Văn hóa nơi làm việc không chỉ là những giá trị được công bố của một tổ chức – mà còn là những quy trình hiện thực hóa những giá trị đó. Nói cách khác, đó là cách thức mọi việc được thực hiện. Trước kỷ nguyên làm việc kết hợp và linh hoạt ngày nay, nhân viên có xu hướng tiếp thu văn hóa nơi làm việc gần như một cách tự nhiên. “Bạn sẽ phải sống và hít thở nó năm ngày một tuần”, Nish Chowdhury của công ty tiếp thị Oliver cho biết.
Là giám đốc toàn cầu về hệ thống nhân sự và vận hành của công ty, Chowdhury đã phải vật lộn với sự biến động mạnh mẽ trong các hoạt động làm việc trong những năm gần đây. Mặc dù sự thay đổi bắt đầu với thử nghiệm làm việc tại nhà trên toàn cầu mà nhiều công ty đã trải qua trong đại dịch Covid, nhưng nó vẫn tiếp tục diễn ra nhanh chóng. Chowdhury cho biết: “Covid thực sự đã làm đảo lộn cách chúng ta nhìn nhận văn hóa công ty”.
Văn hóa nơi làm việc giờ đây khó tiếp thu hơn, đặc biệt là đối với nhân viên mới. Và không chỉ là sự hiện diện vật lý của con người, tốc độ thay đổi của kinh doanh và công nghệ cũng đang tăng tốc. Sự biến động liên tục khiến việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp càng trở nên khó khăn hơn. Nhân viên có thể cảm thấy “mệt mỏi vì thay đổi” hoặc bị choáng ngợp bởi công nghệ và vô số ứng dụng, nền tảng và nguồn thông tin mà họ phải làm việc. Đối với một số doanh nghiệp, các vấn đề về văn hóa và quản lý thay đổi ngày càng đan xen vào nhau. Thêm vào đó, môi trường địa chính trị kém ổn định hơn nhiều so với trước đây, điều này đã ảnh hưởng đến nền kinh tế.
Trong một môi trường kinh doanh biến động như vậy, văn hóa công ty trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nó gắn kết nhân viên lại với nhau, đảm bảo các giá trị và mục tiêu chung, đồng thời giữ cho mọi người luôn gắn kết và có động lực.
Vậy làm thế nào để xây dựng văn hóa nơi làm việc trong thế giới thay đổi nhanh chóng ngày nay – và giúp lực lượng lao động phân tán dễ dàng tuyển dụng hơn?
Nhìn chung, các nhà quản lý hiện nay cần làm cho văn hóa nơi làm việc của mình rõ ràng và có chủ đích hơn. Ví dụ, họ có thể cố gắng diễn đạt văn hóa một cách rõ ràng hơn. Điều này không nhất thiết đòi hỏi phải chính thức hóa mọi khía cạnh của văn hóa nơi làm việc – có những cách thực tế để thực hiện, chẳng hạn như thể hiện văn hóa và xây dựng các quy trình xung quanh nó, hoặc công khai ghi nhận những nhân viên và hành động thể hiện rõ nhất văn hóa đó.
Các nhà quản lý cũng có thể cố gắng thể hiện văn hóa nơi làm việc của họ thường xuyên hơn và phổ biến nó hơn. Công nghệ có thể giúp ích ở đây. Chowdhury nhấn mạnh cách công ty của cô đã áp dụng một hệ thống nhân sự mới có thể được cấu hình để củng cố văn hóa công ty. “Chúng tôi đã tùy chỉnh trang chủ [cổng thông tin nhân sự] để nhân viên có thể tiếp cận văn hóa của chúng tôi bất kể họ đăng nhập từ đâu”, cô nói. “Có thể là thêm các giá trị hoặc châm ngôn của chúng tôi, lưu trữ video hoặc trải nghiệm mang thương hiệu.” Cô giải thích rằng ý tưởng là dù bạn ở đâu, bạn cũng cảm thấy kết nối với công ty. “Mọi người sử dụng điện thoại rất nhiều, vì vậy bạn cung cấp cho họ quyền truy cập di động vào doanh nghiệp.”
Hệ thống mà công ty của cô sử dụng là Sage People, một giải pháp nhân sự. Steve Watmore, giám đốc sản phẩm nhân sự và bảng lương tại công ty phần mềm Sage, cho biết những tính năng và trải nghiệm được cá nhân hóa này có thể đặc biệt quan trọng khi các công ty tuyển dụng nhân viên mới, vì không phải lúc nào cũng có thể gặp trực tiếp nhân viên mới. “Câu hỏi đặt ra là: ‘Làm thế nào để tạo ra văn hóa chào đón mọi người và bắt đầu những cuộc trò chuyện gắn kết các nhóm lại với nhau?’”, ông nói.
Tuy nhiên, vấn đề không chỉ nằm ở việc sở hữu công nghệ phù hợp: bạn còn cần phải làm cho nó dễ sử dụng. Một cách để làm được điều này là cung cấp cho nhân viên một dịch vụ trọn gói – một điểm liên hệ duy nhất – thay vì sử dụng nhiều ứng dụng và nền tảng dẫn đến trải nghiệm bị phân mảnh. Lampros Sekliziotis, trưởng nhóm sản phẩm tại Sage, cho biết việc có một cổng thông tin tự phục vụ duy nhất cho nhân viên là chìa khóa. “Mọi thứ đều dễ dàng và trơn tru. Bạn chỉ cần đăng nhập vào điện thoại và đắm chìm vào công ty.”
Các giải pháp công nghệ như Sage People cũng có thể giúp các công ty cải thiện văn hóa nơi làm việc bằng cách phá bỏ rào cản kết nối – ví dụ, giúp việc đồng bộ hóa các cuộc họp và lên lịch làm việc tại văn phòng trở nên dễ dàng hơn. Sekliziotis cho biết đối với những người làm việc từ xa, bạn cũng có thể mô phỏng một số cảm giác của không gian làm việc thực tế. “Bạn có những tương tác thường diễn ra tại văn phòng – vì vậy bạn có thể biến chúng thành hiện thực trong quá trình làm việc.”
Tất cả những điều này giúp mọi người cảm thấy mình là một phần của doanh nghiệp hơn – và giúp doanh nghiệp vận hành như một tổng thể gắn kết hơn. Hơn nữa, các cổng thông tin có thể được cá nhân hóa và điều chỉnh theo nhu cầu của từng nhóm, khu vực địa lý, v.v.
Còn rất nhiều lợi ích khác. Trong một thế giới mà tin giả tràn lan và có thể gây tổn hại đến văn hóa và tinh thần của công ty, việc có một cổng thông tin đáng tin cậy duy nhất mà nhân viên có thể truy cập để tìm kiếm thông tin ngày càng quan trọng. Chowdhury cho biết: “Bạn muốn nhân viên có một nơi mà họ tin tưởng tìm đến khi cần thông tin”.
Tuy nhiên, văn hóa nơi làm việc không chỉ là thứ được truyền đạt từ trên xuống. Nó luôn là một quá trình hai chiều, được định hình bởi chính nhân viên. Điều này ngày càng đúng với mạng xã hội và truyền thông kỹ thuật số. Theo truyền thống, nhân viên có cơ hội chia sẻ quan điểm và phản hồi của riêng mình thông qua các cuộc khảo sát mức độ hài lòng hàng năm. Nhưng việc khảo sát mỗi năm một lần không còn lý tưởng trong thế giới ngày nay. Các công cụ như khảo sát nhanh nhân viên – những cuộc khảo sát ngắn, nhanh chóng được gửi đến nhân viên thường xuyên – đang ngày càng trở nên quan trọng vì chúng cho phép các nhà quản lý nhân sự phát hiện nhanh chóng những thay đổi và vấn đề, đồng thời hành động để duy trì sự gắn kết và mức độ hài lòng của nhân viên. Do đó, Sage People tích hợp các cuộc khảo sát nhanh và các tính năng tương tự khác như một chức năng tích hợp.
“Mục đích là để nhận được phản hồi theo thời gian thực từ nhân viên”, Watmore nói. Ông lưu ý rằng quy trình định hướng nhân viên là một ví dụ về tính hữu ích của nó. “Có thể vào cuối quá trình định hướng, bạn có thể gửi một cuộc khảo sát cho nhân viên mới để hỏi họ về quá trình diễn ra như thế nào. Bạn có phát hiện ra điều gì họ không thích không?” Những nhân viên mới tiếp theo có thể được hưởng lợi từ phản hồi này.
Trong tương lai, phân tích dữ liệu ngày càng tinh vi và AI ngày càng phát triển đồng nghĩa với việc các công ty sẽ có thể sử dụng nền tảng để tạo ra những hiểu biết văn hóa ngày càng hữu ích từ thông tin họ nắm giữ. Do đó, tương lai của văn hóa doanh nghiệp là một cuộc trò chuyện tinh vi, liên tục được hỗ trợ bởi công nghệ, mang lại một môi trường làm việc tốt hơn cho tất cả mọi người.
Dịch từ ‘Staff need a place they trust’: how to instil a workplace culture in a fast-changing world
