Ủy quyền theo truyền thống được xem là một kỹ năng thực tế – một cách để chia sẻ nhiệm vụ, đáp ứng thời hạn và kiểm soát khối lượng công việc. Tuy nhiên, ngày nay, định nghĩa đó không còn đúng nữa. Thay vì được xem là chuyển giao trách nhiệm, nó nên được xem là sự chuyển giao niềm tin, khơi dậy đổi mới, thúc đẩy gắn kết và định hình các đội ngũ hiệu suất cao.
Việc bàn giao một dự án hoặc quyết định, về bản chất, là một hành động thể hiện sự tin tưởng. Đó chính xác là lý do tại sao rất nhiều nhà lãnh đạo cảm thấy không thoải mái – chúng ta thấy rõ rằng niềm tin là động lực hàng đầu khiến các lãnh đạo nhân sự ủy quyền. Tuy nhiên, chờ đợi cho đến khi bạn hoàn toàn tin tưởng ai đó trước khi giao trách nhiệm cho họ là một cái bẫy.
Ủy quyền cũng là một trong những cách hiệu quả nhất để xây dựng niềm tin. Chấp nhận rủi ro được tính toán để chuyển giao những công việc có ý nghĩa thay vì chỉ là những công việc hành chính đơn giản thể hiện sự tin tưởng vào năng lực của một người. Theo thời gian, sự tin tưởng đó sẽ được đáp lại, củng cố mối quan hệ giữa quản lý và thành viên trong nhóm. Cần phải định hình lại việc ủy quyền không phải là phần thưởng cho sự tin tưởng, mà là một con đường dẫn đến niềm tin.
Tại sao an toàn về mặt tâm lý lại quan trọng
Nghiên cứu từ lâu đã liên kết ủy quyền hiệu quả với sự hài lòng công việc cao hơn và hiệu suất làm việc tốt hơn. Ví dụ, một nghiên cứu năm 2024 trong lĩnh vực CNTT của Ấn Độ cho thấy mỗi bước tiến trong kỹ năng lãnh đạo toàn diện đều tương quan với mức tăng 44,8% trong đổi mới nhóm. Yếu tố then chốt đóng vai trò trung gian cho mối quan hệ này là an toàn về mặt tâm lý.
An toàn về mặt tâm lý tạo điều kiện cho mọi người chấp nhận rủi ro, nêu ý tưởng và thử nghiệm mà không sợ xấu hổ hay bị trừng phạt. Việc ủy quyền được thực hiện tốt – với sự hiểu biết rõ ràng về điểm mạnh, sở thích và mục tiêu phát triển – là động lực trực tiếp cho sự an toàn đó.
Giao một dự án vượt ngoài khả năng cho ai đó vì bạn biết nó sẽ phát triển kỹ năng của họ giúp củng cố mạng lưới an toàn đó. Bạn có thể coi đó là cơ hội để thử nghiệm ý tưởng, bình thường hóa sai lầm thành những khoảnh khắc học hỏi và ghi nhận nỗ lực trong suốt quá trình.
Nếu không có sự an toàn về mặt tâm lý, ủy quyền có thể trở thành một chén rượu độc hoặc một bài kiểm tra khiến người ta cảm thấy như bị sắp đặt để thất bại. Với sự an toàn về mặt tâm lý, ủy quyền trở thành một lời mời để trau dồi kỹ năng và phát triển.
Tránh cách tiếp cận tự động
Đối với nhiều nhà quản lý, ủy quyền diễn ra một cách tự động. Họ giao việc cho cùng một số người đáng tin cậy vì hiệu quả, hoặc họ tự mình bám víu vào nhiệm vụ vì tự mình hoàn thành nhanh hơn là giải thích. Nhưng thói quen này có thể âm thầm làm xói mòn tinh thần làm việc. Những người khác trong nhóm nhận thấy khi cơ hội luôn đến tay cùng một cá nhân và có thể hiểu đây là sự thiên vị hoặc thiếu tin tưởng.
Thoát khỏi ủy quyền tự động đồng nghĩa với việc phải cân nhắc kỹ lưỡng hơn. Các nhà quản lý nên tự hỏi liệu một dự án quan trọng của doanh nghiệp có nên được giao cho người có chuyên môn đã được chứng minh hay không. Hoặc, nếu đó là một cơ hội ít rủi ro hơn, liệu nó có thể giúp ai đó phát triển trong một lĩnh vực mới hay không? Có lẽ tốt nhất là ghép một người có kinh nghiệm hơn với một đồng nghiệp cấp dưới để cân bằng giữa việc hoàn thành và học hỏi. Một khoảng lặng đơn giản để cân nhắc ý định có thể biến ủy quyền từ một sự tiện lợi thành một công cụ chiến lược.
Ngoài ra, những người ủy quyền hiệu quả nhất luôn minh bạch về lý do họ giao việc. Giải thích lý do ngay từ đầu sẽ giúp các thành viên trong nhóm có cơ hội làm rõ, làm nổi bật hoặc nhấn mạnh những điểm họ cần hỗ trợ. Điều này cũng tránh được sự oán giận âm thầm có thể nảy sinh khi mọi người cảm thấy họ luôn bị giao những công việc kém hấp dẫn mà không được giải thích rõ ràng.
Ngay cả trong những tình huống áp lực cao, một cuộc trò chuyện ngắn gọn và trung thực như “Tôi giao cho bạn nhiệm vụ này vì nó phát huy điểm mạnh của bạn ở điểm X” hoặc “Tôi nghĩ điều này có thể giúp bạn xây dựng kỹ năng Y” có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể về cách tiếp nhận nhiệm vụ.
Ủy quyền như một công cụ học tập và phát triển
Có lẽ lợi ích bị bỏ qua nhiều nhất của ủy quyền chính là vai trò của nó trong học tập. Chúng ta học tốt nhất thông qua thực hành – giải quyết vấn đề, đối mặt với thử thách và hợp tác với người khác. Nghiên cứu cho thấy ủy quyền hiệu quả có liên quan trực tiếp đến gia tăng hành vi học tập tự định hướng, đặc biệt là tần suất mọi người tìm kiếm phản hồi để cải thiện. Điều này tạo ra sự trao quyền về mặt tâm lý.
Khi mọi người cảm thấy được tin tưởng để chủ động thực hiện công việc, họ sẽ chủ động hơn trong việc xây dựng kỹ năng của mình. Họ tìm kiếm phản hồi, tinh chỉnh phương pháp tiếp cận và ngày càng tự tin hơn. Đây chính là mục tiêu tối thượng cho bất kỳ chiến lược L&D nào – một lực lượng lao động được thúc đẩy từ bên trong, thay vì chỉ dựa vào các chương trình đào tạo có cấu trúc.
Tuy nhiên, không phải dự án nào cũng có thể là cơ hội phát triển. Áp lực thời gian và các ưu tiên kinh doanh đôi khi đòi hỏi công việc phải được giao cho người có thể hoàn thành nhanh nhất. Nhưng ngay cả trong những khoảnh khắc này, các nhà lãnh đạo có thể gieo mầm niềm tin bằng cách cho người khác quan sát, tạo cơ hội quan sát hoặc chia nhỏ các phần mà họ có thể thực hiện.
Quản lý được trao quyền sẽ trao quyền cho các nhóm
Các nhà quản lý có ảnh hưởng lớn hơn nhiều đến văn hóa tổ chức so với những gì họ thường nhận ra. Họ là cách để nhân viên lắng nghe về các cơ hội phát triển, và những tấm gương họ nêu ra sẽ định hình các chuẩn mực của một nhóm.
Một nhà lãnh đạo ủy quyền với sự tin tưởng, minh bạch và tập trung vào việc học hỏi cho thấy thử nghiệm là an toàn, sự phát triển được coi trọng và những đóng góp được ghi nhận. Theo thời gian, điều này tạo ra một nền văn hóa khuyến khích và khen thưởng sự đổi mới.
Các quy tắc mới về ủy quyền rất dễ hiểu nhưng lại khó thực hành hơn. Chúng có nghĩa là lãnh đạo bằng sự tin tưởng, ngay cả khi chưa hoàn toàn thoải mái, và coi ủy quyền là nền tảng cho sự phát triển chứ không chỉ đơn thuần là chuyển giao công việc.
Những quy tắc này đòi hỏi sự an toàn về mặt tâm lý phải được coi là nền tảng chứ không phải là một suy nghĩ sau này. Và việc giao tiếp về các lựa chọn phải cởi mở và minh bạch.
Khi những yếu tố này kết hợp với nhau, ủy quyền không còn là một quá trình máy móc nữa mà trở thành một phương thức mạnh mẽ để định hình một môi trường nơi mọi người muốn và được tin tưởng để làm tốt nhất công việc của mình.
Dịch từ The new rules of delegation: Trust first, tasks second
