” Brantley đề xuất sử dụng mô hình ADDIE (phân tích, thiết kế, phát triển, triển khai và đánh giá) để theo kịp các chỉnh sửa giữa khóa học và bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện trong quá trình cải thiện và truyền tải nội dung đào tạo.
Sử dụng các đánh giá ở các giai đoạn trong quy trình đào tạo mang lại chương trình hiệu quả hơn. Theo Sanders, công cụ đánh giá nên được sử dụng:
- Trước khi đào tạo, trong suốt giai đoạn khám phá hoặc phân tích để giúp các nhà lãnh đạo học tập xem xét các kỹ năng cơ bản cũng như những nội dung đào tạo đã được thực hiện và đo lường trong quá khứ.
- Trong khi đào tạo để nắm bắt phản hồi và hỗ trợ lãnh đạo học tập thực hiện các chỉnh sửa khóa học cần thiết trong quá trình thực hiện.
- Sau khi đào tạo để đánh giá hiệu quả tổng quan của chương trình và theo dõi tiến bộ dài hạn và ngắn hạn.
“Đánh giá đào tạo cho phép chúng ta thu thập các hiểu biết dựa trên dữ liệu về công việc, khi [nó đang được thực hiện] và mức độ đáp ứng mục tiêu đào tạo”, Sanders kết luận.
Các phương pháp hay nhất khi sử dụng công cụ đánh giá
Bước quan trọng không thể thiếu trong đo lường đào tạo là chứng minh hiệu quả của việc đào tạo bằng dữ liệu. Với rất nhiều dữ liệu có sẵn, các nhà lãnh đạo học tập có thể dễ bị choáng ngợp. Việc xác định các số liệu tương quan với mục tiêu kinh doanh có thể giúp họ theo dõi và đo lường dữ liệu phù hợp.
Để làm được điều đó, các nhà lãnh đạo học tập phải thay đổi tư duy từ “thu thập” thông tin sang khai thác, định vị và sử dụng những ý tưởng từ dữ liệu. Điều này có nghĩa rằng họ nên xác định dữ liệu đáp ứng với mục đích đào tạo và mục tiêu tổ chức. Với tư duy đó, các chuyên gia học tập có thể cảm thấy tự tin hơn khi phân tích dữ liệu và trình bày kết quả đào tạo cho các bên liên quan.
Công cụ đánh giá có thể giúp nhà lãnh đạo học tập kể ra câu chuyện mang tác động mạnh mẽ.
Dưới đây là các phương pháp hay nhất để cân nhắc khi sử dụng các công cụ trong đào tạo:
- Giữ mọi thứ đơn giản. Đánh giá không hề phức tạp hay rắc rối. Fenstermacher khuyến khích các nhà lãnh đạo học tập sử dụng ngôn ngữ đơn giản để đảm bảo tính hiệu quả. “Chỉ cần đảm bảo các công cụ dễ sử dụng để điều phối viên có thể sử dụng hiệu quả, bạn có thể diễn giải chúng và để bất kỳ ai chỉ nhìn qua cũng có thể thấy rõ bạn đang yêu cầu điều gì.”
- Tiêu chuẩn hóa. Bên cạnh giữ cho quy trình đơn giản, bạn nên tiêu chuẩn hóa quy trình đánh giá. Sự nhất quán về thời điểm và cách thức thu thập dữ liệu cho phép các nhà lãnh đạo học tập cải thiện tính chính xác của báo cáo. L&D cũng phải nỗ lực cung cấp cho người học trải nghiệm học tập nhất quán để đảm bảo mọi người đều nhận được thông tin giống nhau giữa các phương thức và người hướng dẫn. Điều này tạo cơ sở để đánh giá kết quả học tập của học viên.
- Liên kết chiến lược. Sanders chia sẻ rằng: “[Các công cụ đánh giá] được sử dụng tốt nhất khi điều chỉnh chúng phù hợp với mục tiêu học tập và kết quả kinh doanh mong muốn”. Phương pháp đánh giá nên phù hợp với mục tiêu kinh doanh và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà bạn sẽ đo lường.
Kết luận
Đo lường là một bước quan trọng trong quy trình đào tạo. Nếu thiếu nó, các nhà lãnh đạo học tập sẽ thiếu thông tin để đánh giá tính hiệu quả của chương trình và khó tìm ra các lỗ hổng kỹ năng trong tổ chức. Đánh giá giúp nhà lãnh đạo L&D theo dõi KPI (như mức độ hòa nhập của nhân viên, giữ chân và thay đổi hành vi) và trang bị cho họ dữ liệu để báo cáo với lãnh đạo doanh nghiệp cách đào tạo thúc đẩy hiệu suất kinh doanh.
Tích hợp đánh giá trong suốt hành trình – trước, trong và sau đào tạo – cho phép các nhà lãnh đạo học tập chỉ ra tác động thực sự của việc đào tạo. Việc tạo ra cách tiếp cận có cấu trúc để đo lường đào tạo có thể trao quyền cho các chuyên gia học tập phát huy vai trò đối tác chiến lược kinh doanh và chứng minh rằng việc đào tạo là xứng đáng.
Dịch từ Understanding Assessment Tools in Learning: How and When They Should Be Used
