Bài viết này giúp bạn tìm hiểu quản lý kỹ năng là gì, hiểu các công cụ bạn cần và xây dựng từng bước kế hoạch quản lý kỹ năng.
Những năm 2020 trở thành thập kỷ phát triển nhân viên. Đó là theo một báo cáo từ Diễn Đàn Kinh Tế Thế Giới. Trong đó chỉ ra rằng:
- Chúng ta sẽ chứng kiến sự gián đoạn đối với 44% kỹ năng của người lao động trong 5 năm tới
- 6/10 nhân viên sẽ cần được đào tạo trước năm 2027.
Cách tốt nhất để đáp ứng thử thích này là nâng cao kỹ năng. Nhưng điều này xảy ra như thế nào trong thực tế? Nhận thấy nhu cầu về lực lượng lao động có tay nghề cao là một khởi đầu tuyệt vời, nhưng bạn không thể để nhân viên của mình chỉ bơi lội trong thư viện trực tuyến và hy vọng điều tốt đẹp sẽ diễn ra.
Thay vào đó, bạn cần bắt đầu cân nhắc nâng cao quy trình chính xác và có mục tiêu. Điều đó có nghĩa là xác định các kỹ năng mà tổ chức cần, đối chiếu chúng với các kỹ năng mà nhân viên đã có, và tuyển dụng các nhà quản lý giúp nhân viên lấp đầy khoảng trống kỹ năng thông qua các tài liệu học tập phù hợp. Nói cách khác, bạn cần một kế hoạch quản lý kỹ năng.
Quản lý kỹ năng là gì?
Tất cả mọi người đều có những kỹ năng khác nhau, nhưng liệu chúng có phù hợp với năng lực và vai trò công việc của họ hay không?
Quản lý kỹ năng là xác định những kỹ năng mà nhân viên có, phát triển những kỹ năng mà họ cần, và đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành bởi những nhân viên có năng lực phù hợp.
Khi quản lý kỹ năng được thực hiện tốt, bạn sẽ có thể nhanh chóng thu hẹp mọi khoảng cách về kỹ năng khi chúng phát sinh, cho dù bằng cách phân bổ lại nhân viên có kỹ năng bạn cần hay phát triển các kỹ năng mới phù hợp với kỳ vọng về năng lực ngày càng tăng.
Phần mềm quản lý kỹ năng tốt nhất có những tính năng chính
Quản lý kỹ năng là một quá trình nhiều mặt. Nó liên quan đến các yếu tố hành chính, như liệt kê nhu cầu kỹ năng của tổ chức và gắn thẻ các khóa học với kỹ năng. Nhưng nó cũng mang tính chiến lược cao – đó là việc biết phải làm gì với dữ liệu kỹ năng và cách nâng cao kỹ năng cho nhân viên theo những cách hiệu quả nhất. Công nghệ phù hợp sẽ giúp bạn giải quyết được cả hai vấn đề này.
Một hệ thông quản lý học tập (LMS) có khả năng nâng cao kỹ năng có thể tự động xác định các yêu cầu kỹ năng cho từng vai trò của nhân viên, loại bỏ rất nhiều nỗ lực hành chình. Nếu nền tảng của bạn được kết hợp với dữ liệu kỹ năng mới nhất thì việc cập nhật sẽ dễ dàng hơn. Điều quan trọng cần lưu ý là bản đồ kỹ năng lỗi thời không mang lại tác dụng cho bất kỳ ai.
Nhưng phần mềm quản lý kỹ năng không chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ quản trị viên. Một nền tảng tốt sẽ nhận ra những kỹ năng mà một cá nhân nhất định còn thiếu và đề xuất chính xác nội dung học tập phù hợp để lấp đầy khoảng trống đó. Đây không phải là điều quan trọng nhất trong quá trình quản lý kỹ năng, nhưng nó mang lại tính hợp lý đáng kể về tư duy chiến lược mà bạn cần để nâng cao trình độ năng lực.
Cách quản lý con người ảnh hưởng đến quản lý kỹ năng
Có công nghệ phù hợp là điều cần thiết. Trên thực tế, mặc dù khoảng cách về kỹ năng ngày càng phổ biến, những nỗ lực để lấp đầy các vai trò quan trọng, nhưng chỉ có 20% tổ chức sử dụng phần mềm nâng cao kỹ năng – điều này giải thích tại sao khoảng cách về kỹ năng vẫn rất phổ biến. Nhưng công nghệ cũng chỉ chiếm một phần. Nó cũng liên quan đến việc đảm bảo sự tham gia của người quản lý vào quy trình quản lý kỹ năng.
Giả sử nền tảng nâng cao kỹ năng đề xuất một khóa học phù hợp cho các nhân viên. Khóa đào tạo này sẽ giúp thu hẹp lỗ hổng kiến thức của nhân viên. Đó là một khởi đầu tuyệt vời và điều đó có nghĩa là nền tảng của bạn đã phải xử lý một lượng lớn công việc tự động như quản trị, gắn thẻ khóa học đến đánh giá các kỹ năng còn thiếu của nhân viên. Nhưng điều đó không có nghĩa là nhân viên của bạn sẽ tham gia khóa học.
Có rất nhiều lý do ảnh hưởng đến điều này. Nhân viên của bạn có thể cảm thấy quá bận rộn để được đào tạo bổ sung. Họ có thể không nhận ra mức độ liên quan của nội dung hoặc họ có thể không biết khóa đào tạo đó phù hợp như thế nào với các mục tiêu quản lý kỹ năng rộng hơn. Dù lý do là gì thì kết quả vẫn như nhau: Khoảng cách về kỹ năng không được lấp đầy.
Đó là lúc người quản lý được cần đến. Người quản lý giỏi sẽ giám sát nhu cầu kỹ năng và thúc đẩy nâng cao kỹ năng bằng cách:
- Đưa ra bắt buộc đối với các chương trình đào tạo kỹ năng được đề xuất
- Giải thích mối liên hệ giữa khóa học và yêu cầu nâng cao kỹ năng của cá nhân
- Nêu rõ giá trị của việc nâng cao kỹ năng bằng cách đặt các nhu cầu cụ thể vào bối cảnh.
Động lực là điều quan trọng, nhưng nhà quản lý không chỉ là người cổ vũ cho quá trình quản lý kỹ năng. Họ có quyền kiểm soát cách chia sẻ và triển khai báo cáo của mình. Với sự trợ giúp từ họ, bạn sẽ luân chuyển nhân viên trong tổ chức đến các khu vực mà bộ kỹ năng của họ sẽ được sử dụng nhiều nhất – một sự bổ sung hiệu quả cho việc thu hẹp khoảng cách kỹ năng.
Nếu bạn muốn trao quyền cho nhà quản lý để tạo ra các tác động lớn nhất đến việc quản lý kỹ năng, hãy đưa họ vào một quy trình chính thức. Nhưng những kế hoạch quản lý kỹ năng này như thế nào? Hãy xem ví dụ dưới đây.
Kế hoạch quản lý kỹ năng trong thực tiễn
Giống như bất kỳ quy trình nào, các nỗ lực quản lý kỹ năng sẽ được cải thiện khi chúng được đưa vào kế hoạch chính thức. Mặc dù các kế hoạch này sẽ khác nhau tùy thuộc vào hoàn cảnh tổ chức, nhưng chúng tôi đã tổng hợp một ví dụ gồm 5 bước giúp bạn chuẩn bị để nâng cao bộ kỹ năng của mình
1. Tìm ra các yêu cầu về kỹ năng
Mỗi vai trò trong tổ chức đòi hỏi nhiều kỹ năng khác nhau. Những kỹ năng này khác nhau tùy vào từng ngành và thay đổi theo sự phát triển của các công nghệ mới và thực tiễn.
Đầu tư vào công nghệ phù hợp là cách tốt nhất để đáp ứng nhu cầu kỹ năng của bạn. LMS với các tính năng nâng cao trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ rút ra dữ liệu kỹ năng mới nhất để xác định chính xác loại năng lực mà mỗi nhân viên cần. Thông tin đó cho biết quy trình quản lý kỹ năng diễn ra như thế nào.
2. Tạo ma trận kỹ năng
Khi bạn hiểu được những kỹ năng mà mọi người cần, bạn có thể sắp xếp chúng vào ma trận kỹ năng. Đây là một biểu đồ đơn giản có 2 trục: một trục chứa tên nhân viên và trục kia chứa các kỹ năng họ cần cho một vai trò, dự án, nhóm hoặc bộ phận nhất định.
Khi ma trận kỹ năng được thiết lập, bạn sẽ ở vị trí thuận lợi để hiểu những người nào cần nâng cao kỹ năng (và những kỹ năng chính xác mà họ cần phát triển). Ở giai đoạn này, bạn không chỉ xác định khoảng trống kỹ năng, bạn đang bắt đầu thu hẹp chúng.
3. Chỉ định đào tạo có mục tiêu
Một trong những cách trực tiếp nhất để giải quyết những khoảng trống kỹ năng là thông qua đào tạo có mục tiêu. Với công nghệ phù hợp, việc này có thể thực hiện được tốt. LMS được hỗ trợ bởi AI với khả năng nâng cao kỹ năng sẽ tự động gắn thẻ các khóa học với các kỹ năng họ dạy và giới thiệu chúng cho những người học cần những kỹ năng đó.
4. Tuyển dụng quản lý về nhân sự
Tự động hóa là công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời, nhưng nó càng hiệu quả hơn khi được kết hợp với sự khuyến khích của trưởng nhân sự. Nhờ người quản lý theo dõi tiến trình nâng cao kỹ năng thông qua phản hồi và trò chuyện trực tiếp, giúp duy trì động lực cho người học và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nâng cao kỹ năng khác như các dự án ngắn hạn.
5. Tận dụng năng lực của nhân viên
Thu hẹp khoảng cách về kỹ năng không chỉ là phát triển năng lực mới mà còn là đảm bảo đúng người được giao đúng nhiệm vụ. Với sự giúp đỡ của người quản lý, hãy đảm bảo rằng nhân viên được triển khai đến các khu vực hoặc dự án mà bộ kỹ năng của họ sẽ có tác động nhiều nhất.
Dịch từ How to Develop a Skills Management Plan (And Why Managers Are Crucial to Success)
