Nhu cầu nâng cao kỹ năng của nhân viên không phải là điều quá mới mẻ. Các chuyên gia trong ngành và các nhà lãnh đạo tư tưởng từ lâu đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nâng cao kỹ năng để bắt kịp với những thay đổi và biến động của thị trường. Các doanh nghiệp cũng lắng nghe điều đó. Báo cáo học tập tại nơi làm việc năm 2024 của LinkedIn Learning cho thấy rằng trong sáu tháng tới, 90% các giám đốc điều hành toàn cầu tham gia khảo sát trong tháng 12 năm 2023 cho biết họ có kế hoạch tăng hoặc duy trì ổn định các đầu tư vào học tập và phát triển (L&D), bao gồm cả nâng cao và đào tạo lại kỹ năng.
Tuy nhiên, vẫn còn rất ít doanh nghiệp thành công trong việc triển khai các chương trình nâng cao kỹ năng quy mô lớn. Nghiên cứu cũng cho thấy trong năm thứ 3 liên tiếp, hầu hết các sáng kiến “nặng ký” (được định nghĩa là các chương trình tốn kém, phù hợp với tất cả nhằm mục đích đào tạo lại hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên cùng lúc) vẫn đang trong giai đoạn kích hoạt. Mỗi năm, chưa đến 5% trong số các chương trình đó tiến triển đủ xa để đo lường được thành công. Điều này cho thấy nhu cầu trải nghiệm học tập cá nhân hóa có thể được cung cấp cho lực lượng lao động lớn, phân tán.
Tại đây, chúng ta sẽ khám phá cách mô hình năng lực có thể giúp nâng cao kỹ năng cá nhân hơn với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo (AI), có thể được thực hiện nhanh chóng trên quy mô lớn. Nhưng trước tiên, hãy dành chút thời gian để xem xét mô hình năng lực một cách chi tiết hơn.
Mô hình năng lực là gì?
Theo Training Industry, mô hình năng lực là “khung xác định kỹ năng và kiến thức cần thiết cho một công việc. Nó là tập hợp các năng lực để xác định các kỹ năng và khả năng giúp hoàn thành công việc.”
Alyssa Kaszycki, giám đốc sản phẩm đào tạo tại Training Industry cho biết chúng ta có thể coi các mô hình năng lực là “tiêu chí đánh giá phác thảo các kỹ năng và khả năng cần thiết để thúc đẩy thành công trong một công việc.”
Mô hình năng lực phát triển từ các quy trình phân tích nghề nghiệp hoặc phân tích công việc truyền thống, bao gồm nhận một công việc và biến nó thành hàng trăm nhiệm vụ, trách nhiệm và nghĩa vụ công việc, đưa chúng vào KSAO (knowledge – kiến thức, skill – kỹ năng, abilities – khả năng và characteristics – các đặc điểm khác) mà nhân viên cần cho công viên. Vào năm 1990, mô hình năng lực được tạo ra để làm đơn giản quá trình đó, theo Tiến sỹ, CPTM, giám đốc đào tạo và phát triển năng lực của Training Industry Amy DuVernet.
Các mô hình năng lực có thể được thiết kế cho các vai trò, chức năng công việc riêng lẻ hoặc trong một số trường hợp, cho toàn bộ ngành nghề. Ví dụ như Mô hình năng lực quản lý đào tạo được hình thành sau nhiều năm nghiên cứu về những yếu tố tạo nên một tổ chức đào tạo tuyệt vời.
Mặc dù mô hình này toàn diện trong việc phác thảo các năng lực cần thiết để quản lý đào tạo hiệu quả nhưng các nhà lãnh đạo học tập chịu trách nhiệm cụ thể về một chức năng (ví dụ như quản lý công nghệ hoặc quản lý đào tạo) có thể tập trung vào phát triển các năng lực phù hợp nhất với vai trò công việc của cá nhân họ.
Mô hình năng lực và lập bản đồ kỹ năng: Sự khác biệt là gì?
Mặc dù thuật ngữ mô hình hóa năng lực và lập bản đồ kỹ năng thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng chúng có những khác biệt nhỏ trong cách tiếp cận để xác định khoảng cách kỹ năng.
Mô hình hóa năng lực tập trung nhiều hơn vào các kỹ năng mà nhân viên cần để thành công trong tương lai (trạng thái mong muốn). Lập bản đồ kỹ năng tập trung vào xác định các kỹ năng và khả năng hiện tại của nhân viên (trạng thái hiện tại). Kaszycki cho biết cả hai quá trình này đều quan trọng trong việc xác định các lỗ hổng kỹ năng cần giải quyết thông qua nỗ lực đào tạo và phát triển. Tuy nhiên, mô hình năng lực là một công cụ quan trọng để chủ động thu hẹp khoảng cách kỹ năng trong tương lai.
Mẹo để bắt đầu
Việc tạo ra một mô hình năng lực ngay từ đầu có thể gây khó khăn cho cả những nhà quản lý đào tạo có kinh nghiệm. Không may là điều này có thể ngăn cản họ bắt đầu công việc. Scott Himes, CPTM, hiệu trưởng của Medallion Partners đồng ý rằng việc bắt đầu rất khó khăn. “Vì vậy, tôi nghĩ trước khi làm bất kỳ điều gì, bạn cần phải có được sự đồng tình của các bên liên quan”
Điều quan trọng là các bên liên quan phải nhận ra tầm quan trọng của mô hình hóa năng lực, bởi vì “không có gì tệ hơn khi trở thành một nhà lãnh đạo học tập khi dành thời gian đầu tư vào một vấn đề sau đó nó không bao giờ được sử dụng”, theo Himes. Để đạt được sự đồng tình, hãy nhắc lại với các bên liên quan về cách mô hình hóa năng lực có thể phát hiện ra những khoảng trống về kỹ năng trong tương lai và chia sẻ cách bạn dự định sử dụng các mô hình năng lực để cung cấp thông tin cho các sáng kiến nâng cao kỹ năng.
Luân chuyển nội bộ là một trường hợp ứng dụng khác cho các mô hình năng lực. Himes cho biết chúng có thể giúp phác thảo những kỹ năng mà nhân viên cần phát triển để thực hiện bước tiếp theo trong sự nghiệp của họ. Đồng thời chúng minh bạch về lộ trình nghề nghiệp của nhân viên trong tổ chức.
Khi bạn nhận được sự đồng tình của các bên liên quan, bạn đã sẵn sàng bắt đầu quá trình lập mô hình năng lực. Dưới đây là một số bước đơn giản để bắt đầu xây dựng mô hình năng lực cho một công việc nhất định.
1. Nhận diện năng lực
Giả sử bạn đã có sẵn bản mô tả công việc rõ ràng cho vai trò đó (nếu không, bạn sẽ cần viết hoặc lấy nó từ người quản lý). Hãy cố gắng xác định khoảng 15 năng lực quan trọng để thành công trong vai trò này.
Có một số cách khác nhau để bạn có thể xác định những năng lực này, bao gồm:
Phỏng vấn các chuyên gia về chủ đề (SME – subject matter experts) và những người có vai trò tương tự:
Việc phỏng vấn các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các cá nhân có vai trò tương tự giúp nghe được suy nghĩ của họ về những năng lực cần thiết để thành công trong công việc. Trong một tập gần đầy của The Business of Learning, Brian Blecke – đối tác và cố vấn hiệu suất tại Actio Learning – chia sẻ rằng bạn nên chuẩn bị khung phỏng vấn. Ông cũng gợi ý nên có một kế hoạch rõ ràng để ghi lại kết quả cuộc phỏng vấn. Các cuộc phỏng vấn có thể được tiến hành theo nhóm, dưới dạng nhóm tập trung hoặc cá nhân. Blecke nói rằng “Có rất nhiều cách khác nhau [để tiến hành phỏng vấn] và đôi khi bạn sẽ muốn thực hiện bằng nhiều cách.”
Giám sát công việc:
Một cách khác để xác định năng lực là giám sát những người có vai trò tương tự, theo Blecke. Điều này có thể giúp bạn nhìn rõ thông tin chi tiết về một vai trò nhất định trong thực tế và xác định những năng lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Tận dụng AI:
Dù hữu ích nhưng các cuộc phỏng vấn và giám sát công việc tại chỗ có thể khó triển khai trên quy mô lớn. AI có thể giúp bạn. Bạn chỉ cần cung cấp một công cụ AI như ChatGPT hay Google Gemini cùng với bản mô tả công việc và yêu cầu công cụ đó chọn khoảng 15 năng lực cần thiết để thành công. Kaszycki giải thích rằng “Tôi nghĩ lý do tại sao AI rất phù hợp với việc lập mô hình năng lực là bởi vì việc này là một quy trình lặp đi lặp lại”. Là một nhà lãnh đạo L&D, công việc của bạn là soạn thảo một danh sách các năng lực được các SME xem xét và điều chỉnh. AI sẽ giúp bạn tạo danh sách sơ bộ các năng lực mà SME có thể tinh chỉnh sau này.
2. Nghĩ trước
Các mô hình năng lực không thể thu hẹp khoảng cách kỹ năng nếu nó không tập trung vào tương lai. Để tạo ra mô hình năng lực tập trung vào tương lai, Himes đề nghị quan tâm đến những kỹ năng và năng lực cho công việc hiện tại, sau đó hình dung chúng sẽ thay đổi thế nào trong 5 năm tới. Suy cho cùng, có những kỹ năng mà nhân viên sẽ cần trong tương lai mà hiện tại họ không nhất thiết cần tới. Mô hình hóa năng lực có thể giúp vạch ra các kỹ năng đó. Ví dụ như một công việc hiện tại có thể không yêu cầu kỹ năng AI để thành công, nhưng nó sẽ rất cần thiết trong 5 năm tới.
3. Bắt đầu từ việc nhỏ
Giống như bất kỳ nỗ lực L&D nào, điều quan trọng là phải tiếp cận mô hình năng lực một cách chiến lược. Himes nói rằng: Bạn có thể sẽ không cần phải tạo một mô hình năng lực cho mọi vai trò trong tổ chức. Hãy bắt đầu từ việc nhỏ bằng cách tập trung vào các vai trò công việc ưu tiên cao, chẳng hạn như những vai trò bạn thấy đang thay đổi hoặc yêu cầu nâng cao kỹ năng để thành công trong tương lai.
Nâng cao kỹ năng được cá nhân hóa ở quy mô lớn
Các kỹ năng mà nhân viên cần để tiếp tục phát triển với những tiến bộ công nghệ, sự thay đổi của thị trường và các yếu tố khác. Mô hình hóa năng lực đóng vai trò quan trọng trong việc vạch ra các kỹ năng mà nhân viên cần trong tương lai để phát triển và xác định khoảng trống kỹ năng có thể giải quyết thông qua học tập có mục tiêu.
Mặc dù lập mô hình năng lực có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng hãy nhớ rằng bằng cách bắt đầu từ quy mô nhỏ, tận dụng AI và làm việc với các SME, bạn sẽ vững bước trên con đường tạo ra các mô hình năng lực có tác động mạnh mẽ cho công ty.
Dịch từ Make Upskilling Ambitions a Reality With Custom Competency Models
