Không ai trong chúng ta là một hòn đảo biệt lập. Nếu muốn đạt được mục tiêu của mình, dù ở trong hay ngoài nơi làm việc, chúng ta sẽ cần có sự tham gia của người khác và điều đó có nghĩa là cần giao tiếp hiệu quả với họ. Dù chúng ta có những ý tưởng tuyệt vời hoặc những kế hoạch được xây dựng cẩn thận nhưng nếu không thể truyền đạt chúng cho người khác thì chúng ta sẽ không đạt được mục tiêu của mình.
Để giao tiếp hiệu quả, trước tiên chúng ta phải hiểu đúng những điều cơ bản, sau đó hiểu được bộ lọc tính cách của chính mình và của người khác.
Làm đúng những điều cơ bản
Có thể bạn đã từng nghe một số điều này trước đây rồi, nhưng chúng đáng được nhắc lại:
- Biết những gì bạn muốn đạt được. Mục tiêu giao tiếp của bạn là gì? Bạn đang cố gắng thuyết phục khán giả, thu hút sự cộng tác của họ hay chỉ cho họ biết chuyện gì đang xảy ra? Biết những gì bạn đang cố gắng đạt được sẽ giúp bạn tạo dựng được khả năng giao tiếp của mình.
- Biết khán giả của bạn. Bạn đang giao tiếp với ai? Điều gì sẽ hiệu quả với họ? Có thể hữu ích nếu biết một số kiến thức về sở thích, tính cách của họ – hãy tham khảo phần “Tìm hiểu bộ lọc tính cách” bên dưới.
- Hãy dành thời gian để soạn thảo thông điệp của bạn. Tránh dùng biệt ngữ mà hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản và cung cấp ngữ cảnh. Hãy nghĩ xem khán giả của bạn sẽ biết hoặc chưa biết những gì. Hãy ngắn gọn, rõ ràng và đảm bảo rằng những điểm chính được nổi bật.
- Quyết định về định dạng và kênh. Một số người thích được gửi tin nhắn trực tiếp. Đối với những người khác, tin nhắn nhóm có thể tốt hơn. Đừng ngay lập tức làm theo phản ứng đầu tiên của bạn. Hãy suy nghĩ xem điều gì sẽ hiệu quả nhất dựa trên sở thích của khán giả.
- Hãy lắng nghe và thích nghi. Lắng nghe câu hỏi từ khán giả, chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của họ và điều chỉnh những gì bạn đang nói nếu thông điệp của bạn dường như không được truyền tải hiệu quả. Khi thích hợp, hãy yêu cầu phản hồi. Hãy theo dõi sau đó.
Hiểu bộ lọc tính cách
Cá tính của chúng ta ảnh hưởng đến cách chúng ta nhìn thế giới. Điều này bao gồm cách chúng ta giao tiếp với người khác và cách chúng ta muốn được người khác giao tiếp. Biết loại tính cách của bạn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các bộ lọc của mình và cách bạn có thể điều chỉnh phong cách của mình cho nhiều đối tượng hơn.
“Loại tính cách,” như được mô tả trong khung Chỉ báo Myers-Briggs (MBTI), xem xét bốn khía cạnh của tính cách. Tất cả đều liên quan đến giao tiếp.
- Những người có tính cách Hướng ngoại (E – Extraversion) tập trung sự chú ý của họ vào thế giới bên ngoài và được tiếp thêm năng lượng khi tham gia vào nó. Những người có xu hướng Hướng nội (I – Introversion) tập trung và được tiếp thêm năng lượng bởi thế giới nội tâm và suy ngẫm bên trong của họ.
- Cảm giác (S – Sensing) và Trực giác (I – Intuition) là về thông tin. Những người có thiên hướng Cảm giác chú ý đến thông tin thực tế, thiết thực, có căn cứ và dựa trên bằng chứng của năm giác quan của họ. Những người có sở thích Trực giác tìm kiếm bức tranh toàn cảnh, cách mọi thứ được kết nối, xu hướng và tương lai.
- Tư duy (T – Thinking) và Cảm xúc (F – Feeling) xem xét việc ra quyết định. Những người có khuynh hướng Tư duy thích đưa ra quyết định dựa trên logic khách quan, trong khi những người có khuynh hướng Cảm xúc muốn xem xét mọi người sẽ bị ảnh hưởng như thế nào và quyết định đó gắn kết như thế nào với các giá trị của họ.
- Những người có sở thích Đánh giá (J – Judging) thích sống có tổ chức, có cấu trúc, có kế hoạch, trong khi những người Linh hoạt (P – Perceiving) thích sống theo cách tự phát, không có cấu trúc và đột phá hơn.
Trong mỗi cặp đặc điểm trong khuôn khổ, chúng ta có xu hướng thích bên này hơn bên kia – ví dụ: Hướng ngoại hơn là Hướng nội, hoặc Hướng nội hơn là Hướng ngoại. Bất chấp sở thích của mình, chúng ta vẫn sẽ tham gia vào các hoạt động liên quan đến đặc điểm ngược lại. Điều này áp dụng như nhau cho các cặp Cảm giác-Trực giác, Tư duy-Cảm xúc và Đánh giá-Nhận thức. Trong khi chúng ta có thiên hướng tự nhiên về một phía, thỉnh thoảng chúng ta lại hành động theo phía bên kia. Chúng tôi sử dụng tất cả tám phương thức vào nhiều thời điểm khác nhau, thể hiện khả năng điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp với các tình huống và đối tượng khác nhau.
Sở thích của chúng ta về Hướng ngoại hoặc Hướng nội liên quan đến phương thức và hình thức giao tiếp ưa thích của chúng ta. Nếu bạn có tính cách Hướng ngoại, có thể bạn sẽ thích nói chuyện thấu đáo và sẽ thích các cuộc trò chuyện, cuộc họp và thuyết trình (đặc biệt là những cuộc tương tác) hơn là giao tiếp bằng văn bản. Bạn có thể thấy sự im lặng không thoải mái và nói chuyện để lấp đầy khoảng trống. Tuy nhiên, điều quan trọng bạn cần nhớ là không phải ai cũng giống bạn. Nếu bạn có khuynh hướng Hướng nội, bạn có thể thích thông tin bằng văn bản hoặc cuộc trò chuyện trực tiếp và có thể không thích các cuộc họp nhóm lớn. Sự im lặng có thể chỉ có nghĩa là bạn đang suy nghĩ kỹ trước khi trả lời. Nhiều người hướng nội sẽ đánh giá cao việc trao đổi bằng văn bản trước bất kỳ cuộc họp nào để họ có thời gian suy nghĩ kỹ lưỡng và đặt ra bất kỳ câu hỏi nào. Vì vậy, cho dù bản thân bạn thuộc Người hướng ngoại hay Hướng nội, hãy nhớ rằng khán giả của bạn có thể có phong cách giao tiếp khác.
Nếu bạn đang giao tiếp với một người nghiêng về Cảm giác (S), hãy thực tế. Cung cấp thông tin về các chi tiết cụ thể, thực tế và chi tiết, sử dụng các ví dụ cụ thể và trình bày thông tin một cách tuần tự. Đối với những người có Trực giác (I), hãy cung cấp cái nhìn tổng quan trước khi đi vào bất kỳ chi tiết cụ thể nào và đừng sa lầy vào chi tiết. Hãy cố gắng tập trung vào tương lai và sẵn sàng tạm dừng thực tế một chút nếu bạn muốn thảo luận về những ý tưởng mới.
Hãy chuẩn bị tinh thần cho việc người Tư duy (T) phê phán hoặc thách thức về sự thật của bạn. Những cá nhân có tư duy coi trọng năng lực. Hãy hỗ trợ các đề xuất của bạn bằng lý luận hợp lý và thảo luận về ưu và nhược điểm của bất kỳ quyết định nào. Đối với khán giả Cảm xúc (F), hãy tập trung vào nhu cầu và giá trị của nhóm hoặc cá nhân, nhưng hãy lắng nghe những gì họ nói và đừng đưa ra giả định. Hãy đối xử với họ như những cá nhân riêng biệt. Tránh chỉ trích khi phản hồi lại ý tưởng của họ.
Khi giao tiếp với những người Đánh giá (J), hãy có cấu trúc và tổ chức, đồng thời chuẩn bị đưa ra quyết định ngay lúc đó. Đối với khán giả Linh hoạt, hãy cho phép mọi người có thời gian khám phá các lựa chọn khác nhau và để cuộc trò chuyện bớt tuyến tính hơn.
Áp dụng bộ lọc tính cách
Tất nhiên, trong thực tế, bạn có thể sẽ không biết sở thích cá nhân của cá nhân hoặc nhóm mà bạn đang giao tiếp. Nhưng điều quan trọng là phải nhận thức được những bộ lọc tính cách này, vì ba lý do:
- Biết loại tính cách của riêng bạn và do đó, các bộ lọc của riêng bạn sẽ mang lại cho bạn sức mạnh để điều chỉnh hành vi của mình ra khỏi vùng an toàn khi bạn cần.
- Lắng nghe những gì khán giả của bạn đang nói và xem cách họ phản ứng sẽ cung cấp cho bạn manh mối về bộ lọc của họ và cho phép bạn điều chỉnh cách tiếp cận của mình cho phù hợp.
- Đối với một chủ đề quan trọng, có thể bạn sẽ tìm cách truyền đạt nó nhiều lần. Thay vì sử dụng cùng một cách tiếp cận mọi lúc, hãy thay đổi nó để thu hút những người có bộ lọc tính cách khác nhau.
Dịch từ Understanding Communication Practicalities to Achieve Workplace Goals
