Quá trình mua và nhu cầu thực thi công cụ quản lý học tập (LMS) là một khoảng thời gian thú vị. Tuy nhiên, trước khi bạn mua một LMS, bạn cần tìm hiểu trước.
Trong thế giới học tập và phát triển (L&D), các trường hợp kinh doanh học tập thường rõ ràng. 90% tổ chức quan tâm đến việc giữ chân nhân viên, và cung cấp cơ hội học tập là một chiến lược hàng đầu.
Là một lãnh đạo L&D, bạn sẽ rất dễ thấy các trường hợp đầu tư vào LMS. Đối với ban lãnh đạo cấp cao hay những người ra quyết định không quen thuộc với chức năng L&D, bạn cần chứng minh rằng đầu tư này sẽ hiệu quả.
Sử dụng nguồn tài liệu này như một hướng dẫn chi tiết để xây dựng nền tảng và:
- Hiểu các bước liên quan đến việc tiến hành đánh giá nhu cầu LMS
- Xác định những điểm yếu mà bạn muốn giải quyết
- Nhận diện những số liệu bạn muốn tác động
Nếu bạn đang cân nhắc mua một LMS, điều quan trọng là bạn hiệu được tại sao. Bạn có thể cảm thấy là cần nó. Bạn có thể được bảo là đi mua nó. Nhưng điều đó là chưa đủ. Khi đến thời điểm cân nhắc sử dụng tiền của công ty, việc kiểm tra sẽ bắt đầu. Hãy đối đầu với các câu hỏi bằng cách thực hiện đánh giá nhu cầu học tập.
Một đánh giá nhu cầu học tập sẽ cho bạn câu trả lời tại sao bạn cần LMS khi đứng trên quan điểm doanh nghiệp. Bạn sẽ khám phá dữ liệu trong quá trình này để hỗ trợ các lý do. Bạn sẽ sử dụng các nghiên cứu từ bên ngoài và các nhà cung cấp mà bạn đang hợp tác để tìm hiểu về tiết kiệm chi phí liên quan đến LMS. Việc kết hợp các thông tin này lại với nhau sẽ củng cố ý tưởng của bạn.
5 bước của một đánh giá nhu cầu LMS
Bước 1: Xác định rõ mục đích và mục tiêu
Trước khi bắt đầu đánh giá, hãy đảm bảo rằng bạn thật sự hiểu rõ mục đích và mục tiêu của tổ chức. Điều này sẽ giúp bạn thống nhất quy trình đánh giá với mục tiêu chung và đảm bảo xác định đúng nhu cầu học tập đáp ứng sự thành công của doanh nghiệp.
Bước 2: Thu hút các bên liên quan
Các bên liên quan có thể kể đến quản lý lãnh đạo, nhân viên, chuyên gia trong một lĩnh vực (SME) và chuyên viên. Những hiểu biết của họ sẽ cung cấp góc nhìn toàn diện vào khoảng cách kỹ năng và kiến thức. Thu hút các bên liên quan cũng tăng việc thu thập thông tin đầu vào và hỗ trợ mục tiêu đầu ra. Dưới đây là 10 câu hỏi về nhu cầu học tập đơn gian mà bạn có thể đặt ra cho các bên liên quan:
- Các kỹ năng và kiến thức đặc thù nào bạn cảm thấy quan trọng với vị trí hoặc với phòng ban của bạn?
- Lĩnh vực nào bạn cảm thấy cần đào tạo hoặc phát triển thêm để công việc hiệu quả hơn?
- Bạn muốn sử dụng công nghệ, công cụ và quy trình mới nào để cải thiện hiệu suất công việc?
- Bạn nghĩ những yêu cầu đào tạo về tuân thủ hoặc quy định nào cần được giải quyết trong hiện tại và tương lai (ví dụ như các hợp đồng mới có cần chứng nhận mới không)?
- Bạn muốn nâng cao kỹ năng mềm nào, chẳng hạn như giao tiếp, lãnh đạo hay giải quyết vấn đề, thông qua đào tạo?
- Bạn muốn theo đổi cơ hội hoặc lĩnh vực phát triển nghề nghiệp nào?
- Những lỗ hổng nào trong chương trình đào tạo hoặc phát triển hiện tại cần được giải quyết?
- Bạn thích học như thế nào (ví dụ thông qua hội thảo trực tiếp, khóa học trực tuyến, module theo nhịp độ riêng, cố vấn…)
- Bạn gặp phải những thách thức hay trở ngại cụ thể nào trong vai trò của mình mà đào tạo có thể cung cấp hỗ trợ hoặc giải pháp
- Bạn tin rằng những xu hướng ngành, chủ đề mới nổi hoặc phương pháp đào tạo nào nên được đưa vào các chương trình đào tạo?
Những câu hỏi này có mục đích mở! Hãy cố gắng thay đổi chúng để cho phép trả lời một từ, bạn muốn một số văn bản miễn phí và cuộc thảo luận mở mà bạn cần đối chiếu và thu thập.
Bước 3: Sử dụng nhiều phương pháp thu thập dữ liệu
Sử dụng nhiều phương pháp thu thập dữ liệu khác nhau để thu thập thông tin toàn diện. Các phương pháp bao gồm khảo sát, phỏng vấn, nhóm tập trung, đánh giá hiệu suất và phân tích các tài liệu hiện có cũng như số liệu hiệu suất. Cách tiếp cận đa phương pháp này giúp nắm bắt các quan điểm đa dạng và cung cấp bức tranh chính xác hơn về nhu cầu học tập.
Việc sử dụng công cụ khảo sát cực kỳ dễ dàng và có thể giúp bạn nhận được phản hồi từ tệp khách hàng lớn hơn. Hãy nhớ tạo ra môi trường cởi mở và hỗ trợ, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ và đề xuất của mình.
Bước 4: Phân tích và ưu tiên các phát hiện
Một khi bạn thu thập được dữ liệu, hãy cẩn thận phân tích nó để nhận diện các chủ đề, xu hướng và mô hình chung. Hãy ưu tiên các nhu cầu dựa trên mục đích của tổ chức, tần suất xuất hiện và tác động tiềm năng đến hiệu suất. Không phải tất cả nhu cầu đều có mức độ ưu tiên như nhau, vì vậy hãy tập trung vào những nhu cầu mang lại lợi ích đáng kể nhất.
Bước 5: Cân nhắc đến cấp độ cá nhân, nhóm và tổ chức
Đánh giá nhu cầu đào tạo nên chỉ ra nhu cầu ở các cấp độ khác nhau – cá nhân, nhóm và tổ chức. Nhu cầu cá nhân liên quan đến những khoảng trống kỹ năng cụ thể mà nhân viên yêu cầu cho vai trò của họ. Nhu cầu của một nhóm có thể liên quan đến kỹ năng hợp tác hoặc cải thiện kỹ năng giao tiếp. Nhu cầu của tổ chức liên quan đến năng lực ở quy mô lớn hơn cần thiết cho sự phát triển chiến lược của tổ chức.
Hãy nhớ rằng đánh giá nhu cầu học tập là một quy trình liên tục. Theo dõi và cập nhật kết quả đánh giá thường xuyên để đảm bảo kế hoạch học tập thống nhất với nhu cầu của tổ chức và người lao động.
Dịch từ How to Conduct an LMS Needs Assessment: A 5-Step Process
