Hơn một nửa số chuyên gia nhân sự (52%) cho biết họ cảm thấy kiệt sức trong công việc, với lý do hàng ngày phải vật lộn để quản lý nhiều trách nhiệm. Điều này đặc biệt đúng trong những giai đoạn bận rộn, chẳng hạn như mùa đăng ký mở và mùa gia hạn phúc lợi, khi khối lượng công việc của đội ngũ nhân sự đặc biệt nặng nề. Trong giai đoạn gia hạn, việc quản lý các công việc thủ công, tẻ nhạt như thu thập hóa đơn, kiểm tra chéo dữ liệu kế hoạch và đối chiếu chênh lệch (một nhiệm vụ khó khăn vào bất kỳ thời điểm nào trong năm) có thể trở nên hoàn toàn quá tải và những công việc này thường bị xếp xó. Hơn 70% thời gian của các chuyên gia nhân sự dành cho công việc văn phòng lặp đi lặp lại, khiến họ không có nhiều thời gian cho các sáng kiến lấy nhân viên làm trọng tâm.
Nhiều công ty tự xây dựng các quy trình thủ công để quản lý việc hợp nhất và đối chiếu hóa đơn, thường liên quan đến nhiều bảng tính và quy trình phức tạp để quản lý việc lập hóa đơn phúc lợi. Mặc dù quy trình này có thể hiệu quả, nhưng nó thường đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể từ nhân viên nhân sự, vốn có thể được sử dụng tốt hơn cho các nhiệm vụ khác quan trọng hơn. Những quy trình như vậy không chỉ kém hiệu quả mà còn thường đi kèm với rủi ro.
Chi phí cao của các quy trình và hệ thống cũ
Mặc dù các công ty thường sử dụng phương pháp đối chiếu bảng tính thủ công, nhưng nó không được thiết kế để xử lý sự phức tạp của việc lập hóa đơn phúc lợi. Các quy trình này gặp phải những thách thức đáng kể do những thay đổi liên tục trong công ty, chẳng hạn như những thay đổi phát sinh từ việc mua lại công ty, những thay đổi đáng kể về số lượng nhân viên hoặc những thay đổi trong cơ cấu tổ chức. Với việc nhân viên thường xuyên đến và đi, sai sót của con người là điều không thể tránh khỏi khi sử dụng các hệ thống và quy trình không thể thích ứng với quy mô lớn. Những người quản lý các quy trình đó phải đối mặt với nhiều ngày làm việc căng thẳng, tốn thời gian và dễ mắc lỗi.
Các hệ thống và quy trình cũ thường mang theo những chi phí và rủi ro như sau:
- Mức độ dễ bị tổn thương trước những thay đổi của tổ chức: Sự phát triển của công ty, việc mua lại và tái cấu trúc nội bộ có thể gây áp lực lên các hệ thống thủ công vốn không được xây dựng để mở rộng quy mô. Khi số lượng nhân viên biến động, những thiết lập cứng nhắc này đòi hỏi phải điều chỉnh thủ công để theo kịp, tạo ra thêm khối lượng công việc nội bộ.
- Kho kiến thức riêng biệt: Thông thường, các hệ thống cũ được xây dựng, cấu hình và vận hành bởi một nhân viên duy nhất, người hiểu rõ toàn bộ quy trình đối chiếu. Giả sử người đó rời công ty hoặc nghỉ việc trong một thời gian dài. Trong những trường hợp như vậy, thường không có ai khác biết cách quản lý việc lập hóa đơn, do đó gây rủi ro cho tính chính xác và tính liên tục. Với tỷ lệ luân chuyển nhân sự dao động quanh mức 15% trong bốn năm qua, khả năng xảy ra sự mất kết nối này đang gia tăng.
- Lỗi không được kiểm soát: Việc tính toán và đối chiếu thủ công tạo ra quá nhiều khoảng trống để bỏ qua những sai lệch quan trọng, dẫn đến việc thanh toán quá mức định kỳ vốn có thể tránh được, âm thầm làm cạn kiệt ngân sách.
- Mất phạm vi bảo hiểm: Việc quản lý nhiều hóa đơn đòi hỏi phải đáp ứng nhiều thời hạn thanh toán. Nếu không có hệ thống hợp lý hoặc thuê ngoài, nguy cơ bỏ lỡ thời hạn sẽ tăng lên, và những thời hạn bỏ lỡ đó có thể dẫn đến việc mất bảo hiểm hoặc thậm chí chấm dứt bảo hiểm.
- Đội ngũ nhân sự căng thẳng, lực lượng lao động căng thẳng: Nhân sự được kỳ vọng sẽ thúc đẩy phúc lợi nơi làm việc, nhưng khi khối lượng công việc của chính họ quá tải, tinh thần làm việc sẽ bị ảnh hưởng. Một quy trình tiêu tốn thời gian và năng lượng của họ hàng tháng khiến họ không có nhiều thời gian để hỗ trợ nhân viên và các sáng kiến của công ty.
Giảm căng thẳng, chiến lược hiệu quả hơn: Thanh toán phúc lợi tiên tiến
Việc hợp tác với nền tảng thanh toán phúc lợi tự động giúp giảm thiểu sự hỗn loạn, loại bỏ sai sót và giúp bộ phận Nhân sự tránh khỏi công việc đối chiếu thủ công hàng tháng. Cách thực hiện như sau:
1. Hợp nhất hóa đơn để giảm khối lượng công việc hành chính.
Quá trình thu thập nhiều hóa đơn từ mạng lưới rộng lớn các nhà cung cấp dịch vụ có thể tốn thời gian và công sức, đòi hỏi phải đăng nhập vào nhiều cổng thông tin để nhận hóa đơn ở nhiều định dạng khác nhau và có sẵn vào các mốc thời gian khác nhau mỗi tháng.
Thuê ngoài dịch vụ thu thập và hợp nhất hóa đơn tự động giúp loại bỏ nhu cầu nhân viên Nhân sự phải thực hiện công việc căng thẳng đó. Các đối tác thuê ngoài cung cấp các giải pháp công nghệ giúp tập trung tất cả hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ thành một hóa đơn duy nhất, dễ xem xét và cung cấp các báo cáo chi tiết cho phép bộ phận Nhân sự hiểu rõ hơn về chi phí liên quan đến phúc lợi của nhân viên theo bất kỳ cách nào họ muốn – theo nhân viên, theo loại phúc lợi, theo nhà cung cấp dịch vụ hoặc theo phòng ban/bộ phận/địa điểm. Các báo cáo chi tiết được bộ phận Tài chính đánh giá cao nhưng không phải lúc nào cũng được bộ phận Nhân sự cung cấp.
2. Loại bỏ lỗi thanh toán và giảm thiểu lãng phí tài chính.
Lỗi thanh toán phổ biến hơn nhiều doanh nghiệp nhận thấy. Theo Văn Phòng Trách Nhiệm Giải Trình của Chính phủ, hàng nghìn tỷ đô la đã bị phân bổ sai do lỗi thanh toán trong hai thập kỷ qua. Nếu ngay cả các tổ chức lớn với nguồn lực chuyên dụng cũng gặp khó khăn về tính chính xác, thì không còn nghi ngờ gì nữa, các doanh nghiệp nhỏ quản lý nhiều nhà mạng và địa điểm cũng phải đối mặt với một thách thức lớn.
Bên cạnh những thách thức trong việc thu thập và hợp nhất hóa đơn của nhà mạng và chứng minh lợi ích, hầu hết các công ty còn phải đối mặt với thách thức trong việc so sánh dữ liệu hóa đơn của nhà mạng với dữ liệu từ nền tảng Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) của họ. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại dữ liệu này là tối quan trọng trong việc xác định các khoản phí quá cao hoặc quá thấp. Những cuộc kiểm toán như vậy luôn phức tạp đối với các công ty và thường chỉ được thực hiện không thường xuyên, nếu có. Việc thuê ngoài chức năng quan trọng này đảm bảo tính nhất quán và chính xác, đồng thời ngăn ngừa thất thoát doanh thu do các nhà mạng tính phí quá cao mà không thể thu hồi nếu không được phát hiện trong một khoảng thời gian cụ thể.
3. Thanh toán phúc lợi dựa trên công nghệ—Những tác động lâu dài đến nhân viên nhân sự.
Doanh nghiệp phát triển đồng nghĩa với việc quản lý cấu trúc phúc lợi nhân viên ngày càng phức tạp. Việc có thêm nhiều địa điểm, nhiều nhà cung cấp dịch vụ và nhiều hóa đơn làm tăng khối lượng công việc của bộ phận nhân sự, biến việc thanh toán thành một quy trình lặp đi lặp lại, tốn thời gian. Nếu không có hệ thống phù hợp, đội ngũ nhân sự sẽ phải theo dõi hóa đơn, sửa chữa những sai sót có thể phòng ngừa và dành thời gian hạn hẹp cho những công việc hành chính tẻ nhạt.
Căng thẳng ngắn hạn không phải là nguyên nhân gây ra kiệt sức chỉ sau một đêm—mà nó tích tụ theo thời gian khi bộ phận nhân sự được kỳ vọng sẽ làm nhiều việc hơn mà không có sự hỗ trợ phù hợp. Bằng cách tự động hóa việc thanh toán phúc lợi, các tổ chức đang bảo vệ đội ngũ nhân sự của mình khỏi tình trạng kiệt sức lâu dài. Việc giảm bớt áp lực hành chính cho phép các chuyên gia nhân sự duy trì văn hóa nơi làm việc lành mạnh, nâng cao trải nghiệm của nhân viên và giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không gây áp lực quá mức cho nhân viên.
Dịch từ How Cleaning Up Benefits Management Saves HR from Burnout
