Giữa các deadline không ngừng nghỉ, trách nhiệm ngày càng tăng và áp lực không ngừng, tình trạng kiệt sức của quản lý đã gia tăng như một mối đe dọa đối với sự gắn kết của tổ chức, hiệu quả lãnh đạo và sức khỏe của nhân viên. Dịch bệnh thầm lặng này không chỉ làm cạn kiệt sức sống của từng nhà lãnh đạo mà còn làm xói mòn tinh thần đồng đội, làm giảm năng suất và gây nguy hiểm cho thành công lâu dài. Nhưng nếu bạn có thể biến thách thức này thành cơ hội để phát triển thì sao?
Với những thách thức ngày càng gia tăng của thế giới kinh doanh, việc tạo ra các nhóm có năng lượng cao, sáng tạo tuôn trào và thành công là chuẩn mực trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Việc trao quyền cho các nhà quản lý bằng các chiến lược đã được chứng minh để duy trì sức khỏe lâu dài sẽ thúc đẩy các tổ chức kiên cường hướng tới thành tích.
Hiểu về kiệt sức
Kiệt sức, hay burnout là một thuật ngữ thường được sử dụng mà nhiều người không hiểu rõ định nghĩa thực sự của nó. Kiệt sức không chỉ là tình trạng mệt mỏi. Đó là trạng thái kiệt sức về thể chất và cảm xúc mãn tính, kết hợp với sự hoài nghi và cảm giác hiệu quả nghề nghiệp giảm sút có thể dẫn đến giảm năng suất, thiếu sáng tạo và không gắn bó với công việc.
Được phát triển vào năm 1974, “12 giai đoạn kiệt sức” của Freudenberger cung cấp một khuôn khổ chi tiết để hiểu được sự tiến triển của kiệt sức. Các giai đoạn này bắt đầu bằng sự nhiệt tình và tiến triển qua tình trạng trì trệ, thất vọng và mệt mỏi mãn tính, cuối cùng dẫn đến mất hoàn toàn bản sắc cá nhân và rút lui khỏi trách nhiệm. Mặc dù nhiều người trải qua giai đoạn đầu của kiệt sức, nhưng một số người đạt đến mức độ sâu hơn, nơi hậu quả có thể rất tàn khốc. Việc xác định nhanh chóng các giai đoạn này là điều cần thiết để can thiệp ngay lập tức và ngăn ngừa hiệu quả tình trạng kiệt sức.
Nhưng hiểu được tình trạng kiệt sức ở các nhà quản lý là chưa đủ. Để ngăn ngừa hiệu quả, các tổ chức phải giải quyết cả những thách thức về mặt tổ chức và quan hệ giữa các cá nhân góp phần gây ra tình trạng kiệt sức của nhà quản lý. Giải quyết những nguyên nhân thiết yếu này giúp các tổ chức tạo ra các nhóm lãnh đạo kiên cường, tràn đầy năng lượng và hiệu quả hơn
Thách thức về mặt tổ chức
Nhiều thách thức ở cấp độ tổ chức góp phần gây ra tình trạng kiệt sức. Trước hết là nhu cầu quản lý cả cấp trên và cấp dưới trong hệ thống phân cấp của công ty, đòi hỏi khả năng thích ứng liên tục và làm cạn kiệt nguồn lực quản lý. Thông thường, các nhà lãnh đạo phải cân bằng kỳ vọng của cấp trên với việc hỗ trợ cấp dưới, tạo ra môi trường áp lực cao dẫn đến kiệt sức. Trách nhiệm kép này buộc các nhà quản lý phải điều hướng các ưu tiên xung đột, thường cảm thấy bị kéo theo nhiều hướng khác nhau mà không có nhiều thời gian nghỉ ngơi.
Ngoài ra, nhu cầu duy trì sự thống nhất giữa các cấp độ khác nhau của tổ chức có thể dẫn đến sự thay đổi thường xuyên về trọng tâm và chiến lược, làm cạn kiệt thêm nguồn dự trữ tinh thần và cảm xúc của họ. Nếu không có sự hỗ trợ đầy đủ và giao tiếp rõ ràng, áp lực liên tục để đáp ứng các kỳ vọng khác nhau có thể làm xói mòn cảm giác kiểm soát và sự hài lòng trong công việc của người quản lý, làm tăng đáng kể nguy cơ kiệt sức.
Hai thách thức nữa của tổ chức là:
- Khoảng cách quyền lực: Mức độ mà các thành viên ít quyền lực hơn trong một tổ chức chấp nhận sự phân bổ quyền lực không bình đẳng có tác động đáng kể đến mức độ kiệt sức. Trong các nền văn hóa có khoảng cách quyền lực cao, các nhà quản lý có thể cảm thấy bị cô lập và bất lực trong việc tạo ra sự thay đổi có ý nghĩa, khiến họ dễ bị kiệt sức hơn.
- Lãnh đạo cô lập: Khi các phòng ban hoặc nhóm hoạt động biệt lập, giao tiếp bị phá vỡ, sự hợp tác bị ảnh hưởng và các nhà quản lý có thể cảm thấy choáng ngợp bởi trách nhiệm bị phân mảnh của họ. Sự thiếu gắn kết này có thể cản trở khả năng lãnh đạo hiệu quả và duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống của các nhà quản lý, mở đường cho tình trạng kiệt sức.
Đánh giá thách thức của tổ chức:
- Bạn quản lý kỳ vọng từ cấp trên và hỗ trợ nhóm cấp dưới như thế nào?
- Văn hóa tổ chức của bạn trao quyền hay hạn chế quản lý của bạn?
- Các phòng ban của bạn đang làm việc cùng nhau hay làm việc riêng lẻ?
Thách thức giữa các cá nhân
Các mối quan hệ tại nơi làm việc có thể tác động đáng kể đến tình trạng kiệt sức của quản lý. Đáng chú ý nhất là cảm giác bản thân không quan trọng, bị gạt ra ngoài lề và bị loại trừ có thể gây ra sự đau khổ và kiệt sức sâu sắc. Khi các nhà quản lý coi mình là không quan trọng hoặc bị loại trừ khỏi các quy trình ra quyết định và các chức năng chính của tổ chức, ý thức về mục đích của họ sẽ giảm đi, làm tăng nguy cơ kiệt sức.
Ba thách thức giữa các cá nhân khác là:
- Khoảng cách xã hội: Những nhà quản lý cảm thấy không gắn kết với nhóm của mình có thể gặp khó khăn trong việc tạo ra một môi trường làm việc gắn kết và hỗ trợ, dẫn đến sự hiểu lầm trong nhóm và giảm sự hỗ trợ, thúc đẩy cảm giác cô lập và căng thẳng của chính họ.
- Hội chứng kẻ mạo danh: Nhiều nhà quản lý liên tục nghi ngờ khả năng của mình mặc dù đã thành công rõ ràng. Cuộc đấu tranh nội tâm này có thể làm xói mòn sự tự tin, làm gia tăng sự lo lắng và kiệt sức.
- Cô lập và cô đơn: Nhiều nhà quản lý cấp cao phải vật lộn với sự cô lập và cô đơn, làm trầm trọng thêm những thách thức giữa các cá nhân. Nếu không có mạng lưới hỗ trợ vững chắc, các nhà quản lý có thể thấy khó khăn trong việc điều hướng các vai trò phức tạp của mình, khiến họ dễ bị kiệt sức hơn.
Đánh giá thách thức giữa các cá nhân:
- Các thành viên trong nhóm của bạn có cảm thấy được coi trọng không?
- Sự tự ti và lo lắng có đang kìm hãm các nhà lãnh đạo của bạn không?
- Làm thế nào bạn có thể chống lại sự cô lập trong vai trò lãnh đạo?
Mô hình BURNup Your Burnout
Một cách tiếp cận có cấu trúc là điều cần thiết để chống lại tình trạng kiệt sức hiệu quả. Mô hình BURNup Your Burnout cung cấp một khuôn khổ toàn diện giúp các nhà quản lý điều hướng và vượt qua tình trạng kiệt sức trong khi thúc đẩy thành công bền vững. Mô hình này bao gồm bốn thành phần chính: Baseline (Cơ sở), Unite (Đoàn kết), Reframe (Định hình lại) và Navigate (Điều hướng):
Baseline = Cơ sở
Bắt đầu bằng cách thiết lập đường cơ sở. Quá trình này bao gồm việc khám phá trải nghiệm của một người với tình trạng kiệt sức, đánh giá trạng thái hiện tại và xác định kết quả mong muốn. Tự đánh giá là rất quan trọng, cho phép các nhà quản lý nhận ra các dấu hiệu của tình trạng kiệt sức và hiểu được tác động của nó đối với cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của họ.
Thực hiện tự đánh giá kỹ lưỡng cho phép các nhà quản lý xác định những tác nhân gây căng thẳng cụ thể và phát triển sự hiểu biết rõ ràng về các tác nhân gây kiệt sức của họ. Bước cơ bản này rất quan trọng để tạo ra một kế hoạch hành động được cá nhân hóa phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh của từng cá nhân.
Ví dụ: Tôi thấy mình rời khỏi công việc với cảm giác thất vọng và cơ thể căng thẳng. Tôi không thể nhớ lần cuối cùng tôi kết thúc một tuần làm việc với cảm giác hoàn thành công việc là khi nào. Đối tác của tôi nói rằng tôi mang công việc về nhà quá nhiều.
Unite = Đoàn kết
Thành phần thứ hai của mô hình BURNup tập trung vào việc đưa mọi người lại gần nhau hơn — tạo dựng các mối quan hệ có ý nghĩa, giao tiếp cởi mở và lắng nghe tích cực. Xây dựng mạng lưới hỗ trợ mạnh mẽ giúp giảm bớt cảm giác cô lập và nuôi dưỡng cảm giác được thuộc về.
Bằng cách nuôi dưỡng các mối quan hệ tích cực, các nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường hỗ trợ, nơi họ cảm thấy được coi trọng và thấu hiểu. Các kênh giao tiếp cởi mở giúp dễ dàng bày tỏ mối quan tâm và chia sẻ thách thức, giảm gánh nặng lãnh đạo và tăng cường giải quyết vấn đề theo nhóm.
Lắng nghe tích cực là một kỹ năng quan trọng trong quá trình này, cho phép các nhà quản lý thực sự hiểu và đáp ứng nhu cầu của nhóm mình. Sự hỗ trợ qua lại này giúp giảm bớt căng thẳng và củng cố văn hóa tổ chức, giúp tổ chức trở nên kiên cường hơn và ít bị kiệt sức hơn.
Ví dụ: Tôi cảm thấy mình có thể giao tiếp với các nhà quản lý khác trong tổ chức. Tôi có thể nói chuyện cởi mở với các đồng nghiệp tại công ty. Tôi có những đồng nghiệp tại công ty có thể lắng nghe tôi.
Reframe = Định hình lại
Việc tái định hình khuyến khích các nhà quản lý thừa nhận và chấp nhận tình hình hiện tại của họ, hiểu được điểm kiểm soát của họ và thay đổi tư duy để tìm ra ý nghĩa và mục đích. Thừa nhận tình trạng kiệt sức là bước đầu tiên hướng tới sự phục hồi, cho phép các nhà quản lý giải quyết tình trạng này một cách chủ động thay vì bỏ qua các triệu chứng của nó. Đây không chỉ là về chủ nghĩa tích cực hời hợt; mà là về hành động có mục đích.
Hiểu được điểm kiểm soát liên quan đến việc nhận ra khía cạnh nào của môi trường làm việc có thể bị ảnh hưởng và khía cạnh nào thì không. Bằng cách tập trung vào các yếu tố có thể kiểm soát, các nhà quản lý có thể lấy lại cảm giác chủ động và giảm cảm giác bất lực.
Tái định hình tư duy liên quan đến việc thay đổi quan điểm để xem những thách thức là cơ hội phát triển và tìm ra ý nghĩa sâu sắc hơn trong các vai trò chuyên môn. Quan điểm tích cực này có thể tiếp thêm sinh lực và tăng cường sự hài lòng trong công việc, góp phần vào sức khỏe tổng thể và khả năng phục hồi.
Ví dụ: Tôi không thể kiểm soát mọi thứ trong tổ chức của mình, nhưng tôi có thể cố gắng hành động và tác động. Tôi cảm thấy như mình đang nắm quyền kiểm soát công việc. Không phải là tôi “phải” làm công việc này, mà là tôi “được”.
Navigate = Điều hướng
Thành phần cuối cùng của Mô hình BURNup nhấn mạnh vào việc thiết lập các ưu tiên, thiết lập ranh giới và thực hành tự chăm sóc. Việc ưu tiên hiệu quả giúp các nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu, giảm sự quá tải và tăng hiệu quả trong khi thiết lập ranh giới giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Tập thể dục thường xuyên, ngủ đủ giấc và các kỹ thuật chánh niệm hỗ trợ sức khỏe thể chất và tinh thần, và một nền văn hóa làm việc coi trọng các hoạt động tự chăm sóc như vậy có lợi cho các nhà quản lý và thúc đẩy một nơi làm việc lành mạnh hơn, hiệu quả hơn.
Ví dụ: Hiện tại, tôi có các ranh giới lành mạnh tại nơi làm việc và tôi không để người khác vượt qua chúng. Tôi chủ động hơn là phản ứng. Tôi đã học cách nói không một cách chuyên nghiệp và thường xuyên làm như vậy.
Thay đổi tư duy và Kế hoạch hành động
Mô hình BURNup kết hợp các thay đổi tư duy giúp xây dựng khả năng phục hồi và khuyến khích quản lý căng thẳng một cách chủ động. Tập trung vào sự phát triển, khả năng thích ứng và lòng trắc ẩn có thể thay đổi cách các nhà quản lý nhận thức và xử lý các thách thức. Mô hình này đạt đến đỉnh cao khi tạo ra một kế hoạch hành động được cá nhân hóa, cung cấp lộ trình để các nhà quản lý triển khai các chiến lược của mình. Kế hoạch này phải phác thảo các bước cụ thể, đặt ra các mục tiêu có thể đạt được và thiết lập các số liệu để theo dõi tiến độ nhằm đảm bảo cải tiến liên tục và thành công bền vững.
Từ hiểu biết đến hành động: Kế hoạch hành động BURNup của bạn
- Đánh giá cơ sở của bạn: Hãy dành một chút thời gian để suy ngẫm về trạng thái hiện tại của bạn. Bạn có thấy dấu hiệu kiệt sức ở bản thân hoặc nhóm?
- Kết nối và đoàn kết: Lên lịch kiểm tra nhóm tập trung vào sức khỏe. Tạo không gian an toàn để đối thoại cởi mở.
- Ưu tiên và định hình lại: Xác định một lĩnh vực mà bạn có thể đặt ra ranh giới lành mạnh hơn trong tuần này.
- Nạp năng lượng và điều hướng: Chọn một hoạt động tự chăm sóc và chặn thời gian cho hoạt động đó trong lịch của bạn.
Ngăn ngừa kiệt sức không chỉ là tránh những điều tiêu cực — mà là giải phóng toàn bộ tiềm năng của nhóm bạn. Khi bạn triển khai các chiến lược này, bạn không chỉ xây dựng các kỹ năng mới mà còn tạo ra một nền văn hóa phát triển và phục hồi sẽ thúc đẩy tổ chức của bạn tiến lên phía trước.
Kết luận
Ngăn ngừa kiệt sức trong quản lý là điều cần thiết để tổ chức thành công bền vững. Bằng cách hiểu bản chất đa diện của kiệt sức và triển khai các chiến lược toàn diện như Mô hình BURNup Your Burnout, các tổ chức có thể hỗ trợ khả năng phục hồi, hạnh phúc và tuổi thọ sự nghiệp của các nhà lãnh đạo. Giải quyết cả những thách thức về mặt tổ chức và giữa các cá nhân tạo ra một môi trường hỗ trợ giúp ngăn ngừa kiệt sức và nâng cao năng suất chung cũng như sự hài lòng trong công việc trong khi đầu tư vào việc ngăn ngừa kiệt sức trong quản lý góp phần vào thành công và sức khỏe lâu dài của tổ chức. Việc ưu tiên các hoạt động bền vững và thúc đẩy văn hóa hỗ trợ và phục hồi đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo vẫn hiệu quả, có động lực và có khả năng thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.
Dịch từ Preventing Burnout in Management: Strategies for Sustainable Success
