Ủy quyền – giao quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải có. Nếu không có kỹ năng giao quyền hiệu quả thì nhà lãnh đạo có nguy ngơ chìm ngập trong những chuyện không quan trọng. Nhưng nếu làm không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực và không đạt được kết quả mong muốn. Vậy nên kỹ năng giao quyền hiệu quả là một trong những kỹ năng hàng đầu cho các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp.
1. Khái niệm về giao quyền
Theo tác giả Lee Thomas trao quyền là để những người khác làm công việc vốn thuộc về mình dưới sự giám sát của mình. Trao quyền trái ngược với tất cả những gì các lãnh đạo thường làm. Vì thực sự trao quyền là cho phép nhân viên tự thực hiện công việc theo cách của họ thay vì bắt họ thực hiện theo cách của mình.
Mặt khác theo nhiều định nghĩa khác nhau thì trao quyền có thể hiểu là:
- Giao phó cho người khác làm việc gì đó.
- Chỉ định cho một người nào đó làm đại diện cho một người khác.
- Phân chia nhiệm vụ và quyền hạn.
Trên cương vị là một nhà quản lý, lãnh đạo thì làm sao để điều hành những hoạt động kinh doanh cho hiệu quả nhất là rất khó. Trên thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày nay đang ôm quá nhiều việc vào bản thân, những nhiệm vụ của công ty và cả những dự kiến cho tương lai. Muốn trút bỏ gánh nặng đó chỉ có một cách duy nhất là ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và mọi người xung quanh.
2. Các dạng của giao quyền – ủy thác
Ủy thác đại sứ
Ở mức độ này bạn chỉ cần yêu cầu ai đó làm đại diện cho bạn. Việc lựa chọn một ai đó đại diện cho mình sẽ đem lại nhiều lợi thế rõ rệt hơn cho bạn và cả người đại diện của bạn. Bởi vì họ sẽ có cảm giác đón nhận những công việc mới ngoài phạm vi quyền hạn của mình và cảm thấy mình được tôn trọng và ghi nhận.
Ủy thác chỉ định
Tăng dần theo mức độ và đây là thời điểm bạn bàn giao toàn bộ nhiệm vụ cho một ai đó với yêu cầu hoàn thành công việc như thế nào, bao giờ và ở đâu. Có một lưu ý cho các nhà quản lý cấp cao là nên ủy thác 90% nhiệm vụ, 60% so đối với nhà quản lý cấp trung và 30% đối với các nhà quản lý ở cấp bậc cơ sở.
Ủy thác quyền sở hữu
Chúng ta thấy rằng việc con người sở hữu công việc của riêng mình đang dần trở nên bình thường và tự nhiên hơn. Vậy nên việc bản thân các nhà lãnh đạo, quản lý trao lại trách nhiệm và quyền sở hữu cho mọi người trong các công việc của họ là hoàn toàn lợp lý. Mặt khác các nhân viên sẽ cảm thấy kiêu hãnh, có niềm tin và cảm giác được tôn trọng từ đó hiệu xuất công việc của họ sẽ được nâng cao hơn.
Ủy thác phát triển
Hiện nay ủy thác phát triển đang dần sẽ trở thành lựa chọn quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động ủy thác. Đó là việc ủy thác những mục tiêu dài hạn giúp đội ngũ nhân viên của bạn phát triển thành công.
Hình thức ủy thác này sẽ trở thành một bộ phận của quy trình, kế hoạch chính thức. Và nó sẽ được thực hiện như một phần của các công việc hằng ngày của nhà quản lý. Nếu hiệu quả của hình thức này được khai thác và phát triển hợp lý thì ủy thác phát triển sẽ là kiểu ủy thác có giá trị nhất. Đồng thời nó cũng đóng góp rất lớn vào tất cả các hoạt động quản lý trong công ty.
Ủy thác quản lý
Dạng ủy thác này nhằm mục đích giữ mối quan hệ lâu bền giữa cấp điều hành và cấp thừa hành. Khi nó liên quan đến việc chuyển cho ai đó trách nhiệm theo dõi và thực hiện nhiệm vụ nhất định trong khoảng thời gian nhất định. Đây cũng là hình thức được các nhà lãnh đạo thường xuyên xử dụng cho các dự án.
Có thể nói kỹ năng giao quyền hiệu quả là mấu chốt và cực kỳ quan trọng đối với các nhà quản lý. Khi bạn lựa chọn được đúng người, đúng nhiệm vụ và sử dụng đúng phương cách thì chắc chắn sẽ thành công.
3. Lưu ý một số nguyên tắc khi giao quyền
Một nhà quản lý, lãnh đạo tài ba là người biết cách phân quyền , giao việc hiệu quả. Họ biết rõ nên giao việc gì, giao như thế nào và hưỡng dẫn nhân viên được giao làm công việc đó sao cho hiệu quả. Dưới đây là một số nguyên tắc bạn nên biết:
Không cầu toàn
Đã là con người thì không có ai hoàn hảo hết, vậy nên bạn cũng phải lường trước mọi trường hợp khi giao việc cho nhân viên. Bạn cũng phải cần có niềm tin rằng nhân viên sẽ làm tốt công việc được giao. Có như vậy, bạn mới cảm thấy nhẹ nhàng và nhân viên cũng không quá căng thẳng.
Xác định việc gì quan trọng nhất
Để xác định bạn nên giao việc gì cho nhân viên, bạn cần phải biết công việc nào là quan trọng với bạn và cả doanh nghiệp. Bởi vì nếu giao những công việc quá quan trọng cho nhân viên bạn nên xem xét kỹ lượng mọi khía cạnh, năng lực và tính cách của nhân viên để xem xét ai sẽ là người phù hợp. Có như vậy thì công việc mới vận hành hiệu quả và nhanh chóng. Khi bạn hiểu rõ công việc cần giao cho nhân viên thì giao việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Tập trung vào giúp nhân viên phát triển
Một người quản lý tài ba, có tầm nhìn là người luôn quan tâm tới sự tiến bộ và phát triển của nhân viên. Hãy tìm ra thế mạnh và những điểm nhân viên còn yếu để giúp đỡ họ phát triển và hoàn thiện hơn. Với sự nhiệt tình và quan tâm của bạn, nhân viên sẽ tôn trọng và hăng hái làm tốt công việc được giao.
Không nên chỉ dành việc cho mình
Ngoài kỹ năng giao việc thì bạn cũng nên biết rằng không phải tất cả các công việc khó, mất nhiều thời gian sẽ giao hết cho nhân viên. Giao việc không phải là thách đố nhân viên mà phải biết kết hợp giữa giao việc và giúp đỡ, hướng dẫn nhân viên hoàn thành tốt công việc.
Không nên chỉ cho rằng chỉ có bạn mới làm tốt được mọi việc
Nhiều nhà quản lý không giao được việc cho nhân viên bởi vì họ luôn cho rằng chỉ có họ mới làm tốt được công việc đó. Một nguyên nhân khác nữa có thể là do bản thân các nhà quản lý, lãnh đạo luôn phức tạp hóa mọi vấn đề. Vậy nên cần phải từ bỏ ngay suy nghĩ đó để công việc có thể tiến triển tốt. Hay chia sẻ những kiến thức và hiểu biết của bạn với nhân viên để họ cảm thấy dễ dàng khi giao việc.
