Hướng dẫn không chỉ là về dẫn dắt một buổi đào tạo. Nó còn là tạo ra các trải nghiệm kết nối mọi người với nhau, với các ý tưởng. Những nhà hướng dẫn tuyệt vời không chỉ truyền tải nội dung. Họ gặp gỡ học viên, điều chỉnh các khoảnh khắc và khiến cho việc học đáp ứng công việc.
Khi hướng dẫn trực tiếp, qua không gian ảo hay kết hợp, có những điều cơ bản cần đáp ứng: Hiểu người nghe; Hiểu công cụ; Tạo không gian tương tác, và trên tất cả cần tập trung vào người học chứ không phải slide bài giảng.
Chuẩn bị có mục đích
Hãy bắt đầu với làm rõ một số điều sau trước khi buổi học diễn ra:
- Nội dung là gì?
- Cách thức truyền tải nào?
- Ai là người nghe?
- Trình độ kỹ năng hiện tại của họ tới đâu?
- Thành công được đo lường như thế nào?
- Yếu tố nào thu hút họ?
Những câu hỏi này giúp định hình giọng điệu và cấu trúc của buổi học. Nếu là buổi học trực tiếp, hãy tìm kiếm những thời điểm mọi người tương tác với nhau và chia sẻ kinh nghiệm. Nếu là giờ học ảo, hãy xây dựng các điểm dừng và tương tác như công cụ chat, whiteboard và chia phòng.
Với hình thức kết hợp, hãy cẩn thận thiết kế các trải nghiệm để những người tham dự từ xa không bị mất kết nối với thành viên trong phòng. Ví dụ như:
- Đảm bảo màn hình đủ rộng để mọi người trong phòng có thể thấy diễn giả dễ dàng.
- Nhờ từng học viên phát biểu và lập lại những gì họ đã trao đổi để người học ảo có thể nghe thấy.
- Yêu cầu người học trực tuyến chia sẻ trải nghiệm học khác biệt như thế nào đối với bản thân.
- Thiết kế các hoạt động có thể thực hiện cả trực tiếp và trực tuyến.
Mục tiêu luôn giống nhau: Làm cho nó dễ hiểu, dễ nhớ và có ích.
Điều chỉnh dựa trên người tham gia học
Những người hướng dẫn linh hoạt và thoải mái với nội dung có thể điều chỉnh theo thời gian thực. Điều đó bắt đầu bằng việc hiểu học viên trước khi họ bước vào lớp. Gặp gỡ các bên liên quan. Nói chuyện với những người làm công việc đó. Hỏi xem thành công là như thế nào sau khi chương trình học kết thúc.
Khi buổi học bắt đầu, đừng ngại thay đổi. Theo dõi các dấu hiệu tham gia hoặc không tham gia. Xây dựng các cơ hội để đánh giá vị trí của nhóm bằng các lời nhắc đơn giản như:
- “Bạn thấy điều này có liên quan gì đến công việc của mình?”
- “Điều này thể hiện ra sao trong quy trình làm việc của bạn?”
- “Bạn có thể gặp phải những thách thức nào khi quay lại công việc?”
Những khoảnh khắc này không chỉ để kiểm tra — mà còn là cơ hội để điều chỉnh việc học cho phù hợp với mọi người trong phòng. Chúng cũng thể hiện sự tôn trọng đối với trải nghiệm mà những người tham gia mang lại.
Xây dựng kết nối, không chỉ là truyền tải
Một trong những cách dễ nhất để cải thiện sự tương tác là tạo kết nối sớm và thường xuyên. Hỏi mọi người rằng họ thuộc các phòng ban/ doanh nghiệp nào, điều gì đã đưa họ đến lớp học. Nhắc họ chia sẻ một điều họ đã làm tốt, một thử thách gần đây hoặc thậm chí là địa điểm yêu thích của họ tại địa phương. Những khoảnh khắc này trở thành điểm tiếp xúc hữu ích mà bạn có thể sử dụng trong suốt lớp học.
Sự tương tác cũng bắt đầu bằng sự rõ ràng. Khi bắt đầu buổi họp, hãy xác định cách nhóm sẽ làm việc cùng nhau. Ví dụ, bạn có thể:
- Khuyến khích người tham gia bật máy ảnh càng nhiều càng tốt (đồng thời cho phép sự linh hoạt trong quá trình suy ngẫm).
- Thiết lập kỳ vọng rõ ràng về sự tham gia và đóng góp.
- Kết hợp các khoảng nghỉ vào các buổi học.
- Yêu cầu người tham gia thoát khỏi ứng dụng email và tin nhắn, cung cấp một điểm liên hệ được chỉ định cho các vấn đề khẩn cấp.
- Thúc đẩy trách nhiệm chung để duy trì sự tập trung và năng lượng.
Mọi người không thể tham gia hoàn toàn nếu họ không rõ ràng về những gì được mong đợi hoặc không chắc chắn liệu có an toàn để nói lên hay không. Đặt ra kỳ vọng ngay từ đầu giúp tạo ra cảm giác thoải mái trong lớp học.
Giữ sự linh hoạt và thực tế
Mỗi người hướng dẫn đều có những khoảnh khắc không diễn ra như mong đợi trong kế hoạch. Một căn phòng không có sự phản hồi. Một công cụ ảo không hoạt động. Một bài tập không hiệu quả. Điều tạo nên sự khác biệt giữa những người hướng dẫn mạnh mẽ là khả năng giữ sự thực tế và thích nghi của họ.
Ví dụ, gần đây tôi đang hướng dẫn một lớp học về tư duy và những người tham gia được yêu cầu đứng lên và ghép cặp, nhưng hầu hết đều không làm vậy. Một số người miễn cưỡng đứng lên, nhưng năng lượng thì thấp. Thay vì thúc đẩy, tôi đã thay đổi hoạt động. Những người tham gia vẫn ngồi, làm việc riêng lẻ, chia sẻ với người bên cạnh. Mọi người mỉm cười, kể chuyện và tương tác với những người còn lại trong lớp. Nội dung vẫn giữ nguyên, nhưng cách truyền đạt được điều chỉnh dựa trên những gì nhóm cần.
Sử dụng các nguồn lực xung quanh
Người hướng dẫn không cần phải là chuyên gia trong mọi thứ. Trên thực tế, việc giả vờ là chuyên gia có thể cản trở việc học. Thay vào đó, hãy dựa vào các nguồn lực xung quanh việc học, bao gồm:
- Con người: Chuyên gia về chủ đề (SME), người lãnh đạo hoặc đồng nghiệp trong phòng
- Quy trình: Công cụ hoặc hệ thống mà người học đã sử dụng
- Bối cảnh: Các tình huống và ví dụ thực tế kết nối lý thuyết với thực hành
Những người hướng dẫn giỏi nhất hiểu sâu sắc nội dung, nhưng họ cũng biết khi nào nên lùi lại và để người khác đóng góp. Trọng tâm vẫn là những gì người học tiếp thu được, chứ không phải những gì người hướng dẫn biết.
Quản lý năng lượng — Của họ và của bạn
Việc hướng dẫn, đặc biệt là các buổi đào tạo trực tuyến hoặc kết hợp, đòi hỏi phải quản lý cả sự hiện diện và năng lượng. Điều đó bắt đầu từ người hướng dẫn. Nếu năng lượng thấp, cả phòng sẽ cảm nhận được.
Để duy trì sự hiện diện:
- Nếu có thể, hãy đứng trong khi hướng dẫn, ngay cả khi là trực tuyến.
- Làm ấm giọng nói và tư thế của bạn trước.
- Nghỉ giải lao trong thời gian ngắn trong quá trình suy ngẫm hoặc làm việc nhóm.
- Sử dụng ánh sáng và góc máy quay để tạo ra sự hiện diện năng động hơn.
Đối với người tham gia:
- Chia các buổi học thành các phân đoạn nhỏ hơn với các khoảng nghỉ ngắn hơn, thường xuyên hơn.
- Tắt máy ảnh trong khi học để tập trung.
- Tương tác lại sau giờ nghỉ bằng các kết nối nhanh hoặc chuyển động.
- Tận dụng trò chơi điện tử với Kahoots, khảo sát và các công cụ như Menti-meter.
- Sử dụng nhiều công cụ khác nhau để duy trì tương tác. Nếu học trực tiếp, hãy để họ di chuyển quanh phòng và sử dụng nhóm. Trên thực tế, hãy sử dụng các công cụ như trò chuyện, bảng trắng và thảo luận nhóm.
Khi năng lượng giảm, hãy thay đổi nhịp độ. Không nên thúc đẩy nội dung nếu phòng học đã tắt tiếng.
Linh hoạt ở nhiều cấp độ kinh nghiệm khác nhau
Người hướng dẫn thường làm việc với người học ở các giai đoạn khác nhau trong sự nghiệp của họ. Thay vì coi đó là một thách thức, hãy coi đó là một tài sản. Khi các giám đốc điều hành bên cạnh các nhà lãnh đạo tuyến đầu, hãy nhấn mạnh cam kết phát triển ở mọi cấp độ. Điều này tạo ra động lực làm việc nhóm mạnh mẽ hơn và thường dẫn đến các cuộc trò chuyện phong phú hơn.
- Công nhận phạm vi kinh nghiệm trong phòng.
- Mời những người tham gia chia sẻ hiểu biết từ góc nhìn của họ.
- Củng cố ý tưởng rằng mọi người đều đang học hỏi từ nội dung, từ người hướng dẫn và từ nhau.
Nếu có sự phản kháng, hãy tham gia trực tiếp vào vấn đề đó. Tiếp cận người học trước buổi học và yêu cầu họ đóng góp ý kiến. Để họ chia sẻ chuyên môn với nhóm. Mọi người có nhiều khả năng tham gia hơn khi họ cảm thấy được coi trọng và hiểu mục đích đằng sau buổi học.
Phát triển kỹ năng bên ngoài buổi học
Việc cải thiện kỹ năng của bạn không chỉ diễn ra trong lớp học. Công việc giữa các buổi học cũng quan trọng không kém. Để liên tục xây dựng kỹ năng hỗ trợ, bạn cần:
- Thực hành truyền đạt nội dung bằng giọng nói, đặc biệt là khi nội dung đó không quen thuộc.
- Gặp gỡ những người làm công việc đó để hiểu được ứng dụng trong thực tế.
- Quan sát người học trước và sau khi đào tạo để kết nối việc học với hiệu suất.
- Xem lại hướng dẫn của người tham gia để dự đoán tốt hơn các câu hỏi.
- Đọc phản hồi sau buổi học để cải thiện nội dung, hoạt động và hỗ trợ.
Làm quen với các công cụ. Thực hành sử dụng nền tảng và các tính năng bạn cần. Nhưng cũng biết khi nào cần thay đổi. Trong một buổi học, whiteboards của Zoom có thể trở nên hỗn loạn vì không được kiểm soát. Bài học rút ra là gì? Hãy chuẩn bị kỹ nhưng vẫn đủ linh hoạt để thay đổi hướng đi nếu cần.
Suy nghĩ cuối cùng
Việc tạo điều kiện thuận lợi không phải là có tất cả các câu trả lời. Đó là về việc chuẩn bị, hiện diện và tập trung vào mọi người. Biết nội dung của bạn, hiểu người học của bạn và luôn cởi mở với những gì nhóm cần. Khi việc tạo điều kiện thuận lợi được thực hiện tốt, việc học sẽ có cảm giác phù hợp, hấp dẫn và đáng để áp dụng trở lại vào công việc.
Đó là loại tác động lâu dài.
Dịch từ Essential Facilitation Skills: How to Lead Engaging and Effective Training Sessions
