Chúng ta đều đã thấy điều đó xảy ra: Một nhà lãnh đạo chủ chốt tuyên bố rời đi, và tổ chức trở nên hỗn loạn. Ai đã sẵn sàng để thay thế? Họ đã chuẩn bị chưa? Chúng ta có sử dụng đúng người hay không? Kế hoạch kế nhiệm thường mang tính phản ứng — một trò chơi giành ghế lãnh đạo vào phút chót thay vì một quy trình chủ động, có cấu trúc.
Nhưng vấn đề ở đây là: Kế hoạch kế nhiệm tuyệt vời không chỉ là biết ai sẽ tiếp quản; mà còn là giữ cho mọi người tham gia và có động lực đủ lâu để bước vào vị trí lãnh đạo khi đến lúc.
Với việc nhiệm kỳ giảm dần trong các ngành, các công ty không còn có thể cho rằng nhân viên sẽ gắn bó trong nhiều năm, kiên nhẫn chờ đợi được thăng chức. Nếu không có lộ trình phát triển và luân chuyển nội bộ rõ ràng, những nhân viên có tiềm năng cao sẽ nghỉ việc trước khi họ đạt được những vị trí lãnh đạo đó. Điều này tạo ra một chu kỳ nguy hiểm khi mỗi vị trí lãnh đạo đều cần tuyển dụng bên ngoài.
Việc tuyển dụng bên ngoài luôn chậm, tốn kém và rủi ro — tuyển dụng bên ngoài mất thời gian, làm tăng chi phí và mang lại sự không chắc chắn. Tệ hơn nữa, nó gây tổn hại đến văn hóa; khi các vai trò lãnh đạo được trao cho người ngoài, nhân viên có thể không gắn bó, không thấy con đường nào để phát triển.
Để xây dựng một hệ thống lãnh đạo mạnh mẽ, các tổ chức cần một hệ thống không chỉ xác định những người kế nhiệm — mà còn phát triển, thu hút và giữ chân họ. Đó là nơi lập bản đồ năng lực, quản lý hiệu suất và các chương trình học tập kết hợp lại với nhau để tạo ra một động cơ phát triển lãnh đạo tự củng cố.
Lập bản đồ năng lực: Nền tảng
Lập kế hoạch kế nhiệm bắt đầu bằng việc hiểu các năng lực cần thiết cho các vai trò chính. Thay vì cho rằng nhà lãnh đạo tiếp theo sẽ đến từ cùng một phòng ban hoặc theo một lộ trình sự nghiệp truyền thống, lập bản đồ năng lực tập trung vào việc xác định các kỹ năng, kiến thức và hành vi cần thiết cho vai trò lãnh đạo bất kể nhân viên hiện đang ở vị trí nào.
Để thực sự thấy được cách nhân viên có thể tiến triển và nơi kế nhiệm có thể đến từ đâu, tất cả các vai trò cần được lập bản đồ. Nếu không có tầm nhìn đầy đủ, bạn có nguy cơ bỏ lỡ tài năng tiềm ẩn và đưa ra các giả định về lộ trình sự nghiệp không phản ánh thực tế.
Lập bản đồ năng lực cũng giúp phát hiện ra tài năng bất ngờ bằng cách tìm ra nơi các năng lực chồng chéo giữa các vai trò khác nhau. Sự phù hợp nhất cho một vị trí lãnh đạo có thể không nằm trên con đường rõ ràng nhất. Một nhà lãnh đạo hoạt động mạnh mẽ trong một vị trí có thể là một nhà lãnh đạo chiến lược tuyệt vời trong một vị trí khác, nếu các năng lực phù hợp.
Để điều này có hiệu quả, ngôn ngữ năng lực phải được chuẩn hóa trên toàn tổ chức. Nếu một vai trò liệt kê “quản lý các bên liên quan” trong khi vai trò khác liệt kê “quản lý mối quan hệ”, thì những năng lực đó có thể không được công nhận là có liên quan. Ngôn ngữ không nhất quán sẽ che giấu tài năng tiềm ẩn và làm suy yếu tính di động nội bộ.
Cách sử dụng lập bản đồ năng lực để lập kế hoạch kế nhiệm:
- Lập bản đồ tất cả các vai trò trong toàn tổ chức, đảm bảo khả năng hiển thị các lộ trình nghề nghiệp tiềm năng trên khắp các chức năng.
- Chuẩn hóa ngôn ngữ để được nhận biết rõ ràng trên khắp các phòng ban.
- Phân tích sự chồng chéo năng lực giữa các vai trò để tìm ra những nhà lãnh đạo tiềm năng từ các lĩnh vực không ngờ tới.
- Làm cho các bản đồ năng lực trở nên minh bạch để nhân viên hiểu được các kỹ năng họ đã có và những gì họ cần xây dựng cho các vai trò trong tương lai.
Với cách tiếp cận có cấu trúc này, lập kế hoạch kế nhiệm chuyển từ “Ai là người tiếp theo?” sang “Ai có năng lực phù hợp để thành công trong vai trò này?”
Quản lý hiệu suất: Động lực
Lập bản đồ năng lực cung cấp nền tảng. Quản lý hiệu suất đảm bảo nhân viên chủ động phát triển các năng lực cần thiết cho các vai trò trong tương lai.
Nhiều nhân viên không biết có những cơ hội nghề nghiệp nào ngoài vị trí quản lý trực tiếp của họ. Nếu lãnh đạo là một con đường hẹp, một chiều, nhiều nhân viên sẽ không thấy tương lai của mình trong tổ chức. Bản đồ năng lực thay đổi điều này bằng cách làm rõ rằng có nhiều con đường sự nghiệp, nhiều con đường trong số đó có thể phù hợp với các kỹ năng mà một nhân viên đã xây dựng.
Ngay cả khi ai đó có suy nghĩ về vai trò lãnh đạo trong đầu, họ có thể không biết những gì cần thiết để đạt được điều đó. Bản đồ năng lực cung cấp sự rõ ràng. Nhân viên có thể thấy:
- Các năng lực họ đã có phù hợp với vai trò họ muốn.
- Các năng lực họ cần phát triển để trở thành ứng viên mạnh mẽ khi có cơ hội.
Khi lập bản đồ năng lực được đưa vào các cuộc thảo luận về hiệu suất, nó sẽ chỉ ra các con đường phía trước cho mọi người:
- Đối với những người có hiệu suất cao, nó cung cấp các con đường rõ ràng để đẩy nhanh quá trình phát triển của họ.
- Đối với những nhân viên ở các cấp độ mong đợi, nó chỉ ra một con đường thăng tiến, giúp họ tránh cảm giác rằng họ đang bị bỏ qua khi thăng chức.
- Đối với những nhân viên cần hỗ trợ, tính năng này sẽ nêu bật những lĩnh vực cụ thể cần cải thiện, giúp kỳ vọng trở nên rõ ràng hơn và có thể đo lường được tiến độ.
Cách thức để quản lý hiệu suất có hiệu quả cho kế hoạch kế nhiệm:
- Đảm bảo đánh giá hiệu suất tập trung vào sự phát triển trong tương lai, không chỉ là kết quả trong quá khứ.
- Sử dụng bản đồ năng lực như công cụ hướng dẫn để giúp nhân viên khám phá các lựa chọn nghề nghiệp ngoài vai trò quản lý trực tiếp của họ.
- Hướng dẫn nhân viên về các cơ hội xây dựng năng lực, để họ biết chính xác những gì họ cần làm cho bước tiếp theo.
- Theo dõi tiềm năng lãnh đạo theo thời gian, sử dụng đánh giá hiệu suất làm điểm kiểm tra, không chỉ là đánh giá một lần.
Với cách tiếp cận này, quản lý hiệu suất không chỉ đo lường thành công trong quá khứ mà còn tích cực xây dựng các nhà lãnh đạo tương lai.
Chương trình học tập: Xây dựng tương lai
Với việc lập bản đồ năng lực và quản lý hiệu suất, các chương trình học tập trở thành động lực thúc đẩy sự phát triển lãnh đạo.
Để các chương trình học tập hỗ trợ kế hoạch kế nhiệm hiệu quả, chúng cần: Tổ chức nhóm theo năng lực, không phải theo chức danh công việc để nhân viên có thể dễ dàng hướng mục tiêu học tập của mình vào các vai trò trong tương lai. Nó cũng giúp mở rộng quy mô, có thể sử dụng trong bất kỳ phòng ban nào.
Cách xây dựng chương trình học tập để lập kế hoạch kế nhiệm:
- Nhóm các nguồn học tập theo năng lực, đảm bảo nhân viên có thể dễ dàng kết nối việc học với nhu cầu phát triển của họ.
- Đảm bảo các chương trình học tập bao gồm cả cơ hội chính thức và trải nghiệm, chẳng hạn như cố vấn, nhiệm vụ mở rộng và các dự án lãnh đạo.
- Làm cho việc học tập có thể áp dụng vào các vai trò hiện tại bằng cách lồng ghép các cơ hội phát triển vào công việc hàng ngày, ngay cả khi xây dựng cho vị trí lãnh đạo trong tương lai.
- Tận dụng khuôn khổ năng lực để mở rộng quy mô học tập, đảm bảo nhân viên ở các vai trò khác nhau có thể tiếp cận các chương trình phát triển có liên quan.
Khi các chương trình học tập được thúc đẩy bởi năng lực, nhân viên không chỉ tham gia đào tạo để tuân thủ mà vì họ thấy cách đào tạo này xây dựng tương lai của họ.
Hệ thống kế thừa trong hành động
Khi lập bản đồ năng lực, quản lý hiệu suất và các chương trình học tập hoạt động cùng nhau, kế hoạch kế nhiệm không chỉ là một bài tập, mà là một quá trình liên tục, mang tính chiến lược.
- Lập bản đồ năng lực: Xác định năng lực lãnh đạo và phát hiện tài năng từ khắp tổ chức.
- Quản lý hiệu suất: Thúc đẩy nhân viên phát triển và tham gia các chương trình học tập như con đường phát triển sự nghiệp.
- Các chương trình học tập: Phát triển nhân viên để họ có năng lực nâng cao hiệu suất trong các vai trò hiện tại và chuẩn bị cho bước tiếp theo.
Kết quả là gì? Một hệ thống lãnh đạo mạnh mẽ, bền vững và sẵn sàng khi cần.
Suy nghĩ cuối cùng: Thu thập và sử dụng dữ liệu
Việc đưa các quy trình này vào hoạt động trên toàn tổ chức sẽ tạo ra một mỏ vàng dữ liệu. Bằng cách theo dõi các yêu cầu về năng lực vai trò, năng lực của nhân viên và cách chúng phát triển theo thời gian, vai trò nào mà nhân viên quan tâm nhất và nhiều hơn nữa, bạn sẽ có được những hiểu biết sâu sắc về sức khỏe, văn hóa và rủi ro của tổ chức mình.
Với dữ liệu này, bạn có thể:
- Xác định các vai trò có rủi ro cao, trong đó các năng lực chính hiếm khi có trên toàn doanh nghiệp (có nghĩa là việc tuyển dụng bên ngoài có thể là điều không thể tránh khỏi).
- Xác định các vai trò có ít sự quan tâm nội bộ, báo hiệu nhu cầu xem xét lại các lộ trình nghề nghiệp.
- Nhận ra các vai trò có rủi ro thấp, trong đó năng lực sâu rộng và nhiều nhân viên đã sẵn sàng tham gia.
Điều này đưa kế hoạch kế nhiệm từ phản ứng sang dự đoán — cung cấp cho bạn góc nhìn chiến lược về sự phát triển lãnh đạo và rủi ro trên toàn bộ tổ chức.
Dịch từ The “Set and Forget” Succession Plan: Build a Leadership Pipeline That Fills Itself
