Quản lý dự án là một phương pháp không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm thực hiện chiến lược, triển khai kế hoạch, cải tiến đổi những hoạt động hằng ngày. Vậy bạn hiểu thế nào là quản lý dự án? Các giai đoạn và vai trò của quản lý dự án? Hãy cùng LCT Education tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Khái niệm về quản lý dự án
Có thể hiểu rằng, quản lý dự án là một công việc rất quan trọng và đòi hỏi tinh thần làm việc nhóm cũng như khả năng tư duy logic khá cao. Bên cạnh đó, quản lý dự án luôn cần thiết đối với những dự án, kế hoạch, công trình quy mô lớn.
Đây là một sự phối hợp và kiểm soát chặt chẽ từ việc lên kế hoạch dự án, quản lý thời gian, phân bổ nguồn lực và cuối cùng là phát triển dự án để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn. Kết của của dự án đạt được những yêu cầu về mặt kỹ thuật, chất lượng sản phẩm hay dịch vụ bằng tất cả những phương pháp và điều kiện tối ưu.
Mỗi doanh nghiệp cần có phương pháp quản trị dự án phù hợp để thích ứng với công nghệ toàn cầu, mở rộng thị trường và nhiều yếu tố khác. Có 5 phương pháp quản trị dự án hiện nay:
- Dự án nhìn rõ ngay từ đầu: Phương pháp này được áp dụng khi các công việc và phương án tiến hành cho dự án đã rõ.
- Dự án lặp: Sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án lặp để tìm ra kết quả tối ưu nhất.
- Dự án tăng dần: Sử dụng kỹ thuật quản lý dự án với những yêu cầu và mục tiêu mở rộng.
- Dự án Agile: Bao gồm cả phương pháp lặp và tăng dần, sử dụng kỹ thuật quản lý dự án theo vòng lặp hoặc dòng chảy.
- Dự án: Hybrid: Phối hợp nhiều phương pháp trên trong một dự án.
2. Các giai đoạn quản lý dự án
Lập kế hoạch:
Là giai đoạn khởi đầu cho một dự án giúp gắn những ý tưởng bằng cách xây dựng mục tiêu, xác định vai trò của từng cá nhân, tính toán các nguồn lực tham gia và phối hợp thành một quá trình thống nhất, logic nhất. Có thể lập kế hoạch qua sơ đồ hoặc qua các phương pháp truyền thống.
Điều phối thực hiện:
Là sự phân phối các nguồn lực gồm có vốn, lao động, trang thiết bị. Từ đó sẽ có phương pháp giám sát dự án đảm bảo theo kịp tiến độ thời gian. Phác thảo một sơ đồ gồm có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và dự trù cả những tình huống xấu có thể xảy ra.
Giám sát tiến độ công việc:
Hành động của quá trình điều phối chính là giám sát và nhiệm vụ chính là phân tích tình hình, báo cáo tình trạng và đề ra những biện pháp nếu có những trở ngại khi tiến hành dự án. Song song với đó là những đánh giá khách quan kết quả trong quá trính thực hiện.
3. Vai trò của quản lý dự án
Quản lý dự án giúp doanh nghiệp có cơ sở phương pháp luận chặt chẽ để triển khai công việc nhằm đạt được mục tiêu cao nhất về tiến độ chi phí, chất lượng và tạo giá trị cho các bên liên quan.
Thực hiện quản lý theo phương pháp hiện đại có thể giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu quan trọng, tối ưu hóa vốn đầu tư và hạn chế phát sinh trong dự án trong quá trình triển khai. Khi có phương pháp quản lý phù hợp, doanh nghiệp có thể vạch rõ phương pháp và các bước tiến hành dự án một cách hiệu quả.
Ban lãnh đạo hoặc đội ngũ doanh nghiệp cần trang bị các kỹ năng cần thiết về quản lý dự án để không ngừng cải tiến, đổi mới sản phẩm, dịch vụ nhằm thích ứng tốt với xu hướng công nghệ đang đổi mới không ngừng.
4. Một số nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả
Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng để quản lý hiệu quả:
Siêng năng, tôn trọng, cẩn trọng và trách nhiệm quản lý
Đây là thước đo về sự hiểu biết, trình độ chuyên môn, mức độ tin cậy đối với dự án hoặc doanh nghiệp. Cần đảm bảo thực hiện đầy đủ trách nhiệm bên trong và bên ngoài nhằm hướng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tạo môi trường hợp tác lý tưởng cho các nhóm dự án
Mô trường làm việc văn hóa chung phù hợp với định hướng của tổ chức giúp các cá nhân học tập và phát triển tốt hơn. Mỗi cá nhân có thể phát huy thế mạnh vì nhóm dự án sẽ tập hợp nhiều cá nhân có kinh nghiệm kỹ năng, kiến thức đa dạng.
Phối hợp một cách chặt chẽ và hiệu quả với các bên liên quan
Tạo sự gắn kết chặt chẽ với các bên liên quan nó sẽ góp phần quan trọng vào sự thành công của dự án. Việc này cũng góp phần chuyển giao các dự án giữa các bên thuận lợi hơn.
Tập trung vào việc tạo ra giá trị
Việc tập trung vào giá trị sẽ giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến và đổi mới, nhằm tối đa hóa giá trị mong đợi. Vậy nên cũng cần thường xuyên theo dõi tiến độ của dự án để có những điều chỉnh phù hợp và kịp thời.
Ghi nhận, đánh giá và đáp ứng các tương tác trong hệ thống
Cần thường xuyên đổi mới hệ thống quản lý để phù hợp với những thay đổi của các nhân tố ảnh hưởng bên trong và bên ngoài dự án. Cần trang bị những kỹ năng quan trọng, từ tư duy, thái độ, áp dụng các mô hình… để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Thể hiện hành vi lãnh đạo
Hành vi lãnh đạo trong một dự án không nhất thiết phải là vai trò của một cá nhân nào đó mà là mỗi cá nhân trong dự án đều cần thể hiện khả năng lãnh đạo, đưa ra quan điểm, đánh giá, thể hiện ý kiến cá nhân để đóng gopcj xây dựng vào dự án.
Tích hợp chất lượng vào quy trình và kết quả để đạt được tối đa hóa giá trị
Nguyên tác này cho phép tạo ra sản phẩm chất lượng có khả năng đáp ứng được mục tiêu dự án và những điều kiện của các bên liên quan.
Cho phép điều chỉnh thay đổi linh hoạt để đạt được mục tiêu dự án
Sự thích ứng linh hoạt với từng giai đoạn của dự án là điều kiện cần để dự án đạt được kết quả như mong muốn. Sự linh hoạt cũng giúp hướng tới mục tiêu chung đẩy dự án thành công và hạn chế rủi ro tới mức thấp nhất.
Bài viết là những chia sẻ của LCT Education về chủ đề quản lý dự án. Mong rằng qua đây, bạn có thể hiểu hơn về khái niệm, vai trò, các nguyên tắc trong quản lý dự án. Nếu bạn cần tìm hiểu chi tết hơn về khóa học thì vui lòng liên hệ với chúng tôi. Nhân viên tư vấn sẽ chia sẻ và giải đáp thắc mắc cho bạn một cách nhiệt tình.
