Thay đổi không còn là một xu hướng, mà là một thực tế bền vững. Nhịp điệu chuyển đổi đều đặn có tác động mạnh mẽ về mặt cảm xúc lên nhân viên. Nó tạo ra sự mệt mỏi dần dần. Tiếp theo là những phản ứng bản năng tức thời – phấn khích, tò mò, bất an, căng thẳng và lo lắng – mà mỗi sự thay đổi mới có thể gây ra. Nếu xét đến bối cảnh (thay đổi tổ chức thường diễn ra dưới áp lực), những tổn thương về mặt cảm xúc sẽ càng trở nên rõ rệt hơn.
Điều này đặt ra một câu hỏi quan trọng: Liệu các nhóm học tập và phát triển (L&D) có đang làm đủ để hỗ trợ nhân viên về mặt cảm xúc và chiến lược trong suốt quá trình thay đổi không ngừng này hay không?
Tình trạng kiệt sức và mệt mỏi do thay đổi đang gia tăng
Nghiên cứu gần đây của TalentLMS về thay đổi tổ chức đã xác định rõ ràng và cấp bách về vấn đề này. Các phát hiện cho thấy hơn một nửa (52%) nhân viên cảm thấy kiệt sức do những thay đổi tại nơi làm việc. Và 64% cho biết thay đổi tổ chức làm tăng thêm nỗi lo của họ. Tuy nhiên, chỉ 12% nhân viên đang trong quá trình chuyển đổi có quyền truy cập vào các nguồn lực sức khỏe tinh thần.
Đào sâu hơn vào dữ liệu, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về bối cảnh rộng lớn hơn mà nhân viên đang phải đối mặt. Nhiều nhân viên được kỳ vọng sẽ thích nghi với các vai trò, công cụ và kỳ vọng mới mà không có sự hướng dẫn hoặc đào tạo đầy đủ. 39% cho biết họ không nhận được sự hỗ trợ và nguồn lực cần thiết để quản lý sự thay đổi. Và gần một nửa (47%) báo cáo rằng công ty của họ không cung cấp đủ cơ hội học tập và phát triển trong quá trình chuyển đổi.
Những con số này cho thấy sự thiếu hụt về hỗ trợ tinh thần và trao quyền thực tế. Và chúng giúp giải thích mức độ căng thẳng, lo lắng và mệt mỏi do thay đổi ngày càng gia tăng mà nhân viên đang gặp phải.
Nhưng chỉ hiểu được bức tranh toàn cảnh là chưa đủ. Nếu các tổ chức muốn nhân viên của mình phát triển thông qua sự thay đổi, đã đến lúc L&D phải giải quyết hai trụ cột quan trọng này.
Cẩm nang chiến lược L&D phòng ngừa kiệt sức
Ngăn ngừa kiệt sức và mệt mỏi không có nghĩa là giảm bớt tham vọng trong chương trình thay đổi hoặc chương trình nâng cao kỹ năng. Điều đó có nghĩa là thiết kế một gói L&D toàn diện, ghi nhận các khía cạnh cảm xúc của sự thay đổi cũng như các kết quả hàng ngày. Điều quan trọng là cung cấp cho nhân viên các chiến lược, hỗ trợ và kỹ năng họ cần để duy trì năng lượng, xây dựng sự tự tin và cảm thấy lạc quan về những gì đang định hình con đường mới của họ. Ba chiến thuật sau đây sẽ giúp các nhóm làm được điều đó.
1. Xây dựng các chương trình học tập “Nhận thức về sự thay đổi”
Các chương trình dự đoán được những căng thẳng cảm xúc khi thay đổi. Chúng tạo không gian cho đồng cảm, chứ không chỉ là hiệu suất, và mở rộng việc đào tạo vượt ra ngoài phạm vi xây dựng kỹ năng. Bạn có thể hỗ trợ khả năng phục hồi cảm xúc bằng cách bao gồm:
- Các module kiến thức về sức khỏe tinh thần để bình thường hóa các cuộc trò chuyện xoay quanh căng thẳng và lo âu.
- Các khóa học quản lý căng thẳng được tích hợp cùng với các khóa nâng cao kỹ năng chuyên môn.
- Các bài kiểm tra hoặc hướng dẫn phản ánh giúp nhân viên xử lý các phản ứng cảm xúc với sự thay đổi và nhận ra sự tiến bộ trong suốt quá trình.
2. Cá nhân hóa và điều chỉnh tốc độ học tập
Lịch trình đào tạo cứng nhắc, không ngừng nghỉ gây thêm áp lực cho nhân viên vốn đang cố gắng tiếp thu và thích nghi với sự thay đổi. Một phương pháp tiếp cận được cá nhân hóa, vừa sức sẽ ít gây choáng ngợp hơn. Nó làm giảm quá tải nhận thức và tình trạng kiệt sức thường đi kèm. Phương pháp này cũng hiệu quả hơn, thúc đẩy cả ghi nhớ kiến thức và gắn kết.
Để đạt được điều này:
- Cung cấp các chương trình học vi mô tự điều chỉnh tốc độ. Các chương trình này cho phép nhân viên quản lý lịch trình và tham gia đào tạo khi năng lượng và mức độ tập trung của họ ở mức cao.
- Sử dụng các lộ trình học tập thích ứng được điều chỉnh theo vai trò, phòng ban và giai đoạn chuyển đổi, để người học chỉ thấy những gì phù hợp và kịp thời.
- Kết hợp đào tạo vừa đủ, đúng lúc để cung cấp những hiểu biết thiết thực chính xác khi cần.
- Trao quyền tự chủ cho người học bằng cách sử dụng phần mềm đào tạo nhân viên trực quan, dễ tiếp cận, hỗ trợ tính linh hoạt, theo dõi rõ ràng và tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc hàng ngày.
3. Trang bị cho quản lý kỹ năng huấn luyện thông qua thay đổi
Quản lý thường là tuyến phòng thủ đầu tiên khi nhân viên gặp khó khăn. Khi quản lý có thể hỗ trợ nhóm của mình, thay đổi sẽ trở thành một thách thức chung chứ không phải là gánh nặng cá nhân. Tuy nhiên, nhiều người chưa được trang bị đầy đủ để thực hiện vai trò này.
L&D có thể hỗ trợ bằng cách:
- Đào tạo quản lý nhận biết các dấu hiệu kiệt sức và cung cấp hỗ trợ kịp thời, có mục tiêu và chủ động.
- Truyền đạt các kỹ thuật huấn luyện nhấn mạnh sự đồng cảm và lắng nghe tích cực.
- Khuyến khích quản lý trở thành những người nhân rộng học tập, thể hiện sự tò mò và khả năng thích ứng.
Tương lai của học tập lấy con người làm trung tâm
Việc thích nghi với thay đổi, trong bất kỳ bối cảnh nào, đều đòi hỏi nỗ lực. Chuyển đổi sang các hành vi, quy trình, môi trường hoặc tư duy mới đòi hỏi năng lượng, sự tập trung và lý tưởng nhất là một sự đầu tư cá nhân tích cực. Nhưng tại nơi làm việc, nơi sự thay đổi được cảm nhận rõ ràng (theo những cách khác nhau) mỗi ngày, thách thức thậm chí còn lớn hơn. Và tác động đến nhân viên rất sâu sắc.
Nếu không có hệ thống hỗ trợ phù hợp, ngay cả những nhóm có năng lực nhất cũng có thể gặp khó khăn trong việc duy trì động lực hoặc tinh thần. Đây chính là lúc L&D phải vào cuộc. Không chỉ đào tạo cho công việc hàng ngày, mà còn mang lại sự phát triển lấy con người làm trung tâm, giúp việc tham gia vào thay đổi trở nên bền vững và bổ ích.
Điều này có nghĩa là cung cấp cho nhân viên các công cụ và công nghệ phù hợp để cho phép học tập thích ứng và mở rộng quy mô. Lồng ghép sức khỏe tinh thần, tính linh hoạt và cá nhân hóa vào trải nghiệm học tập. Và trang bị cho nhân viên các chiến lược và kỹ năng họ cần không chỉ để thực hiện công việc mà còn để kiên trì với sự thay đổi trong khi vẫn cảm thấy cân bằng, bình tĩnh và được quan tâm.
Bởi vì, xét cho cùng, đào tạo không chỉ đơn thuần là chuẩn bị cho nhân viên những gì sắp tới. Nó sẽ bảo vệ họ, hỗ trợ họ, trao quyền cho họ và nhắc nhở họ rằng họ không đơn độc.
Dịch từ Developing Learning Programs That Reduce Burnout and Change Fatigue
